A teljes útmutató a munkaügyi referenciaellenőrzéshez

A szakmai referenciaellenőrzés a felvételi eljárás gyakori része. A referenciaellenőrzést azért végzik, hogy ellenőrizzék a munkára jelentkező személy bizonyítványait, és további információkat tudjanak meg róla, például a munkastílusáról és az értékrendjéről. Sok vállalat úgy véli, hogy a szakmai referenciák ellenőrzése a felvételi folyamat lényeges szakasza, manapság azonban a referenciaellenőrzést gyakran hosszadalmas és frusztráló formalitásnak tekintik, és egyes vállalatok csak vezető beosztások esetében végeznek referenciaellenőrzést, vagy egyáltalán nem.

A referenciaellenőrzés gyakran olyan érzés lehet, mint egy zárt ajtók mögött folytatott beszélgetés. Ezért hoztuk létre ezt a teljes útmutatót a referenciaellenőrzésről, hogy tisztázzuk a folyamatot. Választ talál olyan kérdésekre, mint például: “Mit jelent, ha egy toborzó megkéri, hogy ellenőrizze a jelölt referenciáit?”, “Mi a helyes módja a referenciák ellenőrzésének?” és “Ki adhat referenciát?”

A Zincnél úgy gondoljuk, hogy a munkaügyi referenciaellenőrzés folyamata sokkal jobb is lehet. Szeretnénk segíteni Önnek abban, hogy a legtöbbet hozza ki a referenciaellenőrzésből, legyen szó akár felvételi menedzserről vagy toborzóról, akár jelöltről vagy referensről. Amellett, hogy útmutatást nyújt a referenciaellenőrzéshez, a Zinc egy automatizált referenciaellenőrzési szolgáltatást is kínál, amely a referenciaellenőrzést a felvételi folyamat legfájdalmasabb részéből a leglátványosabbá teszi.

Tartalom

• Referenciaellenőrzés:

• Referencia a felvételi menedzsereknek és a toborzóknak

• Referencia a jelölteknek

• Referencia a referenseknek

• Következtetés

Referencia:

A szakmai referencia ellenőrzése már régóta része a felvételi eljárásnak. Az összegyűjtött információk fajtája és az ellenőrzések mélysége vállalatonként, iparáganként és régiónként eltérő lehet. Ebben a fejezetben megismerheti, hogy mit foglal magában a referenciaellenőrzés, és kik adhatnak referenciákat.

Mit jelent, ha egy munkaerő-felvásárló kéri a jelölt referenciáinak ellenőrzését?

Amikor egy potenciális munkáltató szakmai referenciákat kér, olyan személyek elérhetőségét kéri, akik további információkat tudnak adni az általa felvenni kívánt jelöltekről. A legalapvetőbb szinten a munkáltatók azért végeznek referenciaellenőrzést, hogy megbizonyosodjanak arról, hogy a jelölt helyes információkat adott-e meg korábbi munkájáról vagy tanulmányairól, például a munkaköréről, a munkavégzés időpontjáról vagy a tanfolyamról, amelyen részt vett. Gyakran csak ezt a munkaügyi ellenőrzést kérik a vállalatok. A munkaviszony igazolása minden referencia alapja, de a referenciák készítésének gyakorlata a vállalat, az iparág, a hely és a munkakör rangja szerint változik. Olvasson tovább, hogy többet megtudjon.

Mi történik, amikor a munkáltató ellenőrzi a referenciákat?

A referenciák ellenőrzésének gyakorlata szervezetenként nagyon eltérő a vállalat méretétől és az iparágtól függően, egyesek csak a vezető beosztások esetében ellenőrzik a referenciákat.

A munkaügyi referenciák ellenőrzése során a toborzó általában olyan személyek (referensek) adatait kéri, akik kezeskednek a jelölt képességeiről, tapasztalatáról és a munkakör betöltésére való alkalmasságáról. Ezután általában megkérik a referenseket, hogy ellenőrizzék a jelölt munkájának adatait, és bizonyos esetekben további kérdéseket tesznek fel a jelölttel kapcsolatban.

Egyes felvételi vezetők felismerik, hogy a referenciák értékes forrást jelenthetnek, és részletesebb kérdéseket tesznek fel, hogy megalapozott betekintést nyerjenek a jelölt erősségeibe, gyengeségeibe, valamint abba, hogy a jelölt hogyan illeszkedne a vállalati kultúrába, illetve hogyan járulna hozzá ahhoz.

Megállapítottuk, hogy ha a referenciákkal még az ajánlatkérés előtt felveszik a kapcsolatot, a referenciák a kompetenciainformációk kinyerésével megkönnyíthetik a döntéshozatalt a felvételi folyamat során. Ha a referenciákkal ajánlatkérés után veszik fel a kapcsolatot, akkor a referenciák hasznosabbak, ha a felvételi menedzserek a munkastílusra és a kultúrára összpontosító kérdéseket tesznek fel, hogy segítsenek személyre szabni a felvételt.

Egyes pozíciók esetében megfelelőségi és biztonsági okokból további háttérellenőrzéseket is végeznek, például pénzügyi ellenőrzéseket vagy bűnügyi nyilvántartási ellenőrzéseket, de ezek nem tekinthetők referenciának.

Ki adhat referenciát?

A szakmai referenciát adó személyt referensnek nevezzük. A referens olyan személy, aki igazolni tudja a jelölt tapasztalatát. Összeállítottuk ezt a definíciókat tartalmazó listát, hogy képet adjunk arról, milyen különböző típusú referenciákat kérnek a cégek, és mérlegeljük az egyes típusok előnyeit és hátrányait.

1. Szakmai ajánlásA szakmai ajánlás olyan személytől származó jóváhagyás, aki megerősíti az Ön képzettségét, tapasztalatát és általános alkalmasságát az állásra. A cégtől függően a szakmai referencia három különböző referenciatípus egyikére utalhat:

   • Szakmai (HR): Ez az a fajta referencia, amelyet az Ön korábbi vállalatának HR osztálya ad. Ez a fajta referencia ellenőrzi a munkakör megnevezését, a dátumokat és nem sok mást. Egyes cégeknél ez az egyetlen referenciafajta, amelyet hivatalosan adnak.

