Projektminőség-menedzsment – Egy gyors útmutató

Amikor egy projektet irányítasz, mindig a hármas korlátozás jár a fejedben. Hogyan tudja ellenőrizni a projekt terjedelmét, ütemezését és költségeit?

De van egy negyedik szempont is, amely ugyanolyan fontos, és amelyről néha megfeledkeznek a projektmenedzsment örvényében, ez pedig a minőség.

Nem számít, hogy a legjobb projektmenedzsment-eszközökkel rendelkezik, minden mérföldkövet teljesített, és a projektet a költségvetés alatt fejezte be, ha az eredmény nem felel meg a minőségi előírásoknak. Ezért olyan fontos a projektminőség-menedzsment.

Mi a projektminőség-menedzsment?

A projektminőség-menedzsment azokat a folyamatokat és tevékenységeket foglalja magában, amelyekkel kitalálható és elérhető a projekt eredményeinek minősége. A minőség azonban egy megfoghatatlan szó lehet.

Mi a minőség? Míg a minőség “valódi” jelentéséről a végtelenségig beszélhetnénk, és a szókratészi módszerrel párbeszédet folytathatnánk a minőség számos lehetséges jelentéséről, a projektmenedzsment esetében a válasz sokkal határozottabb.

A minőség egyszerűen az, amit az ügyfél vagy az érdekelt fél a projekt eredményeitől elvár. Azáltal, hogy a definíciót az ügyfélhez vagy az érdekelt félhez kötjük, a minőségirányítás szűkebb fókuszú lehet, ami azt jelenti, hogy nagyobb valószínűséggel éri el céljait.

Projektminőségirányítási fogalmak

A projektmenedzserek felügyelik a projekt minőségirányítási terv végrehajtását. A fő gondolat ismét az, hogy a terméket vagy szolgáltatást az ügyfél vagy az érdekelt fél előírásainak megfelelően szállítsák le. Ehhez a minőségirányítási koncepciók ismerete szükséges.

Vevői elégedettség

Vevői elégedettség nélkül nincs minőség. Még akkor is, ha a teljesítendő termék minden szempontból megfelel annak, amit az ügyfél vagy az érdekelt fél megkövetelt, de ez ott történt, ahol maga a folyamat nem volt kielégítő, akkor probléma van.

A teljesítendő terméknek természetesen meg kell felelnie az elfogadott követelményeknek, különben a projekt megbukott, mert a projekt terméke és a projekt irányítása nem felelt meg az ügyfél vagy az érdekelt fél elvárásainak.

Related:

Ez az oka annak, hogy a minőségellenőrzés megvalósítása a folyamatok és az emberek irányítását is jelenti. Rendszeresen találkozzon az ügyféllel vagy az érdekelt féllel, hogy folyamatosan tájékoztassa őket a projekt előrehaladásáról. Kérje ki a visszajelzéseiket, és győződjön meg arról, hogy teljesen átlátható velük, hogy elkerülje a később felmerülő problémákat.

Megelőzés az ellenőrzés felett

A minőséget nem adják ingyen. A minőség költsége (COQ) az a pénz, amelyet a projekt során a problémák kezelésére, majd a projekt után a hibák kijavítására fordítunk. Ezeket két kategóriára bontjuk: a megfelelés költsége és a meg nem felelés költsége.

A megfelelés költsége megelőző költségnek tekinthető. Ezek a költségek elsősorban a képzéshez, a dokumentációs folyamathoz, a szükséges berendezésekhez és a minőség megfelelő elvégzéséhez szükséges időhöz kapcsolódnak. Az ehhez kapcsolódó egyéb költségek közé tartozhatnak a tesztelés, a roncsolásos vizsgálati veszteség és az ellenőrzések.

A nem megfelelőség költségei a belső hibaköltségekre vonatkoznak. Ezek abból állnak, hogy valamit át kell dolgozni, vagy akár teljesen ki kell selejtezni. További költségek származhatnak a kötelezettségekből, a garanciális munkákból és az elvesztett üzletből.

Folyamatos fejlesztés

A minőségi projektmenedzsmentnek ez a koncepciója megtalálható a Hat Szigmában és a teljes minőségirányításban (TQM), és dominánsan a Prevention Over Inspection koncepcióban jelenik meg.

Ez a koncepció, ahogy a címében is szerepel, egy folyamatos erőfeszítés a teljesítmények idővel történő javítására. Akár kis, fokozatos változtatásokon, akár nagy változtatásokon keresztül, a változtatások azonosításának és kezelésének lehetősége mindig jelen van.

A koncepció alkalmazása azt is jelenti, hogy folyamatosan figyelemmel kísérjük és dokumentáljuk a felmerülő problémákat, hogy aztán a jövőbeni projektek irányítása során felhasználhassuk a tanulságokat. Így hatékonyabb projektet futtathat, és valószínűleg nem ismétli meg a hibákat.

Kapcsolódó: Tanulságok levonása sablon

Hogyan lehet megvalósítani a minőségi projektmenedzsmentet

Ha már van elképzelése a különböző fogalmakról, a következő lépés a projekt minőségirányítási terv megvalósítása. Ehhez kövesse az alábbi három lépést.

