Puhelinjärjestelmien automatisointi oli yksi tärkeimmistä asioista, joita koskaan luotiin yrityksille. On rehellisesti sanottuna aika hullua olla hyödyntämättä automaatiota yrityspuheluiden hallinnassa, koska se ei tee muuta kuin tuo lisäarvoa sinulle kautta linjan.
Se säästää aikaa, säästää työvoimaa, antaa soittajalle paremman kokemuksen ja estää sinua menettämästä myyntiä hämmentyneiden tai turhautuneiden soittajien takia. Automaation avulla puhelinjärjestelmäsi voi toimia paremmin monin eri tavoin, ja tässä on muutamia näistä hyödyistä.
Luo yrityshakemisto
Jopa silloin, kun työntekijöitä on vain vähän, yrityshakemiston lisääminen antaa sinulle mahdollisuuden ohjata soittajat ammattimaisesti oikealle henkilölle, heti. Hakemiston avulla heidän ei tarvitse puhua edustajan kanssa, ennen kuin heidät voidaan siirtää oikealle henkilölle, koska voit poistaa tämän vaiheen antamalla heidän ottaa yhteyden kyseiseen henkilöön itse.
Kun joku soittaa, hän voi yksinkertaisesti valita oikeaa henkilöä tai osastoa vastaavan numeron, ilman että hän joutuu koskaan puhumaan live-agentin kanssa. Lisäät siis jokaiselle työntekijällesi tai osastollesi jatkoliittymät, jotka on yhdistetty kunkin työntekijän tai osaston oikeisiin edelleenlähetyspuhelimiin.
Luo sitten ääniviesti, joka sisältää koko luettelon, ja liitä tämä ääniviesti valitsemaasi valikkovaihtoehtoon. Kun soittaja valitsee esimerkiksi ”#1” (tai minkä tahansa valitsemasi numeron), hän kuulee välittömästi luomasi yritysluettelon ääniviestin. Heti kun hän kuulee tarvitsemaansa henkilöä vastaavan numeron, hän voi valita sen milloin tahansa.
Tämä on erityisen tehokasta ja erittäin hyödyllistä soittajille, kun työntekijöitäsi on enemmän kuin muutama, jolloin voit jopa luoda nimikohtaisen hakemiston, jotta soittajien on helpompi löytää etsimänsä henkilö.
Anna soittajille vaihtoehtoja käyttämällä soittovalikkoa
Soittovalikko (esim, auto attendant, puhelinpuu) on yksi hyödyllisimmistä automaatiovälineistä, ja se on ollut sitä jo pitkään. Jos et ole aiemmin käyttänyt tätä tekniikkaa yrityksessäsi, olet jäänyt paitsi yhdestä parhaista tavoista hallita ja reitittää puheluita tehokkaasti.
On olemassa harhaluulo, että puhelinvalikko on vain suurille yrityksille, joilla on valtava määrä puheluita, mutta mikään yritys ei ole liian pieni käyttääkseen sitä. Riippumatta siitä, minkä kokoinen yrityksesi on, puhelinvalikko voi säästää paljon vaivaa, ja jos ei muuta, se saa sinut välittömästi kuulostamaan ammattimaisemmalta, kun asiakkaat soittavat sinulle.
Ltse asiassa se on virtuaalinen vastaanottovirkailija; joten voit itse asiassa käyttää valikkoa korvaamaan elävän henkilön, joka vastaa kaikkiin puheluihisi, koska se tekee automaattisesti suurimman osan siitä, mitä vastaanottovirkailija tekisi.
Automaattinen valikko voi tervehtiä soittajaa, ohjata hänet tarvitsemalleen henkilölle tai osastolle tai jopa antaa hänen valita vaihtoehdon vain kuullakseen tietoa, kuten ajo-ohjeet, aukioloajat tai muuta nopeaa tietoa. Parasta siinä on se, että valikko seuloo puhelut puolestasi, monissa tapauksissa ilman, että sinun tarvitsee puhua elävän henkilön kanssa.
Luo valikkovaihtoehto vain vastaajaan
Käyttäessäsi soittovalikoimaa voit luoda yksilöllisen valikkovaihtoehdon, jonka puhelun soittaja voi valita, jotta hänet lähetetään suoraan puhepostiin. Valikkovaihtoehdot ovat tietenkin monipuolisia, ja niitä voidaan käyttää soittajien ohjaamiseen mihin tahansa haluamaasi kohteeseen, ja tähän kuuluu myös ohjaaminen vastaajaan.
Tämä toimii mukavana lisäyksenä valikkoon, koska sen ansiosta ei tarvitse vastata puheluun, jonka soittaja haluaa tavoittaa vain tietyn henkilön postilaatikon. Koska he voivat myös vain painaa numeroa ja yhdistää välittömästi vastaajaan, tämä tarkoittaa, että soittajan ei tarvitse odottaa soittoa jonkin aikaa, ennen kuin hänet siirretään vastaajaan.
Tarvittaessa voit myös luoda useita valikkovaihtoehtoja, jotka kukin lähettävät eri postilaatikoihin, jotka vastaavat eri, yksittäisiä työntekijöitä.
