Kun suunnittelet yritystapahtumia ja kokouksia, löydät nopeasti maailman täynnä mahdollisuuksia lähes jokaiseen tapahtuman osa-alueeseen – tapahtumapaikkaan, koristeisiin, ruokaan, aktiviteetteihin ja muuhun. Näin monet mahdollisuudet voivat helposti aiheuttaa informaation ylikuormitusta ja vaikeuttaa päätöksentekoa. Jos haluat varmistaa, että jokainen päätös, jonka teet tapahtuman suunnitteluprosessin aikana, auttaa luomaan osallistujille yhtenäisen kokouksen, teeman määritteleminen voi olla hengenpelastaja. Tapahtuman teeman määrittelemisellä varhaisessa vaiheessa ja sen noudattamisella koko prosessin ajan on useita etuja, muun muassa:
Tukee tapahtuman viestiä
Teema voi olla yllättävän tehokas tapa tuoda tapahtuman viesti esille ja saavuttaa sidosryhmien tavoitteet. Sanotaan esimerkiksi, että tapahtuma keskittyy pitkän aikavälin tavoitteen käynnistämiseen, ja tapahtuman tavoitteena on innostaa työntekijöitä katsomaan tulevaisuuteen, jotta he tekevät tänään päätöksiä, jotka tukevat menestystä huomenna. Tässä tapauksessa tulevaisuusaiheinen tapahtuma olisi ihanteellinen tapa korostaa viestiä tavalla, joka on osallistujille hauska. Päivän aikana kutomillasi elementeillä voit tuoda esiin pitkän aikavälin tavoitteen, jota organisaatio tavoittelee, ja korostaa samalla, miten tärkeää on pitää tulevaisuuden tila päällimmäisenä mielessä.
2. Minkälainen tapahtuma on? Luo yhtenäisen osallistujakokemuksen
Tapahtumaa edeltävästä viestinnästä tapahtumapäivään ja tapahtuman jälkeiseen jälkiseurantaan, teema auttaa luomaan tapahtumallesi ainutlaatuisen ja tunnistettavan brändin. Ihmisaivot käsittelevät tietoa järjestämällä sen kategorioihin, joten käyttämällä teemaa tarjoat osallistujille yhtenäisen kokemuksen, joka sitoo kaiken yhteen.
Jokainen valitsemasi teemaa tukeva elementti auttaa yhtenäistämään tapahtumaa. Valitse elämyksellinen aktiviteetti, joka tukee teemaa, valitse siihen sopiva ruoka, valitse jopa kuljetus, joka liittyy teemaan jotenkin. Esimerkiksi: Järjestät yrityskokouksen, jonka tavoitteena on parantaa tuottavuutta ja moraalia monien osastojen kesken. Olet valinnut vesiteeman. Tuon yhteenkuuluvuuden luomiseksi:
- Tapahtumapaikka on valtameren tai suuren vesistön rannalla
- Tarjoatte valtamerestä inspiroituneita juomia ja ruokia
- Värimaailmanne on sekoitus sinisiä sävyjä, joita käytetään koko tapahtumaa edeltävässä viestinnässä, tapahtuman verkkosivustolla ja esitteissä, ja tapahtumapäivän materiaaleissa
- Sinulla on varattu vene tuomaan osallistujat lentokentältä tapahtumapaikalle
- Viestin viemiseksi kotiin valitsemasi elämyksellinen aktiviteetti jakaa vesiteeman ja tukee tavoitteita, jotka haluat saavuttaa
Koska teema oli määritetty, kaikki nämä osatekijät voitiin valita koko suunnitteluprosessin ajan, jotta ne myötävaikuttivat osallistujille tarjottavaan yhtenäiseen kokemukseen. Olipa valitsemasi teema sitten omituinen tai vakava, se sitoo kaiken yhteen ja tekee tapahtumasta ikimuistoisen.
Valitsee osallistujia sitoutumaan ja innostumaan
Tapahtuman teema on loistava tapa synnyttää innostusta ennen tapahtumaa ja pitää osallistujat sitoutuneina, kun he ovat paikalla. Voit antaa osallistujille asteittain vihjeitä siitä, mikä teema on, käyttämällä tapahtumaa edeltävää viestintää ja saada heidät innostumaan siitä, mitä on luvassa. Sen jälkeen he viettävät päivän etsien niitä elementtejä ja pieniä yksityiskohtia, jotka liittyvät teemaan, mikä tekee tapahtumasta mukaansatempaavan ja jakamisen arvoisen kokemuksen.
Pelillistäminen ei ole vain tapa tehdä yritystapahtuman ohjelmasta hauskempi – se voi olla ainutlaatuinen tapa tuoda keskeiset viestit esille ja kehittää hyödyllisiä taitoja osallistujien keskuudessa. Tehokkaasti toteutettuna pelillistäminen auttaa osallistujia tuntemaan, että he uppoutuvat täysin tapahtumakokemukseen, ja välittää samalla väsyneitä taktiikoita, joita osallistujat odottavat, kuten puhujia, jäänmurtajia, taikureita tai koomikoita. Jos harkitset pelillistämisen lisäämistä tulevaan yritystapahtumaan, käytä aikaa tämän artikkelin osatekijöiden pohtimiseen, jotta voit laatia suunnitelman tapahtumasi tehokkaasta ja onnistuneesta pelillistämisestä.
Hauskoja kokousaiheideoita
Nyt kun olemme selvittäneet, miksi kokousaihe on tärkeä, tässä on muutamia hauskoja kokousaiheita, joita tapahtuma-alan ammattilaiset käyttävät yleisesti ja joista osallistujat pitävät hyvin, jotta pääset alkuun:
|
|
Johtopäätökset
Juuri oikean teeman keksiminen, joka liittyy tapahtuman tavoitteisiin, voi olla hauskaa – ja kun olet kerran tehnyt alustavan päätöksen, on paljon helpompi päättää kaikenlaisista tapahtuman osatekijöistä. Kun sinulla on vankka teema, joka liittyy tapahtuman tavoitteisiin, se helpottaa elämääsi ja johtaa myös tapahtumaan, joka on hauska ja osallistujia mukaansatempaava ja jossa sidosryhmien tavoitteet saavutetaan tehokkaasti.
