Muistiot

Toiminnot ja kohderyhmä

Muistio on lyhenne sanoista ”memorandum”, muistio on asiakirjatyyppi, jota käytetään viestimiseen muille saman organisaation työntekijöille. Muistioita (tai memorandoja) käytetään yleensä melko lyhyisiin, enintään yhden sivun mittaisiin viesteihin, mutta myös useamman sivun mittaisissa epävirallisissa raporteissa voidaan käyttää muistion muotoa.

Muotoilu

Muistioille on ominaista otsikko, joka sisältää rivit DATE (päiväys), TO (vastaanottaja), FROM (lähettäjä) ja SUBJECT (aihe). Muita rivejä, kuten CC tai BCC, voidaan lisätä tarpeen mukaan. SUBJECT-rivin sijasta voidaan käyttää RE-riviä (”Reference”), mutta tämä käyttö on käymässä harvinaisemmaksi, koska ”RE” sekoitetaan usein ”Reply”-riviin, koska sitä käytetään sähköpostissa.

• DATE: Luettele päivämäärä, jolloin muistio jaetaan.
• TO: Luettele muistion vastaanottajien nimet. Jos vastaanottajia on useita, on hyväksyttävää käyttää ryhmänimeä, kuten ”Kaikki työntekijät” tai ”Henkilöstövaliokunnan jäsenet”.
• FROM: Luettele kirjoittajan (kirjoittajien) nimi ja tehtävänimike.
• SUBJECT: Ajattele SUBJECT-riviä muistion otsikkona. Tee siitä täsmällinen, jotta lukijat voivat heti tunnistaa aiheen.

Nämä otsikot voivat olla kaksi- tai yksirivisiä, ja SUBJECT-rivi kirjoitetaan usein isoin kirjaimin. Lisäksi kohtien järjestys voi vaihdella. Monilla organisaatioilla on omat tyylisuosituksensa näissä asioissa. Jos näin ei ole, edellä mainittu järjestys, kaksirivinen, on yleisin.

Muistioiden tekstissä käytetään yleensä lohkomuotoista muotoa, jossa on yksiriviset rivit, ylimääräinen väli kappaleiden välissä eikä uusien kappaleiden sisennyksiä. Jos muistion muotoa käyttävä raportti kuitenkin venyy muutaman sivun mittaiseksi, sen luettavuuden parantamiseksi voidaan käyttää kaksoisväliä.

Organisaatio

Ammatillisen viestinnän lomakkeet järjestetään jommankumman strategian mukaisesti: Suora ja epäsuora.

• Suorassa organisointistrategiassa asiakirjan tarkoitus esitetään ensimmäisessä kappaleessa (joskus ensimmäisessä virkkeessä) ja annetaan sitä tukevia yksityiskohtia rungossa.
• Epäsuorassa organisointistrategiassa aloitetaan asiaankuuluvilla, huomion kiinnittämiseen tähtäävillä yksityiskohdilla, joissa ei mainita suoraan asiakirjan tarkoitusta. Tarkoitus paljastetaan viestin rungossa, yleensä tukevien yksityiskohtien välissä.

Suoraa lähestymistapaa käytetään hyvissä uutisissa tai rutiiniviestinnässä; epäsuoraa lähestymistapaa käytetään vakuuttavissa, myynti- tai huonoissa uutisviesteissä.

Suoraan ilmaistu tarkoitus on tervetullut hyvissä uutisissa tai rutiiniviesteissä, mutta sitä saatetaan pitää äkkinäisenä tai tunteetonta huonoissa uutisissa tai vakuuttavassa viestissä. Kun yleisö ei ole vastaanottavainen viestille, on parasta edetä tarkoitukseen vähitellen.

Kummassakin organisaatiotyypissä viimeiseen kappaleeseen sijoitetaan toimintatietoja (kuten määräaikoja tai yhteystietoja) tai kohtelias loppulause.