Valikkovaihtoehdot, jotka ohjaavat tiettyihin edelleenlähetyspuhelimiin
Soittovalikon melko vakio-ominaisuutena on mahdollisuus ohjata puhelut, kun joku valitsee tietyn vaihtoehdon, mihin tahansa puhelimeen (puhelimiin). Voit päättää, mitkä valikon vaihtoehdoista lähetetään mihinkin puhelimiin, eikä kaikkien vaihtoehtojen tarvitse soittaa kaikkiin puhelimiin, kun soittaja valitsee ne.
Jos puhelinvalikossasi on esimerkiksi vaihtoehdot 1-3, voit yksinkertaisesti valita, mitkä puhelimet soivat, kun soittaja painaa jotakin näistä numeroista valintanäppäimellään. Sen jälkeen soitetaan vain niihin puhelimiin, jotka olet asettanut kullekin vaihtoehdolle. Se voi siis näyttää jotakuinkin tältä:
Tahdistettu edelleenlähetys
Tahdistettu edelleenlähetys on yrityksille erittäin hyödyllinen tapa järjestää räätälöityjä aikatauluja puhelujen hallintaa varten. Tämä ominaisuus on Talkrouten virtuaalipuhelinpalvelun yksinoikeus, etkä löydä yhtä toimivaa automatiikkaa miltään muulta virtuaalipalveluntarjoajalta. Voit periaatteessa luoda mukautettuja soitonsiirtoaikatauluja jokaiselle puhelimellesi varmistaaksesi, että oikeat henkilöt ovat soittoaikataulussa oikeaan aikaan, ja välttääksesi päällekkäisyyksiä.
Tämä sopii erinomaisesti työvuorojen vaihtojen automatisointiin yrityksessäsi tai eri työntekijöille, jotka työskentelevät eri viikonpäivinä. Kun puhelimelle on määritetty välitysaikataulu, kyseinen puhelin soi vain niiden tuntien ja viikonpäivien aikana, joille on määritetty välitysaikataulu.
Sähköposti-ilmoitukset viesteistä
Saatat miettiä: ”Minulla on jo tarpeeksi ilmoituksia elämässäni…”, mutta nämä ovat yritystäsi varten tarkoitettuja ilmoituksia, joita tulet haluamaan. Sähköposti-ilmoitukset yritysviestejä varten ovat tärkeitä, koska sinulla ei ehkä ole milloin tahansa aikaa tarkistaa viestejäsi, tai satut unohtamaan, että viesti tulee puhelimeesi.
Sähköposti-ilmoitusten ensisijainen käyttötarkoitus on vastaaja. Määritä tilisi lähettämään uudet vastaajaviestit tiettyyn sähköpostiosoitteeseen, valitse mikä tahansa haluamasi sähköpostiosoite (ei vain tilinhaltija), ja saat sähköpostistasi ping-viestin heti, kun asiakas jättää sinulle vastaajaviestin.
Voit jopa määrittää tilillesi useita postilaatikoita eri työntekijöitä varten ja asettaa jokaisen postilaatikon ohjautumaan kyseisen henkilön sähköpostiin. Ääniviestien lisäksi voit myös saada ilmoituksen aina, kun asiakkaalta tulee uusi tekstiviesti (jos käytät yritystekstiviestejä).
Aseta vain yksi sähköpostiosoite vastaanottamaan uudet tekstiviesti-ilmoitukset, tai voit tarvittaessa asettaa useita sähköpostiosoitteita varmistaaksesi, että joku tiimistäsi vastaa varmasti.
Toiminta-ajat
Käytettäessäsi virtuaalista puhelinjärjestelmää on hyvä asettaa toiminta-ajat, jotta puhelimesi eivät voi soida mihin vuorokauden aikaan tahansa. Jos asetat aukioloajaksi esimerkiksi aamukahdeksasta iltakuuteen, soitot soivat edelleenlähetyspuhelimiin vain kyseisinä aikoina.
Siten varmistat, että kaikki edelleenlähetyspuhelimet eivät soi kaikkina yön tunteina, ellet tietenkään halua olla auki 24 tuntia vuorokaudessa. Voit havainnollistaa, miten toiminta-aikasi toimisi virtuaalisen puhelinjärjestelmän kanssa, vertaamalla sitä minkä tahansa kivijalkamyymälän aukioloaikoihin.
Samoin kuin tavallinen myymälä lukitsee ovensa tiettynä kellonaikana ja lakkaa vastaamasta puhelimiin, juuri näin toiminta-aikaominaisuus toimii virtuaalisessa järjestelmässäsi. Kun ihmiset soittavat yrityksellesi normaalien aukioloaikojen jälkeen, voit asettaa aukioloaikojen jälkeisen ääniviestin ja antaa heille mahdollisuuden jättää vastaajaviestin.
Olet ehkä tullut toimeen vain matkapuhelimella, lankapuhelimella tai parilla pöytäpuhelimella yrityksesi pyörittämiseen, ja vaikka se voi toimia, kun olet uusi yritys, lisäämällä jonkin verran automatisointia virtuaalisella puhelinjärjestelmällä voit nousta ammattimaisemmalle tasolle.
Ei ehkä ole tarpeen lisätä kaikkia näitä ominaisuuksia puhelinjärjestelmääsi, mutta ainakin puheluiden hallinnan automatisointi edes hieman luo paljon paremman kokemuksen soittajille. Ja se on näiden automaatioiden koko tavoite, parantaa sinua tavoittelevien asiakkaiden kokemusta sekä sinun kokemustasi näiden puheluiden käsittelystä.