   • Professzionális (karakter): A vezetők vagy más kollégák felajánlhatják, hogy részletesebb referenciát adnak, különösen ott, ahol a vállalat politikája szerint csak HR-referenciát adnak. Ezt a fajta referenciát néha személyes referenciának is nevezik, de az egyértelműség kedvéért ezt a fajta referenciát szakmai (jellem) referenciának nevezzük. A szakmai (jellembeli) referenciák kiválasztásakor a munkatapasztalattal rendelkező jelöltek jellemzően korábbi munkáltatóik, közvetlen vezetőik, feletteseik vagy elismert kollégáik adatait adják meg referenciaként. A frissen képzett jelöltek egy tanárt vagy egyetemi oktatót is felkérhetnek, hogy munkahelyi kolléga helyett kezeskedjen képességeikért. Azok a jelöltek, akik önálló vállalkozók voltak, szintén kérhetnek ügyfeleket vagy eladókat, hogy kezeskedjenek képességeikért és tapasztalatukért.

   • Szakmai (toborzó): A harmadik félként működő ügynökségek toborzói, akik közvetítették Önt egy pozícióba, szintén felhasználhatók referenciaként a munkaviszony igazolására szolgáló referenciák megadására. A toborzók ellenőrizhetik a munka részleteit, de nem tudnak részletes megjegyzéseket tenni a jelölt teljesítményéről.

2. Hátsó csatornás referencia: A hátsó csatornás (más néven backdoor) referenciák azok, ahol a felvételi menedzserek kölcsönös kapcsolatokat azonosítanak, és felveszik velük a kapcsolatot, hogy megvitassák a jelöltnek a pozícióra való alkalmasságát. Ez történhet a közösségi médiában, például a LinkedIn-en található kölcsönös kapcsolatok ellenőrzésével, vagy egy olyan vállalatnál lévő közös kapcsolattal, amellyel a jelölt már dolgozott. Ez általában a referenciaellenőrzés leginformálisabb fajtája.

3. Személyes referencia: A személyes referencia olyan referenciától származik, aki személyesen, nem szakmai szempontból ismeri a jelöltet. Ezek a referenciák akkor adhatók, ha a jelöltnek nincs munkatapasztalata, például ha most végzett az iskolában vagy az egyetemen, vagy ha a jelölt pályamódosítás előtt áll. Bizonyos esetekben az ilyen típusú referenciát jellemreferenciának nevezik.

Ezek a kifejezések gyakran régimódinak tűnhetnek, és nem feltétlenül tükrözik a mai munka világát. Ráadásul az emberek által a különböző referenciatípusokra használt terminológia iparáganként és földrajzi területenként eltérő, ezért ha nem biztos abban, hogy milyen referenciára van szüksége, a legjobb, ha egyeztet a referenciát kérő személlyel.

A munkán kívül más esetekben is szükség van referenciákra. Például a főbérlők kérhetnek referenciákat a potenciális bérlőtől, az egyetemek kérhetnek ajánlólevelet a leendő diákoktól. Ez az útmutató a munkavállalási célú szakmai referenciákra összpontosít.

Hogyan ellenőrzi egy vállalat a referenciákat?

A referenciák gyűjtésének többféle módja van. A referenciagyűjtés módja a vállalattól, az iparágtól és a földrajzi területtől függ. Íme a referenciák gyűjtésének főbb módszerei:

Írásos referenciák:

A referenciák ellenőrzésének leghagyományosabb formája a referencialevél, de hosszú időt vehet igénybe, és többlet papírmunkát jelent a felvételt végző vezető számára. Ha a referenciaellenőrzés e-mailben történik, az szinte mindig PDF- vagy Word-mellékleteken keresztül történik, akár kérdések feltevésével, akár egy online űrlap elküldésével, amelyet az referensnek ki kell töltenie.

Az írásos referencia e-mailben történő kézhezvételekor a legjobb, ha a referencia a céges domainnel rendelkező munkahelyi e-mailről érkezik, hogy csökkentsük annak esélyét, hogy a referencia hamisítvány lehet.

Telefonhívás:

Ez lehet a referenciagyűjtés legegyszerűbb módja, ha a referens felveszi a telefont és hajlandó beszélni. Ez időigényes és nehezen ütemezhető. Néha nem fogja tudni elérni a referenst, vagy a HR-hez fogják továbbítani.

A referens úgy érezheti, hogy őszintébben tud beszélni, de mivel a referenciát nem írják le, csak a jegyzeteire tud majd hivatkozni.

Figyeljen arra, hogy telefonon keresztül könnyebb meghamisítani a személyazonosságot, így a telefonos referenciagyűjtés esetén fennállhat a referenciával kapcsolatos csalás veszélye.

Automatizált referenciaszoftverek:

Már léteznek olyan technológiai megoldások az online referenciaellenőrzéshez, amelyek automatizálják a folyamatot a referens elérhetőségének megadásától a referenciák összegyűjtéséig.

A Zinc referenciakereső eszköze például lehetővé teszi a jelöltek számára, hogy referenciáik adatait bizalmasan kezeljék, és biztonságosan tárolja a referenciát, így a jelölt azzal oszthatja meg, akivel akarja, és újra felhasználhatja azt a karrierje során. A folyamat automatizálása időt szabadít fel, így a jelöltek más feladatokra koncentrálhatnak.

A Zinc segítségével gyűjtött referenciákat a céges e-mailekkel és egy LinkedIn-fiókon keresztül ellenőrzik. A referenciák hamisíthatatlanok is, mivel egy blokkláncon vannak rögzítve.

Harmadik fél által nyújtott referenciaszolgáltatások:

Ezek olyan cégek, amelyek a referenciázás gyakorlatára szakosodtak. A fentiek bármelyikét elvégezhetik, vagy használhatnak erre a célra kifejlesztett szoftvert.

Miért kérnek a toborzók egynél több referenst?

Az egynél több referens kérése bevett gyakorlat. Ez segít a toborzónak abban, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a jelöltről szerzett információk megfelelnek a valóságnak. Ha egynél több személy ellenőrzi a jelölt által elmondottakat, a toborzó biztosabb lehet a felvételi döntés meghozatalában. Emellett kerekebb képet ad a jelöltről azáltal, hogy különböző nézőpontokat és információkat gyűjt arról, hogyan teljesített különböző szerepkörökben.

