Hankinnat 101Hankintapyyntö vs. ostotilaus

Jollekulle, joka on uusi tai joka ei ole perehtynyt hankintoihin ja liiketoiminnan tilaamiseen, termit ”ostotilaukset” ja ”tarjouspyynnöt” (joita kutsutaan toisinaan myös nimellä ”ostotilauspyynnöt” tai ”ostotilauspyynnöt”) voivat aluksi olla hieman hämmentäviä. Ne ovat molemmat termejä, jotka voivat tarkoittaa, että yrityksen on ostettava tavaroita tai palveluja. Molemmat ovat myös olennainen osa ostosta maksuun -prosessia (josta käytetään myös nimitystä P2P), joka käsittelee tarpeiden tunnistamista, ostotilausten hyväksymistä ja tekemistä sekä lopuksi vastaanotettujen toimitusten ja laskutettujen laskujen täsmäyttämistä kolmitahoisen täsmäytyksen avulla.

Lataa maksuton ostotarveprosessin pikaoppaamme

Jos vaatimuksilla ja ostotilauksilla on niin paljon yhteistä, mitä eroa niillä sitten on?

Lyhyesti sanottuna vaatimuksista tulee lopulta ostotilauksia, kun nämä vaatimukset on hyväksytty. Ostotilaukset lähetetään tavarantoimittajille – ei rekrytointeja.

Rekrytoinnit ovat osoitus siitä, että tietyt tavarat tai palvelut on hankittava yrityksessä. Yrityksen työntekijät käyttävät niitä ilmoittaakseen hankinnoista vastaaville henkilöille, mitä asioita he tarvitsevat ostettavaksi. Pyynnöt ovat sisäisiä tilauksia, eli ne eivät koskaan mene yrityksen ulkopuolelle.

Ostotilaukset lähetetään tavarantoimittajille tai myyjille osoituksena aikomuksesta ostaa tavaroita tai palveluja. Yrityksen koosta tai erikoistumisesta riippumatta ostotilaukset edellyttävät yleensä johtajan suorittamaa varmennusta, ennen kuin ne lähetetään tavarantoimittajalle, samaan tapaan kuin tilauspyynnöt. Tärkein ero on se, että työntekijöiltä vastaanotettuja tarjouspyyntöjä käytetään sisäisesti osto-osastoilla niiden tarvitsemien tavaroiden ja palvelujen seurantaan, kun taas ostotilaukset ovat välineitä, joiden avulla toimitaan näiden tarpeiden mukaisesti tekemällä kyseiset hankinnat nimetyiltä toimittajilta.

Esimerkkinä ostotilauksen lähettämiseen johtavasta perustapahtumaketjusta sanotaan, että tuotantolaitoksella on loppumassa tietty komponentti, jota tarvitaan sen tuotteiden valmistukseen, kuten metallipultit:

1. Työntekijä huomaa tämän, ja koska hän ei ole vastuussa ostotilausten tekemisestä, hän ilmaisee, että metallipultteja on ostettava lisää, lähettämällä ostotilauksen varastonhoitajalle.
2. Kun se on hyväksytty, varastopäällikkö toimittaa ostotilauksen osto-osastolle toista hyväksymiskierrosta varten.
3. Kulujen tarkistamisen jälkeen ostopäällikkö täyttää hyväksytyn ostotilauksen vaaditulla määrällä metallipultteja, jotka on määritetty ostotilauksessa. (Joskus tämä vaihe korvataan RFQ:n tai RFP:n lähettämisellä, jos ostaja aikoo neuvotella toimittajan kanssa.)
4. Suurissa yrityksissä ostotilaus saatetaan jopa tarkistaa ja hyväksyä yhden tai useamman kerran, ennen kuin lopullinen ostotilaus lähetetään tavarantoimittajalle.

Mutta kuinka tärkeitä ostotilauspyynnöt ovat ostoprosessia luotaessa?

Miksi ostotilauksia tarvitaan?

Miksi ei luoda ostotilauksia heti, kun tavaroita ja palveluita tarvitaan?

Nämä ovat hyviä kysymyksiä, ja vastaukset voivat vaihdella yrityksestä toiseen.

Yksi yleispätevistä syistä on se, että ostotilaukset voivat olla tärkeä tekijä ostojen kokonaiskustannusten alentamisen optimoinnissa. Joissakin yrityksissä ja valtion virastoissa useat ostotarjoukset eri tavarantoimittajilta ovat vaatimuksena tilauspyyntötilauksissa ennen ostotilauksen laatimista, jotta varmistetaan, että jokaisesta tilauksesta saadaan parhaat laatutuotteet ja parhaat hinnat.

Mutta näin ei ole aina ollut. Joillakin yrityksillä oli tapana välttää tilauspyyntöjen ja ostotilausten käyttöä kokonaan. Mutta miksi?

