Courrier certifié – Comment ça marche
Oct 07, 2010
Qu’est-ce que le courrier certifié ?
Essentiellement, le courrier certifié est un service de courrier intérieur « supplémentaire » qui attribue un numéro de suivi unique à chaque article posté et fournit à l’expéditeur une preuve légalement reconnue à la fois de l’envoi et de la livraison.
Pourquoi utiliser le courrier certifié ?
L’utilisation du courrier certifié présente un certain nombre d’avantages. Lorsque le destinataire doit signer physiquement pour la lettre ou le colis, cela crée non seulement un sentiment d’urgence (c’est-à-dire « Quelqu’un veut vraiment que je lise ceci, je ferais mieux de l’ouvrir maintenant. »), mais cela rend également l’expéditeur plus officiel (c’est-à-dire « C’est une entreprise légitime – pas du courrier indésirable – je ferais mieux d’y prêter attention. »). En outre, il est traçable étant donné que le destinataire (ou quelqu’un en son nom) doit le signer. Nous y reviendrons plus tard.
De nombreuses entreprises utilisent le courrier certifié pour des communications importantes telles que : l’envoi d’un avis de rappel de produit, un message à livrer obligatoirement à leurs clients, des rapports annuels, des déclarations d’actionnaires et d’autres communications officielles avec des clients et des partenaires. Dans certains cas, les exigences légales en matière de notification par courrier certifié précisent même son utilisation. Si vous envoyez l’un de ces articles – ou toute autre communication officielle – envisagez les avantages de Certified Mail. Elle pourrait vous convenir.
Comment fonctionne le courrier certifié ?
Lors de la remise de votre courrier certifié, les réglementations de l’U.S. Postal Service (USPS) exigent que la signature du destinataire (ou d’un agent autorisé) soit obtenue avant que le destinataire puisse recevoir et ouvrir la lettre. L’USPS conserve les registres officiels de distribution pendant deux ans.
Bien sûr, il existe des options. Vous trouverez ci-dessous les différentes façons d’envoyer un courrier certifié via Click2Mail, ainsi que les exigences en matière de signature du destinataire pour chaque option.
– Courrier certifié. Fournit un numéro de suivi unique que vous pouvez vérifier en ligne pour confirmer que votre envoi est arrivé à destination. Avec cette option, le facteur est autorisé à livrer le courrier à toute personne qui reçoit du courrier à l’adresse donnée.
– Courrier certifié avec accusé de réception (la carte verte). Moyennant un supplément, une carte verte de reçu de retour est jointe à l’envoi postal, puis signée et datée par le destinataire lors de la distribution et vous est retournée par la poste.
– Courrier certifié avec reçu de retour électronique. Moyennant des frais supplémentaires (1,00 $ de moins que la carte verte), une version électronique de la carte verte est capturée sous forme de document PDF qui comprend une image de la signature du destinataire ou un timbre manuel approuvé.
– Courrier certifié avec accusé de réception et livraison restreinte. La plus stricte des options de courrier certifié, l’ajout d’un service de livraison restreinte au reçu de retour garantit la livraison au destinataire réel ou à un agent autorisé.
Comme ce processus prend du temps et dépend d’une signature physique, prévoyez un délai de livraison de trois à dix jours ouvrables pour votre courrier certifié. USPS ne peut pas garantir ou spécifier une date et une heure de livraison exactes étant donné que la livraison dépend de la présence du destinataire à son domicile et de sa disponibilité pour signer l’envoi. Certified Mail est envoyé First-Class Mail.
Pourquoi tant de temps ? Voici comment fonctionne la livraison (et pourquoi il y a des frais supplémentaires).
Première étape – Si vous envoyez un courrier à une adresse et que personne n’est à la maison au moment de la livraison, un bordereau de rappel de livraison est laissé dans la boîte aux lettres par le facteur. Ce rappel les informe qu’une lettre USPS Certified Mail est retenue au bureau de poste local pour être retirée. Ils doivent se rendre au bureau de poste pour signer pour la lettre et la récupérer.
Etape un infructueuse, étape deux – Si personne ne vient chercher la lettre après cinq à sept jours, USPS tente une deuxième livraison. Là encore, le facteur laisse derrière lui un rappel de bordereau de livraison si personne n’est à la maison.
Etape deux infructueuse, étape trois – Enfin, après 10 à 12 jours, la troisième et dernière tentative de livraison est effectuée à l’adresse de livraison. Après avoir laissé le dernier rappel d’avis, la lettre est ramenée au bureau de poste et retenue pendant cinq à sept jours supplémentaires. L’ensemble de ce délai peut prendre de 17 à 21 jours si personne n’a réclamé la lettre.
Etape trois infructueuse, étape quatre – USPS marque alors la lettre « non réclamée » et la lettre est renvoyée à l’expéditeur. Les articles non réclamés seront renvoyés à l’expéditeur après 30 jours.
N’oubliez pas que USPS ne fournit pas d’informations de suivi des lettres « en route ». Vous n’obtiendrez pas d’informations de livraison actualisées tant que le facteur USPS n’aura pas tenté de livrer la lettre et ne l’aura pas scannée ou n’aura pas effectué une tentative de livraison.
Comment Click2Mail peut vous aider
Click2Mail fournit une interface en ligne qui permet aux clients d’envoyer du courrier certifié directement depuis leur ordinateur. Les clients téléchargent leur envoi et leur liste d’adresses (ou ils peuvent créer l’un ou l’autre de ces éléments en ligne), et Click2Mail produit et envoie le document à l’USPS pour la livraison.
Chaque envoi certifié Click2Mail.com est créé à l’aide d’un numéro de suivi USPS unique, qui vous permet de suivre son état de livraison via votre page de compte Click2Mail sur Click2Mail.com, et qui peut également être utilisé pour vérifier l’état de livraison sur le site Web de l’USPS. C’est aussi simple que cela !
Lorsque vous envoyez un courrier certifié, vous pouvez toujours bénéficier de tous les autres avantages offerts par Click2Mail : personnalisation du contenu à l’aide du nom et des informations personnelles de vos destinataires, normalisation et création en ligne de listes d’adresses, impression et envoi le jour ouvrable suivant (si l’envoi est effectué avant 20 heures HNE), et assistance clientèle utile disponible onze heures par jour, cinq jours par semaine. Avec un tel soutien, il n’est pas logique de consacrer votre temps et votre argent à l’impression et au remplissage de vos enveloppes, à l’adressage des envois, à la conduite au bureau de poste et à la file d’attente pour les poster.
Click2Mail vous fait gagner du temps et de l’argent tout en vous offrant toutes les ressources et le soutien nécessaires pour rendre votre courrier certifié plus opportun et sans tracas. Cliquez ici pour obtenir des informations supplémentaires sur les produits Click2Mail Certified Mail. Si vous avez des questions, contactez notre service d’assistance à la clientèle au 866-665-2787 ou .(JavaScript must be enabled to view this email address). L’assistance téléphonique et le chat en ligne sont disponibles du lundi au vendredi, de 9 h à 20 h (HNE).
