Human Resources

Miért van szükség háttérellenőrzésre a felvétel előtt az Oregoni Egyetemen?

Az egyetem azért végez munkával kapcsolatos háttérellenőrzést a felvétel előtt, hogy biztosítsa a biztonságos munkakörnyezetet, amelyben az egyetemi oktatók, alkalmazottak, hallgatók, erőforrások és eszközök védve vannak, miközben védi az értékelés során gyűjtött információk integritását és bizalmas jellegét.

Megkezdhetem a munkát a háttérellenőrzés befejezése előtt?

A háttérellenőrzést a foglalkoztatás vagy az egyetemmel való foglalkoztatás első napja előtt kell elvégezni. Az e gyakorlat alóli kivételeket a Humánerőforrás Hivatal Tehetségszerzési egységének kell jóváhagynia.

Mely pozíciókat kell háttérellenőrzésnek alávetni az Oregoni Egyetemen?

Az egyetemi politika és a Kollektív Szerződések kimondják, hogy a pozíciókat a pozíció hozzáférésének és felelősségi körének elemzése alapján háttérellenőrzésre kötelezettnek minősítik.

Az alapján a feltételezés alapján, hogy az alábbi kategóriák megfelelnek a politikában meghatározott egy vagy több tesztnek, az alábbi pozíciókat a felvételt megelőzően büntetőjogi háttérellenőrzésnek vetik alá:

• Tenure-track és nem tenure-track oktatók, beleértve a pro-tempore, klinikai (gyakorlati professzorok) és vendégtanárokat; Oktatók, lektorok és könyvtárosok, valamint adminisztratív feladatokat ellátó oktatók
• Posztdoktori ösztöndíjasok és ösztöndíjasok
• Kutatási munkatársak/asszisztensek
• Diplomás alkalmazottak
• Szakmai munkatársak
• A közigazgatás tisztviselői, beleértve az ideiglenes vagy határozott idejű megbízatásban lévőket is
• Vezetők

Minden pályázót átvilágítanak?

A legtöbb esetben háttérellenőrzésre a végleges pályázó esetében kerül sor, és csak a feltételes állásajánlatot követően. A háttérellenőrzés befejezése előtt kiadott nem hivatalos ajánlati levélben értesítik a végleges pályázót arról, hogy az ajánlat az összes előírt háttérellenőrzés sikeres elvégzésétől függ.

Vannak-e kivételek a fent vázolt kategóriákban a bűnügyi háttérellenőrzés megkövetelése alól?

Ha a felvételt végző hatóságok úgy vélik, hogy egy adott pozíció nem felel meg az irányelvekben meghatározott teszteknek, kapcsolatba léphetnek a humánerőforrással, hogy további elemzést kérjenek az adott pozícióra vonatkozó háttérellenőrzési követelményről.

Honnan tudom meg, hogy az engem érdeklő pozícióhoz szükséges-e háttérellenőrzés?

A tanári állások keresőbizottságai a kiválasztási folyamat során tájékoztatják a jelölteket az egyetem háttérellenőrzési követelményeiről. Minden más pozíció esetében az egyes álláshirdetések tartalmaznak egy nyilatkozatot, amely értesíti a potenciális pályázókat a munkakörhöz kapcsolódó megfelelő háttérellenőrzés(ek) követelményéről.

Az egyetem háttérellenőrzési eljárásairól szóló általános nyilatkozat a Karrier weboldalon található (http://hr.uoregon.edu/jobs) Ez a közzétett nyilatkozat minden pályázó számára kötelező tájékoztatásul szolgál.

Milyen típusú háttérellenőrzésekre van szükség az Oregoni Egyetemen?

A standard háttérellenőrzés magában foglalja a társadalombiztosítási szám ellenőrzését, a vétségek és bűncselekmények bűnügyi múltjának ellenőrzését, valamint a nemzeti szexuális bűnözői nyilvántartás ellenőrzését.