A toborzó által kért referenciák száma iparágtól függően változik, például sok pénzügyi intézménynek az FCA irányelvei miatt 5 éves munkaviszonyra kiterjedő referenciaellenőrzésre van szüksége. Egyes visszajövő referenciák csupán dátummegerősítések, ezért a toborzó kérhet egy másik referenstől részletesebb információkat.

Hol kaphatok jogi tanácsot a referenciákkal kapcsolatban?

Ha úgy gondolja, hogy törvényt sértettek egy olyan referenciaellenőrzéssel kapcsolatban, amelyben részt vett, például ha valami hamis vagy félrevezető dolgot mondtak egy referenciában, akkor érdemes ezt megtámadni. Célszerű lehet először az érintett személlyel megbeszélni a dolgot, hátha meg tudtok egyezni a megoldásban. Ha nem tudja megoldani a problémát a vele való beszélgetéssel, akkor érdemes jogi tanácsot kérnie. Az alábbiakban talál néhány ingyenes forrást, amely segíthet:

Amerikai Egyesült Államok: https://www.nolo.com/legal-encyclopedia/free-books/employee-rights-book/chapter9-6.html

Egyesült Királyság: https://www.citizensadvice.org.uk/work/leaving-a-job/getting-a-job-reference/getting-a-job-reference/

Ausztrália: https://www.fairwork.gov.au/small-business-showcase/hiring-employees

Vissza a tetejére

Referencia tippek felvételi vezetőknek és toborzóknak

A technológiai fejlődéssel a munka világának szinte minden területén a hivatkozási gyakorlatok általában politikától áthatottak és archaikusnak érezhetők. Ez a szakasz választ ad a kérdéseire, és néhány tippet ad arra vonatkozóan, hogyan viheti át a referenciák készítését a 21. századba, hogy a legtöbbet hozhassa ki a referenciaellenőrzésekből.

Ebben a részben válaszolunk a kérdéseire, és referenciák ellenőrzésére vonatkozó ellenőrzőlistát adunk.

Miért kellene a felvételi menedzsereknek referenciákat ellenőrizniük?

Az Egyesült Királyságban a referenciák ellenőrzése kissé kiment a divatból. Úgy tekintenek rá, mint valami olyasmire, amit a vállalatok úgy érzik, hogy meg kellene tenniük, de a valóságban gyakran úgy tekintenek rá, mint egy rosszindulatú formaságra, amelyet csak megfelelési okokból végeznek. Egyes felvételi menedzserek úgy érzik, hogy a referenciaellenőrzés nem nyújt hasznos információt azon túl, hogy megerősíti azt, amit a jelölt már elmondott nekik, és ez akkor van így, ha egyáltalán úgy döntenek, hogy referenciát készítenek. Mi a Zincnél úgy gondoljuk, hogy a referenciakeresés jobb, nyitottabb és hasznosabb lehet minden érintett fél számára. Ha jól végzi el a referenciaellenőrzéseket, hasznos információkhoz juthat, amelyek valóban segíthetnek a helyes felvételi döntések meghozatalában, és az út több területére is hatással lehetnek, mint azt elsőre gondolta volna.

Vannak új gyakorlatok és technológiák, amelyeket alkalmazhat a referenciák frissítése és a referenciákból a lehető legtöbbet hozhatja ki, mint például az automatizált referenciaszerkesztési eszközök és a backchannel referenciák. Manapság a jelöltek minden eddiginél jobbak az interjúkészítésben, így még nehezebb megítélni, hogy a jelölt tud-e járni a szavakat. Kutatások azt is kimutatták, hogy a jelöltek mintegy 10%-a hazudik az önéletrajzában – ez aggasztó eredmény a toborzók számára. Ez még több ok arra, hogy a lehető legtöbbet hozza ki a referenciaellenőrzésekből, hogy biztosítsa, a megfelelő személyt veszi fel.

Mire használják a munkaügyi referenciák ellenőrzését?

A referenciák ellenőrzése kulcsfontosságú lehetőség lehet az Ön számára, hogy biztosítsa, a megfelelő személyt veszi fel. A referenciaellenőrzések a felvételi folyamat több részébe is beépülhetnek, mint például:

1. Compliance. A referenciaellenőrzés leggyakoribb oka a megfelelés és a kellő gondosság bizonyítása. Ebben az esetben a referenciák felhasználhatók annak igazolására, hogy a jelölt valóban az, akinek mondja magát, és nem vett részt korrupciós tevékenységben.

2. További értékelés és szűrés. A referenciák felhasználhatók annak ellenőrzésére, hogy a jelölt készségei, képességei és kompetenciái megfelelnek-e vagy meghaladják-e azt, amit a jelölt az önéletrajzában és az interjún bemutatott.

3. Beépítés és teljesítménymenedzsment. Megkérdezheti a referenseket az előnyben részesített vezetési stílusokról, munkastílusokról és értékekről, hogy segítsen személyre szabni a beilleszkedési utakat. A referenciák segíthetnek eldönteni, hogy mennyi struktúrát adjon az új alkalmazottnak, hogyan lehet a legjobban ösztönözni, és milyen környezetben fog kitűnni.

Mikor kell ellenőrizni egy álláskereső referenciáit?

A referenciák ellenőrzése nemcsak arra ad lehetőséget, hogy ellenőrizze a jelöltről rendelkezésre álló információkat, de ha jól csinálja, mélyebb betekintést is nyújthat a jelölt erősségeiről és gyengeségeiről, arról, hogy hogyan illeszkedik majd a csapatába, mit tud hozzátenni a csapatához, sőt még arról is, hogy milyen vezetési stílushoz illene a legjobban a jelölt. A referenciaellenőrzések ilyen módon történő maximalizálása megkönnyítheti a beszállást, segíthet személyre szabni a jelöltek útját, pozitív élményt nyújtva számukra. Az, hogy hogyan szeretné felhasználni a referenciákat, meghatározhatja, hogy a felvételi folyamat során mikor referenciázzon. A Zinc különböző típusú referenciaeszközöket fejlesztett ki, amelyek specifikusan ezekre a forgatókönyvekre és még sok másra is vonatkoznak.

