Projektin laadunhallinta – pikaopas

Kun johdat projektia, kolminkertainen rajoitus on aina päällimmäisenä mielessäsi. Miten voit hallita projektin laajuutta, aikataulua ja kustannuksia?

Mutta on olemassa neljäs huolenaihe, joka on yhtä tärkeä ja joka joskus unohtuu projektinhallinnan pyörteissä, ja se on laatu.

Ei ole väliä, vaikka sinulla olisi parhaat projektinhallintatyökalut, olisit saavuttanut kaikki virstanpylväät ja saisit projektin valmiiksi budjetin rajoissa, jos lopputulos ei täytä laatustandardeja. Siksi projektin laadunhallinta on niin tärkeää.

Mitä on projektin laadunhallinta?

Projektin laadunhallinta käsittää prosessit ja toiminnot, joiden avulla selvitetään ja saavutetaan projektin tuotosten laatu. Laatu voi kuitenkin olla vaikeasti hahmotettava sana.

Mitä on laatu? Vaikka voisimme loputtomiin puhua laadun ”todellisesta” merkityksestä ja käyttää sokraattista menetelmää keskustellaksemme sen monista mahdollisista merkityksistä, projektinhallinnan osalta vastaus on määritellympi.

Laatu on yksinkertaisesti sitä, mitä asiakas tai sidosryhmä tarvitsee projektin tuotoksilta. Kun määritelmä pidetään sidottuna asiakkaaseen tai sidosryhmään, laadunhallinta voi keskittyä suppeammin, jolloin se saavuttaa todennäköisemmin tavoitteensa.

Projektin laadunhallinnan käsitteet

Projektipäälliköt valvovat projektin laadunhallintasuunnitelman toteuttamista. Pääajatuksena on taas toimittaa tuote tai palvelu asiakkaan tai sidosryhmän määritysten mukaisesti. Tämä edellyttää laadunhallintakonseptien tuntemista.

Asiakastyytyväisyys

Ei asiakastyytyväisyyttä ole ilman laatua. Vaikka suorite vastaisi kaikilta osin sitä, mitä asiakas tai sidosryhmä on vaatinut, mutta se on tehty siten, että itse prosessi ei ollut tyydyttävä, on olemassa ongelma.

Tietysti suoritteen on vastattava sovittuja vaatimuksia, tai muuten projekti on epäonnistunut, koska projektin tuote ja projektin johtaminen eivät vastanneet asiakkaan tai sidosryhmän odotuksia.

Related: Mikä on sidosryhmäteoria?

Sentähden laadunvalvonnan toteuttaminen tarkoittaa sekä prosessin että ihmisten hallintaa. Tapaat asiakasta tai sidosryhmää säännöllisesti, jotta he pysyvät ajan tasalla projektin edistymisestä. Pyydä heiltä palautetta ja varmista, että olet täysin avoin heidän kanssaan, jotta vältyt myöhemmin ilmeneviltä ongelmilta.

Prevention Over Inspection

Laatu ei tule ilmaiseksi. Laadun kustannukset (Cost of Quality, COQ) ovat rahaa, joka kuluu ongelmien käsittelyyn projektin aikana ja sitten projektin jälkeen virheiden korjaamiseen. Nämä jaetaan kahteen luokkaan: vaatimustenmukaisuuden kustannukset ja poikkeamien kustannukset.

Vaatimustenmukaisuuden kustannuksia voidaan pitää ennaltaehkäisevinä kustannuksina. Nämä kustannukset liittyvät pääasiassa koulutukseen, dokumentointiprosessiin, tarvittaviin laitteisiin ja aikaan, joka tarvitaan, jotta laatu saadaan tehtyä oikein. Muita tähän liittyviä kustannuksia voivat olla testaaminen, tuhoava testaushäviö ja tarkastukset.

Ei vaatimustenmukaisuuden kustannuksilla tarkoitetaan sisäisen epäonnistumisen kustannuksia. Nämä koostuvat siitä, että jotakin joudutaan työstämään uudelleen tai jopa romuttamaan kokonaan. Muita kustannuksia voi aiheutua vastuista, takuutöistä ja menetetystä liiketoiminnasta.

Jatkuva parantaminen

Tämä laatuprojektinhallinnan käsite löytyy Six Sigmasta ja Total Quality Managementistä (TQM), ja se on hallitsevasti esillä Prevention Over Inspection -käsitteessä.

Käsitteessä on kyse, kuten sen otsikossa selitetään, jatkuvasta pyrkimyksestä puuttua suoritteiden parantamiseen ajan myötä. Olipa kyse sitten pienistä, asteittaisista muutoksista tai suurista muutoksista, mahdollisuus muutosten tunnistamiseen ja niihin puuttumiseen on aina olemassa.

Tämän konseptin soveltaminen tarkoittaa myös sitä, että seurataan ja dokumentoidaan jatkuvasti esiin tulevia ongelmia, jotta niistä saatuja kokemuksia voidaan hyödyntää tulevien projektien hallinnassa. Näin toteutat projektin tehokkaammin etkä todennäköisesti toista virheitä.

Related: Lessons Learned Template

How to Implement Quality Project Management

Kun sinulla on käsitys eri käsitteistä, seuraava askel on toteuttaa projektin laadunhallintasuunnitelma. Noudata tätä varten seuraavia kolmea vaihetta.

