UPDATED 9/27/20 5:09pm PT:
Toimistopäällikkönä voi tuntua hieman monimutkaiselta selvittää, miten työntekijöille maksetaan vapaa-ajasta. Mitä vaaditaan, kun on kyse loma-ajasta, sairauslomasta ja muista palkallisista vapaista? Onko epäselviä harmaita alueita, kun on kyse työntekijän pitkäaikaisista poissaoloista, kuten raskaudesta tai sairauslomasta? Millaisia kohtuullisia mukautuksia toimistosi pitäisi tehdä tällaisissa tilanteissa?
Onneksi olemme eritelleet kaiken sinulle: Mikä on lakisääteistä, mikä on sinun valintasi ja mitä siltä väliltä. Viime kädessä tämä epävirallinen opas palkallisesta ja palkattomasta lomasta vastaa kaikkiin polttavimpiin kysymyksiisi ja auttaa sinua helposti tekemään oikeat käytännöt vastaanotollesi.
Palkallinen loma:
Käytännössänne on luultavasti tietynlaisia lomia, jotka on ennalta määritelty palkallisiksi. Lomista sairauslomiin, palkallisiin vapaapäiviin ja muihin vapaamuotoihin liittyy aina tiettyjä vaatimuksia, jotka liittyvät aina palkallisiin vapaapäiviin. Jotta voit selvittää palkallisen loman, sinun on ensin ymmärrettävä, mitä vaaditaan.
Loma-aika
Palkallinen loma on useimmille tuttu palkallisen vapaa-ajan eli PTO:n muodossa. PTO:n ansaitsemiseksi työntekijät keräävät työaikansa aikana vapaapäiviä, joita he voivat sitten käyttää lomiin. Vaikka liittovaltion mandaattia palkallisesta lomasta (tai edes palkattomasta lomasta) ei ole, se on suosittu etu, jonka valtaosa työnantajista haluaa tarjota. Palkallisen loma-ajan määrä karttuu työntekijöille tyypillisesti sen mukaan, kuinka kauan he ovat työskennelleet vastaanotollaan ja millä tasolla he ovat toimistossaan. Yksinkertaisesti sanottuna, ansaitakseen loma-aikaa, siihen oikeutettujen työntekijöiden on vain tultava töihin!
Lukemistosuositus: Osa 1
Sairausloma
Usko tai älä, ei ole olemassa liittovaltion lakeja, jotka velvoittavat työnantajia maksamaan työntekijöidensä sairauslomat. Monilla osavaltioilla, kaupungeilla ja kunnilla on kuitenkin toimeksiantoja, jotka vaativat paikallisia työnantajia tarjoamaan maksullisia sairauslomia. Tämä tietysti johtaa meidät yhteen suurimmista pakollisiin palkallisiin sairauslomiin liittyvistä kysymyksistä: lääkärintodistuksiin.
Lyhyesti sanottuna toimistopäällikkö ei saa pyytää lääkärintodistusta päivistä, jotka kuuluvat työntekijän pakollisiin palkallisiin sairauslomiin. Kyseessä on suojattu loma, ja se on useimmissa tilanteissa annettava ilman kysymyksiä. Lääkärintodistuksen vaatiminen rikkoisi pakollista palkallista sairauslomaa, ja pakollista palkallista sairauslomaa koskeva laki – kuten kaikki lait – ei ole työnantajan harkinnassa. Se on mandaatti, jota työnantajan on noudatettava.
