The Americans with Disabilities Act of 1990 (ADA) は、雇用主に対して、障害を持つ適格な従業員および応募者に、そのような配慮が過度の困難（コストがかかりすぎる、範囲が広すぎる、影響が大きすぎる、破壊的すぎるなど）をもたらさない限り、妥当な配慮を提供するように求めています。 一般的に、障害を持つ応募者または従業員は、応募手続きに参加するため、必須の職務を遂行するため、または雇用の平等な利益や特権を受けるために、雇用主に便宜を図る必要があることを知らせる責任がある。
ADAを施行する連邦機関である雇用機会均等委員会（EEOC）によると、宿泊施設の要請は書面である必要はないとのことである。 しかし、EEOCは、障害者がいつ宿泊施設を利用したかについて争った場合、宿泊施設利用を文書化することが有用であると示唆している。
ADAには、合理的配慮を求めるための具体的なガイドラインや書式はない。 しかし、一部の雇用主は社内で書式を作成している。 その場合、従業員は宿泊施設を要請するために雇用主の書式を使用するべきである。 それ以外の場合、障害者は効果的であればどのような方法でも使用することができ、ADAは特定の言語や形式を要求していません。 以下は、宿泊施設利用申請書の例である。 なお、この情報はあくまで参考であり、法的なアドバイスではありません。 法的なアドバイスが必要な場合は、法律事務所にお問い合わせください。 ADAおよび合理的配慮に関する追加情報については、Job Accommodation Networkにお問い合わせください。
Sample Accommodation Request Letter
以下は、宿泊施設要請レターに含めることができる内容の例であり、法的アドバイスを目的としたものではありません。
手紙の日付
あなたの名前
あなたの住所
雇用主の名前
雇用主の住所
あなた（例, Supervisor, Manager, Human Resources, Personnel):
手紙の本文で検討する内容です。
- 障害者であることを明記してください
- ADA（連邦政府職員であれば1973年リハビリテーション法）の下で配慮を要求していることを述べてください
- 問題となる特定の職務を明記してください
- 障害のある人であると明記してください
- 障害者となった理由を明記してください。
- 適応策のアイデアを明確にする
- 雇用主の適応策のアイデアを要求する
- 必要に応じて添付の医療文書を参照する*
- 雇用主に対し、妥当な時間内にあなたの要求に応えるよう求める
敬具, 署名
印刷された名前
Cc: to appropriate individuals
あなたが障害者であることを証明し、宿泊の必要性を文書化するために、手紙に医療情報を添付するとよいでしょう。
