電話システムの自動化は、これまでビジネスのために作られた最も重要なものの1つでした。 ビジネス電話を管理するために自動化を利用しないのは、正直言っておかしいと思います。
Create a Company Directory
たとえ従業員の数が少なくても、会社のディレクトリを追加すれば、プロとして電話を受けた人をすぐに正しい担当者に誘導することが可能になります。
誰かが電話をかけてきたとき、生身の人間と話すことなく、正しい担当者や部署に対応する内線番号をダイヤルするだけでよいのです。 そこで、従業員または部署ごとに内線番号を追加し、それぞれ正しい転送電話にリンクします。
次に、完全なリストを含むオーディオ メッセージを作成し、そのオーディオ メッセージを選択したメニュー オプションに添付します。 発信者が例えば「#1」（またはあなたが指定した任意の番号）を選択すると、すぐにあなたが作成した会社ディレクトリのオーディオメッセージを聞くことができます。
これは、従業員が数人以上いる場合に特に効果的で、電話の相手にとって非常に便利な方法です。
コールメニューを使用して発信者にオプションを与える
コールメニュー（例, は、自動化のための最も便利なツールの 1 つで、かなり長い間使用されてきました。 この技術をビジネスに使用したことがない場合、コールを効率的に管理およびルーティングする最大の方法の 1 つを逃しています。
コール メニューは、膨大な量の大企業だけのものだという誤解がありますが、これを使用するのに小さすぎるということはありません。 あなたが持っているどのようなサイズのビジネスであっても、コールメニューはあなたに多くの手間を節約することができますし、何もなければ、それは即座に顧客がyou.8907
Essentially 、それは仮想受付です、それは自動的にその受付が行うことのほとんどを行いますので、実際にあなたの呼び出しのすべてに応答するライブ人に代わるメニューを使用することができます。
自動化されたメニューは、電話をかけてきた人を迎え、必要な担当者や部署に案内し、さらに、道順や営業時間などの簡単な情報を聞くためのオプションを選択させることができます。
ボイスメール専用のメニューオプションを作成する
コールメニューを使用する場合、発信者が選択できる個々のメニューオプションを作成して、ボイスメールボックスに直接送信することが可能です。 もちろん、メニュー オプションは汎用性があり、発信者を任意の宛先にルーティングするために使用でき、これにはボイスメールへのルーティングも含まれます。
これは、特定の人のメールボックスに到達したいだけの人からの呼び出しに答える必要がなくなるので、メニューへの素晴らしい追加機能として機能します。 また、番号を押すだけですぐにボイスメールに接続できるので、発信者はボイスメールに転送される前にしばらく鳴るのを待つ必要がありません。
必要に応じて、それぞれが異なる個々の従業員に対応する異なるメールボックスに送信する複数のメニュー オプションを作成することもできます。
特定の転送用電話機に転送するメニュー オプション
通話メニューの標準機能として、誰かが特定のオプションを選択すると、任意の電話機に電話を転送することが可能です。 たとえば、通話メニューにオプション 1 ～ 3 がある場合、発信者がダイヤル パッドでこれらの番号のいずれかを押すと、どの電話が鳴るかを選択するだけでよいのです。 そうすると、各オプションに設定した電話機だけが鳴ります。 つまり、次のようになります：
スケジュール転送
スケジュール転送は、企業にとって電話管理のためのカスタムスケジューリングを組織する非常に有用な方法です。 この機能はTalkroute仮想電話サービスだけのものであり、他の仮想プロバイダではこれほど高機能な自動化は見られません。 基本的には電話機ごとにカスタム転送スケジュールを作成し、正しい人が正しい時間に通話スケジュールに入るようにし、重複を避けることができます。
これは、社内のシフト変更を自動化したり、異なる曜日に勤務するさまざまな従業員に対応するのに最適な方法です。 転送スケジュールが電話機に設定されると、その電話機はスケジュールされた曜日と時間の間だけ鳴ります。
Email Notifications for Messages
あなたは、「すでに私の生活の中で十分に通知がある・・・」と思うかもしれませんが、これらはあなたが欲しいと思っているビジネスのための通知なのです。 ビジネスメッセージのメール通知は、メッセージを確認する時間がなかったり、携帯電話に届いたメッセージをたまたま見逃してしまったりするため、重要です。 新しいボイスメール メッセージを特定の電子メール アドレスに送信するようにアカウントを設定し、任意の電子メール アドレスを選択します (アカウントの所有者だけではありません)。 ボイスメールに加えて、顧客から新しいテキストメッセージが届くたびに通知を受けることもできます（ビジネス用テキストメッセージを使用している場合）。
新しいテキスト通知を受け取る電子メールアドレスを 1 つだけ設定しますが、必要に応じて複数の電子メールアドレスを設定し、チームの誰かが必ず応答できるようにすることもできます。
Hours of Operation
バーチャル電話システムを使用する場合、営業時間を設定して、いつでも電話が鳴らないようにしておくとよいでしょう。 たとえば、営業時間を午前8時から午後6時に設定すると、転送電話にはその時間帯にしか電話がかかりません。 仮想電話システムで営業時間がどのように機能するかを説明するために、実店舗の営業時間と比較してみましょう。
通常の店舗が特定の時間になるとドアをロックし、電話に出なくなるのと同じように、営業時間機能も仮想システムで機能します。
あなたは、ビジネスを実行するために、携帯電話、固定電話、またはいくつかのデスクホンのみでやりくりしているかもしれませんが、それは新しいビジネスのときに働くことができますが、仮想電話システムでいくつかの自動化を追加すると、より専門的なレベルに引き上げることができます。
これらの機能をすべて電話システムに追加する必要はないかもしれませんが、少なくとも、電話管理を少しでも自動化することで、電話をかけてきた人にとってよりよいエクスペリエンスがもたらされます。 このような自動化の目的は、あなたと連絡を取ろうとする顧客のエクスペリエンスを向上させ、その電話を処理するあなたのエクスペリエンスを向上させることです。