Kiegészítő háttérellenőrzésekre lehet szükség bizonyos pozíciók esetében a munkával kapcsolatos igények alapján, beleértve, de nem kizárólagosan a következőket:

• Diploma ellenőrzése: minden olyan pozíció esetében szükséges, ahol a diploma a felvétel minimális követelménye
• Motor Vehicle Record: olyan pozíciók esetében szükséges, ahol várhatóan az adott személynek rendszeresen járművet kell vezetnie az egyetem ügyeiben, akár az egyetem tulajdonában lévő, akár más járművet. Megjegyzés: ez nem helyettesíti az egyetem járművezetői engedélyezési eljárását, de az újonnan felvett alkalmazott a kapott nyilvántartást felhasználhatja a járművezetői engedély iránti kérelem alátámasztására.
• Kreditelőzmények ellenőrzése: Kizárólag az egyetem pénzügyi forrásaira vonatkozó széleskörű kötelezettségvállalási jogkörrel vagy az egyetem pénzügyi forrásaira vonatkozó széleskörű vagyonkezelői felelősséggel járó pozíciók esetében; vagy a törvény által előírtak szerint, és a következő felelősségi körökkel rendelkező pozíciók esetében:
  • Széleskörű és széleskörű hozzáférés a hallgatók, oktatók, alkalmazottak, öregdiákok, adományozók vagy kutatási alanyok személyazonosító adataihoz;
  • közvetlen hozzáférés készpénzhez és készpénz-egyenértékesek kezeléséhez (pl., csekkek, hitelkártya-bevételek, forgalomképes értékpapírok);
  • Közbiztonság és egyetemi biztonság
  • Figyelem, hogy a szövetségi törvény tiltja a személyes csőd miatti diszkriminációt.
• Foglalkoztatási ellenőrzések: vegye figyelembe, hogy a keresőbizottságoknak szakmai referenciaellenőrzést kell végezniük, mielőtt feltételes állásajánlatot tesznek. A háttérellenőrzést végző szállító szükség szerint elvégezheti a foglalkoztatás ellenőrzését is.
• Vezetői engedélyek ellenőrzése: Annak megerősítése, hogy a kiválasztott jelölt vagy munkavállaló rendelkezik a pozícióhoz szükséges és a jelölt által a pályázati anyagokban vagy a keresési folyamatokban megjelölt valamennyi műszaki/szakmai engedéllyel, beleértve az ilyen engedélyekkel való rendelkezés ellenőrzését
• Az állami vagy szövetségi jogszabályok vagy előírások, szakmai szövetségek, engedélyező szervezetek vagy szerződő partnerek további háttérellenőrzési követelményeket írhatnak elő bizonyos személyek számára (például a Medicare kizárás/FACIS ellenőrzés). Ezekben az esetekben az érintett személynek és a tanszéknek egyeztetnie kell az ilyen ellenőrzés szükségességét a tehetségkutató egységgel.

A büntetőítéletek kizárnak az egyetemen való foglalkoztatásból?

Nem. A büntetőítélet vagy más megállapítás megléte nem eredményez automatikus kizárást a jelentkezők köréből. Nem minden büntetőítélet tekinthető munkával kapcsolatosnak, és a büntetőítéletekkel és a foglalkoztatással kapcsolatos döntéseket eseti alapon hozzák meg. A megállapításokat az egyetem olyan mértékben veszi figyelembe, amilyen mértékben azok a pályázónak arra a munkakörre való alkalmasságával kapcsolatosak, amelyre a pályázó jelentkezett, és a következő tényezők alapján vehetők figyelembe:

• A bűncselekmény(ek) jellege és súlyossága,
• az elítélés óta eltelt idő, a büntetés letöltése vagy bármilyen más helyreállító intézkedés, és
• a relevancia mértéke azon munkakör szempontjából, amelyre a pályázó pályázik/munkavállaló dolgozik.

Várható, hogy vannak olyan egyetemi pozíciók, amelyeken a közbizalom és az egyetem jó hírneve múlik, és a megállapítások értékelése szükségszerűen magában foglalja ezeket a tényezőket.

A jelölteknek joguk van hozzáférni az egyetem által felülvizsgált hitel- és/vagy büntetőjogi háttérellenőrzés(ek)re vonatkozó információkhoz és a megállapítások értékelésének leírásához; e jogok összefoglalóját a háttérellenőrzésre vonatkozó felhatalmazás és felmentés tartalmazza. További kérdések esetén kérjük a jelölteket, hogy forduljanak a humánerőforrás tehetségkutató egységéhez az 541-346-5512-es telefonszámon.

