Mikä on joustava budjetti?
Joustava budjetti mukautuu todellisen tulotason muutoksiin. Todelliset tulot tai muut toimintatoimenpiteet syötetään joustavaan budjettiin, kun tilikausi on päättynyt, ja se luo panoksille ominaisen budjetin. Budjettia verrataan sitten toteutuneisiin menoihin valvontaa varten. Joustavan budjetin laatimiseen tarvittavat vaiheet ovat:
-
Tunnista kaikki kiinteät kustannukset ja erottele ne budjettimallissa.
-
Määritä, missä määrin kaikki muuttuvat kustannukset muuttuvat toimintatoimenpiteiden muuttuessa.
-
Luo budjettimalli, jossa kiinteät kustannukset on ”kovakoodattu” malliin ja muuttuvat kustannukset ilmoitetaan prosenttiosuutena asiaankuuluvista toimintatoimenpiteistä tai kustannuksina toimintatoimenpideyksikköä kohti.
-
Kirjoita todelliset toimintatoimenpiteet malliin tilikauden päättymisen jälkeen. Tämä päivittää joustavan budjetin muuttuvat kustannukset.
-
Syötä tuloksena saatu joustava budjetti päättyneeltä kaudelta kirjanpitojärjestelmään, jotta sitä voidaan verrata todellisiin kuluihin.
Tämä lähestymistapa eroaa yleisemmin käytetystä staattisesta budjetista, joka sisältää ainoastaan kiinteitä määriä, jotka eivät vaihtele todellisten tulojen mukaan. Joustavan budjetin mukaiset budjetti-toteuma-raportit tuottavat yleensä paljon merkityksellisempiä poikkeamia kuin staattisen budjetin mukaiset raportit, koska sekä budjetoidut että toteutuneet menot perustuvat samaan toimintamittariin. Tämä tarkoittaa, että poikkeamat ovat todennäköisesti pienempiä kuin staattisessa budjetissa, ja ne ovat myös hyvin käyttökelpoisia.
Joustava budjetti voidaan laatia eri vaativuustasoilla. Seuraavassa on useita muunnelmia käsitteestä:
-
Basic flexible budget. Yksinkertaisimmillaan joustava budjetti muuttaa niitä menoja, jotka vaihtelevat suoraan tulojen mukaan. Malliin on tyypillisesti sisäänrakennettu prosenttiosuus, joka kerrotaan todellisilla tuloilla, jotta saadaan selville, mitä menoja tulisi olla tietyllä tulotasolla. Myytyjen tuotteiden kustannusten tapauksessa voidaan käyttää yksikkökohtaista kustannusta eikä prosenttiosuutta liikevaihdosta.
-
Väliaikainen joustava budjetti. Jotkin menot vaihtelevat muiden toiminnan mittareiden kuin tulojen mukaan. Esimerkiksi puhelinkulut voivat vaihdella henkilöstömäärän muutosten myötä. Jos näin on, joustavan budjetin malliin voidaan integroida nämä muut toimintatoimenpiteet.
-
Edistynyt joustava budjetti. Menot voivat vaihdella vain tietyillä tulojen tai muiden toimintojen vaihteluväleillä; näiden vaihteluvälien ulkopuolella voidaan soveltaa eri menojen osuutta. Kehittynyt joustava budjetti muuttaa näiden menojen osuuksia, jos mittaukset, joihin ne perustuvat, ylittävät tavoitealueet.
Lyhyesti sanottuna joustava budjetti antaa yritykselle välineen, jonka avulla se voi verrata toteutunutta ja budjetoitua suoritusta monilla toiminnan tasoilla.
Joustavan budjetoinnin edut
Joustava budjetti on houkutteleva käsite. Tässä on useita etuja:
-
Käyttö muuttuvien kustannusten ympäristössä. Joustava budjetti on erityisen hyödyllinen yrityksissä, joissa kustannukset ovat tiiviisti sidoksissa liiketoiminnan tasoon, kuten vähittäiskaupan ympäristössä, jossa yleiskustannukset voidaan erottaa toisistaan ja niitä voidaan käsitellä kiinteinä kustannuksina, kun taas tavarakustannukset ovat suoraan sidoksissa tuloihin.
