Yksi SharePointin hyödyllisimmistä työkaluista on todennäköisesti versiohistoria. Sen avulla saat juoksevan luettelon tiedostoihisi niiden elinkaaren aikana tehdyistä muutoksista. Tarkemmin sanottuna versiohistoria antaa sinulle pääsyn tiedostojesi vanhoihin kopioihin ja näyttää kunkin version numeron, kunkin version koon sekä sen, kuka on luonut kunkin version ja milloin.
Mahdollisesti ajattelet, että organisaatiosi käyttämä varmuuskopiointityökalu jaetuilla asemilla on jo tarpeeksi hyvä? Että et koskaan tarvitsisi jotain muuta? Ajattele uudelleen. Seuraavassa käyn läpi hyvin todellisia esimerkkejä siitä, milloin monet jaettujen asemien varmuuskopiot eivät täytä tarpeitasi, mikä saattaa aiheuttaa tuntikausien jälkitöitä, joita sinun ei muuten koskaan tarvitsisi tehdä, jos – arvasitkin – käyttäisit SharePointia alusta alkaen.
Versiohistoriaa käytetään yleensä kahdella tavalla:
- Vanhan version historiaa: Saat silkkaa iloa siitä, että tiedostojesi vanhat versiot on tallennettu ja tallennettu SharePointiin, jotta voit verrata nykyistä versiota vanhempiin kopioihin (hienoa saada konteksti muutoksista tai nykytilasta), pitää kirjaa siitä, kuka on tehnyt mitäkin muutoksia (tai kuka on käynyt tiedostossasi), ja/tai palauttaa vanhoja versioita, jos nykyinen versio on huono, mokattu tai vain liian valitettava. Periaatteessa se on mukava, yksinkertainen ja käyttäjäystävällinen varmuuskopiointi- ja auditointijärjestelmä. Eikä sen käyttäminen vaadi IT:n apua.
- Jämäkkä julkaisujärjestelmä: Versiohistorian avulla voit julkaista asiakirjojasi tavalla, joka ei poikkea siitä, miten ohjelmistot julkaistaan. Versionumero merkitsee jotakin, pääsy erityyppisiin luonnoksiin on rajoitettu, ja asiakirjojasi valvotaan tiukasti. Tämä järjestelmä on erittäin hyödyllinen yritysten ilmapiirissä, mutta se on myös monimutkaisempi perustaa ja ylläpitää.
Keskustelen tässä postauksessa vain tavanomaisista versiohistorian käyttökohteista – edellä oleva kohta 1. Tulevassa postauksessa käsittelen sitä, miten versionjulkaisujärjestelmää kannattaa käyttää organisaatiossasi. Ja jos haluat ymmärtää nämä käsitteet videomuodossa (tiedättehän, tulevaisuuden tapa), vilkaise alla.
Jos organisaatiossasi käytetään jaettuja asemia pääasiallisena menetelmänä tiedostojen tallentamiseen ja jakamiseen, olet saattanut huomata – mahdollisesti pelkän paniikin vallassa – ettei ole mitään todella helppoa tapaa saada käsiinsä tiedostosi vanhaa versiota, jos jokin menee vikaan. Olet varmuuskopiointi-ajastimen armoilla, joka todennäköisesti tekee päivittäin vaikkapa keskiyöllä töitä tiedostojesi tallentamiseksi ja varmuuskopioimiseksi.
Jos olet todella onnekas, tietotekniikkaosastosi tekee varmuuskopioita useammin. Eräs entinen työnantajani itse asiassa varmuuskopioi jaetut asemat joka tunti tasatunnein ja säilytti nämä tiedostot päivän ajan. Sitten se talletti päivittäisen varmuuskopion (vaikkapa joka ilta keskiyöllä) viikon ajaksi ja viikoittaisen varmuuskopion (vaikkapa sunnuntai-illasta) kuukauden ajaksi. Useimmissa paikoissa näin ei kuitenkaan tehdä. Se vie valtavasti resursseja, sekä ihmisiä että tilaa.
