Munkahelyeden, otthon vagy az iskolában használsz iratgyűjtőt papírok és információk tárolására?
Segítséget keresel, amikor az információk rendszerezéséről van szó a könnyű hozzáférés érdekében?
Ebben a bejegyzésben néhány módszert ajánlok, hogyan szervezhetsz egy iratgyűjtőt.
Mielőtt elkezdenénk, szükséged lesz egy mappára az általad választott gyűrűméretben, átlátszó műanyag mappahüvelyekre, mappaosztókra, zsebmappákra, laza papírra vagy más papírra, és egy háromlyukasztóra.
- Gondold át, hogyan fogod használni a mappát.
- Részlegek kialakítása.
- Válassza ki a mappa szervezési módját.
- A “File-as-you-go” módszer.
- A “Szekció és munka” módszer.
- A laza papírlapok tetejére mindig írja fel a dátumot.
- A fontos vagy gyakran használt dokumentumokat a mappa eleje felé tartsa.
- Gondosan igazítsa meg a papírokat a mappa hátsó részében, mielőtt becsukja azt.
Gondold át, hogyan fogod használni a mappát.
Hol fogod használni a mappát?
Az iskolában, otthon vagy a munkahelyeden fogod használni?
Az egyik helyről a másikra fogja szállítani, vagy egy helyen marad, és állandó tárolóhelye lesz?
Nagyon fontos, hogy ezeket az információkat szem előtt tartsa, mivel ez fogja meghatározni, hogyan fog kapcsolatba lépni a mappában lévő információkkal, és hogyan fogja használni azokat.
Plusz, meg akarja találni a legjobb technikát arra, hogy hivatkozzon a mappa tartalmára.
Ha például gyakran fog papírokat írni és szerkeszteni, akkor érdemes a papírokat egyszerűen közvetlenül magában a mappában tárolni.
Másrészt, ha gyakran csak a papírokra fog hivatkozni, és nem fog rájuk írni, akkor lehet, hogy jobb, ha a papírokat átlátszó műanyag mappahüvelyekbe helyezi.
Részlegek kialakítása.
Eljött az ideje, hogy kialakítsa a mappa különböző részeit. Szánjon néhány percet arra, hogy ötleteljen a különböző szekciókról a mappája számára. Használjon egy papírfecnit, és jegyezze le a gondolatait. Ne érezze úgy, hogy ragaszkodnia kell az először összeállított szakaszok listájához.
Nyugodtan szerkesztheti a listát szakaszok hozzáadásával, elhagyásával vagy szerkesztésével, és a saját igényeinek megfelelő módon szervezheti őket.
Nehézségekbe ütközik a szakaszok összeállítása? Rendezheti őket osztály vagy kurzus, projekt, napszak, dátum, ábécé, tantárgy, személy stb. szerint.
Amikor befejezte a lista összeállítását, írja fel egyértelműen az egyes szakaszok nevét egy új iratgyűjtő elválasztóra; ehhez tollat vagy tartós filcet használhat, de akár címkéket is nyomtathat, ha úgy kívánja.
Ha már van egy halom irat, amit iktatni kell, szánjon rá néhány percet, hogy mindent szétválasszon a megfelelő részekbe, és az elválasztó mögé iktasson.
Ezután az egész kupacot egyetlen mozdulattal elhelyezheti a mappaszekcióba (ügyelve arra, hogy a lyuk nélküli papírokat három lyukasztóval lyukassza ki).
Ha még nincsenek iratai, amelyeket a mappákba helyezhetne, egyszerűen folytassa a következő lépéssel.
Válassza ki a mappa szervezési módját.
A laza lapos mappákat gyakran rossz hírbe hozzák, mint a rendezetlen papír csapdáit. Hiszen annyi papírral van dolgunk, csak hogyan tartsuk rendben ezeket a számozatlan papírokat, különösen, ha jegyzeteket kell tárolnunk, és üres lapokat kell tartanunk?
Itt van két módszer, amit kipróbálhatunk:
A “File-as-you-go” módszer.
Készítsünk szükség szerint elválasztókat a mappához. Helyezzen egy köteg üres, laza papírlapot a mappa utolsó lapja mögé. Vegye ki a papírlapokat, amikor szüksége van rájuk, és iktassa őket, amikor végzett az órával/tanfolyammal/munkával. A papírokat a legfrissebbtől a legkevésbé frissig, vagy fordítva, egy osztószekcióban is iktathatja.
A “Szekció és munka” módszer.
Készítsen osztószelvényeket a kötegelőjéhez. Helyezzen egyenlő mennyiségű üres, laza papírlapot az egyes osztószekciókba. Amikor egy adott mappaszekcióban kell dolgoznia, egyszerűen forduljon az adott szekcióhoz, és vegyen elő egy darab papírt. Amikor végzett a jegyzeteléssel, az osztószelvények hátsó része felé rendezze a papírokat, tetszés szerint a legfrissebbtől a legkevésbé frissig, vagy fordítva.
Itt van még néhány fontos iratgyűjtő tipp, amit érdemes szem előtt tartani:
A laza papírlapok tetejére mindig írja fel a dátumot.
Ha történetesen egy sor laza papírja van, írja mindegyikre a dátumot, majd azt, hogy hány lap van a sorozatban, például 1/5, 2/5, 3/5 és így tovább. Ez megkönnyíti a tételek nyomon követését, ha a laza lapok szétválnának.
A fontos vagy gyakran használt dokumentumokat a mappa eleje felé tartsa.
A leadandó feladatokat a mappa első zsebében tárolhatja, az olyan dolgokat pedig, mint a tanmenet vagy a referenciaanyagok, egy átlátszó műanyag zsebben tarthatja.
Gondosan igazítsa meg a papírokat a mappa hátsó részében, mielőtt becsukja azt.
Ez biztosítja, hogy a papírok ne szoruljanak be, ne szakadjanak el, vagy más módon ne mozduljanak el, amikor kinyitja és becsukja a mappát.