Kun työntekijän pakollinen palkallinen sairausloma on käytetty loppuun, toimistopäälliköllä on kuitenkin joustovaraa evätä tai hyväksyä lisäpoissaoloja tai pyytää lääkärintodistusta poissaolon hyväksymiseksi. Muista, että vaikka lääkärintodistus olisikin olemassa, et ehkä koskaan ota yhteyttä lääkäriin. Tämä loukkaisi työntekijän HIPAA-oikeuksia. Lomakkeessa voidaan mainita vain lääkärin nimi ja päivämäärä/kellonaika, jolloin työntekijäsi on käynyt lääkärin vastaanotolla. Lisäksi, jos aiot pyytää lääkärintodistusta työntekijän poissaolosta, sinun on varmistettava, että sinulla on käytössäsi käytäntö (kuten lääkärintodistuksen pyytäminen kolmannen palkattoman sairauspäivän jälkeen), jota sovelletaan tasapuolisesti kaikkiin vastaanoton työntekijöihin.
Jos sinulla on lisäkysymyksiä, varaa aika konsultointiin HR for Healthin kanssa varmistaaksesi, että tunnet lääkärintodistuksia ja pakollisia palkallisia sairauslomia koskevat lait.
Suositeltavaa lukemista: It’s Time to Evaluate Your PTO Benefit Policies (Part 2 – Accrual of Benefits)
Other Paid Leave
Loma-ajan ja sairausloman lisäksi praktiikkasi on lakisääteisesti velvollinen antamaan lomamääräyksiä valamiehistötyötä, äänestämistä, tiettyjä vapaapäiviä ja mahdollisia sotilaallisia velvollisuuksia varten. Tosin se, onko näistä maksettava vai ei, riippuu yleensä tietyn työntekijän asemasta (vapautettu vs. ei-vapautettu). Lisäksi jotkut työnantajat päättävät tarjota palkallisen suruvapaan työntekijän lähiomaisen kuolemantapauksessa.
Harmaat alueet työntekijän virkavapauksissa
Kuten varmaan tiedätkin, tietyt työntekijän virkavapauden osa-alueet eivät ole niin yksiselitteisiä. Itse asiassa jotkut näistä harmaista alueista ovat yksinkertaisesti hämmentäviä. Silti näille alueille on omat vaatimuksensa, aivan kuten edellä tarkastelluille palkallisen loman muodoillekin. Nämä vaatimukset auttavat sinua ymmärtämään paremmin, miten nämä vapaat liittyvät keskusteluun palkallisesta ja palkattomasta vapaasta.
Family Medical Leave Act (FMLA)
Family Medical Leave Act on liittovaltion määräämä ohjelma, jonka avulla työntekijät voivat jäädä vapaalle henkilökohtaisista lääketieteellisistä syistä, perhesairauksista tai sotilaallisista syistä. Vaikka tämä mandaatti antaa työntekijöille mahdollisuuden pitää enintään 12 viikkoa palkatonta lomaa ja silti palata töihin, siihen liittyy kuitenkin joitakin ehtoja.
Ensinnäkin työntekijät ovat oikeutettuja siihen vain, jos he ovat työskennelleet vastaanotollasi vähintään vuoden ajan ja työskennelleet vähintään 1250 tuntia anottua lomaa edeltävän vuoden aikana. Toiseksi, tästä vapaasta ei tarvitse maksaa palkkaa, ellei työntekijöillä ole jo PTO-aikaa FMLA-ajan ulkopuolella. Kun työntekijän PTO on käytetty loppuun, et kuitenkaan ole velvollinen tai velvollinen maksamaan lisäaikaa FMLA:n vaatimusten mukaisesti. Lopuksi, työntekijät ovat oikeutettuja FMLA-vapaaseen vain, jos työnantajalla on vähintään 50 työntekijää 75 mailin alueella.
Äitiys- ja isyysvapaa
Vaikka vanhempainvapaa voi teknisesti kuulua FMLA:n piiriin joissakin tapauksissa, jotkin käytännöt päättävät silti tarjota palkallista (tai palkatonta) vapaata nimenomaan uusille vanhemmille lisäetuna. (Tämä voi olla houkutteleva vaihtoehto uusille ja nykyisille työntekijöille, jos päätät tarjota sitä). On myös tärkeää huomata, että jos toimipisteesi sijaitsee Kaliforniassa, Rhode Islandilla tai New Jerseyssä, sinulla voi olla lakisääteinen velvollisuus tarjota vanhempainvapaata tiimisi koosta riippuen. Harkitse yhteydenottoa HR for Health -palveluun saadaksesi lisätietoja velvollisuuksistasi, jos asut näissä osavaltioissa.
