- Sähköiset allekirjoitukset ovat nopea ja tehokas tapa saada allekirjoituksia sähköpostin tai muun digitaalisen viestintävälineen välityksellä.
- FDIC on virallisesti tunnustanut sähköiset allekirjoitukset hyväksyttäväksi tavaksi allekirjoittaa sopimus, kunhan ne noudattavat protokollaa.
- Markkinoilla on useita helppokäyttöisiä ohjelmia, jotka helpottavat asiakirjojen sähköistä allekirjoittamista.
Sähköiset allekirjoitukset ovat luoneet aivan uudenlaisen mukavuuden yrityksille, jotka käsittelevät oikeudellisesti sitovia sopimuksia. Se, mikä aiemmin kesti viikkoja – sopimuksen lähettäminen allekirjoittajalle, joka sitten postitti sen takaisin allekirjoituksineen – tapahtuu nyt hetkessä. Se on myös paljon tehokkaampaa kuin asiakirjan faksaaminen, joka palautetaan allekirjoituksella varustettuna, tai asiakirjan lähettäminen sähköpostitse ja allekirjoitetun paperin skannaaminen takaisin tietokoneelle.
Elektronista allekirjoittamista varten on olemassa lukuisia sovelluksia ja palveluita – kuten DocuSign, Adobe Sign ja OneSpan – joiden avulla voit lähettää pyyntöjä ja vastaanottaa allekirjoituksia liiketoimintaa varten. Eri allekirjoitusohjelmat voivat kerätä allekirjoituksia eri tavoin, kuten siten, että käyttäjä allekirjoittaa sormella kosketusalustan käyttöliittymässä, kirjoittaa nimensä, syöttää määrätyn PIN-koodin tai jopa vain klikkaa valintaruutua. Mutta onko sähköisesti allekirjoitetulla sopimuksella sama oikeudellinen painoarvo kuin fyysisesti allekirjoitetulla sopimuksella, ja mikä on oikea tapa ottaa tämä tekniikka käyttöön?
Elektronisen allekirjoituksen historia ja laki
Elektronisia allekirjoituksia maailmanlaajuisessa ja kansallisessa kaupankäynnissä koskeva laki (Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN) Act) saatettiin voimaan vuonna 2000, ja siinä säädettiin liittovaltion talletusvakuutuslaitoksen (Federal Deposit Insurance Corporation) mukaan sähköisten tallenteiden ja sähköisen allekirjoituksen kelpoisuudesta osavaltioiden väliseen tai ulkomaiseen kaupankäyntiin vaikuttavissa asioissa. Uniform Electronic Transactions Act oli yksipuolinen osavaltiotason laki sähköisten allekirjoitusten hyväksymisestä, jonka useimmat osavaltiot hyväksyivät. Muilla osavaltioilla on omia lakeja, jotka hyväksyvät sähköiset allekirjoitukset. Kansainvälisesti useimmissa teollisuusmaissa on lakeja sähköisten allekirjoitusten hyväksymisestä.
Toimittajan huomautus: Etsitkö yrityksellesi sopivaa asiakirjahallintaohjelmistoa? Täytä alla oleva kyselylomake, jotta myyjäkumppanimme ottavat sinuun yhteyttä tarpeistasi.
E-allekirjoituksista on tullut arkipäivää internetissä, sähköisessä kaupankäynnissä ja online-rahoitusalalla. Oikein käytettynä sähköisesti allekirjoitetulla ja kynällä ja musteella allekirjoitetulla asiakirjalla on sama oikeudellinen asema. Näiden kahden välillä on kuitenkin muutamia eroja ja sääntöjä, joita yritysten on noudatettava laatiessaan sähköisesti allekirjoitettavaksi tarkoitettua sopimusta.
Elektronisen allekirjoituksen vaatimukset
Sopimusta tai muuta oikeudellisesti sitovaa asiakirjaa sähköisesti allekirjoitettavaksi valmisteltaessa on Adobe Signin mukaan noudatettava seuraavia sääntöjä, jotta allekirjoitus on pätevä:
- Allekirjoitustarkoitus: Allekirjoittajan on osoitettava selkeä aikomus allekirjoittaa asiakirja. Tämä aikomus osoitetaan piirtämällä allekirjoitus sähköisesti, kirjoittamalla nimi tai napsauttamalla hyväksymisruutua.
- Suostumus sähköiseen kaupankäyntiin: Sopimuksessa on oltava lauseke, josta käy ilmi, että kaikki osapuolet suostuvat siihen, että liiketoimi tapahtuu sähköisesti.
- Tietojen säilyttäminen: Sopimus on pidettävä molempien osapuolten saatavilla ja säilytettävä siinä muodossa kuin se oli allekirjoitettaessa. Tämä vaatimus sisältyy helposti seuraavaan sääntöön.
- Allekirjoitetut kopiot: Molempien osapuolten on saatava kopio allekirjoitetusta asiakirjasta. Useimmat sähköisen allekirjoituksen sovellukset lähettävät ne automaattisesti.
