Kun on kyse päivittäisen aikataulun tekemisestä, useimmat ihmiset kuuluvat jompaankumpaan kahdesta leiristä:
- The Overscheduler: Heidän kalenterinsa näyttävät lastentarhaikäisen sormimaalaukselta. Kokoukset menevät päällekkäin kokousten kanssa, kun taas muistutuksia tapahtumista, tauoista, tehtävistä ja uusista kokouksista tulee kuin uudenvuodenaattona. Heidän päivänsä määräytyvät heräämisestä iltarutiineihin.
- Minimalisti: Tunnetaan myös nimellä ”Uneksija”. Heillä on yksi tai kaksi toistuvaa tapahtumaa, mutta paljon valkoista tilaa, joten he ovat ”vapaita” (ainakin paperilla) pitkiä aikoja.
Ongelma on, että molemmat näistä lähestymistavoista ovat kauheita omasta syystään.
Ylimitoitettu aikataulu ei jätä aikaa väistämättömille ”kiireellisille” työtehtäville, jotka ilmaantuvat. Yksi tehtävä kestää kauemmin kuin oletit (kiitos suunnitteluvirheen) ja koko päiväsi ajautuu kaaokseen.
Ja minimalisti? He ovat yksinkertaisesti siirtäneet aikataulunsa johonkin muuhun muotoon – todennäköisesti tehtävälistaan, aikataulusovellukseen tai sarjaan vihaisia sähköpostiviestejä, joissa kysytään: ”Missä tämä on?”
Totuus on, että hyvä päivittäinen aikataulu on onnistuneen elämän suunnitelma. Tieto siitä, mitä sinun on tarkoitus tehdä (ja milloin), luo tarkoituksen, merkityksen ja keskittymisen tunteen. Se auttaa sinua välttämään viivyttelyä, pysymään motivoituneena ja hallitsemaan aikaasi oikein.
Valitettavasti harva meistä pystyy hallitsemaan päiviään täysin. Sen sijaan tarvitset jotain joustavaa. Tarvitset päivittäisen aikataulun mallin.
Tässä oppaassa käsittelemme, miten menestyneimmät perustajat, luovan työn tekijät ja syvälliset ajattelijat käyttävät mallinnettua lähestymistapaa päiväänsä pysyäkseen keskittyneinä, järjestäytyneinä ja tuottavina (ja miten sinä voit tehdä saman omalle päivällesi!)
- Miten teet tehokkaan päiväaikataulun viidessä vaiheessa
- Aloita päiväsi tärkeimmällä työlläsi
- Kartoita täydellinen päiväaikataulusi henkilökohtaisen ”tuottavuuskäyräsi”
- Kokeile sirkadiaanista rytmiäsi
- Käytä henkilökohtaisia tuottavuustietojasi kartoittaaksesi ”tuottavuuskäyrääsi”
- Käytä ”ajan estämistä” siirtyäksesi reaktiivisuudesta ajan hallintaan
- Säädä käytettävyytesi minimiin, jonka pystyt (10-15 minuuttia)
- Seuraa virtaustasi (sekä tehtävien että energian)
- BONUS: Tee säännöllinen kalenteritarkastus tyhjentääksesi kuolleen ajan
- Viimeiseksi, pidä kaikki aikasitoumuksesi samassa paikassa
Miten teet tehokkaan päiväaikataulun viidessä vaiheessa
- Aloita päiväsi tärkeimmillä töilläsi
- Kartoita täydellinen päiväaikataulusi henkilökohtaisen ”tuottavuuskäyrän” mukaan
- Käytä ”ajan estämistä” siirtyäksesi reaktiivisuudesta aikasi hallintaan
- Säädä käytettävyytesi minimiin (10-15 minuuttia)
- Seuraa virtaustasi (sekä tehtävien että energian osalta)
- BONUS: Tee säännöllinen kalenteritarkastus tyhjentääksesi kuolleen ajan
Valmis todella ottamaan aikasi takaisin hallintaasi? RescueTime on maailman tehokkain ajanseuranta- ja tuottavuustyökalu. Ota selvää, miten se voi auttaa ja rekisteröidy ilmaiseksi jo tänään!
Aloita päiväsi tärkeimmällä työlläsi
Menestyneimmät ihmiset tekevät johdonmukaisesti tärkeimmän työnsä ensin.
Tämä voi tarkoittaa ”sammakon nielemistä” (eli vaikeimman tehtävän pois tieltä) tai ajan varaamista mielekkäälle työlle ennen kaikkea muuta. Mitä he eivät tee, on aloittaa päivä häiriötekijöillä, tunteiden laukaisijoilla ja stressillä (eli sähköpostilla, sosiaalisella medialla ja Slackilla).