• Az ajánlat előtt: referenciák értékelése: Ha a referenciákat a jelölt kompetenciáinak ellenőrzésére szeretné használni, javasoljuk, hogy a referenciákat a folyamat korábbi szakaszában, az interjú vagy az ajánlat megtétele előtt készítse el. Ez azért van így, hogy a referenciák segítségével dönteni lehessen a jelöltek között a képességeik alapján. Ha az ajánlat megtétele után készít referenciákat az értékeléshez, és úgy találja, hogy a kompetenciák nem felelnek meg az önéletrajznak vagy annak, hogy milyen jól szerepelt az interjún, akkor előfordulhat, hogy az ajánlat visszavonásának kínos folyamatán kell keresztülmennie.

• Az ajánlat megtétele után: referenciák ellenőrzése a beilleszkedéshez.Ha szeretné megtudni, hogyan lehet az új alkalmazottat a legjobban integrálni a csapatába, akkor az ajánlat megtétele utáni referenciaellenőrzéseket használhatja beilleszkedési célokra. Ha megkérdezi a referenseket a jelölt munkastílusáról, preferált vezetési stílusáról, kultúrájáról és értékeiről, személyre szabhatja a beilleszkedés élményét, és előre láthatja az esetleges problémákat. A pozitív beilleszkedési tapasztalatok magasabb megtartási arányt eredményeznek, ezért érdemes a legtöbbet kihozni a referenciaellenőrzésekből.

Mire figyeljek a jelölt referenciáinak ellenőrzésekor?

A referenciaellenőrzés során először is a jelölt munkatörténetének igazolására kell törekednie, ellenőrizve, hogy az önéletrajzában szereplő munkakörök címei, dátumok és a munkák típusa helytállóak. Néha csak ennyit kell vagy akar ellenőrizni.

Ha részletesebb információkat kell megtudnia a jelöltről, a referenciaellenőrzés lehetőséget adhat arra, hogy releváns információkhoz jusson a felvételi döntéseihez.A referenciaellenőrzés számos különböző területen segíthet többletinformációkat szerezni. Az Ön felvételi folyamata segíthet meghatározni, hogy milyen információkat próbáljon meg megszerezni a referenciákból Gondoljon az Ön vállalatára, valamint az adott csapat igényeire és kihívásaira, amelybe felveszi. Feltehet olyan kérdéseket, amelyek segítik a beilleszkedést, például a vezetési stílusról és a munkakörnyezetről. Ha a kultúra kiemelkedő tényező a felvételi folyamatában, akkor érdemes a vállalat értékrendjére szabott kérdéseket feltennie.

Ha ez hasznosnak hangzik, de aggályai vannak, hogy a referenciaellenőrzés túl időigényes lehet, vagy ha nem tudja, hogyan gyűjtsön ilyen jellegű információkat, akkor léteznek harmadik féltől származó referenciaellenőrző cégek, amelyek az Ön nevében összegyűjthetik a referenciákat. A Zinc automatizált referenciaszolgáltatást kínál testreszabható kérdésekkel, így Ön minden további gond nélkül maximalizálhatja az online referenciaellenőrzéseket.

Milyen kérdéseket kell feltennem a referenciavizsgálat során?

A toborzók leggyakrabban a jelölt tapasztalatának ellenőrzésével kapcsolatos kérdéseket teszik fel a referenciavizsgálóknak, például a munkakör és a munkavégzés időpontja. Ha a referenciaellenőrzés a felvételi döntések megalapozására szolgál, érdemes elgondolkodni azon, hogy részletesebb kérdéseket tegyen fel a készségekkel, tapasztalattal és munkastílussal kapcsolatban. Ha a vállalati kultúra ápolása érdekli, akkor ennek figyelembevételével is tehet fel kérdéseket.

Nézze meg a Zinc referenciakérdés-generátorát, hogy ötleteket kapjon a kultúraorientált kérdésekhez, amelyeket feltehet, vagy olvassa el a legjobb referenciaellenőrzési kérdésekről szóló blogunkat.

Milyen kérdéseket ne tegyek fel referenciakérdések során?

Jó ötlet lenne, ha távol tartaná magát minden olyan témától, amely diszkriminációhoz vezethet. Kerülje a jelölt fajára, vallására, szexualitására, családi állapotára, nemére, fizikai egészségére vagy fogyatékosságára vonatkozó kérdéseket, mivel ezek nem befolyásolhatják a felvételi döntését. Ha úgy dönt, hogy nem veszi fel a jelöltet, miután megkérdezte a referensét ezekről a témákról, akkor zavaros jogi vizekre evezhet.

Az olyan szubjektív, zárt kérdésektől is óvakodhat, mint például az “Ön újra felvenné ezt a személyt”, mivel a referens válasza nagyon szubjektív lehet, és nem feltétlenül tükrözi a jelölt képességeit a megpályázott munkakör betöltésére.

A legjobb referenciakérdésekről szóló blogunkban további példákat adunk a kerülendő kérdésekre.

Szükségem van-e beleegyezésre a referencia gyűjtéséhez?

Mivel a referencia személyes adatnak minősül, előfordulhat, hogy bizonyítania kell, hogy rendelkezik a jelölt beleegyezésével a referencia gyűjtéséhez. Ahelyett, hogy szóban kérné a pályázótól a referens adatait, próbálja meg e-mailben kérni, és kifejezetten kérdezze meg, hogy beleegyezik-e abba, hogy a nevében felvegye a kapcsolatot a referensével. Ez azt jelenti, hogy bizonyítékként rendelkezésére áll az írásos válaszuk. A referenciaadatoknak két tulajdonosa van: a jelölt és a referens. Mindkét tulajdonost figyelembe kell vennie, amikor biztosítja, hogy referenciamunkái megfelelnek az adatvédelmi szabályoknak, például a GDPR-nak.

Mit tegyek, ha nem tudok kapcsolatba lépni egy referenssel?

Egy gyakori probléma, amibe referenciák gyűjtése során belefuthat, hogy nem tudja közvetlenül felvenni a kapcsolatot a referenssel. Ennek két oka lehet: vagy az, hogy Önt a HR-nek adják át, nem pedig közvetlenül a referensnek, vagy pedig az, hogy a referens elhagyta a vállalatot.

