Miten voit voittaa tiesi japanilaisessa yrityskulttuurissa

Japanilaisen yrityskulttuurin koukeroiden ymmärtäminen ei ole mikään vitsi. Tämä artikkeli on tarkoitettu muille kuin japanilaisille työntekijöille, jotka haluavat saada yhteyden japanilaisiin työtovereihinsa. Jos haluat kunnostautua ”kaishan” (sana, joka tarkoittaa japaniksi ”yritystä”) jäsenenä, sinun on ymmärrettävä japanilaisen yrityskulttuurin taustalla oleva sosiaalinen ja kulttuurinen tausta.

Käsittelemme ”japanilaisen työtavan” käsitettä, joitakin filosofioita ja viestintävälineitä sekä joitakin neuvoja muille kuin japanilaisille työntekijöille. Toivottavasti siis tämän artikkelin lopussa tiedät, miten voit voittaa tiesi japanilaisessa yrityskulttuurissa.

JAPANILAINEN TYÖTAPA

Japanilaiselle työnteko ei ole vain palkan saamista vastineeksi tehtävien suorittamisesta. Kyse on todellisesta omistautumisesta yritykselle, jolle työskentelee, joka vastavuoroisesti myöntää elinikäisen työsuhteen kaikille työntekijöilleen, tai ainakin näin oli tapana olla 60- ja 70-luvuilla.

Tämä ajattelutapa, jossa työhön panostetaan koko sydämellä ja sielulla, jotta voidaan kunnostautua koko kokonaisuuden hyväksi, on peräisin shintolaisuudesta, konfutselaisuudesta ja buddhalaisuudesta. Vaikka asiat muuttuvat hitaasti ajan myötä, ei voi olla huomaamatta tämän kulttuuriperinnön sivutuotetta japanilaisessa yrityskulttuurissa. Se vaikuttaa kaikkeen siitä, miten ihmissuhteita kehitetään, lopputuotteen tai -palvelun laatutasoon ja työ- ja yksityiselämän tasapainoon.

Joitakin esimerkkejä japanilaisesta työtavasta ovat:

Kikubari

Empatia, epäitsekkyys, yhteisöllisyys.

Tälle käsitteelle ei ole suoraa käännöstä, mutta yllä olevien sanojen pitäisi auttaa sinua saamaan käsityksen siitä, mitä se merkitsee. Ihmisten tarpeiden tiedostaminen ja niiden mukaan toimiminen ennen kuin niitä pyydetään on osa japanilaista ”omotenashia” eli vieraanvaraisuutta.

Top-Notch Quality

Parhaan saavuttaminen ensimmäisellä yrittämällä saattaa tuntua japanilaiselta tavalta (varsinkin jos olet joskus ollut täällä opettajana). Älä unohda, että täydellisyyttä ei voi saavuttaa ilman kokeilu ja erehdys -lähestymistapaa. Askel askeleelta -lähestymistapa, joka saa sinut oppimaan virheistäsi (vaikka joutuisit pyytämään anteeksi niiden tekemistä), on tärkeää japanilaisessa kulttuurissa, jossa virheiden tekeminen ei ole vain hyväksyttävää vaan välttämätöntä kehittymisen kannalta.

Palvelus Zangyou – Ylityö

Lähde pois vasta, kun sinusta tuntuu, että olet saavuttanut tehtävänsä ja että olet antanut kaikkesi. Jäämällä pitkäksi aikaa voit oppia lisää ja saavuttaa täydellisyyden. Joissakin tilanteissa sinun ei kuitenkaan tarvitse tehdä ylitöitä, vaikka sinua pyydettäisiinkin. Koska tämä on arkaluonteinen ja laaja aihe, meillä on sitä käsittelevä erillinen artikkeli Palkattomat ylityöt Japanissa, josta löydät hyödyllisiä vinkkejä.

Gemba

Termi Gemba tarkoittaa ”varsinaista paikkaa” eli paikkaa, jossa työtä tehdään tai arvoa luodaan. Saadaksesi vastauksia sinun on mentävä todelliseen paikkaan, hankittava todelliset faktat, kysyttävä ja opittava. Yritysympäristössä tämä tarkoittaa sitä, että voit voittaa esimiehesi luottamuksen, jos ”menet gembaan”.

Näytä heille, että olet vastuussa ja mene suoraan tarkistamaan itse, mikä on ongelma siellä, missä sillä on eniten merkitystä. Näin et sorru siihen virheeseen, että katsot vain tuloksia ja arvioit pintapuolisesti, mitä on tapahtunut. Sen sijaan sinulla on mahdollisuus ymmärtää ongelman todellinen lähde. Jos haluat tietää lisää tästä käsitteestä, voit tutustua tähän artikkeliin ”Mikä on Gemba: Definitions and tools”, jossa kuvataan, miten ”Gemba-kävelyt” toteutetaan yrityskontekstissa.

