Ha a napi napirend elkészítéséről van szó, a legtöbb ember két táborba esik:
- A túltervezők: A naptáruk úgy néz ki, mint egy óvodás ujjfestménye. A megbeszélések átfedik a megbeszéléseket, miközben az eseményekre, szünetekre, feladatokra és még több megbeszélésre vonatkozó emlékeztetők úgy mennek, mintha szilveszter lenne. Napjaikat az ébredés pillanatától az esti rutinjukig meghatározzák.
- A minimalista: Más néven “Az álmodozó”. Van egy-két visszatérő eseményük, de rengeteg fehér foltjuk, így (legalábbis papíron) “szabadok” hosszú időre.
A probléma az, hogy mindkét megközelítés szörnyű a maga okán.
A túltervezés nem hagy időt az elkerülhetetlenül felbukkanó “sürgős” feladatokra. Egy feladat tovább tart, mint feltételezted (a tervezési tévedésnek köszönhetően), és az egész napod káoszba fullad.
És a minimalista? Ők egyszerűen átpakolták a napirendjüket valamilyen más formátumba – valószínűleg egy tennivalólistába, egy időbeosztó alkalmazásba vagy dühös e-mailek sorozatába, amelyekben azt kérdezik: “Hol van ez?”
Az igazság az, hogy egy jó napi napirend a sikeres élet tervrajza. Ha tudod, hogy mit kell tenned (és mikor), az célt, értelmet és fókuszt teremt. Segít elkerülni a halogatást, motiváltnak maradni, és megfelelően beosztani az idődet.
Sajnos csak kevesen vagyunk képesek teljesen kontrollálni a napjainkat. Ehelyett valami rugalmasra van szükségünk. Szüksége van egy napi ütemterv sablonra.
Ebben az útmutatóban bemutatjuk, hogy a legsikeresebb alapítók, kreatívok és mélyen gondolkodók hogyan használják a napjuk sablonos megközelítését, hogy koncentráltak, szervezettek és produktívak maradjanak (és hogyan teheted ugyanezt a te napoddal is!)
- Hogyan készítsünk hatékony napirendet 5 lépésben
- Kezd a napodat a legfontosabb munkáddal
- Tervezze meg a tökéletes napi időbeosztását a személyes “termelékenységi görbéje”
- Kísérletezz a cirkadián ritmusoddal
- A személyes termelékenységi adatainak felhasználásával térképezze fel a “termelékenységi görbéjét”
- Az “időblokkolás” segítségével váltson át a reaktivitásról az idő irányítására
- Állítsa be az elérhetőségét a lehető legminimálisabbra (10-15 perc)
- Kövesse az áramlását (mind a feladatok, mind az energia tekintetében)
- BÓNUSZ: Rendszeresen ellenőrizze a naptárát, hogy kitakarítsa a holtidőt
- Végül pedig tartsa egy helyen az összes időbeli kötelezettségvállalását
Hogyan készítsünk hatékony napirendet 5 lépésben
- Kezd a napodat a legfontosabb teendőiddel
- Tervezd meg a tökéletes napirendedet a személyes “termelékenységi görbéd”
- Használja az “időblokkolást”, hogy a reaktivitásról átváltozzon az idő irányítására
- Állítsa be az elérhetőségét a lehetséges minimumra (10-15 perc)
- Kövesse az áramlását (mind a feladatok, mind az energia tekintetében)
- BONUS: Rendszeres naptárauditot végezzen, hogy kitakarítsa a holtidőt
szerint!
Készen áll arra, hogy valóban visszavegye az idő feletti irányítást? A RescueTime a világ legerősebb időkövetési és termelékenységi eszköze. Tudja meg, hogyan segíthet, és regisztráljon ingyenesen még ma!
Kezd a napodat a legfontosabb munkáddal
A legsikeresebb emberek következetesen a legfontosabb munkájukat végzik el először.
Ez jelentheti azt, hogy “lenyeled a békát” (azaz a legnehezebb feladatodat elintézed), vagy hogy minden más előtt időt szakítasz az értelmes munkára. Amit nem tesznek, az az, hogy a napot figyelemeltereléssel, érzelmi kiváltó okokkal és stresszel (pl. e-mail, közösségi média és Slack) kezdik.
