A vállalati rendezvények és értekezletek tervezésekor gyorsan megtalálja a lehetőségek világát az esemény szinte minden aspektusát illetően – helyszín, dekoráció, ételek, tevékenységek és így tovább. A sok lehetőség könnyen információ-túlterhelést okozhat, és megnehezítheti a döntéshozatalt. Annak érdekében, hogy az eseményszervezési folyamat során hozott minden egyes döntése hozzájáruljon ahhoz, hogy a résztvevők számára egységes találkozót hozzon létre, a téma meghatározása életmentő lehet. A rendezvény témájának korai megállapítása és a folyamat során való betartása számos előnnyel jár, többek között:
Támogatja a rendezvény üzenetét
A téma meglepően hatékony módja lehet a rendezvény üzenetének érvényre juttatásának és az érdekelt felek céljainak elérésének. Tegyük fel például, hogy a rendezvény egy hosszú távú célkitűzés elindítására összpontosít, és a rendezvény célja, hogy inspirálja az alkalmazottakat arra, hogy előre tekintsenek a jövőbe, hogy olyan döntéseket hozzanak ma, amelyek támogatják a holnapi sikert. Ebben az esetben egy jövő témájú rendezvény ideális lenne arra, hogy az üzenetet a résztvevők számára szórakoztató módon emelje ki. Az egész napot átszövő elemek bemutathatják azt a hosszú távú célt, amelyre a szervezet törekszik, miközben rávilágítanak annak fontosságára, hogy a jövő állapotát tartsák szem előtt.
2. Az eseményt a jövőbeni állapotot tartják szem előtt. Összefüggő résztvevői élményt teremt
A rendezvény előtti kommunikációtól kezdve a rendezvény napján át a rendezvény utáni utókövetésig egy téma segít létrehozni egy egyedi és azonosítható márkát a rendezvénye számára. Az emberi agy az információkat kategóriákba rendezve dolgozza fel, így a téma használatával egységes élményt nyújt, amely mindent összeköt a résztvevők számára.
Minden olyan elem, amelyet kiválaszt, és amely támogatja a témát, segít egységesíteni az eseményt. Válasszon olyan élményszerű tevékenységet, amely támogatja a témát, válasszon hozzá illő ételeket, sőt válasszon olyan közlekedési eszközt, amely valamilyen módon kapcsolódik a témához. Például: Ön egy vállalati találkozót rendez, amelynek célja a termelékenység és a morál javítása számos részleg között. Vízi témát választott. Hogy megteremtse ezt a kohéziót:
- A helyszín az óceán vagy egy nagy víztömeg mellett van
- Az óceán ihlette italokat és ételeket
- A színsémája a kék színek keveréke, amelyeket a rendezvény előtti kommunikációban, a rendezvény weboldalán, a brosúrákban használ, és az esemény napján készült anyagokban
- Egy hajóval tervezi, hogy a résztvevőket a repülőtérről a helyszínre szállítsa
- Az élményszerű tevékenység, amelyet az üzenet közvetítésére választott, osztozik a vízi témában, és támogatja az elérni kívánt célokat
Mivel a téma megvan, a tervezési folyamat során mindezeket az összetevőket ki lehetett választani, hogy a résztvevők számára egységes élményt nyújtsanak. Akár szeszélyes, akár komoly témát választ, mindent összeköt, és emlékezetessé teszi az eseményt.
Hozzájárul az elkötelezettséghez és az izgalomhoz
A rendezvény témája nagyszerű módja annak, hogy izgalmat keltsen az eseményt megelőzően, és az ottlétük alatt is izgalomban tartsa őket. Az eseményt megelőző kommunikáció segítségével fokozatosan utalásokat adhat a résztvevőknek a téma témájáról, így izgatottá téve őket a várható események iránt. Ezután a nap folyamán azokat az elemeket és apró részleteket fogják keresni, amelyek a témához kapcsolódnak, így a rendezvényt magával ragadó és megosztásra érdemes élménnyé teszik.
A játékosítás nem csupán egy módja annak, hogy szórakoztatóbbá tegye a vállalati rendezvény napirendjét – egyedülálló módja lehet annak, hogy a legfontosabb üzenetekre felhívják a figyelmet, és hasznos készségeket alakítsanak ki a résztvevők körében. Ha hatékonyan végzik, a gamifikáció segít a résztvevőknek abban, hogy teljesen beleéljék magukat a rendezvény élményébe, miközben átadja azokat a megfáradt taktikákat, amelyeket a résztvevők elvárnak, mint például az előadók, jégtörők, bűvészek vagy humoristák. Ha azon gondolkodik, hogy gamifikációval egészítse ki egy közelgő vállalati rendezvényét, szánjon időt az ebben a cikkben szereplő összetevők megfontolására, hogy tervet készíthessen rendezvénye hatékony és sikeres gamifikációjára.
Mókás tárgyalási témaötletek
Most, hogy megállapítottuk, miért fontos, hogy legyen egy tárgyalási téma, íme néhány szórakoztató tárgyalási téma, amelyeket a rendezvények szakemberei általánosan használnak és a résztvevők is kedvelik, hogy segítsünk a kezdésben:
|
|
Következtetés
A megfelelő téma kitalálása, amely kapcsolódik a rendezvény céljaihoz, nagyon szórakoztató lehet – és ha már meghoztad a kezdeti döntést, sokkal könnyebb dönteni az esemény mindenféle összetevőjéről. Ha van egy szilárd téma, amely kapcsolódik az esemény céljaihoz, nemcsak az Ön életét könnyíti meg, hanem olyan eseményt is eredményez, amely szórakoztató és vonzó a résztvevők számára, miközben hatékonyan eléri az érdekelt felek céljait.
