Henkilöstöhallinto

Miksi Oregonin yliopistossa vaaditaan taustatarkastus ennen palkkaamista?

Yliopisto tekee työhön liittyviä taustatarkistuksia ennen palkkaamista varmistaakseen turvallisen työympäristön, jossa yliopiston tiedekuntaa, henkilökuntaa, opiskelijoita, resursseja ja omaisuutta suojellaan ja samalla suojellaan arvioinnin aikana kerättyjen tietojen eheyttä ja luottamuksellisuutta.

Voinko aloittaa työt ennen kuin taustatarkastus on suoritettu?

Taustatarkastus on suoritettava ennen ensimmäistä työ- tai toimeksiantopäivää yliopistossa. Poikkeukset tästä käytännöstä on hyväksytettävä henkilöstöhallinnon Talent Acquisition -yksikössä.

Missä tehtävissä Oregonin yliopistossa on tehtävä taustatarkastus?

Yliopiston toimintaperiaatteiden ja työehtosopimusten mukaan tehtävät nimetään taustatarkastusvelvollisiksi tehtäviksi tehtävän käyttömahdollisuuksien ja vastuualueiden analysoinnin perusteella.

Perusteena on oletus, että seuraavat ryhmät täyttävät yhden tai useamman politiikassa esitetyistä testeistä, joten seuraaviin tehtäviin sovelletaan rikollisen taustan tarkastusta ennen palkkaamista:

• Tenure track ja non-tenure track tiedekunta, mukaan lukien pro-tempore, kliininen (käytännön professorit) ja vieraileva tiedekunta; Kouluttajat, lehtorit ja kirjastonhoitajat sekä hallinnollisissa tehtävissä toimiva tiedekunta
• Post-Doctoral Scholars and Fellows
• Research Associates/Assistants
• Graduate Employees
• Luokiteltu henkilökunta
• Hallintohenkilökunta, mukaan lukien tilapäisissä tai määräaikaisissa tehtävissä työskentelevät
• johtajat

Tarkistetaanko kaikkien hakijoiden taustat?

Taustatarkastus tehdään useimmissa tapauksissa lopulliselle hakijalle ja vasta ehdollisen työtarjouksen jälkeen. Epävirallisissa tarjouskirjeissä, jotka annetaan ennen taustatarkastuksen suorittamista, ilmoitetaan lopulliselle hakijalle, että tarjous riippuu siitä, onko kaikki vaaditut taustatarkastukset suoritettu onnistuneesti.

Onko olemassa poikkeuksia rikostaustan tarkastuksen vaatimiseen edellä mainituissa ryhmissä?

Jos palkkaavat viranomaiset uskovat, että tietty virka ei täytä menettelytavoissa esitettyjä testejä, he voivat ottaa yhteyttä henkilöstöhallintoon pyytääkseen lisäselvitystä kyseisen viran taustatarkastusvaatimuksesta.

Miten tiedän, vaaditaanko minua kiinnostavaan virkaan taustatarkastus?

Tiedekunnan virkojen hakulautakunnat ilmoittavat ehdokkaille yliopiston taustatarkastusvaatimuksista valintakierroksen aikana. Kaikkien muiden virkojen osalta yksittäisiin työpaikkailmoituksiin sisällytetään lausunto, jossa ilmoitetaan mahdollisille hakijoille vaatimuksesta, joka koskee asianmukaista työhön liittyvää taustatarkistusta (tai asianmukaisia työhön liittyviä taustatarkistuksia).

Yleinen lausunto yliopiston taustatarkastusprosesseista annetaan Ura-alan verkkosivulla (http://hr.uoregon.edu/jobs) Tämä julkaistu lausunto toimii pakollisena ilmoituksena kaikille hakijoille.

Minkälaisia taustatarkastuksia Oregonin yliopistossa vaaditaan?

Vakiomuotoinen taustatarkastus sisältää sosiaaliturvatunnuksen tarkistuksen, rikosrekisteritietojen tarkistuksen rikkomuksista ja törkeistä rikoksista sekä kansallisen seksuaalirikollisten rekisterin tarkistuksen.