Sok nagyvállalatnál a HR-osztály felelős a referenciák biztosításáért, de mint fentebb említettük, a HR-referens csak olyan alapvető foglalkoztatási adatokat tud megadni, mint a dátum és a munkakör. Ha közvetlenül a referenssel szeretne beszélni, próbáljon meg kitartó lenni, és talán átkapcsolják a megfelelő személyhez. Ha ez nem sikerül, kérje meg a jelöltet, hogy adja meg a referens személyes munkahelyi e-mail címét, és ha lehetséges, egy közvetlen telefonszámot, hogy biztosan elérje azt a személyt, akivel beszélni szeretne.

Az is előfordulhat, hogy amikor megpróbál kapcsolatba lépni a referenssel a munkahelyén, az már elhagyta a vállalatot. Ha ez történik, és a HR-osztály nem tudja megadni a referens új elérhetőségét, akkor vissza kell mennie a jelölthez, hogy frissített adatokat vagy egy másik referens elérhetőségét kérje. Ez annak is lehet a jele, hogy a jelöltje nem vette fel velük a közelmúltban a kapcsolatot, hogy megkérdezze, szívesen ad-e referenciát.

Mikor ellenőrzik a legtöbb vállalatnál a jelöltek referenciáit?

Amikor a vállalatok ellenőrzik a referenciákat, az ellenőrzésre leggyakrabban azután kerül sor, hogy a jelöltnek feltételesen felajánlották a pozíciót. Sok munkáltató akkor ellenőrzi a referenciákat, amikor az ajánlatot már megtették, megfelelési okokból. Néhány felvételi vezető az ajánlat megtétele előtt ellenőrzi a jelölt referenciáit. Ez azért történik, hogy a referenciákat felhasználhassák a felvételi döntések meghozatalához, legyen szó akár a jelöltek közötti döntésről, akár a felvételi tapasztalatok megtervezéséről.

Megállapítottuk, hogy az a szakasz, amelyben a munkáltatók a referenciákat végzik, befolyásolja a referenciák különböző típusú információinak hasznosságát. Például a kompetenciaalapú kérdések hasznosak lehetnek, ha a referenciát az ajánlat megtétele előtt végezték, mivel segíthetnek különbséget tenni a jelöltek között, azonban az ajánlat megtétele után már nem annyira hasznosak. A kultúra-alapú kérdések hihetetlenül hasznosak lehetnek, ha már megtörtént az ajánlat, mivel ezek az információk felhasználhatók a beilleszkedési folyamatok személyre szabásához, hogy segítsék az új alkalmazott sikerét, de nem sok olyan helyzet van, amikor az ilyen típusú kérdések hasznosak, ha az ajánlat megtétele előtt teszik fel őket, mivel nem segítenek értékelni a jelölt képességeit a munka elvégzésére. Ezen okok miatt a Zinc különböző referenciakövetési eszközöket fejlesztett ki, hogy a legtöbbet hozhassa ki az online referenciaellenőrzésből.

Hogyan ellenőrzik a különböző vállalatok a referenciákat?

Amint azt már Ön is tudja, a referenciakövetési gyakorlat cégenként, régiónként és iparáganként eltérő. Íme egy általános áttekintés arról, hogy a különböző méretű vállalatok általában hogyan referenciáznak.

• A nagyvállalatok általában harmadik feleket vesznek igénybe, vagy van egy beszállítói csapatuk, amely a megfelelési stílusú referenciák ellenőrzését végzi.

• A közepes méretű vállalatok szintén harmadik feleket vesznek igénybe, vagy csak vezető beosztásokban ellenőrzik a referenciákat.

• A kisebb cégek vagy a toborzók vagy a felvételi menedzserek veszik fel a kapcsolatot a referenciákkal, és telefonon vagy e-mailben gyűjtik be a referenciákat.

Hogyan ismerjük fel a hamis referenciákat

Kutatások szerint a brit munkavállalók több mint fele hazudik vagy kihagy fontos információkat az önéletrajzából, amikor állásra jelentkezik. Ennél is aggasztóbb, hogy egyre több az olyan cég, amely díj ellenében hamis referenciát ad. Ez aggasztó hír mind a toborzók, mind a felvételi menedzserek számára, akiknek bízniuk kell abban, hogy az általuk felvett emberek valódiak.

A referenciák ellenőrzése az egyik módja annak, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a leendő alkalmazottja törvényes. Íme néhány intézkedés, amellyel megbizonyosodhat arról, hogy a jelölt referenciái hitelesek.

1. Ha még nem hallott a jelölt korábbi cégéről, keressen rá az interneten. Keressen céges honlapot, Google Maps bejegyzést vagy LinkedIn céges profilt. Ha találsz egy telefonszámot, amit felhívhatsz, ellenőrizd, hogy a körzetszám egyezik-e azzal, ahol nekik kellene lenniük.

2. Ha nem ismeri fel a céget, ahol a jelölt állítása szerint dolgozott, ellenőrizheti, hogy jogilag be van-e jegyezve. Hogy ezt hogyan teheti meg, az attól függ, hogy a vállalat a világ mely részén található. Az USA-ban például a cégeket állami szinten jegyzik be. Az amerikai vállalatokról az egyes államok államtitkárságának honlapján találhat információkat. Az Egyesült Királyságban a bejegyzett cégekről a Companies House-on keresztül találhat információt.

3. Kérjen konkrét referenciákat – kérje, hogy a jelölt által referenciaként megadott referenciákon kívül más korábbi munkatársakkal is kapcsolatba léphessen. Ez hátsócsatornás referenciának minősül (lásd: Ki adhat referenciákat?). Ellenőrizheti a vállalat weboldalát vagy a LinkedIn-t is olyan alkalmazottak után, akik a jelölttel egy időben dolgoztak; talán még egy közös kapcsolatot is talál, akivel beszélhet.

A referenciák ellenőrzési listája:

• Döntse el, milyen referenciára van szüksége, és milyen általános célokat tűzött ki.

• Döntse el, mikor szeretné elvégezni a referenciát, az ajánlat megtétele előtt vagy után.

• Döntse el, milyen kérdéseket szeretne feltenni a referensnek.

• Kérje meg a jelölt megfelelő elérhetőségét.

• Lépjen kapcsolatba a referensekkel, vagy kérjen fel egy harmadik féltől származó referenciaszolgáltatót, hogy gyűjtse be a referenciákat az Ön számára.