Organisaatiostrategia	Määrittely	Dokumentin tyyppi	Sisältö
			Esittely	Runko	Johtopäätös
Suora	Kirjoittaja pääsee nopeasti tavoitteeseen, joskus jo ensimmäisessä lauseessa.	Käytetään hyviin uutisiin tai rutiiniviestintään (yleisö on vastaanottavainen tai neutraali)	Tarkoitus	Tietoja	Toimintatieto tai kohtelias lopetus
Epäsuora	Kirjoittaja rakentaa vähitellen tarkoitukseen, joka ilmoitetaan päälauseessa.	Käytetään negatiivisissa, vakuuttavissa tai myyntiviesteissä (yleisö ei ole vastaanottavainen)	Relevantit, huomiota herättävät lausumat	Tarkoituslausuman väliin laitetaan yksityiskohtia.	Toimintatieto tai kohtelias lopetus

Esimerkki suorasta muistiosta

Esimerkki epäsuorasta muistiosta

Tyyli ja sävy

Muistioesimerkit ja toimintaohjeet muistioesimerkit ovat esimerkkeinä muodollisempaan sävyyn sävyltään laadituista asiakirjoista, useimmat muistiot ovat tyyliltään keskustelevia – hieman epävirallisia mutta silti ammattimaisia. Muistioiden kohderyhmänä ovat ne, joiden kanssa kirjoittaja työskentelee, joten kirjoitustyyli edellyttää yleensä suhdetta heihin (ja siksi tiettyä muodollisuuden puutetta); pitää vain muistaa, että suhde on ammattimainen, joten kirjoituksen tulisi heijastaa sitä. Lisäksi, kuten kaikissa työpaikan asiakirjoissa, kohderyhmään voi kuulua erilaisia lukijoita, ja tyylin ja sävyn tulisi olla sopiva kaikille heidän tekniselle ja auktoriteettitasolleen.

Yli epävirallinen	Yli muodollinen, tunkkaisen kuuloinen, sanavalmis	Tarkoituksenmukainen tasapaino
Hei, kaikki. Toivottavasti teillä oli hyvä viikonloppu. Tiedättehän ne palkinnot, joita jaamme silloin tällöin? Nyt on taas niiden aika!	Variety Craft Suppliesin tehtävänä on tarjota asiakkaille edullisia ja laadukkaita tarvikkeita sekä erinomaista asiakaspalvelua. Erinomaiseen asiakaspalveluun kuuluu asiantuntemus tarvikkeista, mutta se menee myös sitä pidemmälle. Kyse on oikeasta asenteesta asiakkaiden auttamista kohtaan. On aika palkita työntekijät, joilla on asiakaslähtöinen asenne.	Suorassa ja ytimekkäässä avauksessa kerrotaan muistion tarkoitus. Lähettäkää ehdokkaat neljännesvuosittaiseen asiakaspalvelun erinomaisuuspalkintoon 8. huhtikuuta mennessä. Auta meitä tunnistamaan loistavat työntekijät!

Yleisiä muistion kirjoittamistilanteita

Muistioita käytetään monenlaisissa työpaikkaviestintätilanteissa menettelytapojen ja käytäntöjen dokumentoinnista yksinkertaisiin ilmoituksiin. Alla on lueteltu joitakin yleisiä muistioiden tyyppejä:

• Käytännöt (muutokset ja uudet)
• Ohjeet
• Menettelyt
• Kuulutukset
• Matkaraportit

Jakelukanava

Muistioita saatetaan levittää manuaalisesti painetun välineen avulla organisaatioissa, joissa kaikilla työntekijöillä ei ole sähköpostin käyttömahdollisuutta. Organisaatioissa, joissa on mahdollisuus käyttää sähköpostia, muistiot voidaan jakaa sähköpostin liitetiedostoina.

Organisaatioissa, joissa sähköposti tavoittaa jokaisen työntekijän (tai jokaisen muistion kohderyhmään kuuluvan työntekijän), kirjoittajien on päätettävä, lähetetäänkö tiedon välittämiseksi muistio vai sähköpostiviesti. Tällaisissa tapauksissa kirjoittajien tulisi ottaa huomioon kolme tekijää: viestin luonne, sen yksityiskohtien syvyys/lukumäärä ja sen todennäköisyys, että se tulostetaan helpommin löydettäväksi. Tämäntyyppiset viestit tulisi kirjoittaa muistion muotoon ja liittää sähköpostiviestiin nopean (ja ympäristöystävällisen) jakelun varmistamiseksi:

• Viestit, joilla on virallinen aura, kuten uudet toimintaperiaatteet tai toimintaperiaatteiden tarkistukset.
• Viestit, jotka sisältävät paljon yksityiskohtia (kuten ohjeet monimutkaisen koneen kalibrointiin).
• Viestit, jotka vaativat viitteitä poissa tietokoneen äärestä (ja edellyttävät tulostettua kopiota). Sähköpostien painokopioissa käytetään yleensä pientä kirjasintyyppiä, jota on vaikea lukea.

*Joitakin artikkeleita käytetään useissa eri genreissä ja tieteenaloilla.