Mint a Farnam Street alapítója, Shane Parrish kifejti:
“Ha reggel felkelnék, és az első dolgom az lenne, hogy megnézem az e-maileket, akkor hagynám, hogy mások diktálják a napi prioritásaimat.”
Ezekre rengeteg remek példa van a gyakorlatban, de az egyik kedvencem Kevin Taylor alapítótól és akadémikustól származik, aki naponta ismétlődő, időblokkokat állít be a reggeli írásra:
Mint Taylor kifejti:
“Ha olyan vagy, mint a legtöbben, akkor először azt ütemezed be, amit mások elvárnak tőled, és csak később keresel üres réseket a naptárban, ahová “beférne”, ami fontos neked. (Sok szerencsét a fókuszálásra szánt idő megtalálásához az ilyen típusú, “reaktívan kialakított” naptárban.)
“Ehelyett fordítsd meg a paradigmát azzal, hogy azt ütemezed be először, ami fontos neked.”
Azzal, hogy reggel első dolgodként egy visszatérő kötelezettséget teszel magadnak, a megfelelő szándékkal indítod a napodat, és biztosítod, hogy bármi más történjen is, valami értelmeset tettél.
De talán még ennél is fontosabb, hogy általában ez a napod leghatékonyabb időpontja. A legtöbb embernek természetszerűleg nagyobb az energiája reggel, és kevesebb a zavaró tényező, ami azt jelenti, hogy igazán bele tudsz ásni a fontos munkába.
A Alex Pang, a Rest: Why You Get More Done When You Work Less:
“Két óra, amikor igazán belemerülhetsz a problémába, jobb megoldásokat eredményez, mintha 10 órát megbeszélésekkel és Slack-csatornákon való ugrálással szakítva töltenél.”
Az ilyen jellegű előrelépés dominóhatásként hat a motivációra és a termelékenységre, ami a nap hátralévő részében is magával ragad.
Ha szeretne egy eszközt, amely segít elkötelezni magát erre az időre, próbálja ki a RescueTime Calendar integrációt. Egyszerűen csak adja hozzá a #focustime-ot a reggeli blokk címéhez a napi időbeosztás sablonján, és minden zavaró weboldal (például a közösségi média, a hírek és a szórakozás) blokkolva lesz annak idejére.
Végül nem kell mindig pontosan tudnia, hogy mit fog csinálni ez idő alatt. Elég, ha csak a legjobb óráidat értelmes munkára fordítod.
Tervezze meg a tökéletes napi időbeosztását a személyes “termelékenységi görbéje”
Az ok, amiért a legtöbb sikeres ember a nap első óráit az értelmes munkának szenteli, az az, hogy ekkor a legmagasabb az energiaszintjük. Egy kis munkával azonban ugyanezt a megközelítést használhatod arra is, hogy a napi időbeosztásod többi részét az energiaszintedhez igazítsd.
A cirkadián ritmusunknak köszönhetően a nap folyamán mindannyian energiahullámokat élünk át. Ez egy belső óra, amely az elménket és a testünket az éberség és az álmosság pillanatain keresztül küldi.
A sikeres napi időbeosztás sablonjának kulcsa az, hogy az energiaszintjét az elvégzendő munka típusához igazítsa.
Amikor alacsony az energiaszintünk, kevésbé vagyunk kreatívak, nehezebben hozunk döntéseket, és könnyebben stresszelünk és túlterheltek leszünk. Másrészről viszont tanulmányok szerint akár 500%-kal termelékenyebbek vagyunk, amikor az energiánk magas, és képesek vagyunk flow-állapotba kerülni.
Hogyan fedezheted fel tehát, hogy az energiaszinted mikor magasabb és mikor alacsonyabb természetes módon a nap folyamán?
Kísérletezz a cirkadián ritmusoddal
Az emberek többsége hasonló cirkadián ritmust követ a nap folyamán.
Az ébredés és az alvási tehetetlenségből való kitörés után energiaszintünk természetes módon emelkedni kezd. Délelőtt 10 óra körül elérjük a koncentrációnk csúcsát, amely egészen az ebéd utáni természetes energiacsökkenésig tart, délután 1-3 óra között.