Vissza a tetejére

Referencia tippek jelölteknek

A jelöltként a referenciaellenőrzés titokzatos folyamatnak tűnhet, ahol a leendő munkaadója beszél Önről a korábbi munkaadójának. Zavarba ejtő lehet, hogy kinek adjon referenciát, hogyan kérjen referenciát, és hogy megtekintheti-e a referenciáját. Ez a szakasz választ ad ezekre és még több kérdésre.

Kit adjak meg referenciaként?

Referenciát adhat Önnek bárki, aki kezeskedik az Ön szakmai alkalmasságáért. A legjobb referenciát olyan személy adhat, aki már irányította Önt, vagy akivel szorosan együtt dolgozott, például egy felettes vagy egy menedzser. A barátok és a családtagok ritkán tekinthetők megfelelő referenciának. A leendő munkaadója ellenőrizni szeretné az Ön munkatapasztalatát és képességeit. Bár a barátok és a családtagok szívesen beszélnek pozitívan Önről, nem biztos, hogy olyan szakmai betekintést tudnak nyújtani, amely az állásinterjún való részvételhez szükséges.

Lásd még: Ki adhat referenciákat?

Mi van, ha nincsenek szakmai referenciáim? (nincs tapasztalata)

Ha nincs munkatapasztalata, például ha most hagyta el az iskolát vagy az egyetemet, előfordulhat, hogy nincs olyan korábbi munkáltatója, akitől referenciát kérhetne. Ha ez az Ön esetében így van, beszéljen leendő munkáltatójával, és kérdezze meg, milyen referenciát fogad el. Íme néhány javaslat néhány megfelelő, nem szakmai referensre.

• Ha nemrég fejezte be az iskolai tanulmányait, megkérhet egy olyan tanárt vagy oktatót, akivel jó kapcsolatot ápol. Különösen hasznos referens lehet az, aki tanította Önt vagy felügyelte egy fontos projekt, dolgozat vagy diplomamunka elkészítését.

• Ha részt vett valamilyen ifjúsági csoportban, megkérhet egy ifjúsági vezetőt, hogy adjon Önnek referenciát.

• Ha önkéntesként dolgozott valamilyen helyi csoportban, jótékonysági szervezetben vagy projektben, megkérhet egy felügyelőt vagy csoportvezetőt valamelyik ilyen projektből, hogy adjon önnek referenciát.

• Egy másik lehetőség, ha ismer valakit, aki jó hírnévnek örvend a közösségben, például egy helyi tanácsost, megkérheti, hogy adjon önnek referenciát.

Hogyan kérhetek referenciát?

Ha már azonosított néhány embert, aki hajlandó lenne referenciát adni Önnek, vegye fel velük a kapcsolatot, és kérdezze meg, hogy szívesen felvenné-e velük a kapcsolatot a leendő munkaadója. Fontos a hozzájárulásuk megszerzése, ezért érdemes ezt írásban, e-mailben megtenni. Megragadhatja ezt az alkalmat arra is, hogy emlékeztesse őket a releváns készségekre, amelyeket bizonyított, vagy a projektekre, amelyeken dolgozott, amíg náluk dolgozott. Ha beleegyeznek, ne felejtse el megköszönni nekik, hogy időt áldoztak arra, hogy segítsenek Önnek.

Miért kérnek a toborzók 2-5 referenciát?

A toborzók általában egynél több referenciát kérnek biztosítékként, amikor ellenőrzik a jelölt által megadott információkat. Egy új munkatárs felvétele mindig jár bizonyos kockázattal, ezért ha egynél több külső személy is megerősíti a jelölt által megadott információkat, akkor biztosabbak lehetnek a felvételi döntésükben. Megfelelési okokból is kérhetik, mivel egyes iparágak, például a pénzügyek, bizonyos számú évre kiterjedő referenciaellenőrzést írnak elő.

Elfogadja az új munkáltatóm az írásbeli referenciát?

A referencialevél nem ugyanaz, mintha a jövőbeli munkáltató vagy harmadik fél szolgáltató közvetlenül felvenné a kapcsolatot az Ön referenseivel. A toborzó vagy a felvételi menedzser esetleg az Ön által megpályázott pozícióra vonatkozó konkrét kérdéseket kíván feltenni, így egy ajánlólevél nem biztos, hogy elegendő ahhoz, hogy biztosítsa Önnek a pozíciót. Ha van referencialevele – akár fizikai levél, akár Word/PDF dokumentum -, nem árt, ha megkérdezi, hogy a leendő munkaadója elfogadja-e azt. Ne csüggedjen, ha elutasítják, ez egyszerűen csak azt jelenti, hogy saját referenciamunkájuk van, amelyet követni kívánnak.

Egy ajánlólevelet ráadásul nehezebb lehet hitelesíteni, mint egy ellenőrzött e-mail-láncot a referens céges e-mail címéről vagy egy digitálisan ellenőrzött referenciát, ezért érdemes lehet megfontolni a levél helyett e módszerek valamelyikét.

Megtekinthetem a referenciáimat?

A referenciái az Ön személyes adatainak minősülnek. 2018 óta az Egyesült Királyságban és az EU-ban a GDPR kimondja, hogy Önnek joga van ingyenesen hozzáférni a vállalatok által tárolt személyes adataihoz. Ha szeretné látni a referenciáját, joga van megkérni a vállalat illetékes osztályát, hogy adja át Önnek a referenciát vagy a telefonbeszélgetésről készült feljegyzéseket.

A világ más területein kérheti a referenciái megtekintését, de a vállalat nem feltétlenül köteles megmutatni Önnek a referenciáját.

Vannak olyan digitális eszközök, amelyek lehetővé teszik az álláskeresők számára, hogy összegyűjtsék, megtekintsék és újra felhasználják referenciáikat. A Zinc például lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy ellenőrzött referenciákat gyűjtsenek, és megosszák azokat a leendő munkáltatókkal. A Zinc referenciákat a blokkláncon tárolják, így azok örök érvényűek.

A munkára vonatkozó referenciák bizalmasak?

Ahol a felvételi folyamat részeként referenciákat gyűjtenek, előfordulhat, hogy a toborzónak vagy a felvételi vezetőnek meg kell osztania az Ön referenciáit a vállalaton belül valaki mással. Gyakran sok ember vesz részt a felvételi döntésben, így az összes jelöltre vonatkozó információt meg fogják osztani a vállalaton belül az illetékes emberekkel.

