Az I-9-es nyomtatvány (Foglalkoztatási jogosultság ellenőrzése) kitöltéséhez személyes adatokat kell gyűjteni a munkavállalókról. A munkáltatóknak ezt szem előtt kell tartaniuk, amikor meghatározzák, hogyan őrizzék meg és tárolják a kitöltött I-9 nyomtatványt és a kapcsolódó dokumentációt, hogy a személyes adatok ne kerüljenek rossz kezekbe. A kitöltött I-9-es nyomtatványt és a kapcsolódó dokumentációt, például a dokumentumok másolatait olyan módon kell tárolnia, amely megfelel az üzleti igényeinek és az I-9-es nyomtatvány ellenőrzésre való rendelkezésre bocsátásának követelményének. Ne küldje el az I-9 nyomtatványt az USCIS-nek vagy az Egyesült Államok Bevándorlási és Vámhivatalának (U.S. Immigration and Customs Enforcement).
Hogyan kell tárolni az I-9 nyomtatványt:
- A helyszínen vagy egy külső tárolóhelyen
- Egyetlen formátumban vagy több formátum kombinációjában, például:
- papíron
- mikrofilmen vagy mikrofilmen
- elektronikusan
A Belbiztonsági Minisztérium tisztviselői, az Igazságügyi Minisztérium Bevándorlók és Alkalmazottak Jogai Osztályának (IER) munkatársai és a Munkaügyi Minisztérium munkatársai kérhetik, hogy betekinthessenek ezekbe a nyomtatványokba.
Az I-9-es nyomtatvány tárolásának módjától függetlenül, a nyomtatványok bekérésétől számított 3 munkanapon belül be kell tudnia mutatni azokat a kormánytisztviselőknek ellenőrzés céljából.
Az I-9-es nyomtatvány személyes adatokat tartalmaz a munkavállalókról. Ezen űrlapok tárolásakor (függetlenül a választott formátumtól) az USCIS azt ajánlja, hogy a munkáltatók gondoskodjanak megfelelő biztosítékokról a munkavállalói adatok védelme érdekében.
A papíralapú eredeti I-9 űrlap tárolása
A munkáltatók, akik úgy döntenek, hogy a munkavállalóik által benyújtott dokumentumok papírmásolatát megőrzik, azokat a munkavállaló I-9 űrlapjával együtt vagy a munkavállalók iratai között tárolhatják. Az USCIS azonban azt ajánlja, hogy a munkáltatók az I-9 nyomtatványt a személyzeti nyilvántartásoktól elkülönítve tárolják, hogy megkönnyítsék az ellenőrzésre vonatkozó kérést.
Az I-9 nyomtatvány mikrofilmen vagy mikrofilmen történő tárolása
A munkáltatók az eredeti, aláírt I-9 nyomtatvány másolatát mikrofilmen vagy mikrofilmen tárolhatják. Olyan filmanyagot kell választani, amely megőrzi a képet, és lehetővé teszi a hozzáférést és a felhasználást a teljes megőrzési időszak alatt.
A mikrofilmnek vagy mikrofilmen:
- Nagyfokú olvashatóságot és olvashatóságot kell biztosítania, ha olvasóeszközön (viewer) jelenítik meg, vagy papíron reprodukálják; és
- Minden adat részletes indexét kell tartalmaznia, hogy bármely adott rekord azonnal elérhető legyen.
Ha a tisztviselő értesíti a munkáltatót az ellenőrzésről, a munkáltatónak biztosítania kell a mikrofilmet vagy mikrofilcet és egy olyan olvasó-nyomtatót, amely:
- biztonsági funkciókkal rendelkezik;
- tiszta állapotban van, megfelelően karbantartott és jól működik; és
- egy teljes oldalnyi információ megjelenítésére és kinyomtatására képes.
Mihelyt a munkáltatók megőrizték az I-9 nyomtatványt mikrofilmen vagy mikrofilmen, megsemmisíthetik a papír eredetit.
Az I-9 nyomtatvány elektronikus tárolása
A munkáltatók használhatnak papír alapú rendszert, elektronikus rendszert vagy a papír és az elektronikus rendszer kombinációját az I-9 nyomtatvány tárolására. Az elektronikus tárolási rendszernek:
- Az elektronikus generációs tárolási rendszer integritását, pontosságát és megbízhatóságát biztosító ellenőrzéseket kell tartalmaznia.
- Az elektronikusan kitöltött, tárolt I-9 nyomtatvány – beleértve az elektronikus aláírást is, ha azt használják – jogosulatlan vagy véletlen létrehozását, kiegészítését, módosítását, törlését vagy megrongálását felderítő és megakadályozó ellenőrzéseket kell tartalmaznia.
- Tartalmazzon olyan ellenőrzéseket, amelyek biztosítják az ellenőrzési nyomvonalat, hogy a nyomtatvány létrehozásától kezdve a nyomtatványon végrehajtott bármilyen módosítás vagy változtatás elektronikusan tárolásra kerüljön, és a nyomtatványokat vizsgáló megfelelő kormányzati szerv számára hozzáférhető legyen.
- El kell látni egy olyan ellenőrzési és minőségbiztosítási programot, amely rendszeresen értékeli az elektronikus előállítási vagy tárolási rendszert, és magában foglalja az elektronikusan tárolt I-9 nyomtatvány rendszeres ellenőrzését, beleértve az elektronikus aláírást is, ha azt használják.
- El kell látni az összes adat részletes indexét, hogy bármely adott rekord azonnal elérhető legyen.
- Nagyfokú olvashatóságot és olvashatóságot kell biztosítani videokijelző terminálon történő megjelenítéskor vagy papírra történő sokszorosításkor.
Megfelelő olvashatóságot kell biztosítani.
