Kiemelje a kulcsfontosságú adatokat az Excel feltételes formázásával

Ha besétál egy irodába, valószínűleg talál egy Microsoft Excel-felhasználót. Ez egy hasznos üzleti elemzési eszköz, ha megfelelően használják. Sok táblázatkezelővel az a probléma, hogy minden cella ugyanúgy néz ki. Vadászni kell a kulcsinformációkat. Ebben a bemutatóban megmutatom, hogyan lehet az Excelben több módszerrel kiemelni a cellákat. (Példatáblázat letöltése a Források részben.)

Rutinszerűen találkozom ezzel a forgatókönyvvel. Kap egy táblázatot valakitől, amelyben több száz ugyanúgy kinéző adatsor van. Minden ugyanolyan unalmas módon van formázva. De vajon az adatok ugyanazok? Vannak olyan cellák értékei, amelyek eltérnek a többitől? Valami kívül esik az átlagon? Ezek tipikus kérdések, amelyek a felhasználókban felmerülnek, amikor megnyitják a táblázatkezelőt.

Excel-cellák formázása feltételek alapján

Ahelyett, hogy az olvasó minden egyes cellát átvizsgálna, a feltételes formázás segítségével a szoftverrel elvégeztetheti a lábmunkát. Ez lehetővé teszi az Excel számára, hogy meghatározott formátumot alkalmazzon azokra a cellákra, amelyek megfelelnek bizonyos feltételeknek. Ezeket a szabályokat Ön határozhatja meg.

A cél az, hogy a fontos információkat kiemelje, hogy könnyebben megtalálja őket.

Az Excel már megtesz néhányat ebből az Ön számára. Például a számok formázásakor lehetőség van a negatív számok piros színnel való megjelenítésére. Ez egy példa az előre definiált formázásra.

A program még azt is lehetővé teszi, hogy egyes cellákon vagy sorokon is használjon formázási lehetőségeket. A legegyszerűbb módszer, ha az Excel bizonyos feltételek vagy helyek teljesülése esetén alkalmazza a feltételes formázást. Ez a “Cell Value Is” módszert használja.

A cellák értékének kiemelésére néhány példa:

• Piros kitöltés alkalmazása, ha az érték 50-nél kisebb
• Dőlt, vastag betűstílus alkalmazása, ha az érték 70 és 90 között van
• Zöld betűszín alkalmazása, ha a szövegben a “Montana.”
• Kiemeli a 15-tel egyenlő értékeket
• Sárga kitöltést alkalmaz a duplikált értékekre
• Felfelé nyíl ikon hozzáadása a 10% feletti cellaértékekhez

Az Excel lehetővé teszi a képletek használatát feltételes formázáshoz is. Az Excel képletek egyik előnye, hogy az értékekre a táblázatkezelőben máshol is hivatkozhat. Az alábbi példában azt kérem, hogy ha a B2-ben lévő érték nagyobb, mint a C2-ben lévő érték, akkor alkalmazzon zöld háttérszínt.

A Microsoft az évek során jelentősen továbbfejlesztette ezt a funkciót, és ma már előre meghatározza a népszerű példákat, így nem kell annyira a képletekre hagyatkoznia. Az alábbiakban néhány népszerű példát mutatunk be.

Az Excel feltételes formázás alkalmazása

Új formázási szabály hozzáadása egyszerű. A legnehezebb része annak megtalálása, hogy mit szeretne kiemelni a táblázatkezelőben. Segít, ha végiggondolja a célközönség igényeit, és azt, hogy milyen műveleteket végezhet.

1. példa: Egy adott szám feletti cellák kiemelése

Ha szeretné követni, ez az 1. példa a mintatáblázatból. Ki fogom jelölni a kiválasztott cellákat, ha az állam lakossága meghaladja vagy eléri az USA lakosságának 2%-át.

1. Nyissa meg az state-counts-cf.xlsx mintatáblázatot, és kattintson az 1. példa fülre.
2. Kattintsunk az F2-es cellára.
3. Kijelöljük az egész oszlopot a Ctrl + Shift + ↓ billentyűkombinációval.
4. A Kezdőlap lapon kattintsunk a Feltételes formázás gombra.
5. A legördülő menüből válasszuk a Cellakiemelési szabályok lehetőséget.
6. A mellékmenüből válassza a Nagyobb, mint…

1. A Nagyobb, mint… mezőben állítsa be az értéket a Nagyobb, mint: cellák formázása mezőben.

Figyelem: Az Excel előre kitölti ezt a mezőt a kiemelt cellák meglévő értékei alapján.