Se ei myöskään ole niin hyödyllistä kuin miltä se kuulostaa. Jos sinulla on tunnin varmuuskopiointimahdollisuus, ja teet paljon työtä tiedoston kanssa tuon tunnin aikana, ja sitten tallennat vahingossa tiedostosi yli, olet jumissa sen kanssa, mikä oli varmuuskopioitu viimeisen tunnin kohdalla, riippumatta siitä, kuinka monta kertaa olet tallentanut tiedoston tuon tunnin aikana. Voit menettää paljon tuottavuutta yhdellä virheellisellä napsautuksella.
Vaikka jaetun aseman varmuuskopioinnilla on arvoa, se on mielivaltaista ja perustuu siihen, milloin tietotekniikkaosastosi on asettanut järjestelmänsä automaattiseen varmuuskopiointiin. Et tiedä, kuinka kauan nuo varmuuskopiot kestävät, eikä välttämättä ole dokumentoitu, milloin ne todella tapahtuvat – tunnissa, puolessa tunnissa, keskiyöllä, milloin? – ja saatat joutua tekemään vikailmoituksen saadaksesi edes pääsyn järjestelmään. Kuulostaa epäluotettavalta.
SharePoint tarjoaa versiohistorian, joka luo uuden version tiedostosta 1) joka kerta, kun tallennat tiedoston, 2) joka kerta, kun kirjaat tiedoston sisään, 3) kun ylikirjoitat olemassa olevan tiedoston, tai 4) jos olet yhteiskirjoittaja, puolen tunnin välein sen jälkeen, kun joku alkaa muokata tiedostoa.
Miksi se on parempi? Versiot luodaan silloin, kun ajattelet, että niiden pitäisi olla. Ei enää riippuvuutta siitä, että järjestelmä varmuuskopioi puolestasi. Ja voit hypätä taaksepäin ja tarkastella mitä tahansa historiallista versiota, jonka haluat. Voit jopa palauttaa vanhan version ja korvata nykyisen version kokonaan. (Ja jos kadut tuon päätöksen tekemistä, voit palauttaa edellisen version palautuksen yli! Niin meta!)
Versiohistoria antaa sinulle hallinnan tiedostojesi elinkaaresta, antaa sinulle mahdollisuuden nähdä, kuka niissä on käynyt, ja antaa sinulle mahdollisuuden korjata virheet.
Varmista ensin, että se on käytössä
Varmista, että versiohistoria on käytössä asiakirjakirjastossasi. Valitettavasti versiohistoria on oletusarvoisesti pois käytöstä upouudessa asiakirjakirjastossa SharePoint 2013:ssa. Loppuvuodesta 2015 lähtien SharePoint Onlinen uudessa asiakirjakirjastossa on onneksi versiohistoria käytössä.
Tästä huolimatta on sinun vastuullasi tarkistaa, että versiohistoria on käytössä asiakirjakirjastossasi. Älä vain oleta! Näin: Jos näet alla näkyvät versiohistoria-asetukset, se on päällä.
Milloin versiot luodaan
Versiot luodaan aina, kun suoritat jonkin seuraavista toimista:
- Tallenna tiedosto (asiakassovellus): Kun avaat tiedoston asiakassovelluksessa – ei siis Office Web Apps (OWA) tai Office Online (OO), jotka ovat selaimessa – ja painat ”Tallenna”-painiketta kyseisessä sovelluksessa, luodaan uusi versio.
- Esimerkiksi, jos avaat Word-asiakirjan täydessä Word-sovelluksessa, uusi versio luodaan joka kerta, kun painat ”Tallenna”-painiketta Wordissa.
