Ihmiset tekevät asioita eri tavoin, mutta tiedätkö, mitä yhteistä useimmilla meistä on?
Hoidamme kiireellisimmät asiat ensin, emmekä mieti, ovatko ne kaikkein tärkeimpiä. Saatat sanoa, että kyllä, se on normaalia, koska asiat tehdään yleensä niin.
Totuus on, että olet väärässä. Tässä on syy: Kaikessa, mitä elämässä tehdään, on luokitteluja.
Ensiksi asian kiireellisyys (kiireellinen tai ei kiireellinen) ja toiseksi sen tärkeys (tärkeä tai ei tärkeä).
Voidaan sitten luoda nämä ajanhallinnan kvadrantit:
- Ensin ovat asiat, jotka ovat Tärkeitä ja Kiireellisiä. Näitä ovat esimerkiksi kriisit, hätätilanteet tai määräajat. Muistatko sen yritysehdotuksen, josta teit ylitöitä, koska sen on määrä valmistua seuraavana päivänä? Tämä on esimerkki asiasta, joka pitäisi tehdä heti. Mutta se oli stressaavaa, eikö niin? Mutta muistatko, että se annettiin viikkoja ennen määräaikaa? Tällä halutaan osoittaa, kuinka tärkeät asiat tulisi hoitaa ennen kuin ne muuttuvat kiireellisiksi stressin ja ristiriitojen välttämiseksi.
- Toisena ovat asiat, jotka ovat Tärkeitä mutta eivät kiireellisiä. Näihin kannattaa keskittyä ja käyttää aikaa. Tässä on kyse suunnittelusta. Näiden asioiden käsitteleminen auttaa sinua tekemään tehtävän tehokkaammin. Ja näin tehdessäsi opit itse asiassa enemmän näistä tehtävistä. Tämä on mahdollisuuksien kvadrantti, mahdollisuus oppia, parantaa itseäsi tai suhdettasi ihmisiin ja nähdä, mitä sinua odottaa.
- Kolmanneksi ovat asiat, jotka eivät ole Tärkeitä mutta kiireellisiä. Tässä istuu suurin osa meistä. Meillä on tapana keskittyä asioihin, jotka ovat kiireellisiä miettimättä, onko se tärkeää. Ongelma tässä on se, että kadotamme tärkeät asiat. Tuo puhelinsoitto keskellä treffejäsi vaimosi kanssa, se harhauttaa sinut siitä, mitä sinun pitäisi priorisoida tällä hetkellä. Se vaikuttaa prioriteetteihisi vain siksi, että se on kiireellinen.
- Viimeisenä ovat asiat, jotka eivät ole tärkeitä eivätkä kiireellisiä. Ilmeisesti näitä kutsutaan ajanhukkaajiksi. Nämä ovat siis enimmäkseen asioita, joihin ei kannata käyttää niin paljon aikaa, kuten se älytön Facebookin selailu tai sinä binge-watching-elokuvien katselu. Nämä asiat eivät oikeastaan ole sinulle kovin hyödyllisiä, joten olisi hyödyllistä rajoittaa aikaasi näihin asioihin.
Tämä päätösmatriisi, joka tunnetaan myös nimellä 4 Quadrant of Time Management -matriisi, on Dwight Eisenhowerin, palkitun armeijan kenraalin ja Yhdysvaltain presidentin, keksimä.
Hän sanoi, että meidän pitäisi tunnistaa itsemme useisiin rooleihin. Voit olla aviomies, äiti, tytär tai liikemies.
Nämä roolit voivat kuitenkin muuttua. Ne riippuvat siitä, mitä pitää ensisijaisena. Nämä prioriteetit toimisivat ohjenuorana kunkin roolin käsillä oleville tehtäville.
Esitettäköön, että prioriteettisi on tällä hetkellä olla äiti, vietät silloin enemmän aikaa huolehtimalla lapsistasi.
Lisäksi muiden roolien täytyisi selviytyä prioriteettien muutoksesta. Tietoisuutesi jokaisesta roolista ja prioriteetistasi antaa sinulle mahdollisuuden tasapainottaa kaiken.
Ja jos haluat hallita aikaa paremmin – harkitse investoimista ajanseurantaohjelmistoon itsellesi ja tiimillesi. Sovelluksen avulla, joka auttaa sinua seuraamaan tehtäviin käytettyä aikaa, voit analysoida, mitkä tehtävät vievät suurimman osan työajastasi, mitkä ovat tiimisi prioriteetit ja miten voit vähentää asioiden hoitamiseen käytettyä aikaa.
Kaiken kaikkiaan Eisenhowerin neljän nelikentän aikamatriisin tarkoituksena on saavuttaa todellista edistystä elämässä. Elämässä ei ole kyse vain työntekijänä tai pomona olemisesta. Se on sekoitus kaikkea. Huolehtimalla roolien välisestä harmoniasta, voimme saavuttaa tavoitteemme.