Ylimääräisiä taustatarkastuksia voidaan vaatia tietyissä tehtävissä työhön liittyvien tarpeiden perusteella, mukaan lukien mutta ei rajoittuen seuraaviin:

• Tutkintotodistuksen tarkistaminen: vaaditaan kaikissa tehtävissä, joissa tutkintotodistus on määritetty palkkaamisen vähimmäisvaatimukseksi
• Moottoriajoneuvorekisteritietoja: vaaditaan tehtävissä, joissa on odotettavissa, että henkilön edellytetään ajavan säännöllisesti ajoneuvoa yliopiston työtehtäviin liittyvissä asioissa, riippumatta siitä, onko kyseessä yliopiston omistama vai muu ajoneuvo. Huomautus: tämä ei korvaa yliopiston kuljettajatodistusprosessia, mutta vastavalittu työntekijä voi käyttää saamiaan tietoja kuljettajatodistusta koskevan hakemuksen tukena.
• Luottotietojen tarkastus: Suoritetaan vain tehtävissä, joilla on laaja valtuus sitoa yliopiston taloudellisia resursseja tai joilla on laaja luottamusvastuu yliopiston taloudellisista resursseista; tai lain edellyttämällä tavalla ja soveltuvin osin tehtävissä, joilla on seuraavat vastuualueet:
  • Laaja ja laaja pääsy opiskelijoiden, tiedekunnan, henkilökunnan, entisten opiskelijoiden, lahjoittajien tai tutkimushenkilöiden henkilökohtaisiin tunnistetietoihin;
  • Suoraa pääsyä käteisvaroihin ja käteisvarojen ja käteisvaroihin rinnastettavien rahavarojen välittömään pääsyyn ja niiden käsittelyyn (i.e., shekit, luottokorttikuitit, siirtokelpoiset arvopaperit);
  • Julkinen turvallisuus ja kampuksen turvallisuus
  • Huomaa, että liittovaltion laki kieltää syrjinnän henkilökohtaisen konkurssin vuoksi.
• Työsuhteen tarkistukset: Huomaa, että hakutoimikuntien on suoritettava ammatilliset referenssitarkistukset, ennen kuin ne voivat tehdä ehdollisen tarjouksen työpaikasta. Taustatarkastuksen toimittaja voi myös suorittaa tarvittaessa työsuhdetarkastuksia.
• Lisenssien tarkistaminen: Vahvistus siitä, että valitulla hakijalla tai työntekijällä on kaikki virkaan vaadittavat tekniset/ammatilliset lisenssit, jotka hakija on maininnut hakemusaineistossaan tai hakuprosessissa, mukaan lukien tällaisten lisenssien hallussapidon tarkistaminen
• Valtion tai liittovaltion laki tai määräykset, ammattiyhdistykset, lisensointiyksiköt tai sopimuskumppanit voivat asettaa tietyille henkilöille lisävaatimuksia taustaselvitystarkastuksiin (esimerkiksi Medicare Exclusion/FACIS-tarkastus). Näissä tapauksissa asianomaisen henkilön ja osaston on sovitettava tällaisen tarkistuksen tarve yhteen Talent Acquisition -yksikön kanssa.

Ovatko rikostuomiot esteenä työllistymiselle yliopistossa?

Ei. Rikostuomion tai muun löydöksen olemassaolo ei johda automaattiseen hylkäämiseen hakijoista. Kaikkia rikostuomioita ei pidetä työhön liittyvinä, ja päätökset rikostuomioista ja työllistymisestä tehdään tapauskohtaisesti. Yliopisto ottaa löydökset huomioon siinä määrin kuin ne liittyvät hakijan soveltuvuuteen työhön siinä tehtävässä, jota hakija on hakenut, ja niitä voidaan harkita seuraavien tekijöiden perusteella:

• Rikoksen (rikosten) luonne ja vakavuus,
• Aika tuomiosta, rangaistuksen suorittamisesta tai muusta korjaavasta toimenpiteestä kulunut aika, ja
• Relevanssin aste suhteessa tehtävään, johon hakijaa harkitaan/työntekijä toimii.

On odotettavissa, että on olemassa yliopiston virkoja, joihin yliopiston julkinen luottamus ja maine vaikuttavat, ja löydösten arvioinnissa on välttämättä otettava huomioon nämä tekijät.

Kandidaateilla on oikeus saada käyttöönsä yliopiston tarkistamat luotto- ja/tai rikostaustatiedot sekä kuvaus löydösten arvioinnista; yhteenveto näistä oikeuksista sisältyy taustatarkastuslupaan ja -tiedotteeseen. Lisäkysymyksiä varten pyydämme ehdokkaita ottamaan yhteyttä henkilöstöhallinnon Talent Acquisition -yksikköön numerossa 541-346-5512.

