Tämä oli kysymys, kun Office 365 Groups tuli maailmaan muutama vuosi sitten, ja se on edelleen Suuri kysymys tähän päivään asti. Milloin kannattaa luoda pelkkä SharePoint-sivusto ja milloin valita Office 365 -ryhmäsivusto kaikkine sen mukanaan tuomine hienouksineen?
Aluksi selitän tavallisen SharePoint-sivuston ja Office 365 -ryhmän välisen eron. Sitten annan joitakin ohjeita/argumentteja kummallekin vaihtoehdolle. Toivottavasti tämä auttaa sinua ratkaisemaan ”Office 365 Groups vai SharePoint Team Sites” -keskustelun.
Meillä oli tämä aina SharePointissa. Siihen asti, kunnes Office 365 Groups tuli markkinoille, tämä oli ainoa paikka, jonka pystyimme luomaan ja joka meillä oli yhteistyötä varten. Sivustoja on käytetty dokumenttien hallintaan, mutta niitä on voinut myös piristää muilla web-osilla (tehtävälista, kalenteri jne.). Viime vuoden aikana klassinen SharePoint-sivusto sai lisärakkautta ja renessanssia modernilla sivukokemuksella. Joten vaikka intranetisi olisi täynnä näitä klassisia sivustoja, voit helposti muuntaa ne moderniin sivukokemukseen.
Esimerkki klassisesta SharePoint-sivusta
Esimerkki modernista SharePoint-sivusta
Office 365 -ryhmä
Office 365 -ryhmä, kuten aiemmin dokumentoin, on pohjimmiltaan tietoturva-/jäsenryhmä, joka on sidottu Office 365:n erilaisiin työkaluihin ja sovelluksiin.
Tässä on, mitä saat Office 365 Groupin osaksi, kun luot sellaisen:
- Sähköpostin jakelulista (Outlook)
- Ryhmäkalenteri (Outlook)
- Huom.taking tool (OneNote)
- Task Management tool (Planner)
- Chat tool (MS Teams) – ks. huomautus alla
- SharePoint Site Collection (SharePoint)
Huom: MS Team (keskustelusovellus/työkalu) ei synny automaattisesti, kun luot Office 365 -ryhmän. Se on yhdistettävä/luotava manuaalisesti Office 365 -ryhmän luomisen jälkeen. Se luodaan automaattisesti vain, kun luot uuden Tiimin MS Teamsista.
Nyt siis Office 365 Groupin kanssa SharePoint-sivusto on vain pieni pala palapelissä. Kaikki nämä työkalut toimivat käsi kädessä ja ovat hyvin integroituja. Kun esimerkiksi vaihdat tiedostoja MS Teamsissa, ne tallennetaan SharePointissa sijaitsevaan asiakirjakirjastoon (ja jokaiselle tiimin kanavalle luodaan automaattisesti oma kansio).
Takaisin siis kysymykseen, milloin käytät SharePoint-sivustoa ja milloin Office 365 Groupia? Kuule, se riippuu siitä, kenelle puhut – tässä ei ole oikeaa tai väärää vastausta. Minulla on asiakkaita, jotka luovat vain Office 365 -ryhmiä (jokaiselle osastolle tai projektille). Olen edelleen sitä mieltä, että myös ”tavallisilla” sivustoilla (jotka eivät ole yhteydessä Office 365 -ryhmiin) on paikkansa. Sanotaan esimerkiksi, että henkilöstöosastosi tarvitsee luoda työntekijäsivuston käytäntöjen, lomakkeiden jne. tallentamista varten. Tähän ei todellakaan tarvita sosiaalista komponenttia, kuten Planner tai Teams, joten vanha kunnon sivusto riittää.
Toisaalta, jos sinun on hallittava projektia, Office 365 Group saattaa osoittautua paremmaksi vaihtoehdoksi, sillä tiedostojen tallennuksen lisäksi saat sähköpostin jakelulistan, tehtävätyökalun jne. – siltä varalta, että projektisi vaatii niitä.
Käytä Office 365 -ryhmiä, jos….
- Haluat nopeaa ja helppoa yhteistyötä
- Haluat mahdollisuuden epävirallisiin kokoustiloihin
- Haluat lyhyitä miniprojekteja
- Et halua rasittaa itseäsi SharePoint-ryhmäsivustojen hallinnoinnilla
- Tarvitset vain paikan, jossa voit jakaa asiakirjoja, linkkejä ja kuvia, etkä tarvitse sosiaalisen yhteistyön työkaluja
Tässä on myös aiheesta tekemäni video.
