Memók

Funkciók és célközönség

A “memorandum” rövidítése, a memo a szervezeten belül másokkal való kommunikációra használt dokumentumtípus. A feljegyzéseket (vagy memorandumokat) általában meglehetősen rövid, legfeljebb egy oldalas üzenetekre használják, de a több oldalas informális jelentések is használhatnak feljegyzésformátumot.

Formátum

A feljegyzéseket egy fejléc különbözteti meg, amely tartalmazza a DATE, TO, FROM és SUBJECT sorokat. Egyéb sorok, mint például CC vagy BCC, szükség szerint hozzáadhatók. A RE (“Reference”) sor használható a SUBJECT helyett, de ez a használat egyre ritkább, mivel a “RE”-t az e-mailben való használata miatt gyakran összetévesztik a “Reply”-nal.

• DATE: Sorolja fel a feljegyzés kiosztásának dátumát.
• TO: Sorolja fel az emlékeztető címzettjeinek nevét. Ha több címzett van, elfogadható egy csoportnév használata, például “Minden alkalmazott” vagy “A személyzeti bizottság tagjai.”
• FROM: Sorolja fel az író(k) nevét és munkakörét.
• SUBJECT: Gondoljon a SUBJECT sorra úgy, mint a feljegyzés címére. Legyen pontos, hogy az olvasók azonnal be tudják azonosítani a témát.

Ezek a címsorok lehetnek dupla vagy egysorosak, és a SUBJECT sor gyakran csupa nagybetűvel van írva. Ezenkívül a tételek sorrendje is változhat. Sok szervezetnek saját stíluspreferenciái vannak ezekkel a kérdésekkel kapcsolatban. Ha nincs, akkor a fent felsorolt, kétsoros sorrend a legelterjedtebb.

A feljegyzések szövege általában blokkformátumot használ, egysoros sorközzel, a bekezdések között egy extra szóközzel, és az új bekezdéseknél nincs behúzás. Ha azonban egy emlékeztető formátumot használó jelentés néhány oldalasra nyúlik, az olvashatóság javítása érdekében dupla sorközöket lehet használni.

Szervezés

A szakmai kommunikációs formanyomtatványokat két stratégia egyike szerint szervezik: Közvetlen és közvetett.

• A közvetlen szervezési stratégia az első bekezdésben (néha az első mondatban) mutatja be a dokumentum célját, és a törzsszövegben nyújt támogató részleteket.
• A közvetett szervezési stratégia releváns, figyelemfelkeltő részletekkel nyit, amelyek nem közlik közvetlenül a dokumentum célját. A cél az üzenet törzsszövegében derül ki, általában támogató részletek közé szorítva.

A közvetlen megközelítést jó hírek vagy rutinszerű kommunikáció esetén alkalmazzák; a közvetett megközelítést meggyőző, értékesítési vagy rossz hírekkel kapcsolatos üzeneteknél alkalmazzák.

A közvetlenül megfogalmazott cél üdvözlendő a jó hírek vagy rutinszerű üzenetek esetében, de egy rossz hír vagy meggyőző üzenet esetében hirtelen vagy érzéketlennek tűnhet. Ha a közönség nem fogékony az üzenetre, a legjobb, ha fokozatosan vezetünk a célhoz.

Az utolsó bekezdésbe mindkét szervezési típusban cselekvési információkat (például határidőket vagy elérhetőségeket) vagy udvarias zárómondatot helyezünk.

.

