A SharePointon belül valószínűleg az egyik leghasznosabb eszköz a verziótörténet. Folyamatos listát ad a fájlokban az életük során bekövetkezett változásokról. Konkrétan a verziótörténet hozzáférést biztosít a fájlok régi példányaihoz, és megmutatja az egyes verziók számát, méretét, valamint azt, hogy ki és mikor hozta létre az egyes verziókat.
Talán úgy gondolja, hogy a szervezet által a megosztott meghajtókon használt biztonsági mentési eszköz már elég jó? Hogy soha nem lesz szüksége valami másra? Gondolja újra. Az alábbiakban nagyon is valós példákat mutatok be arra, amikor sok megosztott meghajtó biztonsági mentése nem felel meg az Ön igényeinek, potenciálisan órákig tartó utómunkát okozva, amit egyébként soha nem kellene elvégeznie, ha – kitalálta – a kezdetektől fogva a SharePointot használná.
A verziótörténetet általában kétféleképpen használják:
- A régi verziótörténetet: Puszta örömszerzés abból, hogy fájljainak régi verzióit elmenti és tárolja a SharePointban, így összehasonlíthatja az aktuális verziót a régebbi példányokkal (nagyszerű a változások vagy az aktuális állapot kontextusának megismeréséhez), nyomon követheti, hogy ki milyen változtatásokat végzett (vagy ki volt a fájlban), és/vagy visszaállíthatja a régi verziókat, ha a jelenlegi rossz, elcseszett vagy egyszerűen csak túlságosan sajnálatos. Alapvetően ez egy szép, egyszerű, felhasználóbarát mentési és ellenőrzési rendszer. És a használatához nincs szükség az IT segítségére.
- Egy robusztus kiadási rendszer: A verziótörténet lehetővé teszi a dokumentumok közzétételét olyan módon, amely nem különbözik attól, ahogyan a szoftverek kiadása történik. A verziószám jelent valamit, a különböző típusú vázlatokhoz való hozzáférés korlátozott, és a dokumentumai szigorúan ellenőrzöttek. Ez a rendszer rendkívül hasznos a vállalati környezetben, ugyanakkor bonyolultabb is a beállítása és karbantartása.
Ebben a bejegyzésben csak a verziótörténet szokásos felhasználási módjairól – a fenti 1. pontról – fogok beszélni. Egy későbbi bejegyzésben kitérek arra, hogyan használhatja a verziókiadási rendszert a szervezetében. Ha pedig videós formában szeretné megérteni ezeket a fogalmakat (tudja, a jövő útja), nézze meg az alábbiakban.
Ha a szervezetében a fájlok tárolásának és megosztásának fő módjaként megosztott meghajtókat használ, talán már észrevette – esetleg pánikszerűen -, hogy nincs igazán egyszerű módja annak, hogy hozzájusson a fájl egy régi verziójához, ha valami baj történik. Ki vagy szolgáltatva a biztonsági mentés időzítőjének, amely valószínűleg naponta, mondjuk éjfélkor elvégzi a fájlok tárolását és biztonsági mentését.
Ha igazán szerencsés vagy, az informatikai részleged gyakrabban készít biztonsági mentést. Egy korábbi munkáltatóm valóban óránként, óránként készített biztonsági mentést a megosztott meghajtókról, és ezeket a fájlokat egy napig mentette. Aztán mentett egy napi mentést (mondjuk minden éjfélkor) egy hétig, és egy heti mentést (mondjuk vasárnap estétől) egy hónapig. De a legtöbb helyen nem ezt csinálják. Ez hatalmas erőforrásigényű, mind emberileg, mind helyileg.
Ez nem is olyan hasznos, mint amilyennek hangzik. Ha van egy óránkénti mentési lehetőséged, és abban az órában sokat dolgozol egy fájlon, majd tévedésből átmented a fájlt, akkor ott ragadsz azzal, amit az utolsó egy órában mentettél, függetlenül attól, hogy hányszor mentetted a fájlt abban az órában. Egyetlen téves kattintással rengeteg termelékenységet veszíthet el.
Szóval, bár a megosztott meghajtó biztonsági mentései értéket képviselnek, ez önkényes, és azon alapul, hogy az informatikai részleg mikor állította be a rendszereit az automatikus biztonsági mentésre. Nem tudod, hogy mennyi ideig tartanak ezek a biztonsági mentések, nem biztos, hogy dokumentálva van, hogy valójában mikor történnek – óránként, félóránként, éjfélkor, mikor? – és előfordulhat, hogy még a hozzáféréshez is hibabejelentést kell tennie. Megbízhatatlannak hangzik.
