Az emberek különbözőképpen csinálják a dolgokat, de tudja, mi a legtöbbünk közös?
A legsürgősebb dolgokat csináljuk először, nem mérlegelve, hogy az a legfontosabb-e. Azt mondhatod, hogy igen, ez normális, mert általában így intézzük a dolgokat.
Az igazság az, hogy tévedsz. Itt van, hogy miért: Mindenben, amit az életben teszel, vannak osztályozások.
Először az ügy sürgőssége szerint (sürgős vagy nem sürgős), másodszor pedig a fontossága szerint (fontos vagy nem fontos).
Ezután létrehozhatjuk ezeket az időgazdálkodási kvadránsokat:
- Az első a fontos és sürgős ügyek. Ezek olyan dolgok, mint a válsághelyzetek, vészhelyzetek vagy határidők. Emlékszel arra az üzleti ajánlatra, amin túlórázol, mert másnapra esedékes? Ez egy példa olyan ügyre, amelyet most azonnal el kell intézni. De stresszes volt, nem igaz? De emlékszel, hogy hetekkel a határidő előtt adták le? Ezzel arra akarunk rámutatni, hogy a stressz és a konfliktusok elkerülése érdekében a fontos ügyeket még azelőtt el kell intézni, mielőtt sürgőssé válnának.
- A második a Fontos, de nem sürgős ügyek. Ezekre kell összpontosítani, és ezekre kell fordítani az időt. Itt minden a tervezésről szól. Ezeknek az ügyeknek a kezelése segít a feladat hatékonyabb elvégzésében. És ezáltal valójában többet tanulsz ezekből a feladatokból. Ez a lehetőségek kvadránsa, lehetőség a tanulásra, önmagad vagy az emberekkel való kapcsolatod javítására, és annak meglátására, hogy mi vár rád.
- A harmadik a Nem fontos, de sürgős ügyek. Itt ül a legtöbbünk. Hajlamosak vagyunk olyan ügyekre összpontosítani, amelyek sürgősek, anélkül, hogy elgondolkodnánk azon, hogy fontos-e. A probléma ezzel az, hogy szem elől tévesztjük a fontos ügyeket. Az a telefonhívás a feleségeddel való randevú közepette eltérít attól, amit éppen prioritásként kellene kezelned. Befolyásolja a prioritásaidat, csak azért, mert sürgős.
- Végül vannak olyan ügyek, amelyek nem fontosak és nem sürgősek. Nyilvánvalóan ezeket nevezik időpazarlásnak. Így ezek többnyire olyan ügyek, amelyekre nem kellene annyi időt fordítanod, mint például az az esztelen Facebook-böngészés vagy a filmek binge-watchingja. Ezek az ügyek nem igazán hasznosak számodra, ezért hasznos lenne, ha korlátoznád az ezekre fordított idődet.”
Ez a döntési mátrix, amelyet az időgazdálkodás 4 kvadráns mátrixának is neveznek, Dwight Eisenhower, a kitüntetett hadseregtábornok és az Egyesült Államok elnöke találmánya.
Azt mondta, hogy többféle szereppel kell azonosítanunk magunkat. Lehetünk férj, anya, lány vagy üzletember.
Ezek a szerepek azonban változhatnak. Attól függnek, hogy mit tekintünk prioritásnak. Ezek a prioritások szolgálnának útmutatóként az egyes szerepekhez tartozó feladatokhoz.
Tegyük fel, hogy pillanatnyilag az a prioritásod, hogy anya vagy, akkor több időt töltesz a gyermekeiddel való törődéssel.
A többi szerepnek is meg kell felelnie a prioritás változásának. Az egyes szerepekkel és prioritásaival kapcsolatos tudatossága lehetővé teszi, hogy mindent egyensúlyba hozzon.
Amellett, ha jobban szeretné beosztani az idejét – fontolja meg, hogy beruházzon egy időkövető szoftverbe saját maga és csapata számára. Egy olyan alkalmazással, amely segít nyomon követni a feladatokra fordított időt, elemezheti, hogy mely feladatok emésztik fel a munkaidejének nagy részét, melyek a csapatának prioritásai, és hogyan csökkentheti a dolgok elvégzésére fordított időt.
Összességében Eisenhower célja a négy kvadráns időmátrixával az, hogy valódi előrelépést érjen el az életben. Az élet nem csak arról szól, hogy alkalmazott vagy főnök legyél. Hanem mindennek a keveréke. A szerepek közötti harmónia biztosításával elérhetjük céljainkat.
