Käytätkö kansioita töissä, kotona tai koulussa papereiden ja tietojen säilyttämiseen?
Etsitkö apua tietojen järjestelemiseen niin, että ne ovat helposti saatavilla?
Tässä postauksessa tarjoan pari tapaa, joilla voit järjestää irtolehtikansiota.
Ennen kuin aloitamme, tarvitset haluamallasi rengaskoolla varustetun kansion, läpinäkyviä muovisia kansiohylsyjä, kansion jakajia, taskukansioita, irtolehtipaperia tai muuta paperia ja kolmen reiän rei’ittäjäkoneen.
- Harkitse, miten aiot käyttää kansiota.
- Luo osiot.
- Valitse kansioiden järjestämismenetelmä.
- ”File-as-you-go”-menetelmä.
- ”Jako ja työ”-menetelmä.
- Kirjoita aina päivämäärä irtolehtipaperin yläosaan.
- Säilytä tärkeät tai usein käytetyt asiakirjat kansiossa etupuolella.
- Muista säätää paperit huolellisesti kansilehden takaosaan ennen sen sulkemista.
Harkitse, miten aiot käyttää kansiota.
Missä aiot käyttää kansiota?
Käytätkö kansiota koulussa, kotonasi vai töissä?
Kuljetetaanko sitä paikasta toiseen vai pysyykö se yhdessä paikassa ja onko sillä pysyvä säilytyspaikka?
On tärkeää pitää nämä tiedot mielessä, sillä ne määräävät sen, miten olet vuorovaikutuksessa kansiossa olevien tietojen kanssa ja miten käytät niitä.
Lisäksi haluat löytää parhaan tekniikan, jolla voit viitata kansiosi sisältöön.
Jos esimerkiksi aiot usein kirjoittaa ja muokata papereita, on järkevää yksinkertaisesti säilyttää paperit suoraan itse kansiossa.
Toisaalta, jos aiot usein viitata vain papereihin, etkä kirjoita niihin, voi olla järkevämpää sijoittaa paperit läpinäkyviin muovisiin kansiohylsyihin.
Luo osiot.
Se on nyt aika kehitellä eri osiot kansioosi. Käytä muutama minuutti aikaa ideoidaksesi erilaisia osioita kansioosi. Käytä paperilappua ja kirjoita ajatuksesi muistiin. Älä koe, että sinun on pakko pitäytyä ensimmäisessä laatimassasi osioluettelossa.
Muokkaa luetteloa vapaasti lisäämällä, poistamalla tai muokkaamalla osioita ja järjestämällä ne niin, että ne sopivat hyvin tarpeisiisi.
Onko sinulla vaikeuksia päästä alkuun osioiden kanssa? Voit järjestää ne luokan tai kurssin, projektin, kellonajan, päivämäärän, aakkosjärjestyksen, oppiaineen, yksilön ja niin edelleen.
Kun olet saanut listan valmiiksi, kirjoita kunkin osion nimi selvästi uuteen kansiojakajaan; voit käyttää työhön kynää tai pysyvää tussia, tai voit halutessasi jopa tulostaa tarrat.
Jos sinulla on jo kasa arkistoitavia papereita, käytä hetki aikaa kaiken erottamiseen omiin osioihinsa ja arkistointiin jakajan taakse.
Sitten voit vain laittaa koko pinon kerralla kansio-osioon (varmista, että rei’ittämättömät paperit on rei’itetty kolmella reiällä).
Jos sinulla ei ole vielä papereita, jotka haluat sijoittaa kansioihin, siirry yksinkertaisesti seuraavaan vaiheeseen.
Valitse kansioiden järjestämismenetelmä.
Lomake-lehtiset kansiot saavat usein huonon maineen epäsiistien papereiden loukkuina. Paperia on loppujen lopuksi niin paljon, miten vain pitää nuo numeroimattomat paperit järjestyksessä, varsinkin kun pitää säilyttää muistiinpanoja ja pitää tyhjät sivut saatavilla?
Tässä on kaksi menetelmää, joita voit kokeilla:
”File-as-you-go”-menetelmä.
Valmistele välilehdet kansioosi tarpeen mukaan. Aseta pino tyhjää irtolehtipaperia kansilehden viimeisen sivun taakse. Poista paperiarkkeja sitä mukaa, kun tarvitset niitä, ja arkistoi ne pois, kun olet lopettanut kurssin/kurssin/työn. Voit arkistoida paperit jakajaosioon uusimmasta viimeisimpään tai päinvastoin.
”Jako ja työ”-menetelmä.
Valmistele jakajat kansioosi. Aseta yhtä paljon tyhjää irtolehtipaperia kuhunkin jako-osioon. Aina kun sinun on työskenneltävä tietyssä kansio-osastossa, käänny vain kyseisen osaston puoleen ja ota sieltä pala paperia. Kun olet lopettanut muistiinpanojen tekemisen, järjestä paperit haluamallasi tavalla jakajien takaosaan uusimmasta uusimpaan tai päinvastoin.
Tässä on muita tärkeitä vinkkejä, jotka kannattaa pitää mielessä:
Kirjoita aina päivämäärä irtolehtipaperin yläosaan.
Jos sinulla sattuu olemaan sarja irtolehtipapereita, kirjoita jokaiseen irtolehtipaperiin päivämäärä ja sen jälkeen, montako arkkia sarjassa on, kuten 1/5, 2/5, 3/5 ja niin edelleen. Näin kohteita on helppo seurata, jos irtolehtipaperit irtoavat toisistaan.
Säilytä tärkeät tai usein käytetyt asiakirjat kansiossa etupuolella.
Kansiossa voit säilyttää annettavat tehtävät kansiossa etutaskussa ja esimerkiksi opetussuunnitelmat tai referenssimateriaali läpinäkyvässä muovitaskussa.
Muista säätää paperit huolellisesti kansilehden takaosaan ennen sen sulkemista.
Siten varmistat, etteivät paperit jää puristuksiin, repeydy tai muuten irtoile, kun avaat ja suljet kansilehden.
