Mi a rugalmas költségvetés?
A rugalmas költségvetés a tényleges bevételi szintek változásaihoz igazodik. A tényleges bevételeket vagy más tevékenységi mérőszámokat egy elszámolási időszak lezárultával beviszik a rugalmas költségvetésbe, és az a bemenetekre jellemző költségvetést generál. A költségvetést ezután ellenőrzési célból összehasonlítják a tényleges kiadásokkal. A rugalmas költségvetés elkészítéséhez szükséges lépések a következők:
-
Az összes fix költség azonosítása és elkülönítése a költségvetési modellben.
-
Meghatározza, hogy az összes változó költség milyen mértékben változik a tevékenységi intézkedések változásával.
-
Elkészíti a költségvetési modellt, amelyben az állandó költségek “keményen be vannak kódolva” a modellbe, a változó költségek pedig a vonatkozó tevékenységi intézkedések százalékában vagy a tevékenységi intézkedés egységenkénti költségében vannak megadva.
-
Elkészíti a tényleges tevékenységi intézkedéseket a modellbe, miután egy elszámolási időszak lezárult. Ez frissíti a változó költségeket a rugalmas költségvetésben.
-
Az így kapott rugalmas költségvetést a befejezett időszakra vonatkozóan beviszi a számviteli rendszerbe, hogy összehasonlítsa a tényleges kiadásokkal.
Ez a megközelítés eltér a gyakoribb statikus költségvetéstől, amely csak fix összegeket tartalmaz, amelyek nem változnak a tényleges bevételi szintekkel. A rugalmas költségvetés szerinti költségvetés és a tényleges kiadások közötti jelentések általában sokkal relevánsabb eltéréseket eredményeznek, mint a statikus költségvetés alapján készített jelentések, mivel mind a tervezett, mind a tényleges kiadások ugyanazon a tevékenységi mérlegen alapulnak. Ez azt jelenti, hogy az eltérések valószínűleg kisebbek lesznek, mint egy statikus költségvetés esetében, és nagymértékben felhasználhatóak lesznek.
A rugalmas költségvetést különböző bonyolultsági szinteken lehet létrehozni. Íme a koncepció több változata:
-
Egyszerű rugalmas költségvetés. A legegyszerűbb változatban a rugalmas költségvetés azokat a kiadásokat módosítja, amelyek közvetlenül a bevételekkel változnak. A modellbe általában egy százalékos arányt építenek be, amelyet megszoroznak a tényleges bevételekkel, hogy megkapják, milyen kiadásoknak kellene lenniük egy megadott bevételi szint mellett. Az eladott áruk költségének esetében az árbevétel százalékos aránya helyett egységenkénti költséget lehet használni.
-
Közepes rugalmas költségvetés. Egyes kiadások a bevételektől eltérő tevékenységi mértékekkel változnak. Például a telefonköltségek változhatnak a létszámváltozással. Ha ez így van, akkor ezeket az egyéb tevékenységi mértékeket integrálhatjuk a rugalmas költségvetési modellbe.
-
Felfejlett rugalmas költségvetés. A kiadások csak a bevételek vagy egyéb tevékenységek bizonyos tartományain belül változhatnak; e tartományokon kívül a kiadások más aránya érvényesülhet. Egy kifinomult rugalmas költségvetés megváltoztatja ezeknek a kiadásoknak az arányait, ha az alapul szolgáló mérések túllépik a céltartományokat.
Röviden, a rugalmas költségvetés eszközt ad a vállalatnak a tényleges és a tervezett teljesítmény összehasonlítására a tevékenységek számos szintjén.
A rugalmas költségvetés előnyei
A rugalmas költségvetés vonzó koncepció. Íme néhány előnye:
-
Változó költségkörnyezetben való felhasználás. A rugalmas költségvetés különösen hasznos olyan vállalkozásoknál, ahol a költségek szorosan igazodnak az üzleti tevékenység szintjéhez, például kiskereskedelmi környezetben, ahol a rezsiköltségek elkülöníthetők és fix költségként kezelhetők, míg az áruk költsége közvetlenül a bevételhez kapcsolódik.