Kuten Farnam Streetin perustaja Shane Parrish selittää:
”Jos nousisin aamulla ylös ja tarkistaisin ensimmäisenä sähköpostin, antaisin muiden sanella päiväni prioriteetit.”
Tästä on lukuisia hienoja esimerkkejä käytännössä, mutta yksi suosikeistani tulee perustajalta ja akateemikolta Kevin Taylorilta, joka asettaa päivittäin toistuvia aikablokkeja kirjoittamiselle aamulla:
Kuten Taylor selittää:
”Jos olet kuten useimmat, aikataulutat ensin sen, mitä muut vaativat sinulta, ja vasta myöhemmin etsit kalenterista tyhjiä aukkoja, joihin voisit ’mahduttaa’ sen, mikä on sinulle tärkeää. (Onnea keskittymisajan löytämiseen tällaisessa ’reaktiivisesti suunnitellussa’ kalenterissa.)
”Käännä sen sijaan paradigma toisinpäin suunnittelemalla ensin se, mikä on sinulle tärkeää.”
Se, että teet itsellesi toistuvan sitoumuksen ensimmäisenä aamulla, aloittaa päiväsi oikealla aikomuksella ja varmistaa, että tapahtuipa mitä tahansa muuta tahansa, olet tehnyt jotakin merkityksellistä.
Mutta ehkä vielä tärkeämpää on, että tämä on yleensä päivän tehokkain aika. Useimmilla ihmisillä energia on luonnostaan korkeammalla aamulla ja häiriötekijöitä on vähemmän, mikä tarkoittaa, että voit todella paneutua tärkeään työhön.
Kirjan Rest: Why You Get More Done When You Work Less:
”Kaksi tuntia, jolloin voit todella paneutua ongelmaan, tuottaa ratkaisuja, jotka ovat parempia kuin jos käyttäisit 10 tuntia palavereiden ja Slack-kanavilla pomppimisen hajottamana.”
Tällaisen edistyksen aikaansaaminen aiheuttaa motivaation ja tuottavuuden dominoefektin, joka kantaa koko loppupäivän.
Jos haluat työkalun, joka auttaa sinua sitoutumaan tähän aikaan, kokeile RescueTime-kalenteri-integraatiota. Lisää vain #focustime aamulohkon otsikkoon päivittäisessä aikataulumallissasi ja kaikki häiritsevät verkkosivustot (kuten sosiaalinen media, uutiset ja viihde) estetään sen ajaksi.
Loppujen lopuksi sinun ei aina tarvitse tietää tarkalleen, mitä teet tänä aikana. Riittää, kun vain sitoudut parhaita tuntejasi mielekkääseen työhön.
Kartoita täydellinen päiväaikataulusi henkilökohtaisen ”tuottavuuskäyräsi”
Syy siihen, että useimmat menestyneet ihmiset omistavat päivän ensimmäiset tunnit mielekkäälle työlle, on se, että silloin heidän energiatasonsa on korkeimmillaan. Pienellä työllä voit kuitenkin käyttää samaa lähestymistapaa sovittaaksesi loput päivittäisestä aikataulustasi energiatasojesi mukaan.
Me kaikki käymme läpi energiavaihteluita koko päivän ajan, kiitos jonkin, jota kutsutaan vuorokausirytmiksemme. Tämä on sisäinen kello, joka lähettää mielemme ja kehomme läpi valppauden ja uneliaisuuden hetkiä.
Valinta onnistuneeseen päiväaikataulun malliin on sovittaa energiatasosi siihen, millaista työtä teet.
Kun energiamme on alhaalla, olemme vähemmän luovia, meidän on vaikeampi tehdä päätöksiä ja stressaannumme ja hukkumme helpommin. Toisaalta tutkimukset osoittavat, että olemme jopa 500 % tuottavampia, kun energiamme on korkealla ja pääsemme flow-tilaan.
Miten siis huomaat, milloin energiatasosi ovat luonnostaan korkeammalla ja milloin matalammalla päivän aikana?
Kokeile sirkadiaanista rytmiäsi
Suurimmalla osalla ihmisistä on samanlainen sirkadiaaninen rytmi koko päivän ajan.
Herättyämme ja murtauduttuamme univajeesta energiatasomme alkavat luonnollisesti nousta. Noin kello 10 aamulla olemme saavuttaneet huippukeskittymiskykytasomme, jotka ratsastavat luonnolliseen lounaan jälkeiseen energiasyöksyyn kello 13-13 välisenä aikana.