- Muokkaa kolmekymmentä minuuttia (selainsovellus): Joka kolmaskymmenes minuutti sen jälkeen, kun aloitat Office-tiedoston muokkaamisen OWA/OO:ssa, luodaan uusi versio. Koska OWA/OO:ssa ei ole ”Tallenna”-painiketta, ei ole intuitiivista tapaa pakottaa version luomista. Jos haluat luoda version väkisin, sulje OWA/OO (älä huoli, muutokset tallentuvat automaattisesti, ne eivät vain ole vielä uudessa versiossa), kirjaa tiedosto ulos ja kirjaa se heti takaisin sisään.
- Kirjoita tiedosto uudelleen: Kun lataat tiedoston, jolla on sama nimi kuin asiakirjakirjastossa jo olemassa olevalla tiedostolla. Sen sijaan, että tiedosto korvattaisiin kokonaan, siitä luodaan uusi versio.
- Jos esimerkiksi lataat tiedoston nimeltä ”Movie1.mp4” ja kirjastossasi on jo samanniminen tiedosto, SharePoint kysyy, haluatko korvata tiedoston. Jos ilmoitat, että haluat, se luo uuden version kyseisestä tiedostosta, vaikka se olisi täysin erilainen tiedosto.
- Tarkista tiedosto: Tiedoston sisäänkirjautuminen sen uloskirjautumisen jälkeen luo uuden version; vaikka et tekisi mitään muutoksia, sinulle annetaan silti mahdollisuus luoda uusi versio.
Miten monta versiota tallennetaan
Tallennettavien versioiden määrä riippuu käyttämästäsi järjestelmästä ja sen kirjaston asetuksista, johon tallennat.
Microsoftin mukaan SharePoint 2013:ssa ja SharePoint Onlinessa (Office 365) on seuraavat rajoitukset:
- Pääversiot: Microsoft ehdottaa, että ei tallenneta yli 400 000 versiota. Tämän jälkeen versiohistorian avaaminen, tallentaminen, poistaminen tai tarkastelu ei välttämättä toimi. (Lue: ”Kokeile omalla vastuullasi.”) Luoja sinua auttakoon, jos joskus huomaat tarvitsevasi 400 000:n säilyttämistä. Jos niin käy, olen varma, että siihen liittyy jotenkin lakimies.
- Pienemmät versiot: Enintään 511 pikkuversiota on sallittu. Se on kova raja, etkä voi ylittää sitä.
Toisaalta, kun otat versiohistorian käyttöön kirjastossa toimitiloissa (siis SharePoint 2013), se ei syötä numeerista rajaa, joten se on käytännössä ääretön. SharePoint Onlinen kirjasto sen sijaan syöttää automaattisesti aluksi 500 pääversion rajan. Molemmissa järjestelmissä sivuston omistaja voi muuttaa tätä arvoa.
Olen varma, että syy siihen, että on-prem-järjestelmässä ei ole rajoja, on se, että Microsoft ei välitä siitä, kuinka paljon tilaa käytät omassa järjestelmässäsi; mutta he eivät halua, että menet aivan hulluksi heidän järjestelmässään ja ”tuhlaat” heidän tilaa. Ainakin se on minusta järkevää. Ja kun otetaan huomioon, että versiorajoitus oli 100 silloin, kun käytin SharePoint 2007:ää, 500:n raja on itse asiassa aika kiva.
(SharePoint 2010 tukee myös 400 000 pääversiota; sivuversiorajoituksista ei ole tietoa.) Samanlainen lähde SharePoint 2007:n osalta ei ilmoita rajoituksia versiohistoriaan.)
Nyt se, että nämä luvut ovat kaikki niin korkeita, ei tarkoita, että sinun pitäisi alkaa tehdä versioita mielivaltaisesti. Sivuston omistaja voi – hyvin perustelluista syistä tai joskus myös täysin mielivaltaisista syistä, kuten tietämättömyydestä – muuttaa versioiden enimmäismäärän jonkin verran pienemmäksi. Kannattaa siis aina kysyä sivuston omistajalta, mikä on dokumenttikirjastosi versiohistoriakäytäntö, ettet joudu ikävään yllätykseen, kun tiedostojesi varhaisimmat versiot puuttuvat.
