Keskeisten tietojen korostaminen Excelin ehdollisen muotoilun avulla

Jos menet mihin tahansa toimistoon, löydät todennäköisesti Microsoft Excelin käyttäjän. Se on hyödyllinen liikeanalyysityökalu, jos sitä käytetään oikein. Monien taulukkolaskentataulukoiden ongelmana on, että kaikki solut näyttävät samalta. Avaintietoja joutuu metsästämään. Tässä opetusohjelmassa näytän, miten Excelin soluja voidaan korostaa useilla menetelmillä. (Lataa esimerkkilaskentataulukko Resurssit-osiosta.)

Näen rutiininomaisesti tämän skenaarion. Saat joltakulta laskentataulukon, jossa on satoja samannäköisiä tietorivejä. Kaikki on muotoiltu samalla tylsällä tavalla. Mutta ovatko tiedot samoja? Onko soluarvoja, jotka poikkeavat muista? Onko jotain keskiarvon ulkopuolella? Nämä ovat tyypillisiä kysymyksiä, joita käyttäjillä on, kun he avaavat taulukkolaskentataulukkoja.

Excelin solujen muotoileminen ehtojen perusteella

Sen sijaan, että lukija joutuisi läpikäymään jokaisen solun, voit antaa ohjelmiston tehdä jalkatyötä käyttämällä ehdollista muotoilua. Näin Excel voi soveltaa määriteltyä muotoa soluihin, jotka täyttävät tietyt kriteerit. Nämä säännöt voit itse määritellä.

Tavoitteena on saada tärkeät tiedot erottumaan, jotta löydät ne helpommin.

Excel tekee jo osan tästä puolestasi. Esimerkiksi kun muotoilet numeroita, on vaihtoehtoja negatiivisten lukujen näyttämiseksi punaisella. Tämä on esimerkki valmiiksi määritetystä muotoilusta.

Ohjelmalla voit jopa käyttää muotoiluvaihtoehtoja yksittäisissä soluissa tai riveillä. Yksinkertaisin tapa on antaa Excelin soveltaa ehdollista muotoilua, jos se täyttää tietyt ehdot tai paikat. Tässä käytetään ”Solun arvo on”-menetelmää.

Joitakin solun arvon korostusesimerkkejä ovat:

• Sovelletaan punaista täyttöä, jos arvo on alle 50
• Sovelletaan kursivoitua, lihavoitua kirjasintyylin tyyliä, jos arvot ovat väliltä 70 ja 90
• Vihreän kirjasinvärin käyttöä, jos tekstissä lukee ”Montana”.”
• Korosta arvoja, jotka ovat yhtä suuria kuin 15
• Käytä keltaista täyttöä päällekkäisiin arvoihin
• Lisää nuoli ylös -kuvake solun arvoihin, jotka ovat suurempia kuin 10 %

Excelin avulla voit myös käyttää kaavoja ehdolliseen muotoiluun. Yksi Excel-kaavojen etu on, että voit viitata arvoihin muualla laskentataulukossa. Alla olevassa esimerkissä pyydän, että jos arvo B2:ssa on suurempi kuin arvo C2:ssa, sovelletaan vihreää taustaväriä.

Microsoft on parantanut tätä ominaisuutta huomattavasti vuosien varrella, ja nykyään se antaa jo valmiiksi suosittuja esimerkkejä, joten sinun ei tarvitse turvautua kaavoihin niin paljon. Alla on muutamia suosittuja esimerkkejä.

Excelin ehdollisen muotoilun soveltaminen

Uuden muotoilusäännön lisääminen on helppoa. Vaikeinta on löytää, mitä haluat korostaa laskentataulukossasi. On hyödyllistä miettiä yleisösi tarpeita ja sitä, mitä toimia he saattavat tehdä.

Esimerkki 1: Tietyn numeron yläpuolella olevien solujen korostaminen

Jos haluat seurata mukana, tässä on esimerkki 1 esimerkkilaskentataulukosta. Korostan valitut solut, jos osavaltion väkiluku ylittää tai on yhtä suuri kuin 2 % Yhdysvaltain väestöstä.

1. Avaa esimerkkilaskentataulukko state-counts-cf.xlsx ja napsauta välilehteä Esimerkki 1.
2. Klikkaa solua F2.
3. Valitse koko sarake painamalla Ctrl + Shift + ↓.
4. Klikkaa Aloitus-välilehdeltä Ehdollinen muotoilu -painiketta.
5. Valitse pudotusvalikosta Korosta solun säännöt.
6. Sivuvalikosta valitse Suurempi kuin…

1. Säädä arvo Muotoile solut, jotka ovat SUUREMMAT KUIN: -kentässä.

Huomaa: Excel esitäyttää tämän kentän korostettujen solujen nykyisten arvojen perusteella.

