DIGITAL BUILDER

Mikä on rakennusalan muutostilaus?

Joidenkin arvioiden mukaan keskimäärin 35 %:ssa hankkeista tapahtuu vähintään yksi merkittävä muutos hankkeen elinkaaren aikana. Urakoitsijana muutosmääräykset voivat saada sinut tuntemaan itsesi kallion ja kovan paikan väliin jääneeksi. Kun muutosmääräystä pyydetään, et voi kieltäytyä projektin omistajalta etkä yksinkertaisesti sivuuttaa muutosta, vaan sinun on löydettävä ratkaisu (ja nopeasti).

Ydinasioiltaan muutostilaus on työtä, jota lisätään tai poistetaan alkuperäisestä työn laajuudesta, kuten on sovittu sopimuksessa, jonka asiakas ja urakoitsija ovat allekirjoittaneet ennen työn aloittamista. Työn edetessä joku (joko omistaja tai urakoitsija) kuitenkin päättää, että muutos on tehtävä ennakoimattomien tekijöiden huomioon ottamiseksi.

Muutosmääräys saattaa kuulostaa yksipuoliselta pyynnöltä tai päätökseltä, mutta sitä se ei ole. Itse asiassa muutosmääräys on sopimusmuutos. Kuten Construction Law Today selittää, ”muutosmääräys on kahdenvälinen sopimus sopimuksen osapuolten – omistajan ja pääurakoitsijan, pääurakoitsijan ja aliurakoitsijan, kahden tai useamman aliurakoitsijan – välillä sopimuksen muuttamiseksi. Muutosmääräys edustaa osapuolten keskinäistä yhteisymmärrystä työn, hinnan, aikataulun tai jonkin muun sopimusehdon muuttamisesta.”

Muutosmääräys on siis laadittava ja kaikkien osapuolten on hyväksyttävä se, mikä voi viedä aikaa, rahaa ja kärsivällisyyttä.

Mitä muutosmääräykset tyypillisesti sisältävät?

Muutosmääräykset vaihtelevat projektin, sidosryhmien ja toisen tai molempien osapuolten tarvitsemien erityismuutosten mukaan. Kaikkien muutostilausten on kuitenkin sisällettävä yksityiskohtaiset tiedot, mukaan lukien:

• Kuvaus pyydetystä muutoksesta verrattuna alkuperäiseen sopimukseen tai tarjoukseen
• Ohjeistettu dokumentaatio mahdollisista alihankkijakustannuksista
• Yhteenveto urakoitsijalta ehdotetun muutoksen kokonaiskustannuksista
• Lausunto pyydetyn muutoksen sopimuksellisesta perustasta ja sen vaikutuksesta projektin valmistumisajankohtaan

Milloin rakennusalan muutostilaukset tyypillisesti tapahtuvat?

Tosiasiassa muutostilaukset ovat niin yleisiä, että ne vaikuttavat yli kolmasosaan hankkeista. Siksi voit kohtuudella odottaa kohtaavasi monia muutostilauksia rakennusurasi aikana. Tästä huolimatta yllättävän moni urakoitsija ei osaa varautua niihin, mikä on yksi yleisimmistä kustannusylitysten syistä.

Kuten Journal of Construction Engineering -lehti selittää: ”Erilaisia syitä rakennuskustannusten ja -aikataulun ylityksiin missä tahansa hankkeessa ovat muun muassa suunnitteluvirhe, riittämätön laajuus, sääolosuhteet, projektimuutokset ja projektin loppuunsaattamiseen tarvittavan ajan aliarvioiminen. Suunnitteluvirheiden tai riittämättömän laajuuden vuoksi insinöörin hankearviosta pois jätetyt kohteet johtavat usein muutostilauksiin, jotka lisäävät sekä kustannuksia että toimitusaikaa.”

Joitakin yleisimpiä syitä muutostilauksiin ovat:

• Puutteelliset eritelmät alkuperäisissä suunnitelmissa tai sopimuksessa
• Epäselvät tai epätarkat piirustukset
• Ennakoimattomat olosuhteet työmaalla, kuten esteet, joita ei voitu suunnitella
• Työntekijät tai materiaalit, jotka eivät saavu tai tulevat myöhässä työmaalle
• Vääränlaiset budjetit ja aikataulut

Vaikka sinun ei tarvitse käsitellä muutostilausta joissakin projekteissa, valmistautuminen virtaviivaiseen ja standardoituun lähestymistapaan varmistaa, että olet ainakin valmis, jos niitä ilmenee.

Miten valmistaudut muutostilauksiin?

Mitä tahansa muutosmääräys aiheuttaakin, jos haluat varmistaa, ettei se johda vielä kalliimpiin viivästyksiin tai jopa projektin epäonnistumiseen, tarvitset luotettavan prosessin, jolla voit ennakoida pahimman. Ihannetapauksessa sinä ja asiakkaasi määrittelette alkuperäisessä sopimuksessa, miten aiotte käsitellä muutostilauksia. Kun virallistat prosessin, on pienempi mahdollisuus, että joku yllättyy tai suuttuu siitä, mitä myöhemmin tapahtuu.

Toisaalta, jos päätät määritellä, mitä tapahtuu vasta siinä vaiheessa, kun muutosta tarvitaan, siitä aiheutuvat erimielisyydet voivat johtaa pahaan vereen ja jopa sopimusrikkomukseen. Kukaan ei tarvitse (tai halua) sellaista, joten sen sijaan pyri sisällyttämään tarvittavat sanamuodot sopimukseen tästä eteenpäin. Sitten kun sopimusta on muutettava, tiedät tarkalleen, miten se tehdään kaikkien osapuolten tarpeita ajatellen.

