Beszerzés 101Beszerzési igény vs. megrendelés

A beszerzés és az üzleti rendelés területén új vagy ismeretlen személyek számára a “megrendelés” és “igénylés” (más néven “beszerzési igénylés” vagy “megrendelési igénylés”) kifejezések elsőre kissé zavarosnak tűnhetnek. Mindkettő olyan kifejezés, amely azt jelentheti, hogy egy vállalatnak árut vagy szolgáltatást kell vásárolnia. Mindkettő szerves részét képezi a beszerzéstől a kifizetésig (más néven P2P) folyamatnak, amely a szükségletek azonosításával, a beszerzési megrendelések jóváhagyásával és elhelyezésével, végül pedig a beérkezett szállítások és a kiszámlázott számlák egyeztetésével foglalkozik egy háromirányú egyezésen keresztül.

Töltse le ingyenes beszerzési igénylések folyamatának gyors útmutatóját

Ha az igénylések és a beszerzési megrendelések ennyi közös vonást mutatnak, akkor mi a különbség?

Egyszerűen fogalmazva, az igénylésekből végül beszerzési megrendelések lesznek, amint ezeket az igényléseket jóváhagyják. A beszerzési rendeléseket a beszállítóknak küldik – nem pedig a rekvirálásokat.

A rekvirálások azt jelzik, hogy egy vállalaton belül bizonyos árukat vagy szolgáltatásokat kell beszerezni. Ezeket a vállalat alkalmazottai arra használják, hogy közöljék a beszerzésért felelős személyekkel, hogy milyen dolgokat kell beszerezniük. Az igénylések belső megrendelések, ami azt jelenti, hogy soha nem mennek ki a vállalaton kívülre.

A beszerzési megrendeléseket a beszállítóknak vagy szállítóknak küldik, hogy jelezzék az áruk vagy szolgáltatások beszerzésének szándékát. Függetlenül a vállalat méretétől vagy szakosodásától, a beszerzési rendelések általában megkövetelik, hogy egy vezető általi ellenőrzésre kerüljön sor, mielőtt elküldik őket a szállítónak, hasonlóan a rekvirálásokhoz. A fő különbség az, hogy az alkalmazottaktól kapott igényléseket a beszerzési osztályok belsőleg használják a szükséges áruk és szolgáltatások beszerzésének nyomon követésére, míg a beszerzési megrendelések olyan eszközök, amelyekkel ezen igényeknek megfelelően járnak el, azáltal, hogy a kijelölt beszállítóktól elvégzik ezeket a beszerzéseket.

Egy példa a beszerzési rendelés elküldéséhez vezető alapvető eseményláncra: Tegyük fel, hogy egy gyártóüzemben kifogyóban van egy bizonyos, a termékei előállításához szükséges alkatrész, például fémcsavarok:

1. Egy alkalmazott észreveszi ezt, és mivel nem ő a felelős a beszerzési rendelések elkészítéséért, a raktárvezetőnek benyújtott beszerzési igényléssel jelzi, hogy több fémcsavarra van szükség.
2. A jóváhagyás után a raktárvezető ezután benyújtja a beszerzési igénylést a beszerzési osztályra a jóváhagyás második körére.
3. A kiadások ellenőrzése után a beszerzési vezető feltölti a jóváhagyott beszerzési rendelést az igénylési megbízásban megadott szükséges mennyiségű fémcsavarral. (Néha ezt a lépést felváltja egy RFQ vagy RFP benyújtása, ha a beszerző tárgyalásokat tervez a szállítóval.)
4. Nagyobb vállalatoknál a beszerzési rendelést akár egy vagy több alkalommal is felülvizsgálhatják és jóváhagyhatják, mielőtt a véglegesített beszerzési rendelést elküldik a szállítónak.

De mennyire fontosak a rekvirálások egy beszerzési folyamat kialakításakor?

Miért van szükség a beszerzési igénylésekre?

Miért nem hozunk létre azonnal beszerzési rendeléseket, amikor árukra és szolgáltatásokra van szükség?

Ezek jó kérdések, és a válaszok vállalatonként eltérőek lehetnek.

Az egyik általános ok az, hogy a beszerzési igénylések fontos tényezőt jelenthetnek a teljes beszerzési költségek csökkentésének optimalizálásában. Egyes vállalatok és kormányzati szervek esetében a különböző beszállítóktól származó többszörös beszerzési árajánlatok követelményként szerepelnek a rekvirálási rendeléseken, a beszerzési rendelés létrehozása előtt, annak biztosítása érdekében, hogy minden egyes rendelésből a legjobb minőségű termékeket és árakat érjék el.