Délután az energiaszintünk ismét emelkedik, amíg valamikor este 9-11 óra között, amikor a legtöbben lefekszünk aludni, ismét le nem esik.
Ezért például létrehozhatunk egy olyan napi napirend-sablont, amely ezt a mintát követi:
- Magas energiájú munka körülbelül délig
- Hívások, megbeszélések és e-mailek 1-3 között
- Sürgős feladatokra vagy további megbeszélésekre szánt szabadidő a nap végéig
Ez egy elég jó kezdet, de mi van, ha ez nem működik Önnek, vagy szeretne pontosabb lenni?
A személyes termelékenységi adatainak felhasználásával térképezze fel a “termelékenységi görbéjét”
Ahelyett, hogy az önbevallásra vagy a hangulatkövetésre hagyatkozna, sokkal egyszerűbb (és pontosabb), ha egy olyan időkövető eszközt használ, mint a RescueTime, amely automatikusan adatokat gyűjt Önnek.
Az adatok összegyűjtése után a RescueTime műszerfala megmutatja, hogy milyen alkalmazásokkal, eszközökkel, webhelyekkel és projektekkel tölti az idejét, mikor produktív (vagy zavart), valamint a tevékenységeivel kapcsolatos trendeket és még sok mást.
A mi felhasználási esetünkben a termelékenységi trendek egy héten keresztül jelentés megmutatja, hogy egy adott napon mikor lesz a legvalószínűbb, hogy produktív vagy szórakozott. Ez a Jelentések > Termelékenység > Napszakok alatt található.
Ezt a jelentést nézve egyértelmű napi tendenciát kapunk a termelékenységről és a figyelemelterelésről, így létrehozhatjuk a megfelelő napi időbeosztási sablont:
- Fókuszált, fejjel lefelé fordított idő a csúcsidőben
- Találkozók, hívások és e-mailek, amikor alacsony az energiaszinted
- Szünetek, amikor a legnagyobb valószínűséggel éri a visszaesés
A lényeg, hogy a napodat nem az idő szerint tervezed, hanem az energiád szerint.
(Tekintse meg teljes útmutatónkat arról, hogyan találja meg a legtermékenyebb óráit itt!)
Az “időblokkolás” segítségével váltson át a reaktivitásról az idő irányítására
A termelékenységi görbéje egy térkép arról, hogyan tölthet ki egy teljes napot a napi időbeosztás sablonjában.
Ez nem azonos a Túltervezők napi ütemtervével, akik a napjaikat mások prioritásaival töltik ki. Ehelyett ez egy sablon arról, hogy mikor vagy a legalkalmasabb bizonyos típusú munkák elvégzésére.
Egy példa erre a fajta napi beosztássablonra a gyakorlatban az, amit Jessica Hische tervező “Ultraschedule”-nek nevez:
Ez a napi beosztássablon olyan, mint egy csontváz, amelyre felépíted a hetedet. És ha megfelelteted a napi termelékenységi görbédnek, akkor tudod, hogy a lehető legtermékenyebben használod ki az idődet.”
Hische számára ez azt jelentette, hogy a hétfőt “Admin napnak” tartotta a rendszeres hívások és megbeszélések számára, míg szerdán és pénteken időt szakított az “analóg munkára”:
“Vannak olyan beosztott időpontok, amikor teljesen elmerülhetek az e-mailben, a nap többi részében pedig arra kényszerítem magam, hogy ne foglalkozzak vele. Legfőképpen pedig vannak olyan ütemezett időblokkok, amikor a wifim ki lesz kapcsolva.”
Az egyik legjobb része ennek a megközelítésnek, hogy segít vizualizálni az ideális munkanapot – egy fontos képesség, amelyet a szerző, Ryan Holiday szerint kevesen gyakorolnak:
“Olyan sok embernek vannak nagy céljai a jövőre nézve. Szerintem jobb, ha tudod, hogyan néz ki a tökéletes napod. Akkor minden egyes lehetőségnél és választásnál megkérdezheted magadtól: ez közelebb vagy távolabb visz engem?”