A referenciáknak tisztességesnek, pontosnak és nem félrevezetőnek kell lenniük. Ha úgy gondolja, hogy az ajánlója valami hamisat vagy diszkriminatívat mondott, kérheti, hogy megtekinthesse a referenciát. Ha úgy gondolja, hogy ez a referencia az állásába került, érdemes beszélnie a referensével, hogy megkérdezze tőle, miért írta azt, amit írt, és hogy a jövőben ne tegye ezt. Ha a referenciája szándékosan hamis vagy félrevezető, akkor esetleg megtámadhatja a referenciát.

Ha nem tud megegyezni a referensével, hogy tisztességesebb és pontosabb referenciát írjon, érdemes megfontolnia, hogy megkérjen valaki mást, hogy adjon önnek referenciát. Ez a szakasz segíthet eldönteni, kit kérjen fel.

Mit jelent, ha a HR-esek a referenciaellenőrzés után telefonálnak?

Többféle forgatókönyv is előfordulhat. A legjobb forgatókönyv az, hogy a HR kielégítően ellenőrizte a referenciáit, és szeretne ajánlatot tenni Önnek. A másik forgatókönyv az lehet, hogy nem tudtak kapcsolatba lépni a referenciáiddal, és szeretnének kérni tőled alternatív személyeket, akikkel kapcsolatba tudnak lépni, hogy ellenőrizzék a múltadat. Az is előfordulhat, hogy sikerült felvenniük a kapcsolatot az Ön referenseivel, de azok nem voltak kielégítőek. Lehet, hogy a referenciaellenőrzés során felmerült valami, amit meg akarnak beszélni Önnel, vagy úgy döntöttek, hogy nem tesznek Önnek ajánlatot.

Miért van az, hogy sok vállalat nem ad referenciát?

Egyes vállalatok általában azért utasítják el a referenciát, hogy elkerüljék a felelősségre vonást. Egyes iparágakban, például a pénzügyi ágazatban ez nem megengedett, és Ön megtámadhatja azt a munkáltatót, aki megtagadja a referenciát.Ha az előző vállalata megtagadta, hogy referenciát adjon Önnek, és nem olyan iparágban dolgozik, ahol a referencia megadása kötelező, akkor lehet, hogy el kell gondolkodnia más személyekről, akik referenciát adhatnak Önnek. A “Ki adhat referenciát?” című szakasz segíthet eldönteni, hogy kit lenne célszerű megkérdezni.

Megúszhatom, ha hamis referenciát adok?

A hamis referencia adása tisztességtelen tevékenység, amely a későbbiekben bajba sodorhatja Önt. Ha hamis referencia megadása után veszik fel, és a cég rájön, az elbocsátási okot jelenthet.

Míg igaz, hogy sokan megúszták a hamis referenciák adását, ezek a napok meg vannak számlálva. A felvételi menedzserek új technológiákat használó harmadik fél vállalatokhoz fordulnak, hogy ellenőrizzék a referenciákat. Ha úgy érzi, hogy egy adott álláshoz referenciát kell hamisítania, érdemes lehet elgondolkodni azon, hogy egyáltalán megfelelő-e az adott szerep az Ön számára.

Vissza a tetejére

Referencia tippek referenseknek

Ha referenciát ad egy korábbi kollégájának vagy alkalmazottjának, kérdéseket vethet fel, hogy milyen információkat adhat meg egy referenciában, és milyen jogi következményei lehetnek. Ez a szakasz választ ad többek között az Ön kérdéseire is.

Mit mondhatok és mit nem mondhatok egy referenciában?

A referenciák megadásakor annak, amit mond, tisztességesnek és pontosnak kell lennie, és nem vezethet diszkriminációhoz, ezért ezt tartsa szem előtt, amikor referenciát ad. Vannak olyan helyi törvények is, amelyeket figyelembe kell vennie.

Az Egyesült Államokban korlátozások vannak arra vonatkozóan, hogy mit lehet és mit nem lehet felfedni a potenciális munkáltatók előtt egy referenciában, a felmondás vagy az elbocsátás okaitól kezdve a szakmai magatartásig. Ezek a törvények államonként változnak, ezért ha bizonytalan, célszerű ellenőrizni, hogy mit mondhat és mit nem.

Az Egyesült Királyságban a munkavállalóknak jogukban áll megtámadni egy referenciát, ha úgy gondolják, hogy az tisztességtelen vagy félrevezető volt, különösen, ha bizonyítani tudják, hogy ez állásukba került.

Ha részletesebb, pozitív referenciát szeretne adni, írja le, mikor dolgoztak együtt, milyen projekteken dolgoztak együtt, és milyen erősségei voltak a jelöltnek ezekben a helyzetekben. Konstruktív kritikát és tanácsokat is tartalmazhat arra vonatkozóan, hogyan hozhatná ki a legtöbbet a jelöltből, például olyan vezetési stílusok vagy munkakörülmények megemlítésével, amelyekben jól boldogulna, vagy amelyekben nem lenne alkalmas. A felvételi menedzserek igazán értékelni fognak minden őszinte és tisztességes információt, amit adhat.

Mit tegyek, ha olyan ajánlást kérnek tőlem, amelyet nem akarok adni?

Az, hogy megtagadhatja-e az ajánlás megadását, attól függ, hogy a jelölt milyen szerződést kötött a vállalatával, milyen iparágban tevékenykedik, és milyen helyi törvények vonatkoznak rá.

Ha a munkaszerződésében az áll, hogy a jelöltnek referenciát kell adni, akkor Önnek be kell tartania. Egyes iparágak szintén előírják, hogy referenciát kell adnia (néha bizonyos időkereten belül), mint például a pénzügy vagy az egészségügy.

Ha a törvény nem írja elő, hogy referenciát kell adnia, akkor megtagadhatja a referencia megadását. Segítene a jelöltnek, ha meg tudná mondani, hogy miért nem akarja, hogy referenciaként adjon, például ha úgy gondolja, hogy nem ismeri elég jól a készségeit és tapasztalatát ahhoz, hogy ajánlja őt.

