Mitä on tapahtumajärjestäminen?

Kaikilla liike-elämän aloilla on joitakin termejä, joiden määritelmästä ei ole koskaan täysin varma. Tapahtumanhallinnan osalta määritelmä on kuitenkin helppo. Tapahtumanhallinta on pohjimmiltaan tapahtuman suunnitteluprosessi. Kyseessä on kaikenlainen tapahtuma, olipa kyseessä sitten henkilökohtainen, virtuaalinen tai hybriditapahtuma. Se on synonyymi tapahtumasuunnittelulle ja kokoussuunnittelulle. Aivan kuten nämä muutkin termit, kunkin projektin laajuus ja yksityiskohdat vaihtelevat muun muassa toimialan ja yrityksen koon mukaan. Mitä tapahtumanhallinta sitten on?

Tapahtumanhallinta on tapahtumasuunnittelua

Tapahtumasuunnittelusta käytetään monia eri nimiä. Joitakin tapahtumasuunnittelijoita kutsutaan hallinnollisiksi avustajiksi, toisia tapahtumakoordinaattoreiksi ja toisia tapahtumateknikoiksi. Mitä yhteistä kaikilla näillä nimikkeillä on? Henkilöt osallistuvat jossain määrin tapahtuman suunnitteluun. Olivatpa tapahtumat sisäisiä tai ulkoisia, suuria tai pieniä, henkilökohtaisia tai virtuaalisia, ne kaikki on suunniteltava.

Virtuaalisten tapahtumien hallinta

Nykyaikaisessa uudessa ympäristössä meidän on täytynyt oppia hallitsemaan henkilökohtaisten tapahtumien lisäksi myös virtuaalisia ohjelmia. Virtuaalitapahtumien hallinta vaatii samoja vaiheita kuin henkilökohtaisen tapahtuman hallinta, mutta lisähaasteena on varmistaa, että sisältö on kaksi kertaa niin kiehtovaa. Henkilökohtaisissa tapahtumissa matkustaminen, verkostoituminen ja ilmainen ruoka ovat lisäbonuksena, mutta virtuaalitapahtuma on pitkälti riippuvainen sisällöstään pitääkseen osallistujat sitoutuneina. Kun hallinnoit virtuaalitapahtumaa, varmista, että puhujasi ovat valmistautuneet esittämään sisältönsä virtuaalisesti ja että sisältö on mielenkiintoista ja tiivistä.

Tapahtumanhallinnan eri näkökohdat

Täydellisen tapahtuman rakentaminen

Se alkaa yksinkertaisesti. Teemasta. Suunnitelma. Tavoite. Tapahtumallasi on alusta alkaen tarkoitus, joka ohjaa sisältöä, puhujia ja tapahtumapaikkaa. Seuraavaksi on aika luoda perusasiat. Sinun on rakennettava brändätty tapahtumasivusto, joka houkuttelee kävijöitä osallistumaan tapahtumaasi. Nykyään on helpompaa kuin koskaan rakentaa kauniisti suunniteltu verkkosivusto vain ymmärtämällä tapahtumasivuston perusteet. Sitten tarvitset turvallisen maksujenkäsittelyn, jotta osallistujat voivat maksaa tapahtumat helposti.

Promotion Across Channels with Automation

Jos kukaan ei tiedä tapahtumastasi, miten he ilmoittautuvat? Siksi promootio on niin tärkeää. Katso inspiraatiota The Best Ways to Promote Your Event for inspiration. Kohdennettu sähköpostimarkkinointi on loistava tapa mainostaa tapahtumia, kun sinulla on laaja tietokanta. Muita tapoja mainostaa? Sosiaalinen media on edelleen yksi parhaista ilmaisista promootiokanavista.

Osallistujien tiedottamisen ja viestinnän hallinta

Tapahtuman tarkoitus on aina luoda yhteyksiä. Tapahtumanhallintaan ei kuulu vain liinavaatteiden tai oikean virtuaaliteknologian tarjoajan valinta, vaan myös kontaktien hallinta niin hyvin kuin mahdollista. Tapahtuman aikana keräät liidit, jotka siirtyvät myyntiin. Nämä liidit ovat ratkaisevassa asemassa, kun on kyse tapahtuman ROI:n osoittamisesta.

Measuring Your Success to Prove Event ROI

Tapahtumanhallinta ei pääty tapahtumaan. Koko tapahtuman ajan on tärkeää todistaa onnistuminen ja tunnistaa parannuskohteet. Koko prosessin aikana saadut tiedot auttavat sinua tässä. Live-kysely on loistava tapa selvittää, mitä mieltä osallistujat olivat tapahtumasta.

Sitä varten on tekniikkaa

Tapahtumanhallinnassa on kyse uskomattoman kokemuksen kokoamisesta, yhteyksien helpottamisesta, liidien lisäämisestä myyntiputkeen ja onnistumisen osoittamisesta. Se on vaikeaa työtä, jossa pyöritetään loputtomasti lautasia ja työskennellään kellon ympäri, jotta osallistujille voidaan luoda unohtumaton hetki. Siitä voidaan tehdä hieman helpompaa hyödyntämällä teknologiaa, etenkin kun suunnitellaan virtuaalitapahtumaa tai hybriditapahtumaa. Vaikka monet suunnittelijat turvautuvat muistilappuihin ja taulukkolaskentataulukoihin, on olemassa tekniikkaa, joka säästää tunteja ja vie tapahtumat uudelle tasolle. Lue, millainen tapahtumateknologia voi auttaa sinua menestymään artikkelista Kuinka valita oikea tapahtumanhallintateknologia.