A hatás nem csak az, hogy tudod, mit kellene tenned, hanem az is, hogy segít nemet mondani azokra a dolgokra, amelyek elveszik az ideális napodat. Ahogy azt Brad Frost tervező elmagyarázza:
“Ahhoz, hogy elfogadjak egy találkozómeghívást, időt kell elvennem valami mástól, és ez most már ténylegesen vizualizálva van.”
A Time Blocking nevű technikával létrehozhatod a saját napi ütemterved sablonját, például így. Nézze meg lépésről-lépésre bemutatott útmutatónkat itt.
Állítsa be az elérhetőségét a lehető legminimálisabbra (10-15 perc)
Mivel az értelmes reggeli és napi beosztássablont beállította és a termelékenységi görbéjéhez igazította, a következő kérdés: hogyan férnek bele az elkerülhetetlen feladatok, találkozók, megbeszélések és felelősségek, amelyek felbukkannak és felborítják a napi beosztását?
Az ideális napi beosztás megvédi az idejét. A Facebook termékért felelős alelnöke, Fidji Simo számára ez azt jelenti, hogy a megbeszélések alapértelmezett idejét a lehető legkisebbre kell módosítani:
“Sokan nem nézik meg, hogy mennyi időt kellene reálisan szánni valamire. Egyszerűen csak alapértelmezetten 30 percet választanak egy kisebb beszélgetésnél és 60 percet egy nagyobb beszélgetésnél. Ez hozzájárul ahhoz, hogy a naptárak olyanok legyenek, mint a svájci sajt.”
Ehelyett Simo 10-15 percben határozza meg a megbeszélések minimális idejét (Elon Musk híres arról, hogy az egész napját 5 perces darabokra bontja). Így a megbeszélést lefoglaló személyen múlik, hogy több időt kérjen, ha úgy érzi, hogy szüksége van rá.”
Ezáltal Ön és a megbeszélés szervezője egyaránt felelős annak eldöntéséért, hogy mennyi időre van valóban szüksége. (Ami egy nagyszerű kiindulópont, amikor a megbeszélések iránti megszállottságunkat javítjuk).
Simo azt is javasolja, hogy a megbeszélések időpontjai körül határozzunk meg puffereket, valamint hogy szándékosan különítsünk el nyitott réseket a napunkban az utolsó pillanatban érkező meglepetések számára. Így nem leszünk naivak a várható zavaró tényezőkkel szemben.
A Google Naptárban (és sok más Naptár-alkalmazásban is) akár meg is változtathatjuk a megbeszélések alapértelmezett időtartamát, és automatikus puffereket is beiktathatunk.
A hatékony napot nem a 60 perces megbeszélések zsarnoksága uralja. Ahogy Simo elmagyarázza:
“Akkor vagyok a legkoncentráltabb, amikor én határozom meg a saját napirendemet, szemben azzal, amikor hagyom, hogy mások határozzák meg a napirendemet.”
Kövesse az áramlását (mind a feladatok, mind az energia tekintetében)
Hogyha helyesen csinálja, a napi ütemtervének lendületet kell adnia, nem pedig elvennie azt.
A találkozók, események vagy feladatok ütemezésekor azonban gyakran elfelejtünk gondolni a lelkiállapotunkra. Pedig gondoljon bele, mekkora kognitív ugrás kell ahhoz, hogy egy olyan mélyenszántó feladatról, mint egy új funkció kódolása, áttérjünk egy napi felzárkózó hívásra.
Az Amerikai Pszichológiai Társaság szerint az ilyen váltakozó feladatokból való felépülés a produktív időnk közel 40%-át veheti el.
Míg az energiaáramlás védelmének fontosságáról (és a megfelelő feladatoknak az energiaszintedhez való illesztéséről) már beszéltünk, a feladatáramlással is tisztában kell lenned.
Agyunknak időre van szüksége ahhoz, hogy egy feladat áramlásába kerüljön. De ha már bemelegedett, könnyebb folytatni és motiváltnak maradni.
A szerző, Paul Jarvis számára ez azt jelenti, hogy a napját tevékenységek szerint “feldarabolja”. Lehet, hogy egy délutánt csak az írásnak szentel, míg egy délelőttöt az ügyfélszolgálatnak szentel.”