Miten nämä käsitteet muuntuvat organisaation sisäisiksi prosesseiksi?

5S

Tämä ohjausjärjestelmä auttaa työntekijöitä asettumaan menestykseen.

Miten?

Rakentamalla joukko parhaita käytäntöjä, joiden avulla työympäristö pysyy kustannustehokkaana ja tehokkaana tai paremminkin valmiina, kuin tyhjä kankaalle, sujuvaan ja turvalliseen päätöksentekoprosessiin.

5S tarkoittaa: ”Sort”, ”Set in Order”, ”Shine”, ”Standardize” ja ”Sustain”. Se saa yritykset tunnistamaan, mitkä asiat ovat välttämättömiä työtilassa, miten ne varastoidaan tai järjestetään tehokkaasti, miten alue pidetään virheettömänä, luodaan standardointi ja lopuksi tarkastellaan ja ylläpidetään kutakin prosessia. Jos haluat syventyä aiheeseen tarkemmin, tutustu tähän artikkeliin aiheesta Miten 5S otetaan käyttöön työssä.

PDCA

PDCA on lyhenne, joka tulee sanoista ”Plan” (suunnittele), ”Do” (tee), ”Check” (tarkista) ja ”Action” (toimi). Sen tarkoituksena on varmistaa prosessin hallinta ja luoda jatkuva parantaminen. Sitä voidaan soveltaa missä tahansa ympäristössä, yrityksessä ja missä tahansa roolissa.

”Suunnittelussa” on kyse tavoitteiden asettamisesta yrityksen etujen mukaisesti, toimintasuunnitelman luomisesta ja aikataulusta näiden toimien toteuttamiseksi.

”Tekemisessä”, niin suoraviivaiselta kuin se kuulostaakin, on kyse siitä, että suunnitelmasi pannaan toimeen ja samalla tehdään asianmukaiset muutokset.

Sen jälkeen suoritetaan edellisten vaiheiden ”Tarkastus”.

Viimeiseksi ”Toiminta”-vaiheessa on toimittava arvioinnin tuloksen perusteella.

Kaizen

Tapa, jolla japanilainen yritys kasvaa, on päivittäisten pienten askelten kautta. Ei tarvita vallankumousta. Sen sijaan suositaan tasaista ja jatkuvaa parantamista kustannustehokkuuden lisäämiseksi ja paremman ja turvallisemman työympäristön luomiseksi.

Tätä lähestymistapaa sovelletaan yrityksen kaikilla tasoilla yksinkertaisesta työpisteestä kokonaiseen prosessiin. Kaikki ovat siitä vastuussa, toimistotyöntekijästä toimitusjohtajaan. Kaikki työntekijät osallistuvat yrityksen parantamiseen. Tätä konseptia on sovellettu monilla aloilla standardoitujen prosessien parantamiseksi. Yksi näkökulma, johon sillä puututaan, on kaikenlaisen jätteen vähentäminen. Tällaisia ovat esimerkiksi ylituotanto, joutokäynti, liiallinen liikkuminen ja resurssien liiallinen käyttö.

Viestinnän väline: Horenso

Viimeinen lyhenne, josta aion puhua, on luultavasti arvokkain tieto, joka sinun on hallittava saadaksesi lipun sujuvaan integroitumiseen japanilaiseen yrityskulttuuriin.

Toisin kuin länsimaisissa yrityksissä, japanilaisissa yrityksissä ei luoda prosesseja eikä jaeta työntekijöille erityisiä rooleja, joiden kautta tiedot kulkevat ennalta määrätyllä ja säännellyllä tavalla. Tämä ekosysteemi perustuu keskinäiseen luottamukseen, harmoniaan ja vapaaehtoiseen osallistumiseen. Näin tiedon jakaminen tapahtuu saumattomasti inhimillisen vuorovaikutuksen kautta enemmän kuin sähköpostin tai yrityksen sosiaalisten verkostojen kautta.

Horenso on termi, joka kattaa kolme japanilaisessa yrityskulttuurissa käytettyä viestintävälinettä : Hokoku, Renraku ja Sodan.

Hokoku

Tehtävien tämänhetkisen tilan tai viimeaikaisten muutosten raportoiminen projektissa. Se on osa aiemmin mainitsemaani keskinäisen avun ja yhteistyön käsitettä. Sen lisäksi se voi olla hyvä tilaisuus saada arvokkaita neuvoja esimieheltäsi. Puhumattakaan siitä, että tämä jatkuva suullinen ja kirjallinen raportointi rakentaa molemminpuolista luottamusta.

Renraku

Tietopalojen yhdistäminen aukkojen täyttämiseksi. Se voi olla mitä tahansa pienistä tiedonpalasista, joita kaappaat keskustellessasi kollegojesi kanssa, yksityiskohdista kokouksesta, johon kollegasi ei osallistunut, mielenkiintoisista tarinoista tai mistä tahansa muusta, josta voi olla apua tai joka voi tarjota lisätietoa kollegojesi käyttöön. Jaa aina kaikki hyödyllinen tieto!