Akatemian vapaus ja sananvapaus ovat ratkaisevan tärkeitä akatemian elämässä. Akateemisen vapauden tai ensimmäisen lisäyksen oikeuksien ilmaisemiseen liittyviä havaintoja tarkastellaan sen mukaan, miten tärkeitä nämä arvot ovat akateemisessa yhteisössä. Muut tuomiot tarkastellaan kaikkien löydösten arviointia varten määriteltyjen tekijöiden perusteella (ks. kysymys 8).

Mitä minun on tehtävä antaakseni luvan taustatarkastukseen työllistymistä varten?

Tehtäviin hakevien on annettava yliopistolle lupa taustatarkastusten tekemiseen. Finalisti saa sähköpostitse ilmoituksen taustatarkastusvaatimuksesta, ja hänelle toimitetaan valtuutus- ja ilmoituslomakkeet.

Finalistilta pyydetään tunnistetietoja, mukaan lukien muut käytetyt nimet, sosiaaliturvatunnus ja syntymäaika, ajokortin numero, kaikki osoitteet seitsemältä edelliseltä vuodelta ja tuomiohistoria.

Jos kieltäydyn pyydetystä taustatarkistuksesta, pystynkö työskentelemään yliopiston palveluksessa?

Ei valitettavasti. Työnhakijat, jotka eivät osallistu taustatarkastukseen täysimääräisesti tai jotka antavat epätarkkoja tietoja taustatarkastuksessa, suljetaan pois tehtävään hakeutumisen harkinnasta. Hakijat voivat kieltäytyä antamasta lupaa taustatarkastukseen; tällöin taustatarkastusta ei suoriteta, mutta hakijaa ei oteta jatkoharkintaan.

Kuinka kauan taustatarkastuksen käsittely kestää?

Taustatarkastukset valmistuvat yleensä kolmessa työpäivässä. Joillakin lainkäyttöalueilla, erityisesti itärannikolla, saattaa kulua enemmän aikaa.

Kandidaatit, jotka ovat asuneet ulkomailla, saattavat tarvita kansainvälisen tarkistuksen matkan kestosta ja tarkoituksesta riippuen (esim. opiskelijoilta, jotka ovat olleet opiskelemassa ulkomailla lukukauden, mutta jotka eivät ole koskaan muuttaneet pysyvää osoitettaan, ei välttämättä vaadita kansainvälistä tarkistusta). Kansainvälisten tarkastusten käsittelyyn kuluu ylimääräistä aikaa.

Miten tiedän, että taustatarkastus on suoritettu onnistuneesti?

Hyväksyville viranomaisille ja osastojen HR-yhteyshenkilöille ilmoitetaan sähköpostitse, kun finalistit ovat suorittaneet taustatarkastusprosessin onnistuneesti. Voit ottaa yhteyttä osastokohtaiseen HR-yhteyshenkilöön saadaksesi päivityksen.

Kuka vastaa taustatarkastuksen tuloksen tarkastelusta ja tekee päätöksen finalistin palkkaamisesta yliopistoon?

Henkilöstöhallinnon tehtävänä on arvioida löydökset alustavasti, jotta voidaan varmistaa, että löydöksiä koskevat päätökset tehdään johdonmukaisesti ja että ne perustuvat puolustettavaan, työtehtäviin liittyvään analyysiin ja että niissä otetaan huomioon rikoksen luonne ja asiayhteys.

Miten päätökset tehdään, kun taustatarkastus antaa löydöksiä?

Jos löydöksiä on, henkilöstöhallinto tarkastaa taustaraportin kysymyksessä 8 esitettyjen kriteerien perusteella. Henkilöstöhallinto ilmoittaa lopulliselle hakijalle havainnosta (ennakkoilmoitus haittatoimenpiteistä), antaa hänelle mahdollisuuden tutustua täydelliseen raporttiin ja neuvoo häntä FCRA:n mukaisista oikeuksistaan. Henkilöstöhallinto pyytää myös finalistia vahvistamaan, että raportti koskee häntä, ja pyytää finalistia toimittamaan lisätietoja harkittavaksi.