Miten parannetaan muutostilausten hallintaa

Tarkoituksenmukaisen muutostilausten hallinnan avulla tiimit pystyvät lieventämään rakentamiseen liittyviä merkittäviä kustannuksia ja aikatauluhäiriöitä. Silti monille rakennusyrityksille tehokas muutostilausten hallinta on merkittävä maalitaulu. Muutosmääräysten syntymisen estäminen ja niiden hallinta, kun niitä syntyy, edellyttää kulttuuri- ja menettelytapamuutosta.

Rakennusyritykset voivat kuitenkin rakennusteollisuuden teknologian asianmukaisella käytöllä, hyvällä viestinnällä ja paremmilla tiedonkeruukäytännöillä vähentää muutosmääräyksiin tuhlatun ajan ja rahan määrää.

Paremmat suunnitelmat ja visualisointi

Rakennustietomallinnustekniikka (Building Information Modeling, BIM) on mallipohjainen prosessi, joka tarjoaa arkkitehdeille, insinööreille ja suunnittelijoille näkemystä rakennusten ja infrastruktuurin rakentamisen suunnittelussa. BIM auttaa suunnitteluvaiheessa tarjoamalla tarkempia visualisointeja ennen rakennusvaiheen alkua.

Myös BIM voidaan siirtää kentälle rakentamisen aikana. Vaikka varsinaisen rakentamisen aikana tapahtuvat muutokset ovat huomattavasti kalliimpia kuin suunnitteluvaiheessa, BIM voi auttaa tarjoamaan tarkemman analyysin kokonaisvaikutuksista. Integroidut BIM-työkalut tarjoavat myös parempia tietoja rakennusvaiheen aikana, minkä ansiosta projektipäälliköt voivat paremmin ennustaa, miten muutokset vaikuttavat koko projektiin.

Viestinnän parantaminen koko rakentamisen ajan

Hyvä viestintä on tärkeää suurissa rakennushankkeissa. Monet yritykset käyttävät nykyään erikoistuneita ohjelmistoja, joilla yhdistetään toisiinsa liittymättömistä osapuolista koostuvat tiimit ja edistetään yhteistyötä koko suunnittelu- ja rakennusprosessin ajan. Tällaisten ohjelmistojen käyttöönotto helpottaa parempaa viestintää kautta linjan. Näin varmistetaan, että kaikki ovat ajan tasalla viimeisimmästä kehityksestä. Jos jokin muutos tapahtuu, kaikki tiimin jäsenet saavat hälytyksen ja voivat osallistua keskusteluun, jolloin vältytään väärinkäytöksiltä tai ohi meneviltä tiedoilta, jotka voivat johtaa entistä suurempiin projektin viivästymisiin.

Erikoistunutta ohjelmistoa voidaan käyttää asianosaisten osapuolten yhdistämiseen työmaalla tai missä ikinä he sattuvat olemaankaan. Tämä on ratkaisevan tärkeää rakennusvaiheessa, kun tiimin eri jäsenet työskentelevät eri työmailla ja ympäristöissä. Muutoksen dokumentoinnin lisääminen parantaa myös kykyä hallita tulevia muutoksia ja niistä aiheutuvia kustannuksia.

Pilvipohjainen asiakirjahallinta lisää projektin näkyvyyttä ja vastuullisuutta. Sähköisen viestinnän hallinnan ansiosta yritykset pääsevät myös eroon muutostilausten manuaalisesta seurannasta Excelin, sähköpostin ja paperin avulla. Näin varmistetaan, että dokumentaatio on välittömästi kaikkien sitä tarvitsevien saatavilla, ja nopeutetaan tiedon leviämistä maksimaalisen tehokkuuden varmistamiseksi.

Empower Better Change Order Management With More Data

Erinomainen muutoksenhallinta on usein päätöksentekoprosessi. Kun käytettävissä on enemmän tietoa ja tietoja, projektipäälliköt pystyvät paremmin minimoimaan kustannus- ja aikatauluvaikutukset, kun muutostilauksia tehdään. Kuten mainittiin, BIM- ja viestintäohjelmistot parantavat tiedonkeruupyrkimyksiä.

Turvallinen tiedonkeruu ja tiedonhallinta palautuvat oikean teknologian ja ohjelmistojen käyttöön. Yritykset, jotka käyttävät useita hajanaisia sovelluksia tietojensa hallintaan, ovat vaarassa menettää tärkeitä tietoja. Kun kaikki tiedot ovat saatavilla yhden organisoivan lähteen kautta, projektipäälliköt pystyvät näkemään käytettävissä olevien tietojen kokonaisuuden ja tekemään tietoon perustuvia päätöksiä näiden tietojen perusteella. Jotta tiedot olisivat projektipäälliköiden käytettävissä, kaikkien on käytettävä samaa ohjelmistoa tietojen jakamiseen.

Tarjoavatko nykyiset prosessisi sinulle tarvittavat tiedot kriittisten projektitietojen keräämiseen? Tee ilmainen arviointimme.

Mittaroi nyt

Varautua rakentamisen muutostilauksiin

Kuten jo tiedätkin, muutostilauksia tulee jossain vaiheessa projekteissasi, ja pahinta, mitä voit tehdä, on olla huonosti valmistautunut. Sen sijaan, että ottaisit puolustautuvan lähestymistavan tai, mikä vielä pahempaa, jättäisit ne kokonaan huomiotta, valmistaudu mahdollisiin muutoksiin ennen kuin niistä tulee ongelma, ja ennakoi aina mahdolliset muutokset. Yrityksellesi mukautetun virtaviivaistetun prosessin avulla vähennät pelättyjen muutostilausten aiheuttamaa turhautumista ja pystyt työskentelemään tehokkaammin odottamattomien tilanteiden sattuessa, minkä ansiosta projektisi etenee.