Iltapäivällä energiatasomme nousevat jälleen, kunnes ne laskevat jälleen joskus kello 21-11 välisenä aikana, jolloin useimmat meistä menevät nukkumaan.
Voit siis esimerkiksi luoda päivittäisen aikataulun mallin, joka noudattaa tätä kaavaa:
- Korkeaa energiaa vaativaa työtä noin puoleenpäivään asti
- Puheluita, kokouksia ja sähköposteja kello 1-3
- Vapaata aikaa kiireellisille tehtäville tai useammille kokouksille päivän loppuun asti
Tämä on ihan hyvä alku, mutta entä jos se ei sovi sinulle tai jos haluat olla tarkempi?
Käytä henkilökohtaisia tuottavuustietojasi kartoittaaksesi ”tuottavuuskäyrääsi”
Sen sijaan, että luottaisit itseraportointiin tai mielialaseurantaan, on paljon helpompaa (ja tarkempaa) käyttää RescueTimen kaltaista ajanseurantatyökalua keräämään tietoja automaattisesti puolestasi.
Tietojen keräämisen jälkeen RescueTime-kojelauta näyttää sinulle, mihin sovelluksiin, työkaluihin, verkkosivustoihin ja projekteihin käytät aikaa, milloin olet tuottava (tai hajamielinen), sekä toimintojesi trendit ja paljon muuta.
Käyttötapauksessamme tuottavuustrendit viikon aikana -raportti näyttää, milloin olet todennäköisimmin tuottava ja milloin hajamielinen tiettynä päivänä. Tämä on kohdassa Raportit > Tuottavuus > Kellonaika.
Katsomalla tätä raporttia saamme selkeän päivittäisen trendin tuottavuudesta ja häiriötekijöistä, joten voimme luoda päivittäisen aikataulun mallin, joka vastaa sitä:
- Keskittynyt, pää alaspäin suuntautunut aika ruuhka-aikoina
- Kokoukset, puhelut ja sähköpostit, kun energiatasot ovat alhaalla
- Tauot, kun olet todennäköisimmin laskusuhdanteessa
Sisällöllisesti siirrymme siitä, että suunnittelet päiväsi ajan mukaan, siihen, että suunnittelet sen energiasi mukaan.
(Tutustu täydelliseen oppaaseemme siitä, miten löydät tuottavimmat aikasi täältä!)
Käytä ”ajan estämistä” siirtyäksesi reaktiivisuudesta ajan hallintaan
Tuottavuuskäyräsi on kartta siitä, miten voit täyttää kokonaisen päivän päivittäisen aikataulusi mallissa.
Tämä ei ole sama kuin Ylisuunnittelijan päiväaikataulu, joka täyttää päivänsä muiden ihmisten prioriteeteilla. Sen sijaan tämä on malli siitä, milloin olet sopivin tekemään tietyntyyppisiä töitä.
Yksi esimerkki tällaisesta päiväaikataulun mallista käytännössä on se, mitä suunnittelija Jessica Hische kutsuu ”Ultrascheduleksi”:
Tämä päiväaikataulun malli on ikään kuin luuranko, jonka päälle rakennat viikkosi. Ja jos sovitat sen päivittäiseen tuottavuuskäyrääsi, tiedät, että käytät aikaasi mahdollisimman tuottavasti.
Hischelle tämä tarkoitti maanantain pitämistä ”hallintopäivänä” tavanomaisia puheluita ja kokouksia varten, kun taas keskiviikkoisin ja perjantaisin varataan aikaa ”analogiseen työskentelyyn”:
”On aikataulutettuja aikoja, joiden aikana voin uppoutua täysin sähköpostiin, ja lopun päivää pakotan itseni sivuuttamaan sen. Ennen kaikkea on aikataulutettuja aikalohkoja, jolloin wlanini on pois päältä.”
Yksi tämän lähestymistavan parhaista puolista on se, että se auttaa sinua visualisoimaan ihanteellisen työpäiväsi – tärkeä taito, jota kirjailija Ryan Holidayn mukaan harva meistä harrastaa:
”Niin monilla ihmisillä on suuria tavoitteita tulevaisuutta varten. Minusta on parempi tietää, miltä oma täydellinen päivä näyttää. Sitten voit kysyä itseltäsi jokaisen tilaisuuden ja valinnan kohdalla: viekö tämä minut lähemmäs vai kauemmas?”