“Minél tovább tudsz egyetlen feladattípusra koncentrálni, annál gyorsabban végzel vele. Ha tehát az összes írást egy délelőttre csoportosítom, akkor 5-6 cikket is meg tudok írni egy csapásra.”
Ez az, amit az Y Combinator Paul Graham “Maker Time”-nak nevez – a kognitív igényű feladatok, például az írás vagy a kódolás hosszú időszaka (szemben a Manager Time-mal, amely rövid szakaszokra van feldarabolva).
Amint kitölti a napi ütemterv sablonját a feladatokkal és tennivalókkal, próbálja csoportosítani a hasonló feladatokat. És amikor eljön a tényleges munkavégzés ideje, győződjön meg róla, hogy koncentrált és mentes a zavaró tényezőktől.
Egy csomó olyan eszköz létezik, amely segíthet a feladatfolyamatok elvégzésében. A Négyórás munkahét szerzője, Tim Ferriss az idő 80%-ában repülőgép üzemmódban tartja a telefonját. Míg a RescueTime FocusTime funkciója megakadályozhatja, hogy a zavaró webhelyek és értesítések kisiklassák Önt.
Személyesen a FocusTime-ot Pomodoro munkamenetekhez szeretem használni, amikor 25-30 percig intenzíven dolgozom, majd rövid szünetet tartok.
BÓNUSZ: Rendszeresen ellenőrizze a naptárát, hogy kitakarítsa a holtidőt
Végezetül, ez a napi ütemterv sablon semmit sem jelent, ha a naptára már tele van ismétlődő találkozókkal és feladatokkal.
A legtöbb ember előretekintő eszközként használja a naptárát, hogy megtervezze, mi következik. De ez egy nagyszerű eszköz a reflexióra is. A naptáraudit egy egyszerű gyakorlat, amikor átnézi és auditálja a múltbeli kötelezettségeket.
A Facebook termékért felelős alelnöke, Fidji Simo háromhavonta végez egy naptárauditot, hogy kiderítse:
- Az egyes projektekre fordított idő
- Hogyan oszlott meg az ideje az egyes vezetőkkel való találkozókon, illetve a nagy megbeszéléseken
- A toborzással töltött idő százalékos aránya a menedzsmenttel és az építéssel szemben
Az adatok birtokában láthatja, hogy a felhasznált idő megfelel-e a szándékainak. És ha nem, akkor kiigazít.”
“A naptáramban szereplő összes többi dolog kevésbé volt fontos, de örökölt okokból több időt vett igénybe.”
“Voltak visszatérő megbeszélések, amelyek már nem igényelték a részvételemet, megbeszélések, amelyeken kevésbé fontos témákban kellett döntéseket hozni, stb…”
A RescueTime naptár integráció gyors betekintést nyújt abba, hogy mennyi időt töltött munkával minden nap, az összes megbeszélés idejét, az átlagos termelékenységét, és hogy elérte-e a napi céljait vagy sem.
Máris megnézheti heti vagy havi ütemtervét. Hány ilyen ismétlődő megbeszélést lehetne lerövidíteni vagy törölni?
Az időbeli kötelezettségvállalásai összhangban vannak a céljaival?
Ha nem, itt az ideje, hogy visszavegye ezeket az órákat.
Végül pedig tartsa egy helyen az összes időbeli kötelezettségvállalását
Jó ötletnek tűnhet, hogy szétválasztja a személyes és a szakmai naptárát, de ez csak a bajt keresi, ha a kötelezettségvállalások átfedik egymást. Ehelyett használjon színkódolást a tevékenységek megkülönböztetésére, vagy hozzon létre egy másik “sablon” naptárat, hogy tisztán tartsa a dolgokat.
A naptárára úgy is gondolhat, mint egy nagy üres befőttesüvegre. Minden egyes feladat, amit hozzáad – legyen az személyes vagy szakmai – helyet tölt ki. És bár Ön különböző fontossági szinteket rendelhet a feladatokhoz, a naptár nem.
Egy óra az egy óra, függetlenül attól, hogy mire fordítja.
Készen áll arra, hogy valóban visszavegye az irányítást az ideje felett? A RescueTime a világ leghatékonyabb időkövetési és termelékenységi eszköze. Tudja meg, hogyan segíthet, és regisztráljon ingyenesen még ma!