Raskausajan työkyvyttömyysvapaa
Kalifornian kaltaisissa osavaltioissa pakollisen äitiys- ja isyysvapaan lisäksi tietyt osavaltiot pyytävät työnantajia, joilla on tietty määrä työntekijöitä, tarjoamaan työkyvyttömyysvapaata raskaana oleville työntekijöille, jotka eivät voi hoitaa nykyisiä työtehtäviään. Vaikka tätä lomaa ei vaadita maksettavaksi, se on jälleen yksi harmaa alue, jossa toimistopäälliköt voivat vapaasti valita, miten he haluavat laatia erityiset käytäntönsä, jotta ne vastaisivat parhaiten heidän vastaanoton tarpeita.
Palkaton loma: Mitä ovat kohtuulliset mukautukset?
Henkilöstöhallinnon maailmassa yksi ilmaisu iskee pelkoa työnantajien sydämiin kaikkialla: kohtuulliset mukautukset. Tämä lause (ja sitä ympäröivät huhut ja väärinkäsitykset laista, josta se on peräisin) herättää mielikuvia kalliista muutoksista ja mahdollisista oikeudenkäynneistä, mutta todellisuus on, että nämä mukautukset ovat usein hyvin yksinkertaisia, hyvin loogisia työkaluja. Yksi väline, jota pitäisi – ja usein pitääkin – pitää harkita kohtuullisena mukautuksena työntekijöille, on palkaton loma.
Vammaislain (Americans With Disabilities Act, ADA) mukaan useimmat tilapäiset loma-ajat olisi katsottava kohtuullisiksi mukautuksiksi, jos työntekijä pyytää niitä. Monissa oikeustapauksissa, joissa työnantajia on pidetty vastuullisina ADA-sopimuksen rikkomisesta, on ollut kyse siitä, että työnantajat ovat kieltäytyneet myöntämästä palkatonta lomaa. ADA:n mukaan toistaiseksi voimassa olevaa palkatonta lomaa ei kuitenkaan tarvitse myöntää. Jos työntekijäsi tai hänen lääkärinsä eivät voi ilmoittaa päivämäärää, jolloin työntekijä voi palata toimistoon ja suorittaa ne olennaiset tehtävät, joita vastaanotto tarvitsee, palkatonta lomaa ei ehkä tarvitse myöntää määräämättömäksi ja epävarmaksi ajaksi.
Loppujen lopuksi paras tapa käsitellä palkatonta lomaa on kommunikoida työntekijän kanssa hänen tarpeistaan työpaikalla lääkärin suositusten perusteella. Tämä pätee erityisesti mielenterveysongelmissa, kuten PTSD:ssä, ahdistuneisuudessa tai masennuksessa, joissa lyhyet palkattoman vapaan jaksot voivat merkittävästi parantaa työntekijän yleistä henkistä ja fyysistä terveyttä ja mahdollistaa sen, että hän voi jatkaa työskentelyä niin hyvin kuin häneltä odotetaan.
Kuten aina, ota yhteyttä asianajajaan saadaksesi apua ja kouluttaudu ADA-vaatimuksista tahattomien rikkomusten välttämiseksi. Tai ota yhteyttä HR for Healthiin jo tänään ja varaa aika konsultaatioon.
Opi lisää poissaolojen hallinnoinnista HR for Healthin asiantuntijoiden kanssa. Ota meihin yhteyttä puhelimitse numerossa 877-779-4747 tai lähettämällä sähköpostia osoitteeseen [email protected] jo tänään.