A SharePoint verziótörténetet kínál, amely új verziót hoz létre egy fájlból 1) minden alkalommal, amikor elmenti a fájlt, 2) minden alkalommal, amikor bejelentkezik egy fájlba, 3) amikor felülír egy meglévő fájlt, vagy 4) ha társszerzőként dolgozik, minden félórában, miután valaki elkezdi szerkeszteni a fájlt.
Miért jobb ez? A verziók akkor jönnek létre, amikor úgy gondolod, hogy létre kell jönniük. Nincs többé függés attól, hogy a rendszer készítsen biztonsági mentést helyetted. És visszaugorhatsz, és bármelyik korábbi verziót megnézheted, amit csak szeretnél. Még egy régi verziót is visszaállíthat, teljesen felülírva a jelenlegit. (És ha megbánná ezt a döntését, akkor a visszaállítás felett visszaállíthatja a legutóbbi verziót! Tehát meta!)
A verziótörténet lehetővé teszi a fájlok élettartama feletti ellenőrzést, láthatja, hogy ki járt bennük, és lehetőséget biztosít a hibák kijavítására.
Először győződjön meg róla, hogy engedélyezve van
Győződjön meg róla, hogy a verziótörténet engedélyezve van a dokumentumtárában. Sajnos a SharePoint 2013-ban a verziótörténet alapértelmezés szerint le van tiltva egy vadonatúj dokumentumkönyvtárban. A 2015 végétől kezdve a SharePoint Online új dokumentumkönyvtárában szerencsére engedélyezve van a verziótörténet.
Ezzel együtt az Ön felelőssége, hogy ellenőrizze, engedélyezve van-e a verziótörténet a dokumentumkönyvtárában. Ne csak feltételezze! Íme, hogyan: ha az alább látható Verziótörténet beállításokat látja, akkor be van kapcsolva.
A verziók létrehozása
A verziók akkor jönnek létre, amikor a következő műveletek valamelyikét végzi:
- Fájl mentése (ügyfélalkalmazás): Amikor megnyit egy fájlt az ügyfélalkalmazásban – tehát nem az Office Web Apps (OWA) vagy az Office Online (OO), amelyek a böngészőben vannak -, és az adott alkalmazásban a “Mentés” gombra kattint, új verzió jön létre.
- Egy példa: Ha megnyit egy Word-dokumentumot a teljes Word-alkalmazásban, minden alkalommal új verzió jön létre, amikor a Wordben megnyomja a “Mentés” gombot.
- Szerkesztés harminc percig (böngészőalkalmazás): Az OWA/OO-ban egy Office-fájl szerkesztésének megkezdése után harminc percenként új verzió jön létre. Mivel az OWA/OO-ban nincs “Mentés” gomb, nincs intuitív módja a verzió létrehozásának kikényszerítésére. Ha kényszeríteni szeretné egy verzió létrehozását, akkor be kell zárnia az OWA/OO-t (ne aggódjon, a módosítások automatikusan elmentésre kerülnek, csak még nem egy új verzióban), ki kell jelentkeznie a fájlból, majd azonnal vissza kell jelentkeznie.
- Fájl felülírása: Amikor olyan nevű fájlt tölt fel, amely megegyezik a dokumentumtárban már létező fájl nevével. Ahelyett, hogy teljesen felülírná a fájlt, inkább létrehozza annak egy új változatát.
- Ha például feltölt egy “Movie1.mp4” nevű fájlt, és a könyvtárában már van egy ilyen nevű fájl, a SharePoint megkérdezi, hogy le akarja-e cserélni a fájlt. Ha jelzi, hogy igen, akkor létrehozza a fájl új változatát, még akkor is, ha az egy teljesen más fájl.
- Fájl ellenőrzése: Egy fájl bejelentkezése a kijelentkezés után új verziót hoz létre; még ha nem is végez semmilyen változtatást, akkor is lehetőséget kap egy új verzió létrehozására.
Hány verzió mentése
A mentésre kerülő verziók száma az Ön által használt rendszertől és a könyvtár beállításaitól függ.
A Microsoft szerint a SharePoint 2013 és a SharePoint Online (Office 365) a következő korlátozásokkal rendelkezik:
- Fő verziók: A Microsoft azt javasolja, hogy 400 000 verziónál többet ne mentsünk el. Ezt követően előfordulhat, hogy a verziótörténet megnyitása, mentése, törlése vagy megtekintése nem működik. (Olvassa: “Próbálja ki saját felelősségére.”) Isten óvja, ha valaha is úgy találja, hogy 400 000-et kell megőriznie. Ha ez lesz a helyzet, akkor biztos, hogy valahogyan ügyvéd is belekeveredik.