Tämän vaiheen jälkeen henkilöstöhallinto tekee alustavan päätöksen siitä, liittyykö havainto riittävästi työhön, jotta se voidaan arvioida seuraavalla tasolla. Jos henkilöstöhallinnolla ei ole riittävästi tietoa tehtävän vaatimuksista tämän päätöksen tekemiseksi, se pyytää lisätietoja palkkaavalta yksiköltä. Jos havainnot todetaan olennaisesti työhön liittyviksi tai jos tietoja ei ole riittävästi tällaisen määrittelyn tekemiseen, henkilöstöhallinto antaa havainnoista suosituksen rehtorille (kun kyseessä on virkasuhteessa oleva tai muu kuin virkasuhteessa oleva opettajakunta), vararehtorille (kun kyseessä on tutkimuskunta, joka ei ole virkasuhteessa oleva opettajakunta) tai alueelliselle vararehtorille (kun kyseessä on henkilökunta) tai näissä tehtävissä toimivien henkilöiden nimeämille henkilöille. Suositus sisältää myös sen, onko edellä mainittujen kriteerien soveltamisen perusteella perusteltua sulkea pois kyseisestä tehtävästä.

Miten minulle ilmoitetaan, jos ehdollinen tarjous peruutetaan rikollisen taustatarkastuksen tulosten vuoksi?

Jos ehdollinen työtarjous päätetään peruuttaa, henkilöstöhallinto ilmoittaa hakijalle, että häntä ei voida täyttää tehtävään taustatarkastuksen epätyydyttävien tulosten perusteella, ja antaa lopulliselle hakijalle kaikki vaaditut ilmoitukset Fair Credit Reporting Actin ja/tai muiden sovellettavien lakien mukaisesti, mukaan lukien oikeus tutustua raporttiin ja se, miten hän voi ottaa yhteyttä virastoon tai virastoihin, jotka ovat toimittaneet taustatarkastuksen tulokset (haitta-ilmoitus).

Pidetäänkö taustaselvitykseni luottamuksellisena koko työsuhteeni ajan yliopistossa?

Taustaselvityksen tuloksena kerättyjä tietoja pidetään arkaluonteisina, ja niiden luovuttaminen on rajoitettu niihin henkilöihin, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Tallenteet säilytetään yliopiston henkilöstöosastolla yliopiston asiakirjojen säilytysaikataulun mukaisesti.

Olen työskennellyt yliopistolla pitkään enkä ole koskaan suorittanut taustaselvitystä? Täytyykö minun suorittaa sellainen säilyttääkseni työpaikkani? Entä jos haen uutta tehtävää tai hyväksyn ylennyksen?

Tämänhetkisten työntekijöiden osalta työntekijän aloitteesta tapahtuvat muutokset työsuhteessa (esim. hakemus kilpailutettuun rekrytointiin tai uuden toimen hyväksyminen suoran nimityksen kautta) edellyttävät taustatarkastusta, jos uusi tehtävä on merkitty taustatarkastusta vaativaksi tai vaadittua tarkastusta (vaadittavia tarkastuksia) ei ole aiemmin tehty. Työsuhteen muutokset, jotka yliopisto käynnistää harkintansa mukaan (esim. työtehtävien muutos, siirto uusiin tehtäviin sopeutumisen vuoksi, osallistuminen lomautusprosessiin, suoran nimityksen tekeminen uudelleenrekrytointipoolin kautta), eivät yleensä edellytä taustatarkistusta, ellei uusi tehtävä aiheuta työehtosopimusten tai osavaltion tai liittovaltion lainsäädännön mukaisia vaatimuksia.

Yliopisto pidättää itsellään oikeuden tehdä taustatarkistuksia myös nykyisille työntekijöille, jos sillä on siihen kohtuulliset perusteet. Esimerkkejä ovat:

• työpaikalla on sattunut välikohtaus
• jos itse ilmoittaa rikollisesta toiminnasta tai jos yliopisto saa tiedon tällaisesta toiminnasta
• toisen tai täydentävän tehtävän lisäämisestä.

Taustatarkastuksen aikana paljastuneet tiedot voivat olla perusteena kurinpidolliselle kurinpitokeinolle, jota sovelletaan nykyiseen työntekijään. Sellaisen hakijan taustatarkastus, joka on myös nykyinen työntekijä, voi vaikuttaa nykyisen työntekijän työsuhteeseen, erityisesti jos hän ei ilmoita itseään kokonaan.

Olen yliopiston nykyinen työntekijä ja suoritin hiljattain taustatarkastuksen, tarvitseeko minun suorittaa toinen taustatarkastus sivutoimista työpaikkaani varten yliopistolla?

Jos nykyiselle työntekijälle on hiljattain tehty taustatarkastus ja häntä harkitaan toissijaiseen tai täydentävään tehtävään, joka on nimetty taustatarkastusta vaativaksi, tarkastuksen tuloksia tarkastellaan uudelleen sen kannalta, onko niillä merkitystä toissijaisen tai täydentävän tehtävän kannalta.