A válasz erre az iparágtól vagy a földrajzi területtől függ. Egyes amerikai államokban bizonyos iparágaknak meghatározott időn belül referenciát kell adniuk, vagy a jelölteknek meghatározott időkeret áll rendelkezésükre, amelyen belül referenciát kérhetnek. Ellenőrizze a helyi jogszabályokat, hogy megtudja, köteles-e referenciát adni vagy sem. Ha nem akar referenciát adni a jelöltnek, hasznos lenne, ha meg tudná magyarázni az okokat, hogy a jelölt megfelelőbb referenst választhasson.

Felelősségre vonhatnak, ha rossz referenciát adok?

Meg kell győződnie arról, hogy amit a referenciában mond, az igaz és tisztességes. Felelősségre vonhatják, ha szándékosan hamis vagy félrevezető dolgokat közöl. Mint mindig, a törvények országonként és államonként eltérőek. Ha bizonytalan, ellenőrizze a helyi törvényeket, vagy kérjen jogi tanácsot.

Milyen gyorsan kell referenciát adnom?

Az Ön iparágától, vállalati szabályzatától vagy a helyi törvényektől függően előfordulhat, hogy bizonyos időn belül válaszolnia kell a referenciára, mint például egyes amerikai államokban. Az állásajánlatokat gyakran azzal a feltétellel teszik, hogy a jelölt referenciái kielégítőek, ezért a lehető leggyorsabb válaszadás kedvezőbb helyzetbe hozhatja a jelöltet.

Mit kérdezhetnek a toborzók a referenciák ellenőrzésekor?

A referenciák gyűjtésekor a legtöbb toborzó alapvető információkat kérdez a jelöltről, mint például a munkakör és a munkaviszony időtartama. Megerősíthetik a jelölt feladatait és felelősségi körét is. Egyes toborzók egy kicsit mélyebbre áshatnak a jelölt készségeiben, képességeiben és adottságaiban, hogy megalapozzák felvételi vagy felvételi döntéseiket.

Vigyázzon az olyan kérdésekkel, amelyek faji, vallási, szexuális, családi állapot vagy nemi alapon történő megkülönböztetéshez vezethetnek. Például az olyan kérdések, mint “hány betegszabadságot vett ki a jelölt?”, “tervez-e a jelölt hamarosan gyermeket vállalni?” vagy “hogyan értékelné a jelölt vonzerejét?” diszkriminatív döntésekhez vezethetnek. Ha válaszol, felelősségre vonhatják, ezért a legjobb, ha elutasítja az ilyen kérdések megválaszolását.

Kinek kell hozzájárulást adnia a referenciák ellenőrzése előtt?

A referenciák összegyűjtéséhez mind a jelölt, mind a referens beleegyezésére szükség van. A referenciaadatok kettős tulajdonúnak tekinthetők, mivel bár a referens szavai, a referencia a jelöltre vonatkozó információkat is tartalmaz, így az ő adatainak is minősül. A referenciák tárolásához mindkét fél hozzájárulása szükséges.

Adhatok rossz referenciát?

A referenciáknak igaz és tisztességes beszámolóknak kell lenniük, amelyek nem szándékosan félrevezetőek. Bizonyos esetekben a munkáltatók megadhatnak olyan részleteket, mint például a felmondás okai és az esetleges fegyelmi büntetések, ezek ugyan nem lehetnek kedvezőek, de általában nem törvénytelenek. Ha bizonytalan, érdemes jogi tanácsot kérnie.

Hogyan befolyásolja a GDPR a referenciaellenőrzést?

A GDPR az EU-ban az adatvédelemmel kapcsolatos jogszabály. Az EU-ban a referenciák gyűjtésének és tárolásának módjának meg kell felelnie a GDPR-nak. A teljes iránymutatást itt olvashatja el, de a legfontosabb dolog, amit figyelembe kell vennie, a referenciák gyűjtéséhez és tárolásához szükséges hozzájárulás. A referenciák mind a referens, mind a jelölt személyes adatainak minősülnek, ami azt jelenti, hogy mindkettőjüknek joga van kérni a referenciák megtekintését, és mindkettőjüknek joga van kérni azok törlését.

Toborzó – az Ön felelőssége, hogy utasítsa a jelöltet, hogy kérje a referens hozzájárulását mind a referens elérhetőségének továbbításához, mind a referencia összegyűjtéséhez. Ez megkönnyíti a referencia begyűjtését, mivel az ajánló elvárja, hogy felvegye Önnel a kapcsolatot.

A decentralizált tárolást használó digitális referenciák egyik előnye, hogy nem kell aggódnia az adatok törlése miatt a személyes meghajtójáról, illetve nem kell engedélyt kérnie az adatok tárolására például PDF-mappaként vagy az e-mailes beszélgetésekben szereplő információk nyomon követésére.

Vissza a tetejére

Következtetés

A hivatkozási gyakorlat cégenként, iparáganként és országonként eltérő. Emiatt a folyamat meglehetősen ijesztőnek tűnhet, ami ahhoz vezethet, hogy egyes vállalatok teljesen elhagyják a hivatkozási gyakorlatot. Mi a Zincnél hiszünk abban, hogy a referenciázás lehet jobb is. Átláthatóbb, egyszerűbb és produktívabb lehet minden érintett számára. Reméljük, hogy ez az útmutató segített tisztázni a referenciakeresés folyamatát, akár állást keres, akár referenciát ad, akár toboroz.

Ha szeretne csatlakozni a referenciák forradalmához, foglaljon egy bemutatót, hogy megtudja, hogyan segíthetnek a Zinc automatizált referenciaszerkesztő eszközei az online referenciaellenőrzések maximalizálásában.

*Jogi nyilatkozat:

Ez az útmutató csak általános tájékoztatást nyújt. Bár igyekszünk biztosítani, hogy az ezen az oldalon található információk pontosak legyenek, sem kifejezett, sem hallgatólagos garanciát nem vállalunk azok pontosságára, és nem vállalunk felelősséget a hibákért vagy kihagyásokért. Ez az útmutató nem minősül jogi tanácsadásnak, és sem a Zinc, sem annak alkalmazottai nem tehetők felelőssé az útmutatóban szereplő információk felhasználásából vagy felhasználásának lehetetlenségéből eredő károkért. Továbbá, a Cink nem tehető felelőssé az ezen útmutató használatának eredményeképpen hozott intézkedések vagy döntések semmilyen formájáért.