- Opt-out-lauseke: Allekirjoittajalla on aina oltava mahdollisuus kieltäytyä allekirjoittamasta sähköisesti ja saada sen sijaan fyysinen kopio, jonka voi allekirjoittaa henkilökohtaisesti ja lähettää takaisin. Yritysten tulisi varautua tällaiseen tilanteeseen.
Turvallisuus ja yksityisyys sähköisten allekirjoitusten kanssa
Luotettavat sähköisen allekirjoituksen ohjelmistot sisältävät turvatoimia, joilla varmistetaan sopimuksen laillisuus ja estetään petokset. Eri ohjelmat tarjoavat erilaisia todennustapoja, joilla varmistetaan, että allekirjoittaja on se, joka sanoo olevansa. Parhaan turvallisuuden saat valitsemalla ohjelman, joka sallii useita todentamismuotoja. Toinen yleinen turvatoimenpide on digitaalisen allekirjoituksen käyttöönotto sähköisen allekirjoituksen rinnalla.
”Digitaalisia allekirjoituksia, jotka perustuvat julkisen ja yksityisen avaimen salakirjoitukseen, käytetään monissa tietoturva-, sähköisen liiketoiminnan ja sähköisen kaupankäynnin sovelluksissa”, sanoo Rahim Kaba, OneSpanin tuotemarkkinoinnin varajohtaja. ”Kun digitaalista allekirjoitusta käytetään sähköisessä allekirjoitussovelluksessa, sen salaus turvaa sähköisesti allekirjoitetut tiedot. Jos sähköisesti allekirjoitettua asiakirjaa muutetaan tai peukaloidaan jollakin tavalla, digitaalinen allekirjoitustekniikka havaitsee sen ja mitätöi asiakirjan.”
Mikäli digitaalisia allekirjoituksia käytetään peukaloinnin estämiseen, kirjausketjuja voidaan käyttää asiakirjan laillisuuden vahvistamiseen. Tarkastusketjut ovat asiakirjoihin upotettuja lokeja, joissa on tietoja siitä, kuka on allekirjoittanut, missä järjestyksessä, milloin ja missä.
E-sign-ohjelmistovaihtoehdot
DocuSign
DocuSign on yksinkertainen mutta tehokas sähköisen allekirjoituksen ohjelmisto, jolla on monia eri sovelluksia. Käyttäjät voivat syöttää sähköisen allekirjoituksensa asiakirjan alkuun ja toistaa sen aina tarvittaessa.
Ohjelmiston avulla voit myös tallentaa tietyn määrän asiakirjoja pilvipalveluun, jolloin pääset käsiksi kaikkeen tarvitsemaasi hetkessä. Voit lähettää asiakirjoja sähköpostitse tarvittaville osapuolille DocuSignin kautta, ja siinä on myös Gmail-lisäosa, joka helpottaa asiakirjojen lähettämistä ja vastaanottamista. Voit vaatia tekstiviesti- tai sähköpostivarmennuksen arkaluonteisille asiakirjoille.
DocuSign on loistava ratkaisu yksinkertaisiin sopimuksiin, joita ei tarvitse varmentaa tai allekirjoittaa henkilökohtaisesti. Se kuuluu markkinoiden suosituimpiin sähköisen allekirjoituksen ohjelmistoihin, ja sillä on puhdas, tehokas käyttöliittymä, joka sopii erinomaisesti erilaisiin skenaarioihin.
Adobe Sign
Adobe Sign tekee virallisten asiakirjojen allekirjoittamisesta nopeaa ja vaivatonta. Se tukee kahta erilaista allekirjoitustyyppiä, jotka voivat olla tehokkaita eri tarkoituksiin: sähköisiä allekirjoituksia ja digitaalisia allekirjoituksia.
Elektroniset allekirjoitukset ovat rennompia. Ne sopivat hyvin perussopimuksiin ja mahdollistavat nopean varmentamisen luodun allekirjoituksen avulla. Digitaalisissa allekirjoituksissa on raskaampi salaus, ja ne edellyttävät allekirjoittajalta henkilöllisyyden todentamisprosessin läpikäymistä. Ne ovat parempia asiakirjoihin, jotka tarvitsevat lisäturvaa.
Adobe on helppokäyttöinen ja tehokas luotettavien sähköisten allekirjoitusten luomisessa. Käyttöliittymä on hieman jäykkä DocuSigniin verrattuna, mutta Adobe on parempi tärkeille asiakirjoille, jotka vaativat erityistä huolellisuutta.
Digitaaliset allekirjoitukset säästävät aikaa ja ovat lain hyväksymiä, kunhan noudatat vaatimuksia ja käyttöohjeita. Parhaat sähköisen allekirjoituksen tuotemerkit auttavat sinua noudattamaan näitä sääntöjä ja pitämään sopimuksesi ja muut asiakirjasi turvallisina.
”Asiakirjojen ja allekirjoitusten turvallisuus on jokaisen sähköisesti allekirjoitetun sopimuksen tai asiakirjan ydin”, sanoo Kaba.