-
Tulosten mittaaminen. Koska joustava budjetti jäsentyy uudelleen toiminnan tasojen perusteella, se on hyvä väline johtajien suorituskyvyn arviointiin – budjetin tulisi vastata tarkasti odotuksia millä tahansa toiminnan tasolla.
-
Budjetoinnin tehokkuus. Joustavan budjetoinnin avulla voidaan helpommin päivittää budjettia, jonka tulo- tai muita toimintolukuja ei ole vielä saatu valmiiksi. Tässä lähestymistavassa johtajat antavat hyväksyntänsä kaikille kiinteille menoille sekä muuttuville menoille suhteessa tuloihin tai muihin toimintamittareihin. Tämän jälkeen budjetointihenkilöstö täydentää loput budjetista, joka kulkee joustavan budjetin kaavojen kautta ja muuttaa automaattisesti menotasoja.
Nämä seikat tekevät joustavasta budjetista houkuttelevan mallin edistyneille budjettikäyttäjille. Ennen kuin päätät siirtyä joustavaan budjettiin, ota kuitenkin huomioon seuraavat tasapainottavat seikat.
Joustavan budjetoinnin haitat
Joustava budjetti vaikuttaa aluksi erinomaiselta tavalta ratkaista monet staattiseen budjettiin liittyvät vaikeudet. Siihen liittyy kuitenkin myös useita vakavia ongelmia, joita käsittelemme seuraavissa kohdissa:
-
Formulointi. Vaikka joustobudjetti on hyvä väline, sitä voi olla vaikea muotoilla ja hallinnoida. Yksi ongelma sen muotoilussa on se, että monet kustannukset eivät ole täysin muuttuvia, vaan niissä on kiinteä kustannuskomponentti, joka on laskettava ja sisällytettävä budjettikaavaan. Lisäksi kustannuskaavojen laatimiseen voi kulua paljon aikaa, mikä on enemmän aikaa kuin tavallisella budjetointihenkilöstöllä on käytettävissään kesken talousarvioprosessin.
-
Loppuviive. Joustavaa budjettia ei voida ladata kirjanpito-ohjelmistoon valmiiksi tilinpäätökseen verrattavaksi. Sen sijaan kirjanpitäjän on odotettava, kunnes tilinpäätöskausi on päättynyt, syötettävä tulot ja muut toimintatoimenpiteet budjettimalliin, poimittava tulokset mallista ja ladattava ne kirjanpito-ohjelmistoon. Vasta tämän jälkeen on mahdollista laatia tilinpäätös, joka sisältää tiedot budjetin ja toteutuman välisestä vertailusta, mikä viivästyttää tilinpäätöksen laatimista.
-
Tulojen vertailu. Joustavassa budjetissa budjetoituja ja toteutuneita tuloja ei voida verrata keskenään, koska nämä kaksi lukua ovat samat. Mallin tarkoituksena on verrata toteutuneita menoja odotettuihin menoihin, ei vertailla tulotasoja. Ei ole mitään tapaa tuoda esiin, ovatko todelliset tulot odotuksia suuremmat vai pienemmät.
-
Käytettävyys. Joillakin yrityksillä on niin vähän minkäänlaisia muuttuvia kustannuksia, ettei joustavan budjetin laatimisesta ole juurikaan hyötyä. Sen sijaan niillä on valtava määrä kiinteitä yleiskustannuksia, jotka eivät vaihtele minkään toiminnan mukaan. Esimerkiksi verkkokauppa, joka lataa ohjelmistoja asiakkailleen; tietty määrä menoja tarvitaan kaupan ylläpitämiseen, eikä myytyjen tuotteiden kustannuksia ole käytännössä lainkaan, lukuun ottamatta luottokorttimaksuja. Tässä tilanteessa ei ole mitään järkeä laatia joustavaa budjettia, koska se ei poikkea staattisesta budjetista.
Lyhyesti sanottuna joustava budjetti vaatii ylimääräistä aikaa laatimiseen, viivästyttää tilinpäätöksen laatimista, ei mittaa tulojen poikkeamia, eikä sitä ehkä voida soveltaa tietyissä budjettimalleissa. Nämä ovat vakavia ongelmia, jotka yleensä rajoittavat sen käyttöä.
Seuraavat kurssit
Budjetointi
Pääomabudjetointi