Sodan

Etsitään neuvoja ongelman ratkaisemiseksi. Pyydä esimiestäsi ideoimaan kanssasi ja varmista, että ongelma, jonka yrität ottaa esille, on yritykselle yhtä tärkeä kuin sinulle, muista, että kyse on aina molemminpuolisesta avusta!

Vinkkejä muille kuin japanilaisille työntekijöille

Kehitä ihmissuhteita

Vaihda kuulumisia työtovereidesi kanssa ennen töitä ja töiden jälkeen.

Työympäristön ulkopuolisten yhteyksien solmiminen on perustavanlaatuista japanilaisessa yrityksessä toimimisessa. Tietenkin varsinkin alussa kommunikointi voi olla vaikeaa, koska et välttämättä osaa puhua japania heti Japaniin laskeuduttuasi. Löydät vinkkejä siitä, miten voit voittaa kielimuurit työpaikallasi, blogimme toisesta artikkelista. Hyödynnä kaikki työn jälkeiset aloitteet, illalliset ja nomikai eli firman juomajuhlat syventääksesi suhdettasi työtovereihisi.

Tottua tiheisiin kokouksiin

Kun aloitat työskentelyn japanilaisessa yrityksessä, huomaat osallistuvasi useampiin kokouksiin kuin oletitkaan. Vaikka se saattaa tuntua sinusta ajanhukalta, se on kollegoillesi tärkeä hetki jakaa tietoa. Jokainen yksityiskohta tutkitaan, jotta varmistetaan, että kaikki ovat samalla sivulla. Kun tämä on tehty, toteutus voi edetä nopeasti ja sujuvasti.

”Ohayou Gozaimasu” & ”Otsukare Sama Desu”

Hyvää huomenta tai ”Ohayou Gozaimasu” äänekkäästi sanomalla on tärkeää aloittaa päiväsi ja kommunikoida työtovereidesi kanssa.

Entä sitten, kun lähdet toimistosta?

Käytä seuraavia kaavoja, kun haluat kertoa muille, missä olet. Jos lähdet ennen työtovereitasi, sano ”Osakini Shitsurei Shimasu”, joka tarkoittaa ”Anteeksi, että lähden aikaisemmin kuin sinä”. Jos sen sijaan lähdet päivän päätteeksi, sano ”Otsukare Sama Desu”, joka voidaan karkeasti kääntää ”Toivottavasti et ole liian väsynyt”. Molemmissa tapauksissa saat vastineeksi lämpimän ”Otsukare Sama”.

Pyydä anteeksi, paljon!

Anteeksi pyytämisessä ei ole mitään häpeällistä, päinvastoin, se on merkki rehellisyydestä ja rohkeudesta. Älä yritä perustella virheitäsi, ota täysi vastuu projektistasi ja tehtävistäsi. Saavutat kaikkien kunnioituksen.

Näytä arvostusta

Kollektiivisena yhteiskuntana keskinäinen apu on olennaisen tärkeää kaikkien hyvinvoinnin kannalta. ”Arigatou Gozaimasu” on tapa olla kiitollinen karmasta, jonka olet vaihtanut sinua auttaneen henkilön kanssa. Älä myöskään unohda mainita, mistä olet kiitollinen; avusta, valmennuksesta, ystävällisyydestä, älä anna arvostuksesi vaikuttaa tyhjältä. Japanilaisessa kulttuurissa on erittäin tärkeää eritellä, mistä olet kiitollinen.

Kääritään yhteen

Ei tämän lyhyen oppaan ole missään nimessä tarkoitus olla tyhjentävä. Itse asiassa kehottaisin sinua ”tekemään kotiläksysi” ja tutkimaan lisää japanilaisesta yrityskulttuurista. Jos haluat syventyä japanilaisiin perinteisiin, japanilaisilta työntekijöiltä odotettavaan arkikäyttäytymiseen ja jopa dialogisiin esimerkkeihin japanilaisessa yrityskonttorissa esiintyvistä tavallisista tilanteista sekä japaniksi että englanniksi, tutustu Takashi Kawatanin kirjoittamaan teokseen Winning Together at Japanese Companies. Tämä lyhyt opas auttoi minua paljon ensimmäisten kuukausieni aikana japanilaisessa yrityksessä.

Oletko töissä japanilaisessa yrityksessä? Millaisia kokemuksesi ovat tähän mennessä olleet ja mitä neuvoja antaisit muille samassa tilanteessa oleville? Perustin Live Work Play Japanin auttaakseni Japanissa olevia ulkomaalaisia löytämään oman versionsa menestyksestä. Kirjoitin myös ”The Smart Guide to Teaching English in Japan” -kirjan, jonka saat Amazonista pokkarina tai Kindle-kirjana.

Lisää artikkeleita kirjoittajalta Charlie Moritz