11月27日。 2019 – 11 min read
SharePoint 内で最も便利なツールの 1 つにバージョン履歴があります。 これは、ファイルのライフタイム中に発生した変更の実行リストを提供します。 具体的には、バージョン履歴により、ファイルの古いコピーにアクセスでき、各バージョンの番号、各バージョンのサイズ、および各バージョンをいつ誰が作成したかが表示されます。 他のものは必要ないと思っていませんか? もう一度考えてみてください。 以下では、多くの共有ドライブ バックアップがニーズを満たせず、最初から SharePoint を使用していれば決して行う必要のなかった再作業に何時間もかかる可能性がある場合の、非常に現実的な例について説明します。 現在のバージョンを古いコピーと比較したり (変更内容や現在の状態を知るには最適)、誰がどのような変更を行ったか (または誰があなたのファイルに入ってきたか) を追跡したり、現在のバージョンが悪い、台無しになった、または単に過度に後悔した場合に古いバージョンを復元したりすることができるように、ファイルの古いバージョンを SharePoint に保存して保存することに大きな喜びを得ています。 基本的に、これは素晴らしく、シンプルで、ユーザーフレンドリーなバックアップと監査システムです。
この投稿では、ありふれたバージョン履歴の使い方、つまり上記の項目 1 についてだけ話すつもりです。 今後の投稿では、バージョン リリース システムを組織でどのように使用するかについて説明します。
組織でファイルを保存および共有する主な方法として共有ドライブを使用している場合、何か問題が発生したときに、ファイルの古いバージョンを入手する本当に簡単な方法がないことに、純粋にパニックになっている可能性もありますが、お気づきかもしれません。 バックアップ タイマーは、毎日真夜中にファイルの保存とバックアップを行います。
もし本当に幸運なら、IT 部門はより頻繁にバックアップを行います。 私の過去の雇用主は、実際に毎正時に共有ドライブをバックアップし、それらのファイルを 1 日分保存していました。 それから、毎日のバックアップ（たとえば、毎晩真夜中に）を1週間、毎週のバックアップ（たとえば、日曜日の夜から）を1ヶ月間保存していました。 でも、ほとんどのところはこんなことはしません。 人もスペースもリソースが膨大になるからです。
また、言うほど便利でもないでしょう。 1 時間ごとのバックアップ オプションがあり、その 1 時間でファイルに多くの作業を行った後、誤ってファイルを上書き保存すると、その 1 時間の間に何回ファイルを保存したかにかかわらず、最後の 1 時間のマークでバックアップされたものが残っています。
つまり、共有ドライブのバックアップには価値がありますが、IT 部門が自動バックアップするようにシステムをセットアップしたときに、任意に、そして、基づいています。 バックアップがどのくらい続くかわからないし、実際にいつ行われるのか (毎時、30分、真夜中、いつ) は文書化されていないかもしれません。 – そして、アクセスするためにトラブルチケットを提出しなければならないかもしれません。
SharePoint はバージョン履歴を提供しており、1）ファイルを保存するたびに、2）ファイルをチェックインするたびに、3）既存のファイルを上書きするたびに、4）共同執筆者であれば、誰かがファイルの編集を開始してから 30 分ごとに新しいバージョンのファイルを作成することが可能です。 バージョンは、あなたがそうあるべきだと思うときに作成されます。 バックアップするためにシステムに依存する必要はもうありません。 また、好きなように過去にさかのぼってバージョンを見ることができます。 古いバージョンを復元して、現在のバージョンを完全に上書きすることもできます。 (そして、その決断を後悔するようなことがあれば、復元した上に最後のバージョンを復元するのです！)
バージョン履歴により、ファイルの寿命を管理し、誰がそのファイルにアクセスしたかを確認し、間違いを修正する機会を得ることができます。 残念ながら、SharePoint 2013 の真新しいドキュメント ライブラリでは、バージョン履歴はデフォルトで無効になっています。 2015年末現在、SharePoint Onlineの新しいドキュメントライブラリは、ありがたいことにバージョン履歴が有効になっています
とはいえ、ドキュメントライブラリでバージョン履歴が有効になっているかどうかを確認するのは、あなたの責任です。 勝手に決めつけないでください!