- Kisebb verziók: Legfeljebb 511 kisebb változat engedélyezett. Ez egy kemény korlát, és nem lehet túllépni rajta.
Ez azt jelenti, hogy amikor egy helyben lévő könyvtárban (tehát a SharePoint 2013-ban) engedélyezed a verziótörténetet, akkor nem ad be számszerű korlátot, tehát lényegében a végtelen. A SharePoint Online-ban lévő könyvtár ezzel szemben automatikusan beír egy 500 fő verziót tartalmazó korlátot a kezdéshez. Ezt az értéket mindkét rendszerben a webhely tulajdonosa módosíthatja.
Az on-prem rendszerben biztosan azért nincs limit, mert a Microsoftot nem érdekli, hogy mennyi helyet használsz a saját rendszereden; de nem akarják, hogy teljesen megőrülj a rendszerükön, és “pazarold” a tárhelyüket. Legalábbis számomra ennek van értelme. És figyelembe véve, hogy a verziószám-korlát 100 volt, amikor még a SharePoint 2007-et használtam, az 500-nál való kezdés tulajdonképpen elég szép.
(A SharePoint 2010 400 000 főverziót is támogat; a kisebb verziókra vonatkozó korlátokról nincs hír. Egy hasonló forrás a SharePoint 2007 esetében nem jelzi a verziótörténeti korlátokat.)
Azért, mert ezek a számok mind ilyen magasak, még nem jelenti azt, hogy akarva-akaratlanul is el kell kezdeni a verziók készítését. A webhely tulajdonosa – nagyon is jogos okokból, vagy néha teljesen önkényes okokból, beleértve azt is, hogy nem tud jobbat – megváltoztathatja a verziók maximális számát egy valamivel alacsonyabb értékre. Ezért mindig kérdezze meg a webhely tulajdonosát, hogy mi a verziótörténeti irányelv a dokumentumtárában, nehogy kellemetlen meglepetés érje, amikor a fájlok legkorábbi verziói hiányoznak.
A fájl verzióinak elérése
A fájl verzióinak elérésének három leggyakoribb módja a következő:
- Jobb egérgombbal kattintson a fájl nevére, és kattintson a “Verziótörténet” gombra.
Ez csak a SharePoint Online és a SharePoint 2016 esetében működik. - Pipálja be a négyzetet a fájl neve mellett, kattintson a szalag “Fájl” fülére, majd kattintson a “Verziótörténet” gombra.
Ez a SharePoint 2013, 2016 és SharePoint Online rendszerekben működik. - Kattintson a fájlnév jobb oldalán lévő ellipszisekre (…), majd kattintson a lebegőablakban megjelenő ellipszisekre (…), majd kattintson a “Verziótörténet” gombra.
Ez a SharePoint 2010, 2013, 2016 és SharePoint Online rendszerekben működik.
A verziótörténeti ablaktábla
Amint követi a fenti lépéseket, a verziótörténeti ablaktábla felugrik, és megmutatja a fájl jelenlegi és korábbi verzióit. Az információk táblázatos formában jelennek meg, felsorolva 1) a verziószámot (csökkenő sorrendben), 2) egy kapcsolódó dátum- és időbélyeget, amely megmutatja, hogy mikor készült a verzió, 3) ki végezte a módosítást, 4) a fájl méretét a módosítás időpontjában, és 5) a szerkesztő által tett megjegyzéseket.
A listában megjelennek a megváltozott metaadatok is. Az oszlopok alfanumerikus sorrendbe rendezhetők az oszlopfejlécre kattintva (pl. “No.”, “Modified”, “Modified By” stb.). Ez akkor hasznos, ha egy adott személy által végzett összes módosítást keresi, vagy ha a fájl mérete nagyjából ugyanaz maradt, ami minimális változásokat jelez a verziók között.
Példaként lásd az alábbi képernyőképet. Ez egy Excel-táblázat, amelynek nyolc verziója van. Ezeket mind én hoztam létre, és látható, hogy a méretváltozás azt jelenti, hogy ezeknél a verzióknál tartalom került hozzáadásra vagy törlésre. A 4.0-s verzió létrehozásakor megváltoztattam a fájl Cím mezőjét, hogy a fájl leíróbb nevet kapjon (és jobban jelenjen meg a keresési eredményekben). A SharePoint ezt a változást a 4.0-ás verzióval mutatja.
A megjegyzés mezőt még nem használtam. A megjegyzések mező hasznos az elvégzett módosítások rövid összefoglalójának megadására, de könnyen elfelejthetjük, hogy ide írjunk be információkat, mert csak akkor kérdezi meg a rendszer, hogy szeretne-e megjegyzést fűzni, ha ki-, majd be is csekkoljuk a fájlt.
