Google Docs biztonsági tippek
A Google Docs nagyszerű eszköz a munkatársakkal és kollégákkal való együttműködéshez, de nemkívánatos helyzeteket teremthet, ha az érzékeny információkat véletlenül nem megfelelő módon osztják meg. Az ilyen helyzetek csökkentése érdekében érdemes lehet korlátozni a megosztási lehetőségeket a teljes tartományra vonatkozóan. Ehhez fel kell keresnie a G Suite Vezérlőpultot.
A vezérlőpult eléréséhez (vegye figyelembe, hogy tartományi szuperadminisztrátori jogokra van szüksége) kattintson a fogaskerék ikonra a Gmail bejövő levelek között, majd válassza a “Tartomány kezelése” lehetőséget. Válassza a ‘Beállítások’ fület, majd válassza a ‘Meghajtók és dokumentumok’ menüpontot. A ‘Megosztási lehetőségek’ alatt kiválaszthatja a tartomány igényeinek leginkább megfelelő beállításokat.
A megosztási beállítások felfedezése
Ha nem kívánja korlátozni a megosztást a tartományon belül, akkor oktassa ki a felhasználókat a különböző megosztási lehetőségekről, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a megfelelő beállításokat választják.
Privát
A magánjellegűen megosztott dokumentumot csak a dokumentum tulajdonosa vagy létrehozója érheti el, és mások nem kereshetnek rá az elemre.
Tartományon belül
A tartományon belül megosztott dokumentumot a tartományon belül bárki megtalálhatja a keresés segítségével.
A tartományon belül hivatkozással
A tartományon belül hivatkozással megosztott dokumentumhoz csak a dokumentum hivatkozásával rendelkező felhasználók férhetnek hozzá.
Mindenki a hivatkozással
A dokumentum megosztása bárkinek a hivatkozással lehetővé teszi, hogy bárki, aki megkapta a dokumentum hivatkozását, hozzáférjen a dokumentumhoz és megnézze azt.
Nyilvános a weben
A dokumentum nyilvános megosztása a weben azt jelenti, hogy bárki megtalálhatja (keresés útján), hozzáférhet és elolvashatja az elemet. Természetesen ez a legkevésbé biztonságos megosztási beállítás.
Granulárisabb Google Dokumentumok biztonsági eszközök
Ha a dokumentummegosztási beállításokat egy bizonyos felhasználó vagy felhasználói csoport számára szeretné korlátozni, akkor egy harmadik féltől származó felhőbiztonsági eszközre, például a BetterCloudra lesz szüksége.