1. Syötä haluamasi arvo. Meidän tapauksessamme se on 2,0 %. Excel alkaa korostaa soluja puolestasi.
2. Klikkaa näppäimistön_nuoli_alas-kolmiota tehdäksesi värivalinnan.

Huomautus: Voit luoda erilaisen kaavion valitsemalla Mukautettu muotoilu…

1. Klikkaa OK.

Tulosten pitäisi nyt näkyä sovellettuna.

Esimerkki 2: 10 tärkeimmän merkinnän korostaminen

Yksi suosituimmista pyynnöistä on löytää tärkeimpiä merkintöjä, olipa kyse sitten tietystä määrästä tai prosenttiluvusta. Tämä on esimerkki yhdestä Excelin esiasetetuista tai sisäänrakennetuista muodoista. Toisin sanoen sinun ei tarvitse syöttää tiettyjä arvoja kuten esimerkissä 1. Nämä esiasetukset on rakennettu yleisten kohteiden ympärille, joita ihmiset etsivät, kuten Top 10 tai keskimääräistä huonommin menestyneet. Etuna on se, että sinun ei tarvitse tehdä matematiikkaa.

Tässä esimerkissä haluan korostaa 10 parasta osavaltiota Yhdysvaltain edustajainhuoneen paikkojen mukaan sarakkeessa D.

1. Avaa osavaltioiden lukumäärän mukaan-cf.xlsx-esimerkkitaulukko ja napsauta Esimerkki 2 -välilehteä.
2. Klikkaa solua D2.
3. Valitse koko sarake painamalla Ctrl + Shift + ↓.
4. Klikkaa Aloitus-välilehdeltä Ehdollinen muotoilu -painiketta.
5. Valitse Ehdollinen muotoilu -pudotusvalikosta Ylä-/alasäännöt.
6. Valitse sivuvalikosta Top 10 Items…
7. Valintaikkunassa Top 10 Items (Top 10 Items) säädä tarvittaessa lukumäärää tai värimaailmaa.
8. Klikkaa OK.

Esimerkki 3: Näytä tietopalkit värisävytyksen sijasta

Toinen käyttökelpoinen vaihtoehto on ”tietopalkkien” käyttö. Tämä on toinen visualisointityyppi, jota voit käyttää. Keskeinen ero datapalkkimuodossa on se, että se näkyy kaikissa soluissa sen sijaan, että se täyttäisi tietyn ehdon.

Esimerkiksi Excel pitää tekstiarvon taustalla. Minusta tämä voi olla häiritsevää. Tässä esimerkissä monistin %-muutos-sarakkeen, mutta käskin Excelin olla laittamatta tietoarvoa sarakkeeseen I. Tuloksena on vain datapalkki.

Datapalkkimuoto ei toimi hyvin kaikkien tietotyyppien kanssa. Tämä on hyvä esimerkki eri formaattien kokeilemisesta sen selvittämiseksi, mikä toimii parhaiten tiedoillesi. Tämä pätee erityisesti, jos sinulla on negatiivisia arvoja tai tiukka vaihteluväli.

1. Avaa state-counts-cf.xlsx -esimerkkitaulukko ja napsauta välilehteä Esimerkki 3.
2. Klikkaa solua I2.
3. Valitse koko sarake painamalla Ctrl + Shift + ↓.
4. Klikkaa Aloitus-välilehdeltä Ehdollinen muotoilu -painiketta.
5. Valitse Ehdollinen muotoilu -pudotusvalikosta Data Bars.
6. Valitse sivuvalikosta Lisää sääntöjä…

1. Valitse Muokkaa säännön kuvausta: -kohdassa ruksi Näytä vain tietopalkki.

>Klikkaa OK.

Esimerkki 4: Rivin korostaminen

Poikkeavien solujen korostaminen on hienoa, mutta joskus, jos laskentataulukko on suuri, et ehkä näe värillisiä soluja, koska ne ovat näytön ulkopuolella. Näissä tilanteissa auttaa koko rivin korostaminen. Näin tiedät, mitkä rivit ovat tärkeitä riippumatta siitä, mitä sarakkeita tarkastelet. Tämä toimii parhaiten, kun sinulla on 1 ehdollinen.

Tärkeä ero tässä on se, että emme korosta saraketta vaan koko laskentataulukkoa. Näin saamme riviefektin.