Szervezési stratégia	Meghatározás	Dokumentumtípus	Tartalom
			Bevezetés	Test	Konklúzió
Direkt	Az író gyorsan eljut a célhoz, néha már az első mondatban.	Jó hírek vagy rutinközlés esetén használatos (a hallgatóság befogadó vagy semleges)	Cél	Details	Akcióinformáció vagy udvarias zárszó
Közvetett	Az író fokozatosan építi fel a célt, amelyet a főmondatban közöl.	Negatív, meggyőző vagy értékesítési üzeneteknél használatos (a közönség nem fogékony)	Releváns, figyelemfelkeltő kijelentések	A célmegjelölést részletek közé szorítják.	Akcióinformáció vagy udvarias lezárás

Minta közvetlen feljegyzés

Minta közvetett feljegyzés

Stílus és hangnem

Az emlékeztető jelentések és a politikai feljegyzések példák a hivatalosabb hangvételű dokumentumokra, a legtöbb feljegyzés társalgási stílusú – enyhén informális, de mégis professzionális. A memók célközönsége azok, akikkel az író együtt dolgozik, így az írás stílusa általában feltételezi a velük való kapcsolatot (és ezért a formalitás bizonyos fokú hiányát); csak azt tartsuk szem előtt, hogy a kapcsolat szakmai, így az írásnak is ezt kell tükröznie. Továbbá, mint minden munkahelyi dokumentum esetében, a célközönség többféle olvasóból állhat, és a stílusnak és a hangnemnek mindannyiuk szakmai és tekintélyi szintjének megfelelőnek kell lennie.

Túl informális	Túl hivatalos, fülledt hangvételű, szószátyár	Megfelelő egyensúly
Sziasztok! Remélem jól telt a hétvégétek. Ismeritek azokat a díjakat, amiket időnként kiosztunk? Itt az ideje újra!	A Variety Craft Supplies küldetése, hogy a vásárlóknak megfizethető, minőségi kellékeket biztosítson kiváló ügyfélszolgálat mellett. A kiváló ügyfélszolgálat magában foglalja a kellékek ismeretét, de ezen is túlmutat. Arról szól, hogy a megfelelő hozzáállással segítsük a vásárlókat. Itt az ideje, hogy megjutalmazzuk azokat a munkatársakat, akik ügyfélközpontú szemlélettel rendelkeznek.	A közvetlen és tömör bevezetőben szerepel az emlékeztető célja. Kérjük, hogy április 8-ig nyújtsa be jelöléseit a negyedéves ügyfélszolgálati kiválósági díjra. Segítsen nekünk a nagyszerű munkatársak azonosításában!

Gyakori emlékeztető-írási helyzetek

A emlékeztetőket számos munkahelyi kommunikációs helyzetben használják, az eljárások és irányelvek dokumentálásától az egyszerű bejelentésekig. Az alábbiakban bemutatunk néhány gyakori memótípust:

• Rendszabályok (változások és újak)
• utasítások
• eljárások
• közlemények
• útleírások

Elosztási közeg

A memókat kézzel, nyomtatott formában is lehet terjeszteni olyan szervezeteknél, ahol nem minden alkalmazott rendelkezik e-mail hozzáféréssel. Az e-mailhez hozzáféréssel rendelkező szervezetek az emlékeztetőket e-mail mellékleteként is terjeszthetik.

Azokban a szervezetekben, ahol az e-mail minden alkalmazotthoz (vagy az emlékeztető célcsoportjába tartozó minden alkalmazotthoz) eljut, az íróknak el kell dönteniük, hogy emlékeztetőt vagy e-mail üzenetet küldjenek-e az információ továbbításához. Ilyen esetekben az íróknak három tényezőt kell figyelembe venniük: az üzenet jellegét, a részletek mélységét/számát, valamint annak valószínűségét, hogy a könnyebb hivatkozás érdekében kinyomtatják. Az ilyen típusú üzeneteket érdemes emlékeztető formátumban megírni és e-mail üzenethez csatolni a gyors (és környezetbarát) terjesztés érdekében:

• A hivatalos aurával rendelkező üzenetek, például új irányelvek vagy irányelvek felülvizsgálata.
• A sok részletet tartalmazó üzenetek (például egy bonyolult gép kalibrálására vonatkozó utasítások).
• A számítógépen kívüli hivatkozást igénylő (nyomtatott példányt igénylő) üzenetek. Az e-mailek nyomtatott példányai általában kis betűtípust használnak, ami nehezen olvasható.

*Néhány cikket több műfajban és tudományágban is használnak.