Kun kaksi tai useampi ihminen tapaa tavoitteenaan päästä yhteisymmärrykseen, on todennäköistä, että he omaksuvat erilaisia rooleja prosessin aikana. Tämä yksilöiden ja ryhmän välinen vuorovaikutus muodostaa tärkeän perustan ryhmädynamiikalle.
Kokouksissa pelikenttä ei ole tasapuolinen. Kokouksen osallistujat ovat usein muiden ryhmän jäsenten vaikutuksen alaisia. Voimakkaat johtajat, osallistujat, joilla on henkilökohtaisia ennakkoluuloja (mukaan lukien kulttuurierot) , ja vakuuttavat persoonallisuudet voivat pakottaa yksilöä tai ryhmää ja vaikuttaa kokouksen lopputulokseen.
Kokouksissa esitetyt roolit
Jos ryhmän jäsenet ovat ajatukseltaan yhtenäisiä ja keskittyvät kokouksen tavoitteiden edistämiseen, kaikki on hyvin. Kaikki eivät kuitenkaan pelaa sääntöjen mukaan. Kokouksen johtajana on hyödyllistä tuntea kokouksissa esiintyvien roolien kirjo ja tunnistaa ne toimijat, jotka niitä täyttävät.
Huoltoroolit
Huoltoroolin omaavien kokousosallistujien toimilla on tarkoitus luoda kannustavaa ilmapiiriä, jota usein tarvitaan, jos syntyy jännitteitä – mahdollisesti ratkaisemattoman erimielisyyden vuoksi.
- Tukija, ilmaistaan usein tukevilla kommenteilla, kuten ”Mary, tuo on erinomainen idea” tai ”Näen, että markkinointi ja myynti ovat samaa mieltä ainakin kolmesta neljästä keskustelun kohteena olevasta kohdasta”, jotka voivat lievittää jännitteitä.
- Portinvartija, joku, joka voi puuttua asiaan, jos joku monopolisoi keskustelun tai jos joku on liian arka puhuakseen ääneen ja kaipaa tuuppia. Saattaa olla, että kokouksen perussäännöt tai ainakin käsiteltävänä olevan ongelman kannalta olennaiset säännöt on kerrottava uudelleen.
Tehtäväroolit
Tehtävärooleissa olevien kokousosallistujien toimet auttavat kokousta etenemään.
- Aloitteentekijä, ehdottaa toimintaa – tehtävää tai tavoitetta – kun kokous on käynnistymässä tai kun kokous on tauolla ja tarvitsee potkua.
- Tiedon / mielipiteen etsijä, keskittyy pyytämään faktoja, ideoita tai mielipiteitä osallistujilta.
- Konsensustestaaja, joka tarkistaa, tarvitseeko ryhmä lisää keskustelua ennen seuraavaan vaiheeseen siirtymistä.
- Selventäjä, joka tarkistaa, tarvitseeko osallistujien ymmärrystä tietystä asiasta tai esityksestä.
- Yhteenvetäjä, joka tekee yhteenvedon tähänastisesta työskentelystä varmistaakseen, että kaikki ovat samalla sivulla.
Estäjäroolit
Estäjärooleja omaavien kokousosallistujien toimet haittaavat kokouksen etenemistä. Kaikkien olisi parempi olla ilman heitä.
- Dominoija, kysyy liikaa kysymyksiä (ei ole tasapainossa kokouksen yleisen kulun kanssa) ja/tai on yksinkertaisesti pitkäveteinen mikrofonin ääressä.
- Keskittymätön, estää prosessia olemalla täysin läsnä, jättämällä osallistumatta (verrattavissa siihen, että vain puolet osavaltiossa asuvista äänestäisi jostain kysymyksestä – tuloksena vääristynyt edustus).
- Degradoija, hyökkää muita osallistujia tai heidän näkemyksiään vastaan. Luo jännitteitä, hajottaa luottamuksen ja halun työskennellä yhdessä.
- Itsepäinen, yhteistyöhaluton jarruttaa etenemistä.
- Häiritsijä, käyvät sivukeskusteluja, jotka paitsi häiritsevät kokousta muiden kannalta, myös poistavat häiritsijät aktiivisesta osallistumisesta ryhmän kanssa.
Roolien määrittäminen ryhmän tasapainottamiseksi
Erinomainen tapa saada käsitys ryhmädynamiikasta on istua kokouksessa, johon et itse osallistu aktiivisesti. Silloin tulee selväksi, kuka astuu mielellään esiin, kuka istuu taaksepäin ja kuka keskeyttää. Tietyt persoonallisuuden piirteet, kuten itsevarmuus ja kärsimättömyys, tulevat esiin heti alussa.
Huomioimalla osallistujatyypit sekä koko keskustelun kulku paljastuu nopeasti, miten ryhmäkokoukseen voivat vaikuttaa persoonallisuustekijät, jotka olisi tunnustettava ja joihin olisi puututtava osana kokousten parhaita käytäntöjä.