Tiedoston versioihin pääsy
Kolme yleisintä tapaa päästä tiedoston versiohistoriaan ovat:
- Klikkaa tiedoston nimeä hiiren oikealla napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella ja napsauttamalla sitten ”Versiohistoriaa”.”
Tämä onnistuu siis vain SharePoint Onlinessa ja SharePoint 2016:ssa.
- Rastita tiedoston nimen vieressä oleva ruutu, napsauta nauhan ”Tiedosto”-välilehteä ja napsauta ”Versiohistoria”.
Tämä toimii SharePoint 2013:ssa, 2016:ssa ja SharePoint Onlinessa. - Klikkaa tiedostonimen oikealla puolella olevia ellipsejä (…), napsauta sitten leijutusruutuun ilmestyvää ellipsiä (…) ja napsauta sitten ”Versiohistoria”.
Tämä toimii SharePoint 2010, 2013, 2016 ja SharePoint Online.
Versiohistoriapaneeli
Kun noudatat edellä mainittuja ohjeita, versiohistoriapaneeli aukeaa näyttöön, ja siinä näkyvät tiedostosi nykyiset ja aiemmat versiot. Näet tiedot taulukkomuodossa, jossa luetellaan 1) versionumero (alenevassa järjestyksessä), 2) linkitetty päivämäärä- ja aikaleima, joka näyttää, milloin versio on luotu, 3) kuka on tehnyt muutoksen, 4) tiedoston koko muutoksen tekohetkellä ja 5) mahdolliset muokkaajan tekemät kommentit.
Luettelossa ilmoitetaan myös kaikki muutetut metatiedot. Voit lajitella sarakkeet aakkosnumeeriseen järjestykseen napsauttamalla sarakeotsikkoa (esim. ”No.”, ”Modified”, ”Modified By” jne.). Tämä on hyödyllistä, jos etsit kaikkia tietyn henkilön tekemiä muutoksia tai jos tiedoston koko on pysynyt suunnilleen samana, mikä osoittaa, että versioiden välillä on tehty vain vähän muutoksia.
Katso esimerkkinä alla oleva kuvakaappaus. Kyseessä on Excel-taulukko, jossa on kahdeksan versiota. Ne ovat kaikki minun luomiani, ja voit nähdä kokomuutokset, jotka tarkoittavat, että näihin versioihin on lisätty tai poistettu sisältöä. Muutin tiedoston Otsikko-kenttää, kun loin version 4.0, jotta tiedostolla olisi kuvaavampi nimi (ja se näkyisi paremmin hakutuloksissa). SharePoint näyttää tämän muutoksen versiolla 4.0.
Kommenttikenttää en ole vielä käyttänyt. Kommenttikenttä on hyödyllinen, kun haluat antaa lyhyen yhteenvedon tehdyistä muutoksista, mutta tiedot unohtuvat helposti, koska sinulta kysytään vain, haluatko lisätä kommentin, jos kirjaat tiedoston ulos ja sitten sisään.
Koska käytän harvoin sisään- ja uloskirjausta, en jätä kommentteja juuri koskaan. Mutta siitä voi olla paljon apua sinulle ja kollegoillesi. Jos kirjastossasi ei vaadita check in/out-toimintoa, voit silti tarkistaa tiedoston ulos, muokata sitä ja sitten tarkistaa sen sisään. Sinulta kysytään kommenttia, kun kirjaat tiedoston sisään.
Versiointiruudussa voit myös poistaa kaikki versiot. Jos päätät kaikkien versioiden poistamisen jälkeen, että kadut päätöstäsi, voit palauttaa osan tai kaikki versiot menemällä sivuston roskakoriin ja palauttamalla versiot sieltä. (Lisätietoja poistettujen versioiden palauttamisesta alla.)
