DIGITAL BUILDER

Mi az építőipari változtatási megbízás?

Egyes becslések szerint a projektek átlagosan 35%-ánál tapasztalható legalább egy nagyobb változás a projekt teljes élettartama alatt. Vállalkozóként a módosítási utasítások miatt úgy érezheti magát, mintha egy szikla és egy nehéz hely közé szorult volna. Ha módosító utasítást kérnek, nem mondhat nemet a projekt tulajdonosának, és nem hagyhatja egyszerűen figyelmen kívül a változtatást; megoldást kell találnia (méghozzá gyorsan).

A lényegét tekintve a módosítási megbízás olyan munka, amelyet hozzáadnak vagy eltávolítanak az eredeti munkaterülethez, ahogyan arról az ügyfél és a vállalkozó által a munka megkezdése előtt aláírt szerződésben megállapodtak. A munka előrehaladtával azonban valaki (akár a tulajdonos, akár a vállalkozó) úgy dönt, hogy előre nem látható tényezők miatt változtatásra van szükség.

Míg a módosítási megbízás egyoldalú kérésnek vagy döntésnek tűnhet, nem az. Valójában a módosítási megbízás szerződésmódosítás. Ahogy a Construction Law Today kifejti, “a módosítási utasítás a szerződő felek – a tulajdonos és a fővállalkozó, a fővállalkozó és az alvállalkozó, két vagy több alvállalkozó – közötti kétoldalú megállapodás a szerződés módosítására. A módosítási utasítás a felek közötti kölcsönös konszenzust képviseli a munka, az ár, az ütemterv vagy a szerződés egyéb feltételeinek megváltoztatásáról.”

Mint ilyen, a módosítási utasítást minden félnek ki kell írnia és jóvá kell hagynia, ami időt, pénzt és türelmet igényelhet.

Mit tartalmaznak általában a módosítási utasítások?

A módosítási utasítások a projekt, az érdekelt felek és az egyik vagy mindkét fél által szükséges konkrét változtatás függvényében változnak. Azonban minden módosítási megbízásnak részletes információkat kell tartalmaznia, többek között:

• A kért változtatás leírása az eredeti szerződéshez vagy ajánlathoz képest
• Az alvállalkozói költségek tételes dokumentációja
• A vállalkozó összefoglalója a javasolt változtatás teljes költségéről
• A kért változtatás szerződéses alapjának és a projekt befejezési időpontjára gyakorolt hatásának nyilatkozata

Mikor fordulnak elő általában az építési módosítási megbízások?

A valóságban a módosítási megbízások annyira gyakoriak, hogy a projektek több mint egyharmadát érintik. Ezért ésszerűen számíthat arra, hogy építőipari pályafutása során számos módosítási megbízással találkozik. Ennek ellenére meglepően sok vállalkozó nem számol velük, ami a költségtúllépések egyik leggyakoribb oka.

A Journal of Construction Engineering című folyóirat magyarázata szerint: “Az építési költségek és az ütemterv túllépésének különböző okai bármely projektben a következők: tervezési hiba, nem megfelelő terjedelem, időjárás, projektváltozások és a projekt befejezéséhez szükséges idő alulbecslése. A tervezési hibák vagy a nem megfelelő terjedelem miatt a mérnök által a projektek becsléséből kihagyott elemek gyakran változtatási megbízásokat eredményeznek, ami növeli a költségeket, valamint a szállítási időt.”

A módosítási megbízások néhány leggyakoribb oka a következő:

• Téves előírások az eredeti tervekben vagy szerződésben
• Egyértelmű vagy pontatlan rajzok
• El nem várt körülmények a munkaterületen, például olyan akadályok, amelyekkel nem lehetett számolni
• Munkások vagy anyagok, amelyek nem érkeznek meg vagy késve érkeznek a helyszínre
• Hibás költségvetések és ütemtervek

Míg egyes projekteknél nem kell módosító megrendeléssel foglalkoznia, egy racionalizált és szabványosított megközelítéssel való felkészülés biztosítja, hogy legalább készen álljon, ha ilyenek felmerülnek.

Hogyan készüljön fel a módosítási megbízásokra?

Nem számít, hogy mi váltja ki a módosítási megbízást, ha biztos akar lenni abban, hogy az nem vezet még költségesebb késésekhez vagy akár a projekt meghiúsulásához, akkor megbízható folyamatra van szüksége a legrosszabbra való felkészüléshez. Ideális esetben Ön és az ügyfél az eredeti szerződésben rögzítik, hogy miként fogják kezelni a módosítási megbízást. Ha formalizálja a folyamatot, kisebb az esélye annak, hogy bárkit is meglep vagy felzaklat a későbbiekben bekövetkező események.

Másrészt, ha úgy dönt, hogy nem határozza meg, mi történik addig a pillanatig, amíg a változtatásra nincs szükség, az ebből eredő nézeteltérések rossz vérmérséklethez és akár szerződésszegéshez is vezethetnek. Erre senkinek sincs szüksége (és nem is akarja), ezért inkább tegyen erőfeszítéseket, hogy a szükséges szófordulatokat innentől kezdve belefoglalja a szerződésébe. Ezután, amikor szükségessé válik a szerződés módosítása, pontosan tudni fogja, hogyan kell ezt megtenni az összes fél igényeit figyelembe véve.