1. Adja meg a kívánt értéket. Esetünkben ez 2,0%. Az Excel elkezdi a cellák kiemelését.
2. Kattintson a billentyűzet_nyíl_lefelé háromszögre a szín kiválasztásához.

Megjegyzés: Egyedi formátum kiválasztásával más sémát is létrehozhat…

1. Kattintson az OK gombra.

Az eredményeket most már alkalmazva kell látnia.

2. példa: A 10 legtöbb bejegyzés kiemelése

Az egyik népszerű kérés a legtöbb bejegyzés megtalálása, legyen az egy meghatározott szám vagy százalékos arány. Ez egy példa az Excel egyik előre beállított vagy beépített formátumára. Más szóval nem kell konkrét értékeket megadni, mint az 1. példában. Ezek az előbeállítások az emberek által keresett gyakori elemek köré épülnek, mint például a Top 10 vagy az átlag alatt teljesítők. Előnyük, hogy nem kell matekoznia.

Ebben a példában a top 10 államot szeretném kiemelni az amerikai képviselőházi helyek száma alapján a D oszlopban.

1. Nyissa meg az államszámláló-cf.xlsx mintatáblázatot, és kattintson a Példa 2 fülre.
2. Kattintson a D2 cellára.
3. Kiválasztja az egész oszlopot a Ctrl + Shift + ↓ billentyűkombinációval.
4. A Kezdőlap lapon kattintson a Feltételes formázás gombra.
5. A Feltételes formázás legördülő menüből válassza a Felső/alsó szabályok lehetőséget.
6. A mellékmenüből válassza a Top 10 Items…
7. A Top 10 Items párbeszédpanelen szükség esetén módosítsa a számolást vagy a színsémát.
8. Kattintson az OK gombra.

3. példa: Adatsávok megjelenítése színárnyékolás helyett

Egy másik hasznos lehetőség az “adatsávok” használata. Ez egy másik típusú vizualizáció, amelyet alkalmazhat. Az adatsáv formátummal szembeni legfontosabb különbség az, hogy az összes cellán megjelenik, ahelyett, hogy egy adott feltételnek megfelelne.

Az Excel alapértelmezés szerint megtartja a szövegérték hátterét. Úgy találom, hogy ez zavaró lehet. Ebben a példában megdupláztam a % változás oszlopot, de megmondtam az Excelnek, hogy az adatértéket ne tegye az I. oszlopba. Az eredmény csak az adatsáv.

Az adatsáv formátum nem működik jól minden adattípussal. Ez egy jó példa a különböző formátumok kipróbálására, hogy lássa, mi működik a legjobban az adataihoz. Ez különösen akkor igaz, ha negatív értékek vagy szűk tartomány van.

1. Nyissa meg az state-counts-cf.xlsx mintatáblázatot, és kattintson a 3. példa fülre.
2. Kattintson az I2-es cellára.
3. A Ctrl + Shift + ↓ billentyűkombinációval jelölje ki az egész oszlopot.
4. A Kezdőlap lapon kattintson a Feltételes formázás gombra.
5. A Feltételes formázás legördülő menüből válassza az Adatsávok lehetőséget.
6. A mellékmenüből válassza a További szabályok…

1. A Szabály leírásának szerkesztése: szakaszban jelölje be a Csak sáv megjelenítése jelölőnégyzetet.

1. Kattintson az OK gombra.

4. példa: Egy sor kiemelése

A kiemelkedő cellák kiemelése nagyszerű, de néha, ha nagy táblázatkezelővel dolgozik, előfordulhat, hogy nem látja a színes cellákat, mert azok a képernyőn kívül vannak. Ezekben a helyzetekben segít, ha az egész sort kiemeli. Így függetlenül attól, hogy melyik oszlopokat nézi, tudja, hogy melyik sorok fontosak. Ez akkor működik a legjobban, ha 1 feltétel van.