-
Teljesítménymérés. Mivel a rugalmas költségvetés a tevékenységi szintek alapján átstrukturálja magát, jó eszköz a vezetők teljesítményének értékelésére – a költségvetésnek szorosan igazodnia kell az elvárásokhoz bármely tevékenységi szinten.
-
Budgetés hatékonysága. A rugalmas költségvetés-tervezéssel könnyebben aktualizálható egy olyan költségvetés, amelynek bevételi vagy egyéb tevékenységi adatai még nem véglegesek. E megközelítés szerint a vezetők minden fix kiadásra, valamint a változó kiadásokra a bevételek vagy más tevékenységi mérőszámok arányában adják meg a jóváhagyásukat. Ezután a költségvetés elkészíti a költségvetés fennmaradó részét, amely átfolyik a rugalmas költségvetés képletein, és automatikusan módosítja a kiadási szinteket.
Ezek a pontok teszik a rugalmas költségvetést vonzó modellé a haladó költségvetési felhasználók számára. Mielőtt azonban úgy dönt, hogy áttér a rugalmas költségvetésre, vegye figyelembe a következő ellensúlyozó kérdéseket.
A rugalmas költségvetés hátrányai
A rugalmas költségvetés elsőre úgy tűnik, hogy kiválóan megoldja a statikus költségvetésben rejlő számos nehézséget. Azonban számos komoly probléma is felmerül vele kapcsolatban, amelyekkel a következő pontokban foglalkozunk:
-
Kialakítás. Bár a rugalmas költségvetés jó eszköz, nehéz lehet megfogalmazni és kezelni. A megfogalmazásával kapcsolatos egyik probléma az, hogy sok költség nem teljesen változó, ehelyett van egy fix költségkomponens, amelyet ki kell számítani és be kell építeni a költségvetési képletbe. Emellett rengeteg időt lehet a költségképletek kidolgozására fordítani, ami több időt jelent, mint amennyi a tipikus költségvetési munkatársak rendelkezésére áll a költségvetési folyamat közepette.
-
zárási késedelem. A rugalmas költségvetést nem lehet előre betölteni a számviteli szoftverbe a pénzügyi kimutatásokkal való összehasonlításhoz. Ehelyett a könyvelőnek meg kell várnia, amíg egy pénzügyi beszámolási időszak lezárul, majd a bevételi és egyéb tevékenységi mérőszámokat be kell vinnie a költségvetési modellbe, az eredményeket ki kell vonnia a modellből, és be kell töltenie a számviteli szoftverbe. Csak ezután lehet olyan pénzügyi kimutatásokat kiadni, amelyek tartalmazzák a költségvetés és a tényleges adatok összehasonlítását, ami késlelteti a pénzügyi kimutatások kiadását.
-
A bevételek összehasonlítása. A rugalmas költségvetésben nincs lehetőség a tervezett és a tényleges bevételek összehasonlítására, mivel a két szám azonos. A modell célja a tényleges kiadások és a várható kiadások összevetése, nem pedig a bevételi szintek összehasonlítása. Nincs mód annak kiemelésére, hogy a tényleges bevételek a várakozások felett vagy alatt vannak-e.
-
Alkalmazhatóság. Egyes vállalatoknál olyan kevés a változó költség, hogy nincs sok értelme rugalmas költségvetést készíteni. Ehelyett hatalmas mennyiségű fix általános költségük van, amely nem változik semmilyen tevékenységtípus függvényében. Vegyünk például egy webáruházat, amely szoftvereket tölt le az ügyfeleinek; az áruház fenntartásához bizonyos mennyiségű kiadásra van szükség, és a hitelkártyadíjakon kívül lényegében nincsenek eladott áruk költségei. Ebben a helyzetben nincs értelme rugalmas költségvetést készíteni, mivel az nem fog eltérni a statikus költségvetéstől.
Röviden, a rugalmas költségvetés elkészítése több időt igényel, késlelteti a pénzügyi kimutatások kiadását, nem méri a bevételi eltéréseket, és bizonyos költségvetési modellek esetén nem alkalmazható. Ezek olyan komoly problémák, amelyek inkább korlátozzák a használatát.
Kapcsolódó tanfolyamok
Budapesting
Tőkekövetelmény-számítás
Budapesting