Toimien suorittaminen vanhan version suhteen
Versiohistoria-ruudusta voit tarkastella, palauttaa tai poistaa tiedostojesi vanhoja versioita. Napsauta pudotusvalikkoa, joka tulee näkyviin, kun viet hiiren osoittimen sen version aikaleiman päälle, josta olet kiinnostunut.
- Napsauta aikaleimaa: Tämä lataa tiedoston sellaisena kuin se oli silloin, kun se oli viimeisin versio. Näin voit avata nykyisen version ja ladatun version ja vertailla niitä tarvittaessa. Tai jos haluat saada vanhoja tietoja/tietoja vanhasta versiosta, voit tehdä sen näin.
- Näytä: Tämä avaa tiedoston metatiedot. Se ei avaa tiedostoa pelkkään lukutilaan, vaikka niin voisi olettaa sen tekevän. Se näyttää tiedoston nimen, otsikon ja kaikki muut asiakirjakirjastoon mahdollisesti liitetyt metatiedot.
- Palauta: Valitsemalla tämän vaihtoehdon otat kyseisen version ja teet siitä ”uuden” nykyisen version. Vanhasta nykyisestä versiosta tulee seuraavaksi uusin versio. Tämä on hyödyllistä, jos haluat jättää kollegan tekemät muutokset kokonaan huomiotta tai jos tiedoston viimeisin versio on vioittunut.
- Poista: Napsauttamalla Poista tämä tiedostoversio siirretään sivustosi roskakoriin. Tämä voi olla hyödyllistä, jos tiedostossa on vanhentunutta tietoa, josta voi olla haittaa muiden työlle, jos he törmäävät kyseiseen tiedostoversioon. Siitä voi olla hyötyä myös, jos tiedoston vioittunut versio aiheuttaa ongelmia. Hankkiudu vain eroon siitä. Huomautus: Voit palauttaa poistetun version menemällä roskakoriin, ruksaamalla tiedoston nimen vieressä olevan ruudun (jonka vieressä on suluissa versionumero) ja napsauttamalla ”Palauta valinta”. Versio palautetaan oikealla versionumerolla, ja tarkat metatiedot säilytetään.
- Suora linkki mihin tahansa versioon: Voit linkittää versioon napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella kyseisen version aikaleiman päällä ja napsauttamalla ”kopioi linkkiosoite”. Kun syötät kopioidun URL-osoitteen osoitepalkkiin, tiedosto ladataan välittömästi, aivan kuin olisit napsauttanut aikaleimaa, kuten tämän luettelon ensimmäisessä luetelmakohdassa on kuvattu.
Ostajan kannattaa olla varovainen
Versiohistoriassa on rajoituksensa. Ja sinun tulisi olla tietoinen siitä, mitkä ne ovat. Tutustu versiohistoriaa koskevaan ”Buyer Beware” -kirjoitukseeni. Saatat katua, jos et tee niin.
- Miten versiointi toimii luettelossa tai kirjastossa?
- Versionoinnin ottaminen käyttöön ja määrittäminen luettelolle tai kirjastolle (sivuston omistajat)
- Luettelossa tai kirjastossa olevan kohteen tai tiedoston versiohistorian tarkastelu
- Ota käyttöön ja määritä versioinnin kirjaston versionhallinnan määrittäminen (sivuston omistajat)
- Katsele kohteen tai tiedoston versiohistoriaa
- Ota käyttöön ja määritä versionhallinta (sivuston omistajat)
Huom: Versiohistoria on erittäin arvokas osa luetteloita ja luettelon kohteita, mutta keskivertokäyttäjälle asiakirjakirjastojen versiohistoria on huomattavasti hyödyllisempi ja merkityksellisempi. Listojen versiohistoriaa käsitellään tulevassa kirjoituksessa.
Lisää versiohistoriasta
Tämä on sarja versiohistoriasta. Tutustu muihin tätä aihetta käsitteleviin viesteihin.
Basics | Buyer Beware | Will I Run Out of Space? | Versiohistoria vs. Track Changes