Suunnittele laatu

Ensin määrittele tuotoksen laatua koskevat vaatimukset ja se, miten projektia on hallittava. Sovi, miten tämä prosessi dokumentoidaan ja miten nämä tiedot toimitetaan. Pidetäänkö säännöllisiä kokouksia, lähetetäänkö sähköpostia jne?

Suunnitelmaan sisällytetään nämä yksityiskohdat sekä mittarit laadun mittaamiseksi projektin hallinnoinnin aikana. Siihen tulisi sisältyä laadun tarkistuslista, jonka avulla voit kerätä ja järjestää ne merkit, joihin sinun on osuttava projektin aikana.

Laadunvarmistus

American Society for Qualityn (ASQ) mukaan laadunvarmistus on ”suunniteltuja ja systemaattisia toimintoja, jotka on toteutettu laatujärjestelmässä niin, että tuotteelle tai palvelulle asetetut laatuvaatimukset täyttyvät.”

Käytä laadunvarmistusta varmistaaksesi, että prosessisi todella toimivat niin, että projektin tuotokset täyttävät laatuvaatimukset. Kaksi tapaa toteuttaa tämä on käyttää prosessien tarkistuslistaa ja projektiauditointia.

Laadunvalvonta

Jokaiseen prosessiin tarvitaan niin sanotusti poliisi, joka varmistaa, että sääntöjä noudatetaan ja että odotettu laatu saavutetaan. Joitakin tapoja varmistaa, että vaadittu laatu saavutetaan, ovat vertaisarvioinnit ja testaaminen.

Projektinhallintaprosessin aikana on tärkeää tarkistaa tuotosten laatu, jotta tuotoksia voidaan mukauttaa, jos ne eivät täytä asetettuja standardeja. Tämä voidaan tehdä projektin lopussa, mutta ei ole yhtä tehokasta tehdä uudelleen kuin säätää uudelleen.

Projektin laadunhallintaprosessi

Projektin laadunhallintaprosessiin kuuluu monia asioita, kuten laatutavoitteiden asettaminen tiimillesi, sen määritteleminen, miten näitä laatutavoitteita mitataan, ja niiden raportointi. Projektinhallintatyökalut voivat osoittautua hyödyllisiksi tässä.

ProjectManager.comin käyttäminen laadunhallintaan

ProjectManager.comin mukana tulee kojelauta, joka on yksi ruutu, jossa voit tarkastella projektin kaikkien osa-alueiden mittareita. Tiedot näytetään yleensä helppolukuisina kaavioina ja kuvioina, joita voi sitten jakaa tai tulostaa esityksiä varten.

Kojelautamme tiedot päivittyvät reaaliajassa, ja ne tarjoavat tarkimman mahdollisen mittarin projektin edistymisestä. Näin laatuongelmiin reagoiminen on ajantasaisempaa, ja on epätodennäköisempää, että tällaiset ongelmat kehittyvät pidemmälle ongelmiksi, jotka voivat viedä projektin sivuraiteille.

Online Gantt-kaaviot laadunhallintasuunnitelmiin

Online Gantt-kaaviot tekevät laadunhallintaan liittyvien tehtävien aikatauluttamisesta ja seurannasta helppoa. ProjectManager.comin avulla voit ladata tehtäväluettelon tai laskentataulukon, joka sitten täytetään välittömästi aikajanalle.

Ainut, mitä sinun tarvitsee tehdä, on lisätä kunkin tehtävän kesto ja määrittää se. Voit tietysti myös käyttää Gantt-kaavio-ohjelmistoamme rakentaaksesi projektin nopeasti tyhjästä.

Online-Gantt-kaavio-ohjelmamme voi myös tarjota loistavan yhteistyöalustan tiimillesi. Jokaiseen tehtävään voi yleensä linkittää tukevia asiakirjoja, kuvia ja muita tiedostoja sekä tarjota vuoropuhelun, jossa tiimin jäsenet voivat keskustella tehtävästä ja ratkaista mahdolliset ongelmat.

Mikäli tiimit eivät joudu valvomaan kaikkea mikromanageroimalla, antamalla tiimeille itsemääräämisoikeutta yhteistyöhön he havaitsevat ongelman ensimmäisenä. He ovat loppujen lopuksi ne, jotka ovat projektin etulinjassa. He voivat sitten reagoida tai raportoida sinulle. Lisäksi tehtävälistojen ja kanban-taulujen avulla tiimisi voi työstää tehtäviään parhaaksi katsomallaan tavalla.

ProjectManager.comin monipuolisen ominaisuusvalikoiman ansiosta toimituksen laatuun voidaan puuttua ennen kuin se etääntyy liian kauas aiotusta tavoitteesta. Laatu on aina heikkenemisen partaalla, joten välittömästi päivittyvät online-työkalut voivat olla ero onnistuneen ja epäonnistuneen projektin välillä.

Laatu on tärkeää kaikissa projekteissa, ja laadun varmistamiseksi tarvitaan oikeita työkaluja laadunhallinnan seurantaan. ProjectManager.com on pilvipohjainen ohjelmisto, jossa on reaaliaikainen kojelauta ja online Gantt-kaavio, joiden avulla laadun seuranta ja raportointi on helppoa. Katso itse ottamalla tämä ilmainen 30 päivän kokeilujakso.