Minden alkalommal, amikor két vagy több ember találkozik azzal a céllal, hogy konszenzusra jussanak, jó eséllyel különböző szerepeket vesznek fel a folyamat során. Ez az egyének és a csoport közötti kölcsönhatás képezi a csoportdinamika fontos alapját.
A megbeszéléseken a játéktér nem egyenlő. Az értekezlet résztvevőit gyakran befolyásolják mások a csoportban. Hatalmas vezetők, személyes elfogultsággal rendelkező résztvevők (beleértve a kulturális különbségeket is) , és meggyőző személyiségek kényszeríthetik az egyént vagy a csoportot, és befolyásolhatják az értekezlet kimenetelét.
Az értekezleteken játszott szerepek
Ha a csoport tagjai gondolkodásukban összetartanak, és az értekezlet céljainak előmozdítására összpontosítanak, akkor minden rendben van. Mégis, nem mindenki játszik a szabályok szerint. Értekezletvezetőként segít, ha ismeri az értekezleteken előforduló szerepek skáláját, és felismeri az azokat betöltő szereplőket.
Fenntartó szerepek
A fenntartó szerepekkel rendelkező értekezlet-résztvevők cselekedetei a támogató légkör megteremtésére szolgálnak, amelyre gyakran van szükség, ha feszültségek merülnek fel – esetleg egy megoldatlan nézeteltérés miatt.
- Támogató, gyakran támogató megjegyzésekkel fejezik ki, mint például “Mary, ez egy kiváló ötlet”, vagy “Látom, hogy a marketing és az értékesítés a négy megvitatott pontból legalább háromban egyetért”, ami enyhítheti a feszültséget.
- Kapuőr, valaki, aki közbeléphet, ha valaki monopolizálja a beszélgetést, vagy ha valaki túl félénk ahhoz, hogy felszólaljon, és egy lökésre van szüksége. Előfordulhat, hogy a megbeszélés alapszabályait, vagy legalábbis az adott probléma szempontjából releváns szabályokat újra kell fogalmazni.
feladatszerepek
A megbeszélés résztvevőinek feladatszerepekkel kapcsolatos tevékenységei segítik a megbeszélés előrehaladását.
- Kezdeményező, aki cselekvést – feladatot vagy célt – javasol, amikor az értekezlet elkezdődik, vagy amikor az értekezlet holtponton van, és lendületre van szüksége.
- Információt / véleményt kereső, aki arra összpontosít, hogy tényeket, ötleteket vagy véleményeket kérjen a résztvevőktől.
- Konszenzuskereső, ellenőrzi, hogy a csoportnak szüksége van-e további megbeszélésre, mielőtt a következő lépésre lépne.
- Tisztázó, ellenőrzi, hogy a résztvevőknek szükségük van-e egy adott kérdés vagy előadás jobb megértésére.
- Összefoglaló, összefoglalja az eddigi folyamatokat, hogy mindenki egy oldalon álljon.
Hátráltató szerepek
A megbeszélés akadályozó szerepekkel rendelkező résztvevőinek cselekedetei károsan hatnak a megbeszélés előrehaladására. Mindenki jobban járna nélkülük.
- Dominátor, túl sok kérdést tesz fel (nincs egyensúlyban az ülés általános menetével) és/vagy egyszerűen csak hosszasan beszél a mikrofonhoz.
- Fókuszálatlan, akadályozza a folyamatot azzal, hogy nincs teljesen jelen, nem vesz részt (hasonlóan ahhoz, mintha egy államban csak az emberek fele szavazna egy kérdésről – ami torz képviseletet eredményez).
- Degradáló, más résztvevőket vagy azok álláspontját támadja. Feszültséget teremt, feloldja a bizalmat és a közös munkára való hajlandóságot.
- Makacs, nem együttműködő megakasztja az előrehaladást.
- Zavaró, olyan mellékes beszélgetéseket folytat, amelyek nem csak a megbeszélést zavarják mások számára, de a zavaró személyeket is eltávolítják a csoport aktív részvételétől.
Szerepek meghatározása a csoport kiegyensúlyozására
A csoportdinamika megismerésének kiváló módja, ha részt vesz egy olyan megbeszélésen, ahol nem vesz részt aktívan. Világossá válik, hogy ki lép előre készségesen, ki ül hátra, ki szakít félbe. Bizonyos személyiségjegyek, mint például a magabiztosság és a türelmetlenség, már az elején kirajzolódnak.
A résztvevők típusainak, valamint a megbeszélés általános menetének megfigyelésével gyorsan kiderül, hogy egy csoportos megbeszélést hogyan befolyásolhatnak olyan személyiségtényezők, amelyeket a megbeszélések legjobb gyakorlatainak részeként el kell ismerni és kezelni kell.