Mivel ritkán használom a ki- és bejelentkezést, szinte soha nem hagyok megjegyzést. De nagyon hasznos lehet neked és a kollégáidnak. Ha a könyvtárában nincs szükség check in/out-ra, akkor is kijelentheti a fájlt, szerkesztheti, majd bejelentkezhet. A fájl becsekkolásakor kérni fogjuk, hogy írjon megjegyzést.
A verzióablakban lehetőség van az összes verzió törlésére is. Ha az összes verzió törlése után úgy dönt, hogy megbánta ezt a döntését, akkor visszaállíthat néhány vagy az összes verziót, ha a webhely szemétkosarába lép, és onnan visszaállítja a verziókat. (A törölt verziók visszaállításáról bővebben alább.)
Eljárás a régi verziókkal
A verziótörténet ablaktábláról megtekintheti, visszaállíthatja vagy törölheti a fájlok régi verzióit. Kattintson a legördülő menüre, amely akkor jelenik meg, ha a kívánt verzió időbélyege fölé mozgatja a mutatót.
- Kattintson az időbélyegre: Ez letölti a fájlt úgy, ahogyan az a legfrissebb verzió volt. Ez lehetőséget ad arra, hogy megnyissa az aktuális és a letöltött verziót, és szükség esetén összehasonlítsa a kettőt. Vagy ha régi információkat/adatokat szeretne lekérni egy régi verzióból, akkor ezt így teheti meg.
- Nézet: Ezzel megnyitja a fájl metaadatait. Nem nyitja meg a fájlt csak olvasható állapotban, annak ellenére, hogy ezt feltételezheted. Megjeleníti a fájl nevét, címét és minden egyéb metaadatot, amelyet esetleg a dokumentumtárhoz társított.
- Visszaállítás: Ha ezt a lehetőséget választja, akkor ezt a verziót veszi, és azt teszi az “új” aktuális verzióvá. A régi aktuális verzió lesz a legközelebbi aktuális verzió. Ez akkor hasznos, ha teljesen figyelmen kívül akarja hagyni egy kolléga módosításait, vagy ha a fájl legfrissebb verziója megsérült.
- Törlés: A törlés gombra kattintva a fájl ezen verziója a webhely szemétkosarába kerül. Ez hasznos lehet, ha olyan elavult információk vannak benne, amelyek károsan befolyásolhatják mások munkáját, ha rábukkannak a fájlnak erre a verziójára. Akkor is hasznos lehet, ha a fájl egy sérült változata okoz gondot. Csak szabaduljon meg tőle. Megjegyzés: A törölt verziót visszaállíthatja, ha belép a papírkosárba, bejelöli a fájl neve melletti négyzetet (mellette zárójelben a verziószám), és a “Kijelölés visszaállítása” gombra kattint. A verzió a helyes verziószámmal kerül visszaállításra, a pontos metaadatok megtartásával.
- Közvetlen hivatkozás bármely verzióra: Linkelhet egy verzióra, ha a jobb gombbal a kérdéses verzió időbélyegzője fölé kattint, majd a “linkcím másolása” gombra kattint. Ha a másolt URL-címet beírja egy címsorba, az azonnal letölti a fájlt, mintha az időbélyegzőre kattintott volna, a lista első pontjában leírtak szerint.
A vásárló vigyázzon
A verziótörténetnek vannak korlátai. És tisztában kell lennie azzal, hogy mik azok. Ismerkedjen meg a “Vásárló vigyázzon” című bejegyzésemmel a verziótörténetről. Megbánhatja, ha nem teszi.
- Hogyan működik a verziókezelés egy listában vagy könyvtárban?
- Verziókezelés engedélyezése és konfigurálása egy lista vagy könyvtár számára (webhelytulajdonosok)
- Egy lista vagy könyvtár elemének vagy fájljának verziótörténetének megtekintése
- Engedélyezés és verziókezelés konfigurálása egy könyvtárhoz (webhelytulajdonosok)
- Elem vagy fájl verziótörténetének megtekintése
- Verziókezelés engedélyezése és konfigurálása (webhelytulajdonosok)
Megj: A verziótörténet nagyon értékes szempont a listák és listaelemek esetében, de az átlagos felhasználó számára a dokumentumkönyvtárak verziótörténete lényegesen hasznosabb és relevánsabb. A listákban lévő verziótörténetről egy későbbi bejegyzésben lesz szó.
Tovább a verziótörténetről
Ez a sorozat a verziótörténetről szól. Tekintse meg a témával kapcsolatos többi bejegyzést.
Az alapok | Vásárló vigyázzon | Kifogyok a helyből? | Verziótörténet vs. Változások követése