Viime aikoina, kun tilaukset koskivat pienempiä rahasummia, sekä tilauspyynnöistä että ostotilauksista luopuminen ja ostojen tekeminen suoraan yrityksen luottokortilla oli suosittu menetelmä, jota käytettiin ajan säästämiseksi.

Mutta sähköisten hankintojen ja verkkokaupan ostotilausohjelmistojen käyttöönoton sekä kulujen jälkikäteisen kirjaamisen ansiosta pienetkin tilaukset ja ostot voidaan nyt dokumentoida helposti.

”Kiertolaiskulutuksen päivät ovat luetut, kun yritykset ottavat käyttöön uusia, helpompia tapoja seurata ja keskittää yrityksen kaikkien työntekijöiden tekemiä hankintoja.” – Majdi Sleimen

Kun ostotilausten rahamäärät kasvavat, dokumentoinnin kannalta olennaisen tärkeäksi alkaa muodostua järjestelmä, jonka avulla voidaan suodattaa alkuperäiset hankintatilaukset ja hyväksyä valmiit ostotilaukset ennen niiden lähettämistä, erityisesti suurempien menojen osalta. Yrityksille, jotka tekevät kuukausittain suuren määrän ostotilauksia, on myös välttämätöntä pystyä valvomaan menoja estämättä työnkulkua.

Jatkuvan ajansäästön aikaansaamiseksi ja samalla näiden järjestelmien tarjoamien etujen säilyttämiseksi sähköisistä hankinta- ja verkkokauppaostotilausjärjestelmistä on tullut suosittu lähestymistapa ostotilausprosessin kaikkien vaiheiden käsittelyyn, erityisesti suuremmissa yrityksissä.

Toinen hieno vuorovaikutus tarjouspyyntöjen ja ostotilausten välillä ohjelmistoympäristössä on mahdollisuus täyttää yksittäisiä ostotilauksia useista tarjouspyynnöistä – erittäin kätevä ominaisuus yrityksille, jotka käsittelevät suurempia määriä tarjouspyyntötilauksia.

Haluatko parhaan mahdollisen hyödyn ostotilauksista ja tarjouspyynnöistä? Kokeile siirtymistä verkkoon.

Tänä päivänä suurin osa liiketoiminnasta tehdään verkossa. Miksi sinun hankintaprosessisi ei ole?

Väsynyt siihen, että olet sidottu työpöytääsi, että ostotietoja muutetaan ilman kirjaa, että yrität pitää kirjaa kymmenistä hankintatilauksista, lähetät paperiarkkeja ympäri toimistoa fyysisiä allekirjoituksia varten ja yrität seurata jokaisen ostotilauksen tilaa manuaalisesti? Miksi et virtaviivaistaisi prosessia verkkohankinta-alustan avulla? Digitaalisesti käsiteltyinä tarjouspyynnöt ja ostotilaukset voivat olla yhtä aikaa säästäviä kuin yrityksen luottokortin nopea, kertaluontoinen pyyhkäisy, ja samalla voit hyödyntää jäsenneltyjen hyväksymisketjujen ja dokumentaation etuja sekä sitä, että voit käyttää niitä joustavasti missä tahansa.

Ennen kuin hyppäätte ostosta maksuun -prosessiin, kannattaa tuntea niiden ero:

Ohjelmapyynnöt ovat yrityksen sisäisiä toimeksiantoja, joita yrityksen jäsenet käyttävät osoittaakseen, että kyseisessä yhtiössä on tarvetta tuotteille tai palveluille.

Ostotilaukset ovat ulkoisia tilauksia, jotka lähetetään tavarantoimittajille tai myyjille ilmaistakseen tai vahvistaakseen sitoumuksen ostaa kyseisiä tuotteita ja palveluita.

Vaikka molemmat termit ovatkin samankaltaisia, niillä on ratkaiseva merkitys useimpien osto-osastojen käyttämässä ostosta maksuun -prosessissa, ja molemmat ovat nykyaikaisissa online-hankinta- ja tilaustenhallinta-alustoissa olennaisia ominaisuuksia.

Keskimääräinen hankintakustannusten vähennys hankintaratkaisun käyttöönoton jälkeen on noin 15 % ja tarviketilausten täyttämiseen kuluva aika jopa 75 %.

Nyt kun tiedät ostotilausten ja tarviketilausten eron, kokeile molempien käsittelyä mukavasti verkkohankinta-alustan avulla!

Haluatko lukea lisää ostotilausten ja tarviketilausten erosta?

Pyynnön ero & ostotilauksen välillä (kirjoittanut Forest Time)

Ero ostotilauksen ja ostopyynnön välillä (kirjoittanut Ahmed Ashfaque)