When is versions created
Version is created whenever one of the following action:
- Save the file (client app)を実行した時、バージョンが作成されます。 たとえば、完全な Word アプリで Word ドキュメントを開いた場合、Word で [保存] ボタンを押すたびに新しいバージョンが作成されます。 OWA/OO で Office ファイルの編集を開始してから 30 分ごとに新しいバージョンが作成されます。 OWA/OOには「保存」ボタンがないため、強制的にバージョンを作成する直感的な方法はありません。 強制的にバージョンを作成したい場合は、OWA/OOを閉じて（変更は自動的に保存され、まだ新しいバージョンになっていないだけですのでご安心ください）、ファイルをチェックアウトし、すぐにチェックインし直してください
- ファイルの上書き ドキュメント ライブラリに既に存在するファイルと同じ名前のファイルをアップロードする場合。
- たとえば、”Movie1.mp4″ というファイルをアップロードし、ライブラリにその名前のファイルがすでにある場合、SharePoint はファイルを置き換えるかどうか尋ねます。
- ファイルをチェックインする。 ファイルをチェックアウトした後にチェックインすると、新しいバージョンが作成されます。たとえ何も変更しなくても、新しいバージョンを作成するオプションが表示されます。
保存されるバージョン数
保存されるバージョン数は、使用しているシステムや保存先のライブラリの設定によって異なります。
Microsoftによると、SharePoint 2013およびSharePoint Online (Office 365) には次の制限があります：
- メジャーバージョンです。 Microsoft では、400,000 バージョン以上保存しないことを推奨しています。 それ以降は、バージョン履歴を開く、保存する、削除する、または表示することができない場合があります。 (「自己責任でお試しください」とお読みください。) 400,000を保存する必要があることに気づいたら、神はあなたを助けてくれるでしょう。 もしそうなら、私は何らかの形で弁護士が関与していると思います。
- マイナーバージョン。 マイナーバージョンは511個まで許容されます。 これはハード リミットで、これを超えることはできません。
つまり、オンプレミス (つまり SharePoint 2013) のライブラリでバージョン履歴を有効にすると、数値の制限が入力されないので、実質的には無限になるのです。 一方、SharePoint Onlineのライブラリは、最初に500メジャーバージョンという上限が自動的に入力されます。 どちらのシステムでも、この値はサイト所有者が変更できます。
On-prem で制限がない理由は、Microsoft はユーザーが自分のシステムでどれだけ容量を使っても気にしないが、ユーザーが自分のシステムで完全におかしくなって容量を「浪費」することを望まないからだと思います。 少なくとも、私にはそれが理にかなっていると思います。 そして、私が SharePoint 2007 を使用していたころのバージョン制限は 100 であったことを考えると、500 で開始することは実際にはかなり素晴らしいことです。
(SharePoint 2010 は 40 万のメジャー バージョンもサポートしていますが、マイナー バージョン制限については不明です。 SharePoint 2007 の同様のソースでは、バージョン履歴の制限は示されていません)
さて、これらの数字が非常に高いからといって、やみくもにバージョンを作り始めるべきだというわけではありません。 サイトの所有者は、非常に正当な理由か、時には、よく知らないなど、完全に恣意的な理由で、バージョンの最大数を多少低い値に変更することができます。
ファイルのバージョン履歴にアクセスする
ファイルのバージョン履歴にアクセスする最も一般的な方法は次の 3 つです:
- ファイル名を右クリックして [バージョン履歴] をクリックする。
- ファイル名の横にあるボックスにチェックを入れ、リボンの「ファイル」タブをクリックし、「バージョン履歴」をクリックします。
SharePoint 2013、2016、およびSharePoint Onlineで動作します。 - ファイル名の右側にある楕円（…）をクリックし、ホバーペインに表示される楕円（…）をクリックし、「バージョン履歴」をクリックします
SharePoint 2010、2013、2016、およびSharePoint Onlineで使用します。
バージョン履歴ペイン
