A telefonrendszerek automatizálása az egyik legfontosabb dolog, amit valaha is létrehoztak a vállalkozások számára. Őszintén szólva elég őrültség nem kihasználni az automatizálás előnyeit az üzleti hívások kezelésében, mert ez nem tesz mást, mint hozzáadott értéket teremt az Ön számára, minden téren.
Időmegtakarítást eredményez, munkaerőt takarít meg, jobb élményt nyújt a hívónak, és megakadályozza, hogy a zavarodott vagy frusztrált hívók miatt eladásokat veszítsen. Az automatizálás számos módon teszi lehetővé telefonrendszere jobb működését, és íme néhány ezek közül az előnyök közül.
Cégjegyzék létrehozása
Még ha csak kevés alkalmazottja van, egy cégjegyzék hozzáadása lehetővé teszi, hogy a hívókat szakszerűen, azonnal a megfelelő személyhez irányítsa. Egy névjegyzékkel nem szükséges, hogy egy képviselővel beszéljenek, mielőtt a megfelelő személyhez kapcsolják őket, mert ezt a lépést kiküszöbölheti azzal, hogy hagyja, hogy saját maguk kapcsolják az adott személyt.
Amikor valaki betelefonál, egyszerűen tárcsázhatja a megfelelő személynek vagy részlegnek megfelelő melléket, anélkül, hogy valaha is élő ügynökkel beszélne. Tehát azt kell tennie, hogy minden egyes alkalmazottja vagy részlege számára mellékeket ad hozzá, amelyek a megfelelő átirányító telefonokhoz kapcsolódnak.
Ezután hozzon létre egy hangüzenetet, amely tartalmazza a teljes listát, és csatolja ezt a hangüzenetet az Ön által választott menüponthoz. Amikor a hívó fél kiválasztja például az “#1”-et (vagy az Ön által kijelölt számot), azonnal hallani fogja az Ön által létrehozott cégjegyzék hangüzenetét. Amint meghallja a kívánt személynek megfelelő melléket, bármikor tárcsázhatja azt.
Ez különösen hatékony és nagyon hasznos a hívók számára, ha több alkalmazottja van, ebben az esetben akár név szerinti tárcsázójegyzéket is létrehozhat, hogy a hívók könnyebben megtalálják a keresett személyt.
A hívási menü (pl., automatikus ügyintéző, telefonfa) az automatizálás egyik leghasznosabb eszköze, és már jó ideje az is. Ha még nem használta ezt a technológiát vállalkozása számára, akkor kihagyja a hívások hatékony kezelésének és továbbításának egyik legnagyszerűbb módját.
Tévhit, hogy a hívásmenü csak a nagy, nagy volumenű vállalkozások számára létezik, de egyetlen vállalkozás sem túl kicsi ahhoz, hogy ezt használja. Nem számít, milyen méretű vállalkozásod van, a hívásmenü rengeteg gondot takaríthat meg, és ha mást nem is, azonnal professzionálisabbnak tűnik, amikor az ügyfelek hívnak.
Lényegében ez egy virtuális recepciós; így a menü segítségével valóban helyettesíthet egy élő személyt, aki válaszol az összes hívásra, mert automatikusan megteszi a legtöbbet abból, amit a recepciós csinálna.
Az automatizált menü üdvözölheti a hívót, elvezetheti ahhoz a személyhez vagy részleghez, akire szüksége van, vagy akár hagyhatja, hogy kiválasszon egy opciót, hogy csak információt halljon, például útbaigazítást, nyitvatartási időt vagy más gyors információt. A legjobb benne, hogy a menü kiszűri a hívásokat Ön helyett, sok esetben anélkül, hogy élő emberrel kellene beszélnie.
Hívásmenü használata esetén létrehozhat egy egyedi menüpontot, amelyet a hívó közvetlenül egy hangpostafiókra küldhet. Természetesen a menüpontok sokoldalúak, és arra is használhatók, hogy a hívókat bármilyen célállomásra irányítsák, és ebbe beletartozik a hangpostára való átirányítás is.
Ez egy szép kiegészítője a menünek, mert így nem kell felvenni egy olyan hívást, aki csak egy adott személy postafiókját szeretné elérni. Továbbá, mivel egyszerűen megnyomhatnak egy számot, és azonnal a hangpostára kapcsolhatnak, ez azt jelenti, hogy a hívónak nem kell egy darabig várnia, hogy csörögjön, mielőtt a hangpostára kapcsolják.
Ha szükséges, több menüpontot is létrehozhat, amelyek mindegyike különböző postafiókokba küld, amelyek különböző, egyedi alkalmazottaknak felelnek meg.