Vaikutus ei ole vain siinä, että tiedät, mitä sinun pitäisi tehdä, vaan siinä, että se auttaa sinua sanomaan ei asioille, jotka vievät ideaalipäivästäsi. Kuten suunnittelija Brad Frost selittää:
”Kokouskutsun hyväksyminen edellyttää, että otan aikaa pois jostain muusta, ja nyt se on todella visualisoitu.”
Voit käyttää tekniikkaa nimeltä Time Blocking (ajan estäminen) luodaksesi oman päivittäisen aikataulusi mallin esimerkiksi näin. Tutustu vaiheittaiseen oppaaseemme täältä.
Säädä käytettävyytesi minimiin, jonka pystyt (10-15 minuuttia)
Kun mielekäs aamu- ja päiväaikataulusi malli on asetettu ja sovitettu tuottavuuskäyrääsi, seuraava kysymys on: Miten mahdutat väistämättömät tehtävät, tapaamiset, tapaamiset ja vastuualueet, jotka ryömivät paikalle ja vievät päiväaikataulusi sekaisin?
Ideaalinen päiväaikataulu suojaa aikaasi. Facebookin tuotepäällikölle Fidji Simolle tämä tarkoittaa kokousten oletusaikojen muuttamista mahdollisimman vähäisiksi:
”Monet ihmiset eivät tarkista, kuinka paljon aikaa johonkin asiaan pitäisi realistisesti varata. He vain oletusarvoisesti käyttävät 30 minuuttia pienelle keskustelulle ja 60 minuuttia suuremmalle keskustelulle. Tämä vaikuttaa osaltaan siihen, että kalenterit näyttävät sveitsiläiseltä juustolta.”
Simo asettaa sen sijaan kokousten vähimmäisaikatauluksi 10-15 minuuttia (Elon Musk jakaa tunnetusti koko päivänsä 5 minuutin pätkiin). Näin kokouksen varaaja voi pyytää lisää aikaa, jos kokee tarvitsevansa sitä.
Tällöin sekä sinä että kokouksen järjestäjä ovat vastuussa siitä, kuinka paljon aikaa todella tarvitset. (Mikä on hyvä paikka aloittaa, kun korjaamme pakkomiellettämme kokouksiin).
Simo suosittelee myös puskureiden asettamista kokousaikojen ympärille sekä tarkoituksellisten vapaiden aikavälien varaamista päivääsi viime hetken yllätyksiä varten. Näin et suhtaudu naiivisti häiriötekijöihin, joita kohtaat varmasti.
Google-kalenterissa (kuten myös monissa muissa kalenterisovelluksissa) voit jopa muuttaa kokousten oletusarvoisen keston ja lisätä automaattisia puskureita.
Tehokasta päivää ei hallitse 60 minuutin kokouksen tyrannia. Kuten Simo selittää:
”Olen keskittynein, kun määrittelen oman agendani verrattuna siihen, että annan muiden määrätä agendani.”
Seuraa virtaustasi (sekä tehtävien että energian)
Oikein tehtynä päivittäisen aikataulusi pitäisi antaa sinulle vauhtia, ei viedä sitä.
Unohdamme kuitenkin usein ajatella mielentilaamme, kun suunnittelemme kokouksia, tapahtumia tai tehtäviä. Ajattele kuitenkin sitä kognitiivista hyppäystä, joka tarvitaan, kun siirrytään syvällisen ajattelun harjoituksesta, kuten uuden ominaisuuden koodaamisesta, päivittäisiin catch-up-puheluihin.
Amerikkalaisen psykologiyhdistyksen mukaan tämänkaltaisista siirtyvistä tehtävistä toipuminen voi viedä melkein 40 prosenttia tuottavasta ajastamme.
Vaikka puhuimmekin jo energiavirtasi suojelemisen tärkeydestä (ja oikeiden tehtävien sovittamisesta energiatasollesi sopivan suuruisiksi), sinun on oltava tietoinen myös tehtäväsi virtauksesta.
Aivomme tarvitsevat aikaa päästäkseen tehtävävirtaan. Mutta kun ne ovat lämmenneet, on helpompi jatkaa ja pysyä motivoituneena.
Kirjailija Paul Jarvisille tämä tarkoittaa, että hän ”pilkkoo” päivänsä toimintojen mukaan. Iltapäivä voi olla omistettu pelkästään kirjoittamiselle, kun taas aamu voi olla asiakaspalvelua.
”Mitä pidempään voit keskittyä yhdenlaiseen tehtävään, sitä nopeammin saat sen tehtyä. Kun ryhmittelen kaiken kirjoittamiseni yhteen aamuun, voin kirjoittaa 5-6 artikkelia yhdellä kertaa.”