Hogyan lehet javítani a módosítási megbízások kezelését

A megfelelő módosítási megbízások kezelése lehetővé teszi a csapatok számára, hogy mérsékeljék az építőiparban jelentkező jelentős költségeket és ütemezési zavarokat. Mégis, sok építőipari vállalat számára a hatékony módosítási megbízások kezelése jelentős festési pont. A módosítási megbízások előfordulásának megelőzése és azok kezelése, ha bekövetkeznek, kulturális és eljárási változást igényel.

Mindemellett az építőiparban a technológia megfelelő használatával, a jó kommunikációval és a jobb adatgyűjtési gyakorlatokkal az építőipari vállalatok csökkenthetik a módosítási megbízásokra elvesztegetett időt és pénzt.

Jobb tervek és vizualizáció

Az épületinformációs modellezés (BIM) technológia egy modellalapú folyamat, amely betekintést nyújt az építészek, mérnökök és tervezők számára az épületek és az infrastruktúra építésének tervezése során. A BIM segít a tervezési fázisban azáltal, hogy pontosabb vizualizációt biztosít az építési fázis megkezdése előtt.

A BIM továbbá az építkezés során a terepen is áthidalható. Bár a tényleges építés során bekövetkező változások lényegesen drágábbak lesznek, mint a tervezési fázisban, a BIM segíthet a teljes hatás pontosabb elemzésében. A BIM integrált eszközei az építési fázisban is jobb adatokat szolgáltatnak, ami lehetővé teszi a projektvezetők számára, hogy jobban megjósolják, hogyan befolyásolják a változások a teljes projektet.

A kommunikáció javítása az építés során

A nagy építési projekteknél elengedhetetlen a jó kommunikáció. Sok vállalat ma már speciális szoftvereket használ arra, hogy összekapcsolja az egymással kapcsolatban nem álló felekből álló csapatokat, és elősegítse az együttműködést a teljes tervezési és építési folyamat során. Az ilyen szoftverek alkalmazása megkönnyíti a jobb kommunikációt az egész építkezésen. Ez biztosítja, hogy mindenki naprakész legyen a legújabb fejleményekkel kapcsolatban. Ha változás történik, a csapat minden tagja értesítést kap, és részt vehet a megbeszélésen, így megelőzhetők a félreértések vagy az elmaradt információk, amelyek még nagyobb projektkésésekhez vezethetnek.

A speciális szoftverek segítségével összekapcsolhatók az érintett felek a munkaterületen vagy bárhol máshol, ahol éppen tartózkodnak. Ez kulcsfontosságú az építési fázisban, amikor a csapat különböző tagjai különböző helyszíneken és környezetekben dolgoznak. A változások fokozott dokumentálása javítja a jövőbeli változások és az ebből eredő költségek kezelésének képességét is.

A felhőalapú dokumentumkezelés átláthatóbbá és elszámoltathatóbbá teszi a projektet. Az elektronikus kommunikáció kezelése azt is lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy megszabaduljanak a módosítási megbízások Excelen, e-mailen és papíron keresztüli kézi nyomon követésétől. Ez biztosítja, hogy a dokumentáció azonnal elérhető legyen bárki számára, akinek szüksége van rá, és felgyorsítja az információk terjedését a maximális hatékonyság érdekében.

Jobb módosítási megbízások kezelése több adattal

A sikeres változáskezelés gyakran döntéshozatali folyamat. Ha több információ és adat áll rendelkezésre, a projektmenedzserek jobban tudják minimalizálni a költségekre és az ütemtervre gyakorolt hatást, amikor módosítási megbízásra kerül sor. Mint említettük, a BIM és a kommunikációs szoftverek javítják az adatgyűjtési erőfeszítéseket.

Az eredményes adatgyűjtés és adatkezelés a megfelelő technológia és szoftverek használatára vezethető vissza. Azok a vállalatok, amelyek több, egymástól független alkalmazást használnak adataik kezelésére, azt kockáztatják, hogy fontos információkról maradnak le. Ha az összes információ egyetlen szervező forráson keresztül érhető el, a projektmenedzserek képesek a rendelkezésre álló adatok összességét látni, és az információk alapján megalapozott döntéseket hozni. Ahhoz, hogy az adatok a projektmenedzserek rendelkezésére álljanak, mindenkinek ugyanazt a szoftvert kell használnia az információk megosztásához.

A jelenlegi folyamatai biztosítják a kritikus projektinformációk rögzítéséhez szükséges adatokat? Vegye igénybe ingyenes felmérésünket.

Mérje meg most

Építési módosítási megbízások előrejelzése

Amint azt már Ön is tudja, a projektjeiben valamikor bekövetkeznek a módosítási megbízások, és a legrosszabb, amit tehet, ha rosszul van felkészülve. Ahelyett, hogy védekező magatartást tanúsítana, vagy ami még rosszabb, teljesen figyelmen kívül hagyná őket, legyen a lehetséges változtatások előtt, mielőtt azok problémává válnának, és mindig számoljon előre a lehetséges változtatásokkal. A vállalatához igazított, ésszerűsített folyamat segítségével csökkentheti a rettegett módosítási megbízások okozta frusztrációt, és hatékonyabban tud dolgozni a váratlan események esetén, így a projekt előrehaladása is biztosított lesz.