Posta Certificata – Come funziona
Ott 07, 2010
Che cos’è la Posta Certificata?
In sostanza, la Posta Certificata è un servizio di posta interna “extra” che assegna un numero di tracciamento unico ad ogni articolo spedito e fornisce al mittente una prova legalmente riconosciuta sia della spedizione che della consegna.
Perché usare la Posta Certificata?
Ci sono una serie di vantaggi nell’uso della posta certificata. Quando il destinatario deve firmare fisicamente per la lettera o il pacchetto, si crea non solo un senso di urgenza (cioè “Qualcuno vuole davvero che io legga questo, è meglio che lo apra subito”), ma rende anche il mittente più ufficiale (cioè “Questo è un affare legittimo – non posta spazzatura – è meglio che ci presti attenzione”). Inoltre, è tracciabile dato che il destinatario (o qualcuno a suo nome) deve firmare. Più avanti su questo.
Molte aziende usano la Posta Certificata per comunicazioni importanti come: l’invio di un avviso di richiamo dei prodotti, un messaggio con obbligo di consegna ai loro clienti, relazioni annuali, dichiarazioni degli azionisti, e altre comunicazioni ufficiali con clienti e partner. In alcuni casi, i requisiti legali per la notifica tramite Posta Certificata ne specificano persino l’uso. Se state inviando uno di questi articoli – o altre comunicazioni ufficiali – considerate i vantaggi della Posta Certificata. Potrebbe fare al caso vostro.
Come funziona la Posta Certificata?
Al momento della consegna della vostra Posta Certificata, le norme dell’U.S. Postal Service (USPS) richiedono che la firma del destinatario (o dell’agente autorizzato) sia ottenuta prima che il destinatario possa ricevere e aprire la lettera. L’USPS conserva i registri di consegna ufficiali per due anni.
Certo, ci sono delle opzioni. Di seguito sono riportati i diversi modi in cui è possibile inviare posta certificata tramite Click2Mail, nonché i requisiti di firma del destinatario per ogni opzione.
– Posta Certificata. Fornisce un numero di tracking unico che potete controllare online per confermare che il vostro invio è arrivato a destinazione. Con questa opzione, il portalettere è autorizzato a consegnare la posta a chiunque riceva la posta all’indirizzo indicato.
– Posta certificata con ricevuta di ritorno (il biglietto verde). Per un costo aggiuntivo, una carta verde di ricevuta di ritorno è allegata al pezzo di posta e poi firmata e datata dal destinatario al momento della consegna e restituita a voi per posta.
– Posta Certificata con Ricevuta di Ritorno Elettronica. Per un costo aggiuntivo ($1.00 in meno rispetto alla carta verde), una versione elettronica della carta verde viene catturata come documento PDF che include un’immagine della firma del destinatario o un timbro a mano approvato.
– Posta Certificata con Ricevuta di Ritorno e Consegna Limitata. La più rigorosa delle opzioni di Posta Certificata, l’aggiunta del servizio di consegna limitata alla ricevuta di ritorno assicura la consegna al destinatario effettivo o a un agente autorizzato.
Perché questo processo richiede tempo e dipende da una firma fisica, prevedete che la vostra Posta Certificata impieghi dai tre ai dieci giorni lavorativi per la consegna. L’USPS non può garantire o specificare una data e un orario di consegna esatti, dato che la consegna dipende dal fatto che il destinatario sia a casa e disponibile a firmare per il pezzo di posta. La posta certificata viene spedita per posta di prima classe.
Perché ci vuole così tanto tempo? Ecco come funziona la consegna (e perché c’è una tassa extra).
Passo uno – Se stai spedendo a un indirizzo residenziale e nessuno è in casa al momento della consegna, il portalettere lascia un avviso di consegna nella cassetta della posta. Questo promemoria li informa che una lettera di posta certificata USPS è tenuta presso l’ufficio postale locale per il ritiro. Devono andare all’ufficio postale per firmare e ritirare la lettera.
Passo uno non riuscito, passo due – Se nessuno ritira la lettera dopo cinque o sette giorni, USPS tenta una seconda consegna. Ancora una volta il portalettere lascerà un promemoria di consegna se nessuno è in casa.
Fase due non riuscita, fase tre – Infine, dopo 10-12 giorni viene fatto il terzo e ultimo tentativo di consegna all’indirizzo di consegna. Dopo aver lasciato l’ultimo promemoria, la lettera viene riportata all’ufficio postale e trattenuta per altri cinque o sette giorni. L’intero lasso di tempo può durare da 17 a 21 giorni se nessuno ha reclamato la lettera.
Passo tre senza successo, passo quattro – USPS segna la lettera ‘Unclaimed’ e la lettera viene restituita al mittente. Gli invii non reclamati saranno restituiti al mittente dopo 30 giorni.
Ricorda che USPS non fornisce informazioni di monitoraggio delle lettere “in rotta”. Non otterrete informazioni aggiornate sulla consegna fino a quando il corriere USPS non avrà tentato o consegnato la lettera e scansionato la lettera o effettuato un tentativo di consegna.
Come Click2Mail può aiutare
Click2Mail fornisce un’interfaccia online che permette ai clienti di inviare posta certificata direttamente dal loro computer. I clienti caricano il loro plico e la loro mailing list (o possono creare uno o entrambi questi elementi online), e Click2Mail produce e invia il documento all’USPS per la consegna.
Ogni pezzo di posta certificata Click2Mail.com viene creato con un unico numero di tracking USPS, che vi permette di seguire lo stato di consegna tramite la pagina del vostro account Click2Mail su Click2Mail.com, e che può anche essere utilizzato per controllare lo stato di consegna sul sito web USPS. È così facile!
Quando inviate posta certificata, potete ancora beneficiare di tutti gli altri vantaggi che Click2Mail offre: personalizzazione del contenuto utilizzando il nome e le informazioni personali dei vostri destinatari; standardizzazione della mailing list e creazione online; stampa e spedizione il giorno lavorativo successivo (se effettuata prima delle 8 p.m. EST), e un utile supporto clienti disponibile undici ore al giorno, cinque giorni alla settimana. Con questo tipo di supporto, non ha senso spendere il vostro tempo e denaro per stampare e imbottire i vostri mailing, indirizzare i pezzi, guidare fino all’ufficio postale e fare la fila per spedirli.
Click2Mail vi fa risparmiare tempo e denaro offrendovi tutte le risorse e il supporto per rendere la vostra Posta Certificata più puntuale e senza problemi. Clicca qui per ulteriori informazioni sui prodotti di Posta Certificata Click2Mail. Se avete domande, contattate il nostro Supporto Clienti al numero 866-665-2787 o .(JavaScript deve essere abilitato per visualizzare questo indirizzo email). Il supporto telefonico dal vivo e la chat online sono disponibili dal lunedì al venerdì, dalle 9 alle 20 EST.
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