Neljä perustilinpäätöstä ovat tuloslaskelma, kertyneiden voittovarojen laskelma, tase ja rahavirtalaskelma. Rahavirtalaskelman monimutkaisuuden vuoksi löydät siitä tietoa erillisestä postauksesta. Tarkoituksemme tässä on saada perustuntuma siitä, mitä kuhunkin tilinpäätökseen kuuluu ja mikä on kunkin tilinpäätöksen tarkoitus.
Aloittaessasi minkä tahansa tilinpäätöksen, ensimmäinen asia, joka sinun tulisi tehdä, on otsikko. Otsikko kertoo lukijalle, mitä hän katsoo. Kaikkien lausumien otsikko on seuraava:
Yrityksen nimi
Laskelman nimi
Päivämäärä
Päivämäärä voi olla hieman hankala, mutta keskustelemme siitä kunkin lausuman yhteydessä.
Tilinpäätökset on laadittava tietyssä järjestyksessä:
- Tuloslaskelma
- Tuloslaskelma kertyneistä voittovaroista
- Tase
- Kassavirtalaskelma
- Kassavirtalaskelma
Syy tähän on se, että tarvitset edellisen tilinpäätöksesi tietoja seuraavan tilinpäätöksesi täydentämiseen. Näet tiedonkulun, kun täydennämme esimerkkiä. On tärkeää huomata, että käytät kutakin koetaseen numeroa vain kerran. Kun numero on kerran käytetty, sitä ei käytetä enää uudelleen. Huomaa, etten kirjoittanut, että kun olet kerran käyttänyt tilin, et käytä sitä enää uudelleen. On yksi tili, jota käytetään kahdessa eri tiliotteessa. Osaatko arvata, mikä niistä?
Tuloslaskelma
Nimestä pitäisi pystyä päättelemään, että tili liittyy jotenkin tuloihin. Tuloista tulee mieleen tulot, mutta yritysten kanssa työskennellessä useimmat meistä ajattelevat tuloista voittoa. Tulot ovat mukavia, mutta loppujen lopuksi me pienyrittäjät emme pääse ottamaan tulojamme kotiin, koska meidän on maksettava kuluja. Toinen nimi tuloslaskelmalle on tuloslaskelma. Tuloslaskelman perusmuoto on tulot – menot = nettotulos.
Tuloslaskelma on kuin elokuva, joka kertoo kaiken, mitä yrityksessä tapahtui vuoden aikana. Se sisältää kaikki tuotot ja kaikki kulut. Voimme kertoa, onko yritys lainannut rahaa jossakin vaiheessa vuotta tarkastelemalla korkokuluja. Vuokrakuluja tarkastelemalla selviää, omistaako vai vuokraako yritys käyttämänsä tilat. Onko yrityksellä työntekijöitä? Tarkastellaan palkkakuluja. Tuloslaskelma kattaa koko ajanjakson, oli se sitten kuukausi, neljännesvuosi tai vuosi. Kun tuloslaskelmaa täytetään, otsikon päivämäärän on siis oltava (kuukausi/neljännes/vuosi), joka päättyi (päivämäärä). Jos tilinpäätös laaditaan vuoden pituiselta ajanjaksolta, joka päättyy 31.12.2013, tuloslaskelman päivämäärän pitäisi olla For the year ended 31 December 2013.
Miten saamme tiedot tuloslaskelmaa varten? Kokonaistaseesta! Haluan ajatella, että koetilinpäätös on tilinpäätöksen laatimisen peruskurssi. Tässä on niitä käsittelevässä postauksessa käytetty koetase.
Koetase on järjestetty auttamaan meitä tilinpäätöksen laatimisessa. Huomaa, että tulot ja menot on lueteltu yhdessä, jotta tuloslaskelman laatiminen olisi melko helppoa.
Huomaa, että meidän tiliotteessamme olemme luetelleet tulot päällimmäisenä. Jos tulotilejä olisi useita, listaisimme ne kaikki ja saisimme sitten kokonaistulot, kuten teimme kulujen kohdalla. Sitten käytimme kaavaamme, tulot – menot = nettotulos, saadaksemme laskelman valmiiksi.
Muista, että tämä on perustuloslaskelma. On olemassa monimutkaisempiakin tuloslaskelmamuotoja, mutta tämä on kaikkien tuloslaskelmien perusta.
Tuloslaskelma
Tuloslaskelma auttaa meitä päivittämään voittovarojen tilin saldon. Huomaat, että emme ole tehneet yhtään päiväkirjamerkintää Kertyneet voittovarat -tilille tämän prosessin aikana. Käytämme kertyneitä voittovaroja kirjauksissa, kun käsittelemme tilinpäätöskirjauksia. Koska emme ole tehneet yhtään kirjausta Kertyneet voittovarat -tilille, tilin tämänhetkinen saldo on viime vuoden saldo. Sitä ei ole vielä päivitetty vastaamaan tämän vuoden muutosta. Kertyneet voittovarat on ensimmäinen askel tämän saldon päivittämisessä.