Ez azonban nem volt mindig így. Egyes vállalatok régebben teljesen elkerülték az igénylések és a beszerzési rendelések használatát. De miért?

A múltban, amikor a megrendelések kisebb összegeket érintettek, az igénylési és a beszerzési rendelésről való lemondás a közvetlen vállalati hitelkártyával történő vásárlás javára népszerű módszer volt, amelyet az időmegtakarítás érdekében alkalmaztak.

Az e-közbeszerzési és online beszerzési rendelési szoftverek bevezetésével, valamint a kiadások visszamenőleges naplózásának lehetőségével azonban ma már a kisebb megrendelések és vásárlások is könnyedén dokumentálhatók.”

“Az alkalmi költekezés napjai meg vannak számlálva, mivel a vállalatok új, egyszerűbb módszereket alkalmaznak a vállalat összes alkalmazottja által végzett vásárlások nyomon követésére és központosítására”. – Majdi Sleimen

Mivel a beszerzési rendelések pénzösszegének növekedésével a kezdeti igénylési rendelések szűrésére és a véglegesített beszerzési rendelések elküldés előtti jóváhagyására szolgáló rendszer megléte kezd elengedhetetlenné válni a dokumentáció szempontjából, különösen a nagyobb kiadások esetében. Azoknál a vállalatoknál, amelyek havonta nagyszámú beszerzési rendelést készítenek, az is szükségszerűség, hogy a munkafolyamatok akadályozása nélkül tudják ellenőrizni a kiadásokat.

Az időmegtakarítás folytatása érdekében, miközben fenntartják e rendszerek előnyeit, az e-beszerzési és online beszerzési rendelési rendszerek népszerű megközelítéssé váltak a beszerzési rendelési folyamat összes lépésének kezelésére, különösen a nagyobb vállalatoknál.

Az igénylések és a beszerzési rendelések másik nagyszerű kölcsönhatása egy szoftveres környezetben az, hogy több igénylésből egyetlen beszerzési rendelés tölthető ki – ez rendkívül praktikus funkció a nagyobb mennyiségű igénylési rendeléssel foglalkozó vállalatok számára.

A legtöbbet szeretné kihozni a beszerzési rendelésekből és az igénylésekből? Próbálja ki az online átállást.

Mostanában a legtöbb üzletet online bonyolítják. Az Ön beszerzési folyamata miért nem?

Belefáradt abba, hogy az íróasztalához van kötve, hogy a beszerzési adatokat nyilvántartás nélkül módosítják, hogy több tucatnyi igénylési rendelést próbál nyomon követni, hogy papírlapokat küldözget az irodában fizikai aláírásokért, és hogy minden egyes beszerzési rendelés státuszát kézzel próbálja nyomon követni? Miért ne egyszerűsítené a folyamatot egy online beszerzési platformmal? Digitális kezelés esetén az igénylések és a beszerzési megrendelések ugyanolyan időtakarékosak lehetnek, mint egy gyors, egyszeri lehúzás a vállalati hitelkártyáról, miközben élvezheti a strukturált jóváhagyási láncok, a dokumentáció és a bárhonnan való rugalmas hozzáférés előnyeit.

Mielőtt beleugrana a beszerzéstől a fizetésig tartó folyamatba, érdemes ismernie a különbséget:

Az igénylések belső megrendelések, amelyeket a vállalat tagjai a vállalaton belüli termékek vagy szolgáltatások iránti igény jelzésére használnak.

A beszerzési megrendelések külső megrendelések, amelyeket a beszállítóknak vagy szállítóknak küldenek, hogy kifejezzék vagy megerősítsék az adott termékek és szolgáltatások megvásárlására vonatkozó kötelezettségvállalást.

Miözben hasonlóak, mindkét kifejezés döntő szerepet játszik a legtöbb beszerzési osztály által használt beszerzéstől a fizetésig folyamatban, és mindkettő alapvető funkciója a modern online beszerzési és megrendeléskezelési platformoknak.

Egy beszerzési megoldás bevezetése után a beszerzési költségek átlagosan mintegy 15%-kal csökkennek, az igénylési megrendelések teljesítéséhez szükséges idő pedig akár 75%-kal is csökkenhet.

Most már tudja, mi a különbség a beszerzési megrendelések és az igénylések között, próbálja ki mindkettőt kényelmesen kezelni egy online beszerzési platform segítségével!

Még többet szeretne olvasni a beszerzési megrendelések és az igénylések közötti különbségről?

Az igénylés & a beszerzési rendelés közötti különbség (írta Forest Time)

A beszerzési rendelés és a beszerzési igénylés közötti különbség (írta Ahmed Ashfaque)