上記の手順を実行すると、バージョン履歴ペインがポップアップされてファイルの現在および過去のバージョンが表示されるようになります。 表形式で表示される情報は、1) バージョン番号 (降順)、2) バージョンが作成された日時のリンク、3) 変更を行った人、4) 変更が行われたときのファイルのサイズ、および 5) 編集者によるコメント、です。 列のヘッダーをクリックすると、英数字順に並べ替えることができます (例: “No.”, “Modified”, “Modified By”, など)。 これは、特定の人物によって行われたすべての変更を探す場合や、ファイル サイズがほぼ同じでバージョン間の変更が最小限であることを示す場合などに便利です。 これは、8 つのバージョンを持つ Excel スプレッドシートです。 これらはすべて私が作成したもので、これらのバージョンでコンテンツが追加または削除されたことを意味するサイズの変化を見ることができます。 バージョン4.0を作成したときに、ファイルのタイトルフィールドを変更し、よりわかりやすいファイル名にしました（検索結果で上位に表示されるように）。 SharePoint はバージョン 4.0 でその変更を表示します。
私はまだコメント フィールドを使用していません。 コメント欄は、行われた変更の短い要約を提供するのに便利ですが、ファイルをチェックアウトしてからインする場合にのみコメントを含めるかどうか尋ねられるので、ここに情報を含めることを忘れがちです。 しかし、あなたやあなたの同僚にとって非常に役に立つことがあります。 ライブラリでチェックイン/アウトを必要としない場合でも、ファイルをチェックアウトして編集し、その後チェックインすることができます。 ファイルをチェックインする際に、コメントを求められます。
バージョン ペインでは、すべてのバージョンを削除するオプションもあります。 すべてのバージョンを削除した後に、その決定を後悔した場合、サイトのごみ箱に移動して、そこからバージョンを復元することにより、一部またはすべてのバージョンを復元することができます。 (削除したバージョンの復元についての詳細は後述します。)
古いバージョンに対処する
バージョン履歴ペインから、古いバージョンのファイルを表示、復元、または削除することができます。
- 気になるバージョンのタイムスタンプにカーソルを合わせると表示されるドロップダウンメニューをクリックします。 最新バージョンのファイルがダウンロードされます。 これにより、必要に応じて、現在のバージョンとダウンロードしたバージョンを開き、2つを比較することができます。 または、古いバージョンから古い情報/データを取得する必要がある場合は、この方法で行います。
- 表示します。 これは、ファイルへのメタデータを開きます。 これは、あなたがそうすると仮定しても、ファイルを読み取り専用状態で開くことはありません。 ファイル名、タイトル、およびドキュメント ライブラリに関連付けられたその他のメタデータが表示されます。 このオプションを選択することにより、そのバージョンを「新しい」現在のバージョンにします。 古い現在のバージョンは、次の最新バージョンになります。 これは、同僚による変更を完全に無視したい場合や、ファイルの最新バージョンが破損している場合に便利です。 削除をクリックすると、このバージョンのファイルはサイトのごみ箱に移動されます。 これは、他の人がそのバージョンのファイルに出くわしたときに有害となる可能性のある古い情報がある場合に便利な場合があります。 また、破損したバージョンのファイルが問題を引き起こしている場合にも有効です。 ただ、それを取り除くだけです。 注：削除したバージョンを復元するには、ごみ箱にアクセスし、ファイル名の横のボックス（横の括弧内はバージョン番号）をチェックし、「選択部分を復元」をクリックします。 7665>
- 任意のバージョンに直接リンクすることができます。 該当するバージョンのタイムスタンプの上で右クリックし、「リンク先をコピー」をクリックすると、そのバージョンにリンクすることができます。 コピーした URL をアドレスバーに入力すると、このリストの最初の箇所で説明したように、タイムスタンプをクリックしたかのように、すぐにファイルをダウンロードします。
Buyer beware
version history には制約があります。 そして、それが何であるかを認識しておく必要があります。 バージョン履歴に関する私の「Buyer Beware (購入者は注意を)」ポストをよく理解してください。
- リストやライブラリでのバージョン管理はどのように行われるのでしょうか？
- リストやライブラリのバージョン管理を有効にする (サイトオーナー)
- リストやライブラリのアイテムやファイルのバージョン履歴を表示する
- バージョンを有効にする。 ライブラリのバージョン管理を設定する（サイトオーナー）
- アイテムまたはファイルのバージョン履歴を表示する
- バージョン管理を有効にして設定する（サイトオーナー）
注。 バージョン履歴はリストとリスト項目の非常に価値のある側面ですが、一般ユーザーにとっては、ドキュメント ライブラリのバージョン履歴の方がはるかに有用で関連性があります。 リストにおけるバージョン履歴については、今後の投稿で説明します。
バージョン履歴の詳細
これはバージョン履歴に関するシリーズです。 このトピックに関する他の投稿をチェックしてください。
基本事項｜購入者は要注意｜容量が足りなくなるのか？ | バージョン履歴と変更履歴の比較
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