Minőségi terv

Először is azonosítsa a végtermék minőségére vonatkozó követelményeket és a projekt irányításának módját. Egyezzen meg abban, hogy ezt a folyamatot hogyan fogják dokumentálni, és hogyan fogják ezt az információt átadni. Lesznek-e rendszeres megbeszélések, e-mailek stb.?

A terv tartalmazza ezeket a konkrétumokat, valamint a minőség mérésére szolgáló mérőszámokat a projekt irányítása során. Ennek tartalmaznia kell egy minőségellenőrzési listát, hogy összegyűjtse és rendszerezze azokat a jegyeket, amelyeket a projekt során el kell érnie.”

Minőségbiztosítás

A minőségbiztosítás az American Society for Quality (ASQ) szerint “a minőségbiztosítási rendszerben végrehajtott tervezett és rendszerszerű tevékenységek, hogy a termékkel vagy szolgáltatással szembeni minőségi követelmények teljesüljenek.”

A minőségbiztosítás segítségével megbizonyosodhat arról, hogy a folyamatai valóban azon dolgoznak, hogy a projekt eredményei megfeleljenek a minőségi követelményeknek. Ennek két módja a folyamatok ellenőrzési listájának és a projekt auditjának használata.”

Minőségellenőrzés

Minden folyamatnak szüksége van úgymond egy rendőrre, aki biztosítja, hogy a szabályokat betartják és az elvárt minőséget teljesítik. Néhány módszer annak biztosítására, hogy a teljesítmények előírt minősége megvalósuljon, a szakértői értékelések és a tesztelés.

A projektmenedzsment-folyamat során elengedhetetlen a teljesítmények minőségének ellenőrzése annak érdekében, hogy a teljesítmények kiigazíthatók legyenek, ha nem felelnek meg a meghatározott szabványoknak. Ezt meg lehet tenni a projekt végén is, de nem olyan hatékony az újbóli elvégzés, mint az újbóli kiigazítás.

A projektminőség-menedzsment folyamata

A projektminőség-menedzsment folyamatának irányítása sok mindent magában foglal, például a csapat számára elérendő minőségi célok kitűzését, annak meghatározását, hogy hogyan mérjük ezeket a minőségi célokat, és az ezekről való jelentéstételt. A projektmenedzsmenteszközök hasznosnak bizonyulhatnak ebben.

A ProjectManager.com használata a minőség kezelésére

A ProjectManager.com egy műszerfalat tartalmaz, amely egy olyan képernyő, amelyen a projekt minden szempontjának mérőszámai megtekinthetők. Az adatok általában könnyen olvasható diagramok és grafikonok formájában jelennek meg, amelyeket aztán megoszthatunk vagy kinyomtathatunk prezentációkhoz.

A műszerfalunk adatai valós időben frissülnek, és a legpontosabb mérést nyújtják a projekt előrehaladásáról. Ezáltal a minőséggel kapcsolatos problémákra való reagálás időszerűbbé válik, és kevésbé valószínű, hogy az ilyen problémák továbbfejlődnek olyan problémává, amely eltérítheti a projektet.

Online Gantt-diagramok a minőségirányítási tervekhez

Az online Gantt-diagramok egyszerűvé teszik a minőségirányítással kapcsolatos feladatok ütemezését és nyomon követését. A ProjectManager.com segítségével feltölthet egy feladatlistát vagy táblázatot, amely azonnal feltöltődik egy idővonalra.

Mindössze annyit kell tennie, hogy hozzáadja az egyes feladatok időtartamát és hozzárendeli azokat. Természetesen Gantt-diagram szoftverünkkel gyorsan felépítheti projektjét a semmiből is.

Az online Gantt-diagramunk remek együttműködési platformot is biztosíthat csapata számára. Minden feladat általában képes hivatkozni támogató dokumentumokra, képekre és egyéb fájlokra, valamint párbeszédet kínál, ahol a csapattagok megbeszélhetik a feladatot, és megoldhatják a felmerülő problémákat.

Ahelyett, hogy mindent mikromenedzselni kellene, ha a csapatoknak autonómiát biztosítunk az együttműködésre, ők fogják először észrevenni a problémát. Elvégre ők állnak a projekt frontvonalában. Ezután tudnak reagálni, vagy jelenteni neked. Ráadásul a feladatlisták és a kanban táblák segítségével a csapata úgy dolgozhat a feladatain, ahogyan azt jónak látja.

A ProjectManager.com változatos funkciókészletének köszönhetően a teljesítmények minőségével még azelőtt foglalkozhat, mielőtt azok túl messze kerülnének a tervezett céltól. A minőség mindig a romlás szélén áll, ezért az azonnali frissítést biztosító online eszközök megléte jelentheti a különbséget egy sikeres és egy sikertelen projekt között.

A minőség minden projektben fontos, és a minőség biztosításához megfelelő eszközökre van szükség a minőségirányítás nyomon követéséhez. A ProjectManager.com egy felhőalapú szoftver valós idejű műszerfallal és online Gantt-diagrammal, amely megkönnyíti a minőség nyomon követését és jelentését. Győződjön meg róla a 30 napos ingyenes próbaverzióval.