Kertyneet voittovarat on niiden voittojen määrä, jotka yritys on pitänyt (pidättänyt) itsellään niiden vuosien aikana, joina yritys on ollut toiminnassa. Yritys tuottaa joka vuosi voittoa, jota kutsutaan myös nettotulokseksi. Osa näistä voitoista voidaan maksaa omistajille osinkojen tai voitonjaon muodossa. Nettotuloksen ja omistajille maksettujen osinkojen erotus on määrä, joka lisätään edelliseen voittovarojen saldoon. Näin ollen kertyneiden voittovarojen laskelman muoto on:
Alkusaldo, kertyneet voittovarat (oikaistusta koetilinpäätöslaskelmasta)
Plus: Nettotulos
Miinus: Osingot tai voitonjako
Yhtä suuri kuin: Ending Balance, Retained Earnings
Nettotulos otetaan tuloslaskelmasta ja osingot tai voitonjako otetaan koetaseesta.
Huomaa, että koetaseessamme tarvitsemamme erät on korostettu sinisellä. Katsomme tuloslaskelmaa, joka kertoo meille, että nettotuloksemme on 29 800 dollaria. Meillä on kaikki, mitä tarvitsemme laskelman täydentämiseen.
Huomautus: Käytämme kertyneen voittovarojen laskelman päivämäärän kohdalla sanaa ”31.12.2013 päättyneeltä vuodelta”, koska tuloslaskelma on mukana laskelmassa. Kertyneiden voittovarojen laskelma kattaa kaikki kertyneiden voittovarojen muutokset vuoden aikana, aivan kuten tuloslaskelma.
Tase
Kun katsot koetaseeseen, huomaat, että ainoat tilit, joita emme ole käyttäneet, ovat varat, velat ja oma pääoma. Toivottavasti tämä saa sinut ajattelemaan kirjanpidon yhtälöä, jonka mukaan varat = velat + oma pääoma. Tiedämme, että tämän yhtälön on aina oltava tasapainossa. Tase on pohjimmiltaan kirjanpidon yhtälön esitys. Osoitamme tilinpäätöksellä, että varat ovat todellakin yhtä suuret kuin velat ja oma pääoma.
Toisin kuin tuloslaskelma ja voittovaratilinpäätös, jotka kertovat meille vuoden tarinan, tase on tilannekuva vuoden viimeisen päivän saldoista. Se on pikemminkin kuin valokuva kuin elokuva. Tase ei näytä kaikkia saldojen vaihteluita vuoden aikana. Se ei näytä edes vuoden korkeimpia ja matalimpia saldoja. Se näyttää kirjaimellisesti vain viimeisen päivän saldon. Siksi otsikon päivämäärää kirjoittaessamme merkitsemme vain viimeisen päivän. Käyttämässämme esimerkissä kirjoitetaan ”31. joulukuuta 2013”. Siinä kaikki. Ei mitään ”päättyneeltä vuodelta” tässä, koska se ei koske koko vuotta, vaan vain 31. joulukuuta.
Viestin alussa totesin, että jokainen tiliote vaatisi jotain edellisestä tiliotteesta. Mitä me tarvitsemme kertyneiden voittovarojen laskelmasta? Minkälainen tili on kertyneet voittovarat? Se on oman pääoman tili, eli sen pitää mennä taseeseen. Kysyin ensimmäisessä osiossa, voisitko arvata, mitä tiliä käytetään useammassa tilinpäätöksessä. Vastaus on Kertyneet voittovarat, joka esiintyy kertyneiden voittovarojen laskelmassa ja taseessa. Älä ota Kertyneen voiton saldoa koetaseesta. Käytä loppusaldoa kertyneiden voittovarojen laskelmasta.
Tässä on perustaseemme:
Huomaa, että yhtälö on tasapainossa. Kertyneiden voittovarojen määrä on määrä kertyneiden voittovarojen laskelmasta eikä koetaseesta. Tämä on perus, luokittelematon tase. On olemassa joitakin taseita, joissa esitetään lyhytaikaiset ja pitkäaikaiset varat, lyhytaikaiset ja pitkäaikaiset velat sekä erillinen oman pääoman osio. Monimutkaisempia tilinpäätösmuotoja käsitellään tulevissa viesteissä.
Huomautus: Jos taseesi ei ole tasapainossa, tässä on muutama tarkistettava asia:
- Käytitkö tuloslaskelmassasi vain tuloja ja menoja? Muista, että voit vetää viivan ensimmäisen tulotilisi yläpuolelle ja kaiken sen viivan alapuolella olevan pitäisi mennä tuloslaskelmaan. Ainoastaan viivan alapuolella olevien erien pitäisi mennä tuloslaskelmaan.
- Vähensitkö osingot/jako-osuudet kertyneiden voittovarojen laskelmasta?
- Käytitkö taseen päättyvää kertyneiden voittovarojen saldoa?
Muutama muu pikainen vinkki, jotka kannattaa pitää mielessä tilinpäätöstä laatiessasi.
- Ennalta maksetut kulut ovat omaisuuserä, eivät kulu. Se menee taseeseen!
- Kertyneet poistot ovat vastaerä, eivät velka. Vähennä se varoista!
- Epäonnistuneet tulot ovat velkaa, eivät tuloja. Se menee taseeseen!
Käyttäkää koesaldoa apuna. Tiedä, missä tilit pitää erottaa toisistaan, niin teet paljon epätodennäköisemmin virheitä.
