Google Docs -työkalujen tietoturvavinkit

Google Docs -työkalujen tietoturvavinkit

Google Docs -työkalut ovat loistavia apuvälineitä työkavereiden ja kollegojen kanssa tehtävään yhteistyöhön, mutta ne voivat aiheuttaa joitakin ei-toivottuja tilanteita, jos arkaluonteisia tietoja jaetaan epähuomiossa sopimattomalla tavalla. Voit halutessasi rajoittaa jakamismahdollisuuksia koko toimialueellasi tällaisten tilanteiden vähentämiseksi. Tätä varten sinun on käytävä G Suite -ohjauspaneelissa.
Päästäksesi ohjauspaneeliin (huomaa, että tarvitset verkkotunnuksen pääylläpitäjän oikeudet) napsauta Gmailin postilaatikossasi olevaa hammasratas-kuvaketta ja valitse sitten ”Hallitse tätä verkkotunnusta”. Valitse ’Asetukset’ -välilehti ja valitse ’Drive and Docs’. Kohdassa ’Jakamisasetukset’ voit valita asetukset, jotka sopivat parhaiten verkkotunnuksesi tarpeisiin.

Jakamisasetusten tutkiminen

Jos et halua rajoittaa jakamista koko verkkotunnuksen sisällä, sinun kannattaa kouluttaa käyttäjiä eri jakamisvaihtoehdoista varmistaaksesi, että he valitsevat oikeat asetukset.
Private

Erityisesti jaettuun asiakirjaan pääsee käsiksi vain asiakirjan omistaja tai luoja, eivätkä muut voi hakea kohdetta.
Toimialueen kanssa

Toimialueen sisällä jaettuun asiakirjaan voi kuka tahansa toimialueen jäsen löytää haun kautta.
Domainin sisällä linkillä

Domainin sisällä linkillä jaettuun asiakirjaan pääsevät käsiksi vain käyttäjät, joilla on asiakirjan linkki.
Kuka tahansa linkillä

Jakaessaan asiakirjan kenelle tahansa linkin avulla kuka tahansa, jolle on annettu asiakirjan linkki, voi käyttää ja tarkastella asiakirjaa.
Julkinen verkossa

Julkisesti verkossa jaettu asiakirja tarkoittaa, että kuka tahansa voi löytää (haun kautta), käyttää ja lukea kohdetta. Tämä on tietysti vähiten turvallinen jakoasetus.

Rakenteellisemmat Google Docs -turvatyökalut

Jos haluat rajoittaa asiakirjojen jakoasetuksia tietylle käyttäjälle tai käyttäjäryhmälle, tarvitset kolmannen osapuolen pilvipalvelun tietoturvatyökalun, kuten BetterCloudin.