Az akadémiai szabadság és a szabad véleménynyilvánítás kritikusan fontos az akadémia életében. Az akadémiai szabadság vagy az első alkotmánymódosításhoz fűződő jogok kifejezéséből eredő megállapításokat az akadémiai közösségen belüli ezen értékek fontossága szerint vizsgálják meg. Az egyéb elítéléseket az összes megállapítás értékelésére meghatározott tényezők alapján vizsgálják meg (lásd a 8. kérdést).

Mit kell tennem ahhoz, hogy engedélyezzem a háttérellenőrzést az alkalmazáshoz?

A pozícióra pályázóknak engedélyezniük kell az egyetemet a háttérellenőrzés elvégzésére. A döntőbe jutott pályázó e-mailben kap értesítést a háttérellenőrzés követelményéről, és megkapja az engedélyezési és közzétételi formanyomtatványokat.

A döntőbe jutott pályázótól azonosító adatokat kérnek, beleértve más használt neveket, a társadalombiztosítási számot és születési dátumot, a jogosítvány számát, az elmúlt 7 év összes címét és a büntetett előéletet.

Ha elutasítom a kért háttérellenőrzést, akkor dolgozhatok az egyetemen?

Sajnos nem. Azokat az álláspályázókat, akik nem vesznek részt teljes körűen a háttérellenőrzésben, vagy pontatlan adatokat adnak meg, kizárják a pozícióra való jelentkezésből. A jelöltek elutasíthatják a háttérellenőrzés engedélyezését; ilyen esetben nem végeznek háttérellenőrzést, de a jelöltet nem veszik tovább figyelembe.

Mennyi ideig tart a háttérellenőrzés feldolgozása?

A háttérellenőrzéseket általában három munkanapon belül befejezik. Egyes joghatóságok, különösen a keleti parton, további időt igényelhetnek.

A külföldön élt jelöltek esetében az utazás időtartamától és céljától függően szükség lehet nemzetközi ellenőrzésre (pl. olyan diákok esetében, akik egy félévre külföldön tanultak, de nem változtatták meg állandó lakcímüket, nem szükséges nemzetközi ellenőrzést végezni). A nemzetközi ellenőrzések feldolgozása több időt vesz igénybe.

Honnan tudom meg, hogy sikeresen befejeztem-e a háttérellenőrzést?

A felvételi hatóságokat és a tanszéki HR-kapcsolattartókat e-mailben értesítjük, ha a végleges pályázók sikeresen befejezték a háttérellenőrzési folyamatot. Frissítésért a tanszéki HR kapcsolattartóhoz fordulhat.

Ki a felelős a háttérellenőrzés eredményének felülvizsgálatáért és a döntőbe jutott pályázó egyetemmel való foglalkoztatásáról szóló döntés meghozataláért?

A humánerőforrás felelős a megállapítások kezdeti értékeléséért annak érdekében, hogy a megállapításokkal kapcsolatos döntések következetesen, védhető, munkakörrel kapcsolatos elemzésen alapuljanak, és figyelembe vegyék a bűncselekmény jellegét és kontextusát.

Hogyan hozzák meg a döntéseket, ha a háttérellenőrzés megállapításokat hoz?

Ha megállapítások vannak, a háttérjelentést a humánerőforrás a 8. kérdésben ismertetett kritériumok alapján vizsgálja felül. A humánerőforrás értesíti a döntőbe jutott pályázót a megállapításról (a hátrányos intézkedést megelőző értesítés), beleértve a teljes jelentéshez való hozzáférést, és tájékoztatja a döntőbe jutott pályázót az FCRA szerinti jogairól. A humán erőforrás megkéri a döntőbe jutott személyt, hogy erősítse meg, hogy a jelentés rá vonatkozik, és felkéri a döntőbe jutott személyt, hogy nyújtson be minden további információt a vizsgálathoz.

Ezt a lépést követően a humán erőforrás először megállapítja, hogy a megállapítás kellően kapcsolódik-e a munkakörhöz ahhoz, hogy következő szintű értékelést kérjen. Ha a humánerőforrás nem rendelkezik elegendő információval a pozíció követelményeiről ahhoz, hogy ezt a döntést meghozza, további információkat kér a felvételi egységtől. Ha megállapítják, hogy a megállapítások alapvetően a munkakörrel kapcsolatosak, vagy ha nincs elegendő információ az ilyen megállapításhoz, a humánerőforrás ezután ajánlást tesz a megállapításokkal kapcsolatban a provosztusnak (az oktatói karok esetében), a VPRI-nek (a kutatói karok esetében) vagy a területi alelnöknek (a személyzet esetében), illetve az e szerepkörökben dolgozó személyek megbízottjainak. Az ajánlás tartalmazza, hogy a fent említett kritériumok alkalmazása alapján indokolt-e az adott állásból való kizárás.

