- Az elektronikus aláírás gyors és hatékony módja az aláírások e-mailen vagy más digitális üzenetküldő eszközökön keresztül történő beszerzésének.
- Az FDIC hivatalosan elismeri az elektronikus aláírást, mint a szerződés aláírásának elfogadható módját, amennyiben betartják a protokollt.
- A piacon számos könnyen használható program létezik, amelyek megkönnyítik a dokumentumok elektronikus aláírását.
Az elektronikus aláírás a jogilag kötelező érvényű szerződésekkel foglalkozó vállalkozások számára a kényelem teljesen új szintjét teremtette meg. Ami korábban hetekig tartott – a szerződés elküldése az aláírónak, aki aztán aláírásával együtt postán visszaküldte -, ma már azonnal megtörténik. Ez sokkal hatékonyabb is, mint egy dokumentum faxolása, amelyet aláírással együtt kell visszaküldeni, vagy egy dokumentum e-mailben történő elküldése, majd az aláírt papír beszkennelése vissza a számítógépbe.
Az elektronikus aláírásra számos alkalmazás és szolgáltatás létezik – például a DocuSign, az Adobe Sign és a OneSpan -, amelyek lehetővé teszik az üzleti célú aláírási kérelmek elküldését és az aláírások fogadását. A különböző aláíróprogramok különböző módon gyűjthetik az aláírásokat, például úgy, hogy a felhasználó az ujjával írja alá egy érintőfelületen, beírja a nevét, beír egy kijelölt PIN-kódot, vagy akár csak egy jelölőnégyzetre kattintva. De vajon az elektronikusan aláírt szerződés ugyanolyan jogi súlyú, mint a fizikailag aláírt, és mi a megfelelő módja e technológia alkalmazásának?
Az elektronikus aláírás története és a törvény
Az Elektronikus aláírások a globális és nemzeti kereskedelemben (ESIGN) törvényt 2000-ben hozták törvénybe, amely a Federal Deposit Insurance Corporation szerint az államközi vagy külföldi kereskedelmet érintő ügyekben megállapítja az elektronikus feljegyzések és aláírások érvényességét. Az egységes elektronikus tranzakciós törvény (Uniform Electronic Transactions Act) egy egyoldalú állami szintű törvény volt az elektronikus aláírások elfogadására, amelyet a legtöbb állam elfogadott. A fennmaradó államok saját törvényekkel rendelkeznek az elektronikus aláírások elfogadásáról. Nemzetközi szinten a legtöbb iparosodott ország rendelkezik az elektronikus aláírást elfogadó törvényekkel.
Szerkesztői megjegyzés: A megfelelő dokumentumkezelő szoftvert keresi vállalkozása számára? Töltse ki az alábbi kérdőívet, hogy szállító partnereink felvegyék Önnel a kapcsolatot igényeivel kapcsolatban.
Az elektronikus aláírás az interneten, az e-kereskedelemben és az online pénzügyi ágazatban vált általánossá. Helyes használat esetén az elektronikusan aláírt és a tollal és tintával aláírt dokumentumok jogi helyzete megegyezik. A kettő között azonban van néhány különbség, és vannak olyan szabályok, amelyeket a vállalatoknak be kell tartaniuk, amikor elektronikus aláírásra szánt szerződést készítenek.
Az elektronikus aláírás követelményei
Az Adobe Sign szerint egy elektronikusan aláírandó szerződés vagy más jogilag kötelező erejű dokumentum elkészítésekor a következő szabályoknak kell megfelelni ahhoz, hogy az aláírás érvényes legyen:
- Az aláírási szándék: Az aláírónak egyértelmű szándékot kell mutatnia a dokumentum aláírására. Ezt a szándékot az elektronikus aláírás megrajzolásával, a nevének begépelésével vagy az elfogadó mezőre való kattintással mutatja ki.
- Hozzájárulás az elektronikus úton történő üzletkötéshez: A megállapodásnak tartalmaznia kell egy olyan záradékot, amely jelzi, hogy minden érintett fél hozzájárul ahhoz, hogy az ügylet elektronikus úton történjen.
- A nyilvántartások megőrzése: A megállapodásnak mindkét fél számára hozzáférhetőnek kell maradnia, és abban a formában kell megőrizni, ahogyan azt aláírták. Ezt a követelményt a következő szabály könnyen lefedheti.
- Aláírt másolatok: Mindkét félnek kapnia kell egy-egy példányt az aláírt dokumentumból. A legtöbb elektronikus aláírási alkalmazás automatikusan megküldi ezeket.
