Lomakkeen I-9 (Employment Eligibility Verification) täyttäminen edellyttää henkilötietojen keräämistä työntekijöistä. Työnantajien on pidettävä tämä mielessä määrittäessään, miten täytetty lomake I-9 ja siihen liittyvät asiakirjat säilytetään ja varastoidaan, jotta henkilötiedot eivät joudu vääriin käsiin. Täytetty lomake I-9 ja siihen liittyvät asiakirjat, kuten asiakirjojen kopiot, on säilytettävä tavalla, joka vastaa yrityksen tarpeita ja vaatimusta asettaa lomake I-9 saataville tarkastusta varten. Älä postita lomakkeita I-9 USCIS:lle tai U.S. Immigration and Customs Enforcementille.
Miten lomake I-9 säilytetään:
- Toimipaikassa tai toimipaikan ulkopuolisessa säilytyslaitoksessa
- Yksittäisessä muodossa tai eri muotojen yhdistelmänä, esim:
- paperi
- mikrofilmi tai mikrofilmi
- elektroninen
Sisäisen turvallisuuden ministeriön (Department of Homeland Security) virkailijat, oikeusministeriön (Department of Justice) maahanmuuttajien ja työntekijöiden oikeuksien osaston (Immigrant and Employee Rights Section (IER)) työntekijät ja työministeriön (Department of Labor) työntekijät voivat pyytää tarkastamaan nämä lomakkeet.
Riippumatta siitä, miten päätät säilyttää lomakkeen I-9, sinun on voitava esittää ne valtion virkamiehille tarkastusta varten kolmen arkipäivän kuluessa siitä, kun lomakkeita on pyydetty.
Lomake I-9 sisältää työntekijöitä koskevia henkilötietoja. Tallentaessaan näitä lomakkeita (valitsemastasi muodosta riippumatta) USCIS suosittelee, että työnantajat huolehtivat riittävistä suojatoimista työntekijän tietojen suojaamiseksi.
Paperilla olevan alkuperäisen lomakkeen I-9 säilyttäminen
Työnantajat, jotka päättävät säilyttää paperikopiot työntekijöidensä esittämistä asiakirjoista, voivat säilyttää ne yhdessä työntekijän lomakkeen I-9 kanssa tai työntekijöiden asiakirjojen kanssa. USCIS suosittelee kuitenkin, että työnantajat säilyttävät lomakkeen I-9 erillään henkilöstörekistereistä tarkastuspyynnön helpottamiseksi.
Lomakkeen I-9 säilyttäminen mikrofilmillä tai mikrokortilla
Työnantajat voivat säilyttää alkuperäisen, allekirjoitetun lomakkeen I-9 kopiot mikrofilmillä tai mikrokortilla. Valittava filmimateriaali, joka säilyttää kuvan ja mahdollistaa sen saatavuuden ja käytön koko säilytysajan.
Mikrofilmin tai mikrofilmiruudun on:
- näytettävä hyvä luettavuus ja helppolukuisuus, kun se näytetään lukulaitteella (katselulaitteella) tai kopioidaan paperille.
- Sisältää yksityiskohtaisen hakemiston kaikista tiedoista niin, että mikä tahansa tietty tietue on välittömästi löydettävissä.
Jos virkailija ilmoittaa työnantajalle tarkastuksesta, työnantajan on toimitettava mikrofilmi tai mikrofilmikortti ja lukija-tulostin, joka:
- on varustettu turvaominaisuuksilla;
- on siistissä kunnossa, asianmukaisesti huollettu ja hyvässä käyttökunnossa;
- on kykenevä näyttämään ja tulostamaan kokonaisen sivun tiedot.
Kun työnantajat ovat säilyttäneet lomakkeen I-9 mikrofilmillä tai mikrokortilla, ne voivat tuhota paperiset alkuperäiskappaleet.
Lomakkeen I-9 sähköinen tallentaminen
Työnantajat voivat käyttää lomakkeen I-9 tallentamiseen paperista järjestelmää, sähköistä järjestelmää tai paperisen ja sähköisen järjestelmän yhdistelmää. Sähköisen tallennusjärjestelmän on:
- Sisältää valvontatoimia, joilla varmistetaan sähköisen sukupolven tallennusjärjestelmän eheys, tarkkuus ja luotettavuus.
- Sisältää valvontatoimia, joilla havaitaan ja estetään sähköisesti täytetyn ja tallennetun lomakkeen I-9, mukaan lukien sähköinen allekirjoitus, jos sellainen on käytössä, luvaton tai tahaton luominen, lisääminen, muuttaminen, poistaminen tai vahingoittuminen.
- Sisältää valvontatoimet, joilla varmistetaan kirjausketju, jotta kaikki lomakkeeseen sen luomisesta lähtien tehdyt muutokset tai muutokset tallennetaan sähköisesti ja jotta lomakkeita tarkastava asianmukainen viranomainen voi tutustua niihin.
- Sisältää tarkastus- ja laadunvarmistusohjelman, jossa arvioidaan säännöllisesti sähköistä tuottamis- tai tallennusjärjestelmää ja jossa tarkastetaan säännöllisesti sähköisesti tallennettu lomake I-9, mukaan lukien sähköinen allekirjoitus, jos sitä käytetään.
- Sisältää yksityiskohtaisen hakemiston kaikista tiedoista, jotta kaikki tietueet ovat välittömästi saatavilla.
- Tuottaa hyvän luettavuuden ja helppolukuisuuden, kun ne näytetään videonäyttöpäätelaitteella tai jäljennetään paperille.
Mitä käytetään?