Menüpontok, amelyek meghatározott továbbító telefonokra irányítanak
A hívásmenük szinte alapfunkciója, hogy ha valaki kiválaszt egy adott opciót, akkor a hívásokat tetszőleges telefon(ok)ra továbbíthatja. Ön döntheti el, hogy a menüben szereplő opciók közül melyiket melyik telefonokra küldi, és nem kell, hogy az összes opciónak az összes telefont csörögnie kell, amikor a hívó kiválasztja őket.
Ha például a hívásmenüben az 1-3. opció van, akkor egyszerűen kiválasztja, hogy mely telefonok csörögjenek, amikor a hívó megnyomja a tárcsalapon az említett számok egyikét. Ezután csak azok a telefonok fognak csörögni, amelyeket az egyes opciókhoz beállított. Így ez valahogy így nézhet ki:
Szervezett továbbítás
A tervezett továbbítás egy rendkívül hasznos módszer a vállalkozások számára a híváskezelés egyéni ütemezésének megszervezésére. Ez a funkció kizárólag a Talkroute virtuális telefonszolgáltatáshoz tartozik, és ilyen jól működő automatizálással más virtuális szolgáltatónál nem találkozhat. Alapvetően egyéni hívásátirányítási ütemterveket hozhat létre az egyes telefonjaihoz, hogy biztosítsa, hogy a megfelelő emberek a megfelelő időben szerepeljenek a híváslistán, és elkerülje az átfedéseket.
Ez nagyszerű a vállalaton belüli műszakváltások automatizálására, vagy a hét különböző napjain dolgozó különböző alkalmazottak befogadására. Ha egyszer beállította egy telefonhoz a továbbítási ütemezést, akkor az a telefon csak a hét azon óráiban és napjain fog csörögni, amelyekre beosztotta.
E-mail értesítések az üzenetekhez
Elképzelhető, hogy azt gondolja: “Már így is elég értesítés van az életemben…”, de ezek olyan értesítések a vállalkozásának, amelyekre szüksége lesz. Az üzleti üzenetekhez tartozó e-mail értesítések azért fontosak, mert előfordulhat, hogy nincs egy adott pillanatban ideje ellenőrizni az üzeneteket, vagy véletlenül lemarad egy üzenetről, ami a telefonján érkezik.
Ezeknek az e-mail értesítéseknek az elsődleges felhasználási területe a hangposta. Állítsa be fiókját úgy, hogy az új hangpostaüzeneteket egy adott e-mail címre küldje, válasszon ki egy tetszőleges e-mail címet (nem csak a fiók tulajdonosát), és kapjon egy pinget az e-mail címéről, amint egy ügyfél hangüzenetet hagy Önnek.
A fiókjában akár több postafiókot is beállíthat különböző alkalmazottak számára, majd minden egyes postafiókot úgy állíthat be, hogy az adott személy e-mail címére irányítson. A hangposta mellett értesítést is kaphat minden alkalommal, amikor új szöveges üzenet érkezik egy ügyféltől (ha üzleti szöveges üzeneteket használ).
Egyetlen e-mail címet állíthat be az új szöveges értesítések fogadására, de szükség esetén több e-mail címet is beállíthat, hogy valaki a csapatából biztosan válaszoljon.
Működési idő
Virtuális telefonrendszer használata esetén jó, ha be van állítva a munkaidő, hogy a nap bármely szakában csöröghessenek a telefonok. Ha például az üzleti órákat reggel 8-tól este 6-ig állítja be, akkor a hívások csak ezekben az órákban fognak csörögni az átirányító telefonokon.
Ez biztosítja, hogy az átirányító telefonok ne csörögjenek az éjszaka minden órájában, kivéve persze, ha a nap 24 órájában szeretne nyitva lenni. Annak szemléltetésére, hogyan működne a működési idő egy virtuális telefonrendszerrel, hasonlítsa össze egy téglaépületben lévő bármely üzlet nyitvatartási idejével.
Amint ahogy egy hagyományos üzlet egy bizonyos órakor bezárja az ajtaját, és nem veszi fel a telefont, ugyanígy működik a működési idő funkció a virtuális rendszerrel. Amikor az emberek a normál nyitvatartási idő után hívják vállalkozását, beállíthat egy munkaidő utáni hangüzenetet, és lehetőséget adhat nekik arra, hogy hangpostát hagyjanak.
Lehet, hogy eddig csak egy mobiltelefonnal, egy vezetékes telefonnal vagy néhány asztali telefonnal boldogult vállalkozása működtetéséhez, és bár ez működhet, ha új vállalkozás, egy virtuális telefonrendszerrel történő automatizálással professzionálisabb szintre emelkedhet.
Nem biztos, hogy szükséges, hogy ezeket a funkciókat mind hozzáadja a telefonrendszeréhez, de legalább a híváskezelés automatizálása még egy kicsit is sokkal jobb élményt nyújt a hívók számára. És ez az egész automatizálás célja, hogy javítsa az Önt elérni próbáló ügyfelek élményét, valamint a hívások kezelésének élményét.