- Opt-out záradék: Az aláírónak mindig lehetőséget kell adni arra, hogy elutasítsa az elektronikus aláírást, és ehelyett kapjon egy fizikai példányt, amelyet személyesen kell aláírnia és visszaküldenie. A vállalatoknak fel kell készülniük erre az esetre.
Biztonság és adatvédelem az elektronikus aláírással
A megbízható elektronikus aláíró szoftverek biztonsági intézkedéseket tartalmaznak a megállapodás jogszerűségének biztosítása és a csalás megelőzése érdekében. A különböző programok különböző hitelesítési formákat kínálnak, hogy megbizonyosodjanak arról, hogy az aláíró valóban az, akinek mondja magát. A legjobb biztonság érdekében válasszon olyan programot, amely többféle hitelesítési formát is lehetővé tesz. Egy másik gyakori biztonsági intézkedés az elektronikus aláírás mellett a digitális aláírás bevezetése.
“A nyilvános/magán kulcsú kriptográfián alapuló digitális aláírásokat számos biztonsági, e-business és e-kereskedelmi alkalmazásban használják” – mondta Rahim Kaba, a OneSpan termékmarketingért felelős alelnöke. “Amikor egy elektronikus aláíró alkalmazáson belül használják, a digitális aláírás titkosítása biztosítja az elektronikusan aláírt adatokat. Ha egy elektronikusan aláírt dokumentumot bármilyen módon módosítanak vagy manipulálnak, a digitális aláírási technológia észleli ezt, és érvényteleníti a dokumentumot.”
Míg a digitális aláírások a manipuláció megakadályozására szolgálnak, az ellenőrzési nyomvonalak felhasználhatók a dokumentum jogszerűségének igazolására. Az ellenőrzési nyomvonalak a dokumentumokba ágyazott naplók, amelyek információt tartalmaznak arról, hogy ki, milyen sorrendben, mikor és hol írta alá.
E-aláíró szoftverek lehetőségei
DocuSign
A DocuSign egy egyszerű, mégis hatékony e-aláíró szoftver számos különböző alkalmazással. A felhasználók a dokumentum elején megadhatják elektronikus aláírásukat, és megismételhetik azt, ahol szükséges.
A szoftver azt is lehetővé teszi, hogy bizonyos számú dokumentumot a felhőben tároljon, így egy pillanat alatt hozzáférhet bármihez, amire szüksége van. A dokumentumokat a DocuSignon keresztül e-mailben is elküldheti a szükséges feleknek, és egy Gmail-kiegészítővel is rendelkezik a dokumentumok egyszerű küldéséhez és fogadásához. Az érzékeny dokumentumokhoz SMS- vagy e-mail-ellenőrzést is kérhet.
A DocuSign nagyszerű megoldás olyan egyszerű szerződésekhez, amelyeket nem kell közjegyzővel hitelesíttetni vagy személyesen aláírni. A legnépszerűbb e-aláíró szoftverek közé tartozik a piacon, tiszta, erőteljes felülettel büszkélkedhet, amely kiválóan alkalmas különböző forgatókönyvekhez.
Adobe Sign
Az Adobe Sign segítségével a hivatalos dokumentumok aláírása gyors és fájdalommentes. Kétféle aláírástípust támogat, amelyek különböző célokra hatékonyak lehetnek: az elektronikus aláírást és a digitális aláírást.
Az elektronikus aláírás lazább. Alapvető szerződésekhez jók, és gyors ellenőrzést tesznek lehetővé a generált aláíráson keresztül. A digitális aláírások nehezebb titkosítással rendelkeznek, és az aláírónak személyazonosság-hitelesítési folyamaton kell átesnie. Jobbak az olyan dokumentumokhoz, amelyek extra szintű biztonságot igényelnek.
Az Adobe könnyen használható és hatékony a megbízható elektronikus aláírások létrehozásában. A felhasználói felület kissé merev a DocuSignhoz képest, de az Adobe jobb a fontos, extra gondosságot igénylő dokumentumok esetében.
A digitális aláírások időt takarítanak meg, és a törvény is jóváhagyja őket, amennyiben betartja a használatra vonatkozó követelményeket és irányelveket. A legjobb e-aláírás márkák segítenek betartani ezeket a szabályokat, és biztonságban tartani a szerződéseket és más dokumentumokat.
“A dokumentum és az aláírás biztonsága minden elektronikusan aláírt szerződés vagy dokumentum középpontjában áll” – mondta Kaba.