Ha a feltételes ajánlatot a bűnügyi háttérellenőrzés megállapításai miatt visszavonják, hogyan értesítenek?

Ha a feltételes állásajánlat visszavonásáról születik döntés, a humánerőforrás értesíti a jelöltet arról, hogy a háttérellenőrzés nem kielégítő eredményei alapján nem alkalmas a pozíció betöltésére, és megadja a végleges pályázónak a Fair Credit Reporting Act és/vagy más alkalmazandó törvény(ek) értelmében előírt összes értesítést, beleértve a jelentés megtekintésének jogát és a háttérellenőrzés eredményeit szolgáltató ügynökség(ek) elérhetőségét (hátrányos intézkedésről szóló értesítés).

A háttérellenőrzésem bizalmas marad az egyetemmel való munkaviszonyom alatt?

A háttérellenőrzés eredményeként összegyűjtött információk bizalmasnak minősülnek, és a nyilvánosságra hozataluk csak azokra a személyekre korlátozódik, akiknek az információra munkaköri feladataik ellátásához szükségük van. A feljegyzéseket az egyetem humánerőforrás osztálya őrzi meg az egyetem iratmegőrzési ütemtervének megfelelően.

Hosszú ideje dolgozom az egyetemnél, és soha nem végeztem háttérellenőrzést? Szükségem lesz rá, hogy elvégezzem, ha meg akarom tartani az állásomat? Mi a helyzet akkor, ha új pozícióra jelentkezem vagy előléptetést fogadok el?

A jelenlegi alkalmazottak esetében a munkavállaló által kezdeményezett foglalkoztatási változások (pl. jelentkezés egy versenyvizsga keretében történő toborzásra vagy egy új pozíció elfogadása közvetlen kinevezés útján) háttérellenőrzést igényelnek, ha az új megbízás háttérellenőrzést igénylőnek van kijelölve, vagy a szükséges ellenőrzés(ek)et korábban nem végezték el. A foglalkoztatásban bekövetkező változások, amelyeket az egyetem kezdeményez, az egyetem saját belátása szerint (pl. a munkakörök megváltozása, új pozícióba való áthelyezés alkalmazkodás céljából, elbocsátási folyamatban való részvétel, közvetlen kinevezés újrafelvételi csoporton keresztül), általában nem igényelnek háttérellenőrzést, kivéve, ha az új pozíció a Kollektív Szerződések vagy az állami vagy szövetségi törvények alapján követelményeket támaszt.

Az egyetem fenntartja a jogot, hogy a jelenlegi alkalmazottaknál is elvégezze a vonatkozó háttérellenőrzést, ha erre ésszerű oka van. Néhány példa:

• munkaügyi incidens történt
• bűncselekmény önbevallása esetén, vagy ha az egyetemet ilyen tevékenységről tájékoztatják
• egy másodlagos vagy kiegészítő megbízás felvétele esetén.

A háttérellenőrzés során feltárt információk szolgálhatnak a jelenlegi alkalmazottal szembeni fegyelmi eljárás alapjául. Egy olyan jelölt háttérellenőrzése, aki egyben jelenlegi alkalmazott is, hatással lehet a jelenlegi alkalmazott foglalkoztatására, különösen teljes önfeltárás hiányában.

Az egyetem jelenlegi alkalmazottja vagyok, és nemrég végeztem el egy háttérellenőrzést, kell-e újabb háttérellenőrzést végeznem az egyetemmel való másodállásomhoz?

Ha egy jelenlegi alkalmazott nemrégiben már átesett egy háttérellenőrzésen, és a háttérellenőrzést igénylőnek minősített másodlagos vagy kiegészítő megbízatásra pályázik, az ellenőrzés megállapításait a másodlagos vagy kiegészítő megbízás szempontjából történő relevancia szempontjából felülvizsgálják.