1. Avaa esimerkkilaskentataulukko state-counts-cf.xlsx ja napsauta välilehteä Esimerkki 4.
2. Klikkaa solua I2.
3. Valitse kaikki rivit painamalla Ctrl + Shift + ↓ + →.
4. Klikkaa Aloitus-välilehdeltä Ehdollinen muotoilu -painiketta.
5. Valitse Uusi sääntö…
6. Muokkaa muokkaussääntöä -moduulissa valitse Käytä kaavaa sen määrittämiseksi, mitkä solut muotoillaan.
7. Muotoile arvot, joissa tämä kaava on tosi: kirjoita kriteerisi.

1. Klikkaa Muotoile… -painiketta soveltaaksesi korostusväriä.
2. Hyväksy väri napsauttamalla OK.

Yllä olevassa esimerkissä pyydän korostamaan kaikki rivit, joissa sarakkeen F (Prosenttiprosentti USA:n väestöstä yhteensä) arvo on suurempi kuin 2 %. Korostusväri on vihreä. Käytän myös sekoitettua soluviittausta asettamalla kaavaan $-merkin ennen F2:ta.

outlined_flag Vihje: Jos et ole varma, että kaava on oikea, voit aina testata sitä toisessa sarakkeessa. Voisin esimerkiksi kirjoittaa soluun H2 tämän kaavan =$F2>20%. H2-solun arvoksi tulisi joko TRUE tai FALSE. Sitten voisit kopioida kaavan alaspäin sarakkeeseen varmistaaksesi, että sait odotetun tuloksen.

1. Klikkaa OK.

Etsitään ehdollisia kaavamerkintäsääntöjä

Joskus meille annetaan taulukkolaskentataulukko, ja näet korostettuja soluja tai rivejä. Mutta… missä ovat ehdolliset muotoilusäännöt, vai onko joku muotoillut nämä solut manuaalisesti? Onneksi Excel tarjoaa tavan nähdä ehdollisen muotoilun säännöt. Voit seurata esimerkkilaskentataulukkoa tai käyttää omaa taulukkoa.

1. Avaa laskentataulukko.
2. Klikkaa Aloitus-välilehdeltä Ehdollinen muotoilu.
3. Valitse pudotusvalikosta Hallitse sääntöjä….

1. Valitse Ehdollisten muotoilusääntöjen hallinnassa työarkkisi.
2. Klikkaa OK.

Yllä olevassa esimerkissä näet säännön, jota käytin rivin korostamiseen. Tästä voit lisätä säännön, muokata sääntöä tai poistaa sen.

Vinkkejä & Temppuja

Tässä artikkelissa käsiteltiin vain joitakin tapoja, joilla voit käyttää ehdollista muotoilua. Paras tapa oppia on kokeilla joitakin tietoja, olipa kyseessä sitten oma tai esimerkkilaskentataulukko. Tässä muutamia muita vinkkejä sinulle:

• Voi olla useita sääntöjä samassa sarakkeessa. Saatat esimerkiksi haluta, että eri vaihteluvälin arvot ovat eri värejä.
• Leikkiä eri formaateilla nähdäksesi, mikä tyyppi toimii parhaiten datallesi.
• Jos saat odottamattomia tuloksia, tarkista, suoritetaanko useita ehtoja ja missä järjestyksessä. Järjestystä on ehkä muutettava.
• Voit asettaa datapalkkien vaihteluvälejä. Jos sinulla on esimerkiksi % Täydellinen -sarake, voit asettaa alueeksi 0-1.
• Voit poistaa ehdollisen muotoilun säännöt Tyhjennä säännöt -vaihtoehdon avulla.
• Käytä sääntöjä sen jälkeen, kun olet syöttänyt tiedot. Joskus päällekkäisiä sääntöjä syntyy, kun lisäät rivejä.

Excelin ehdollinen muotoilu voi tehdä taulukoista hyödyllisempiä, jos sitä käytetään oikein. Ihmiset eivät tuhlaa aikaa tärkeiden muutosten tai sen ”neulan heinäsuovassa” etsimiseen.”

Lisäresurssi

• Aloittelijoiden opas Exceliin XLOOKUP
• How to Use Excel VLOOKUP
• How to Use IF Function. Excelissä
• How to Create an Excel Pivot Table

Vastuuvapauslauseke: Kuvat Amazon Product Advertising API:sta. Saatan saada affiliate-palkkion näistä tuotteista, jos ostat. Päivitetty: 2021-03-25