機能と対象者
メモとは、同じ組織内の他の人とコミュニケーションをとるために使用する文書の一種であり、「覚え書き」の略称です。 メモ（または覚書）は通常、1ページ以下のかなり短いメッセージに使用されますが、数ページの非公式なレポートもメモ形式を使用することがあります。
フォーマット
メモは、DATE、TO、FROM、SUBJECT行などの見出しで区別されます。 CCやBCCのような他の行は必要に応じて追加されるかもしれません。 SUBJECTの代わりにRE（「参照」）行を使用することもできますが、「RE」は電子メールで使用されるため、しばしば「返信」と間違われるため、この使用は稀になっています。
- DATE：メモが配布された日付を記載します。 メモの受信者の名前を列挙します。 受信者が複数いる場合は、”All Employees” や “Personnel Committee Members “などのグループ名を使用してもかまいません。
- SUBJECT: 書いた人の名前と役職を記載します。 SUBJECT行はメモのタイトルと考えましょう。
これらの見出しはダブルスペースでもシングルスペースでもよく、SUBJECT行はすべて大文字であることが多いです。 さらに、項目の順番も変わることがあります。 多くの組織は、これらの問題に関して独自のスタイルの好みをもっています。 そうでない場合は、上記のダブルスペースの順序が最も一般的です。
メモのテキストは通常、ブロック形式を使用し、行間はシングルスペース、段落間にはスペースを入れ、新しい段落にはインデント（字下げ）を入れません。
組織化
専門家のコミュニケーションフォームは、2つの戦略のうちの1つに従って組織化されています。
- 直接的な構成戦略は、最初の段落（時には最初の文）で文書の目的を提示し、body.6630>
- 間接的な構成戦略は、直接文書の目的を表明しない関連、注目を集める詳細で始まる。
直接的なアプローチは、良いニュースや日常のコミュニケーションに使用され、間接的なアプローチは、説得力のある、販売、または悪いニュースメッセージに使用されます。
目的を直接述べることは良いニュースや日常のメッセージでは歓迎ですが、悪いニュースや説得力のあるメッセージでは突然または無神経とみなされる可能性があります。
どちらのタイプの構成でも、アクション情報（締切や連絡先など）や丁寧な結びの文は最後の段落に置かれる。
| 組織戦略 | 定義 | 文書のタイプ |
コンテンツ |
||
| はじめに | 本文 | 結論 | |||
| 直接 | 書き手が素早く目的に到達していること。 時には最初のセンテンスで。 | 良い知らせや日常的なコミュニケーションに使用される（聴衆は受容的または中立的） | 目的 | 詳細 | アクション情報または丁寧な締めくくり |
| 間接 | ライターは徐々に目的を構築し、本文で述べられる。 | 否定的、説得的、または販売メッセージに使用される（聴衆は受容的ではない） | 関連性のある、注意を引く文 | 目的の文は詳細で挟まれている。 | Action information or courteous close |
Sample Direct Memo
Sample Indirect Memo
StyleとTone
メモレポートやポリシーメモなどがよりフォーマルなトーンの文書例であるのに対し、
は、Style and Tone Sample Direct Memo
| あまりにも非公式 | あまりにもフォーマル、堅苦しい響き、言葉遣い | 適切なバランス |
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Common Memo Writing Situations
メモは、手順や方針の文書から簡単な告知まで、さまざまな職場でのコミュニケーションの場面で使用されるものです。
- ポリシー（変更と新規）
- 指示
- 手順
- 発表
- 旅行報告
配布媒体
すべての社員が電子メールを使用できない組織では、メモが印刷媒体を通じて手動で配布される場合があります。
電子メールがすべての従業員（またはメモの読者であるすべての従業員）に届く組織では、書き手は情報を伝えるためにメモと電子メールメッセージのどちらを送信するかを決定しなければならない。 このような場合、ライターは、メッセージの性質、その詳細の深さ/数、およびより簡単に参照できるように印刷される可能性の3つの要因を考慮する必要があります。
- 新しいポリシーやポリシーの改訂など、公式のオーラを持つメッセージ
- 多くの詳細を含むメッセージ（複雑な機械のキャリブレーション方法に関する指示など）
- コンピュータから離れて参照しなければならないメッセージ（印刷物が必要）。
* いくつかの記事は、複数のジャンルや分野にまたがって使用されます。