A legfontosabb különbség itt az, hogy nem egy oszlopot, hanem a teljes táblázatot fogjuk kiemelni. Így érjük el a sorhatást.

1. Nyissa meg a state-counts-cf.xlsx mintatáblázatot, és kattintson a 4. példa fülre.
2. Kattintson az I2-es cellára.
3. A Ctrl + Shift + ↓ + → billentyűkombinációval jelölje ki az összes sort.
4. A Kezdőlap lapon kattintson a Feltételes formázás gombra.
5. Válassza az Új szabály…
6. A Formázási szabály szerkesztése modulban válassza a Formula használata a formázandó cellák meghatározásához lehetőséget.
7. Az értékek formázása, ahol ez a képlet igaz: írja be a feltételeket.

1. Kattintson a Formázás… gombra a kiemelési szín alkalmazásához.
2. Kattintson az OK gombra a szín elfogadásához.

A fenti példában azt kérem, hogy minden olyan sort emeljünk ki, ahol az F oszlopban (Az amerikai lakosság százalékos aránya összesen) az érték nagyobb, mint 2%. A kiemelés színe zöld. Vegyes cellahivatkozást is használok azáltal, hogy a képletben az F2 előtt egy $ jelet helyezek el.

outlined_flag Tipp: Ha nem biztos benne, hogy a képlet helyes, bármikor tesztelheti egy másik oszlopban. Például a H2 cellába beírhatom ezt a képletet =$F2>20%. A H2 cella TRUE vagy FALSE értéket adna. Ezután lemásolhatná a képletet az oszlopba, hogy megbizonyosodjon a várt eredményről.

1. Kattintson az OK gombra.

A feltételes formázási szabályok megtalálása

Néha kapunk egy táblázatot, és kiemelt cellákat vagy sorokat látunk. De… hol vannak a feltételes formázási szabályok, vagy valaki kézzel formázta ezeket a cellákat? Szerencsére az Excel lehetőséget biztosít a feltételes formázási szabályok megtekintésére. Használhatja a példatáblázatot a követéshez, vagy használhatja a sajátját.

1. Nyissa meg a táblázatot.
2. A Kezdőlap lapon kattintson a Feltételes formázás gombra.
3. A legördülő menüből válassza a Szabályok kezelése… lehetőséget.

1. A Feltételes formázási szabályok kezelőjében válassza ki a munkalapját.
2. Kattintson az OK gombra.

A fenti példában látható a sor kiemelésére alkalmazott szabály. Innen szabály hozzáadására, a szabály szerkesztésére vagy törlésére van lehetőség.

Tippek & Trükkök

Ez a cikk csak néhány lehetőséget érintett a feltételes formázás használatára. A legjobb módja a tanulásnak, ha kísérletezik néhány adattal, legyen az a saját vagy a mintatáblázat. Íme néhány további tipp:

• Egy oszlopban több szabály is lehet. Például előfordulhat, hogy különböző tartományok értékei különböző színűek lesznek.
• Játszadozzon a különböző formátumokkal, hogy megnézze, melyik típus működik a legjobban az adataihoz.
• Ha váratlan eredményeket kap, ellenőrizze, hogy több feltétel fut-e, és milyen sorrendben. Lehet, hogy meg kell változtatnia a sorrendet.
• Az adatsávokon tartományokat állíthat be. Például, ha van egy % Teljesítés oszlop, akkor beállíthat egy 0 és 1 közötti tartományt.
• A feltételes formázási szabályokat a Szabályok törlése opcióval távolíthatja el.
• A szabályokat az adatok megadása után alkalmazza. Néha duplikált szabályok jönnek létre a sorok beszúrásakor.

Az Excel feltételes formázása hasznosabbá teheti a táblázatait, ha megfelelően használja. Az emberek nem vesztegetik az időt a fontos változások vagy a “tű a szénakazalban” keresésére.”

További forrás

• Az Excel XLOOKUP
• Az Excel VLOOKUP
• How to Use Excel VLOOKUP
• Az IF funkció használata az Excelben
• Hogyan hozzon létre egy Excel Pivot táblázatot

Disclaimer: Képek az Amazon Product Advertising API-ból. Lehet, hogy partneri jutalékot kapok ezekért a termékekért, ha vásárolsz. Frissítve: 2021-03-25