Ez volt a kérdés, amikor az Office 365 Groups néhány évvel ezelőtt megjelent a világban, és a mai napig ez a NAGY kérdés. Mikor kell csak egy SharePoint-helyet létrehozni, és mikor érdemes az Office 365 csoportos webhelyet választani a vele járó összes sallanggal és sípszóval?
Először is hadd magyarázzam el a különbséget egy hagyományos SharePoint-hely és egy Office 365-csoport között. Ezután megadok néhány iránymutatást/érvet az egyes lehetőségekhez. Remélhetőleg ez segít eldönteni az “Office 365 Groups vagy SharePoint Team Sites” vitát.
A SharePointban mindig is volt ilyen. Egészen az Office 365 Csoportok megjelenéséig ez volt az egyetlen hely, ahol létrehozhattuk és rendelkeztünk az együttműködéshez. Az oldalakat dokumentumkezelésre használtuk, de egyéb webes részekkel (feladatlista, naptár stb.) is fel lehetett fűszerezni. Az elmúlt évben egy klasszikus SharePoint oldal kapott némi extra szeretetet és reneszánszát a modern oldalélmény. Tehát még ha az Intranetje tele is van ilyen klasszikus oldalakkal, könnyen átalakíthatja őket modern oldalélményre.
Példa egy klasszikus SharePoint oldalra
Példa egy modern SharePoint oldalra
Office 365 csoport
Az Office 365 csoport, ahogy korábban dokumentáltam, lényegében egy biztonsági/tagsági csoport, amely különböző Office 365 eszközökhöz és alkalmazásokhoz kapcsolódik.
Íme, mit kapunk egy Office 365 csoport részeként, ha létrehozunk egyet:
- E-mail terjesztési lista (Outlook)
- Csoportos naptár (Outlook)
- Megjegyzés…eszköz (OneNote)
- Feladatkezelő eszköz (Planner)
- Chat eszköz (MS Teams) – lásd a jegyzetet alább
- SharePoint Site Collection (SharePoint)
JEGYZET: Az MS Team (csevegőalkalmazás/eszköz) nem jön létre automatikusan, amikor létrehoz egy Office 365 csoportot. Az Office 365 csoport létrehozása után manuálisan kell csatlakoztatnia/elkészítenie. Csak akkor jön létre automatikusan, amikor új Csapatot hoz létre az MS Teamsből.
Az Office 365 Csoport esetében tehát a SharePoint webhely már csak egy kis darabja a kirakósnak. Mindezek az eszközök kéz a kézben működnek és jól integrálódnak. Amikor például az MS Teamsben fájlokat cserélünk, azokat a SharePointban található dokumentumkönyvtárban tároljuk (a Csapaton belül minden egyes csatornához automatikusan létrehozunk egy mappát).
Azzal a kérdéssel kapcsolatban, hogy mikor használunk SharePoint-oldalt és mikor Office 365 Csoportot? Nézze, ez attól függ, hogy kivel beszél – itt nincs helyes vagy helytelen válasz. Vannak olyan ügyfeleim, akik csak Office 365 Csoportokat hoznak létre (osztályonként vagy projektenként). Továbbra is úgy gondolom, hogy a “hagyományos” webhelyeknek (amelyek nem kapcsolódnak Office 365 Csoportokhoz) is megvan a maguk helye. Például, mondjuk, a humánerőforrás részlegnek létre kell hoznia egy alkalmazotti webhelyet a házirendek, űrlapok stb. tárolására. Itt tényleg nincs szükség olyan közösségi komponensre, mint a Planner vagy a Teams, így egy jó öreg webhely is elegendő lenne.
Másrészt, ha egy projektet kell menedzselni, akkor egy Office 365 Csoport jobb alternatívának bizonyulhat, hiszen a fájltárolás mellett kapunk egy e-mail elosztólistát, feladatmegoldó eszközt stb. is. – arra az esetre, ha a projektjének szüksége lenne ezekre.
Az Office 365 Csoportok használata, ha….
- Gyors és egyszerű együttműködést szeretne
- Nem hivatalos tárgyalóhelyeket szeretne
- Rövid miniprojekteket szeretne
- Nem akarja a SharePoint-csoporthelyszínek kezelésével terhelni magát
- Csak egy helyre van szüksége dokumentumok, linkek, képek megosztására, és nincs szüksége közösségi együttműködési eszközökre
Itt egy videó, amit én is készítettem a témában.