Tämä on myös sitä, mitä Y Combinatorin Paul Graham kutsuu ”Maker Time”-ajaksi – pitkiä ajanjaksoja, joita tarvitaan kognitiivisesti vaativien tehtävien, kuten kirjoittamisen tai koodaamisen, parissa työskentelyyn (verrattuna Manager Time -aikaan, joka pilkotaan lyhyisiin pätkiin).
Kun täytät päivittäisen aikataulusi mallin tehtävilläsi ja to-do:llasi, yritä ryhmitellä samankaltaisia tehtäviä yhteen. Ja kun on aika tehdä varsinainen työ, varmista, että olet keskittynyt ja vapaa häiriötekijöistä.
On olemassa paljon työkaluja, jotka voivat tukea tehtävien kulkua. Neljän tunnin työviikon kirjoittajalla Tim Ferrissillä on puhelin lentokonetilassa 80 % ajasta. Kun taas RescueTimen FocusTime-ominaisuus voi estää häiritseviä sivustoja ja ilmoituksia suistamasta sinua raiteiltaan.
Henkilökohtaisesti käytän FocusTimea mielelläni Pomodoro-istuntoihin, joissa työskentelen intensiivisesti 25-30 minuuttia ja pidän sitten lyhyen tauon.
BONUS: Tee säännöllinen kalenteritarkastus tyhjentääksesi kuolleen ajan
Tämä päivittäisen aikataulun malli ei merkitse mitään, jos kalenterisi on jo täynnä toistuvia kokouksia ja tehtäviä.
Useimmat ihmiset käyttävät kalenteriaan eteenpäin suuntautuvana työkaluna suunnitellakseen tulevaa. Mutta se on myös loistava työkalu pohdintaan. Kalenteriauditointi on yksinkertainen harjoitus, jossa käydään läpi ja tarkastetaan aiemmat velvoitteet.
Joka kolmas kuukausi Facebookin tuotepäällikkö Fidji Simo tekee kalenteriauditoinnin selvittääkseen:
- aikaa, jonka hän käytti kuhunkin projektiin
- miten hänen aikansa jakaantui tapaamisiin yksittäisten johtajien kanssa vs. suuriin kokouksiin
- prosenttiosuus ajasta, jonka hän käytti rekrytointiin vs. johtamiseen ja rakentamiseen
Tämän datan avulla hän näkee, vastaavatko käytetyt varat aikansa aikomuksiaan. Ja jos ei, hän mukauttaa.
”Kaikki muut kalenterissani olevat asiat olivat vähemmän tärkeitä, mutta veivät enemmän aikaa perintösyistä.”
”Oli toistuvia kokouksia, jotka eivät enää vaatineet läsnäoloani, kokouksia, joissa piti tehdä päätöksiä vähemmän tärkeistä aiheista, jne…”
RescueTime-kalenteri-integraatio antaa nopean kuvan siitä, paljonko käytät aikaa työskentelyyn päivittäin, kokousten kokonaisajasta, keskimääräisestä tuottavuudestasi ja siitä, saavutitko päivittäiset tavoitteesi vai et.
Katso viikoittainen tai kuukausittainen aikataulusi juuri nyt. Kuinka monia näistä toistuvista tapaamisista voisi lyhentää tai romuttaa?
Ovatko aikasitoumuksesi sopusoinnussa tavoitteidesi kanssa?
Jos eivät, on aika ottaa ne tunnit takaisin.
Viimeiseksi, pidä kaikki aikasitoumuksesi samassa paikassa
Saattaa tuntua hyvältä ajatukselta erottaa henkilökohtainen ja ammatillinen kalenterisi toisistaan, mutta tämä on pelkkää hankaluutta, kun sitoumukset menevät päällekkäin. Käytä sen sijaan värikoodausta toimintojen erottamiseksi toisistaan tai luo erilainen ”mallikalenteri”, jotta asiat pysyvät siisteinä.
Voit ajatella kalenteriasi suurena tyhjänä purkkina. Jokainen lisäämäsi tehtävä – oli se sitten henkilökohtainen tai ammatillinen – täyttää tilaa. Ja vaikka sinä saattaisit määrittää tehtäville eri tärkeystasoja, kalenterisi ei tee niin.
Tunti on tunti riippumatta siitä, mihin käytät sen.
Valmis ottamaan aikasi todella takaisin hallintaasi? RescueTime on maailman tehokkain ajanseuranta- ja tuottavuustyökalu. Ota selvää, miten se voi auttaa ja rekisteröidy ilmaiseksi jo tänään!
