どこのオフィスに入っても、Microsoft Excelのユーザーがいることでしょう。 適切に使用すれば、便利なビジネス分析ツールです。 多くのスプレッドシートの問題は、すべてのセルが同じに見えることです。 重要な情報を探し出すのに苦労する。 このチュートリアルでは、いくつかの方法を用いて、Excelのセルをハイライトする方法を紹介します。 (リソース セクションにあるサンプル スプレッドシートをダウンロードしてください。)
私は日常的にこのシナリオを目にしています。 同じように見える何百ものデータ行があるスプレッドシートを誰かから受け取ったとします。 すべてが同じ退屈な方法でフォーマットされています。 しかし、データは同じなのでしょうか。 他と異なるセル値があるのでしょうか。 平均値から外れたものがあるのでしょうか？ これらは、ユーザーがスプレッドシートを開いたときに抱く典型的な疑問です。
記事内容
条件に基づいて Excel セルをフォーマットする
読者が各セルをスキャンする代わりに、条件付きフォーマットを使用してソフトウェアに脚注をさせることができます。 これにより、Excel は、特定の条件を満たすセルに定義された書式を適用することができます。
目的は、重要な情報を目立たせ、見つけやすくすることです。
Excel はすでにこの一部を実行しています。 たとえば、数値をフォーマットするとき、負の数を赤で表示するオプションがあります。 これは、あらかじめ定義された書式の例です。
プログラムでは、個々のセルまたは行の書式設定オプションを使用することも可能です。 最も簡単な方法は、特定の条件または場所を満たした場合に、Excel に条件付き書式を適用させることです。 これは、”セル値が “メソッドを使用します。
Some Cell Value Highlight Examples Include:
- Apply a red fill if the value is less than 50
- Apply a italic, bold font style if the value is between 70 and 90
- Apply a green font color if the text contains “Montana.”
- 15に等しい値を強調表示する
- 重複する値に黄色の塗りつぶしを適用する
- 10%以上のセル値に上矢印アイコンを追加する
Excel では、数式を使った条件付き書式設定も利用できます。 Excelの数式の利点の1つは、スプレッドシート上の他の場所で値を参照できることです。 以下の例では、B2 の値が C2 の値より大きい場合、緑の背景色を適用するように要求しています。
Microsoft は長年にわたってこの機能を大幅に強化し、現在は人気のある例を事前に定義しているので、それほど数式に頼らなくてもよいのです。 以下は、いくつかの一般的な例です。
Excel の条件付き書式を適用する方法
新しい書式規則を追加するのは簡単です。 最も難しいのは、スプレッドシートで強調したいことを見つけることです。
例1：特定の数字以上のセルを強調表示する
フォローしたい場合、これはサンプルスプレッドシートの例1です。 州の人口が米国の人口の 2％を超えるか等しい場合に選択したセルを強調表示するつもりです。
- state-counts-cf.xlsx サンプル スプレッドを開き、例 1タブをクリックします。
- セルF2をクリックします。
- Ctrl+Shift+↓で列全体を選択します。
- ホームタブから［条件付き書式設定］ボタンをクリックします。
- ドロップダウン メニューから［セルの規則を強調表示する］を選びます。
- サイドメニューから［大なり小なり］を選択します。
- ［大なりのセルのフォーマット］フィールドで値が調整されます。
注意：Excelはハイライトされたセルの既存の値に基づいてこのフィールドを事前に入力します。
- 希望の値を入力します。 この場合、2.0%です。 5707>
- キーボード_矢印_下向き三角形をクリックして色を選択します。
注意：カスタムフォーマットを選択すると、別のスキームを作成できます.
- OK をクリックします。
これで結果が適用されました。
例 2: トップ 10 エントリをハイライト表示する
よくあるリクエストは、上位エントリを見つけることで、それが設定した数またはパーセントであるかどうかにかかわらずです。 これは、Excelのプリセットまたはビルトインフォーマットの1つの例です。 言い換えれば、例1で行ったように特定の値を入力する必要はありません。 これらのプリセットは、トップ10や平均以下のパフォーマーなど、人々が探す一般的な項目に基づいて構築されています。 この例では、D 列の US House Seats による上位 10 州を強調表示します。
- state-counts-cf.FIND を開きます。xlsx サンプル スプレッドシートを開き、［例 2］タブをクリックします。
- セル D2 をクリックします。
- Ctrl + Shift + ↓を押して、列全体を選択します。
- ［ホーム］タブで［条件付き書式］ボタンをクリックします。
- ［条件付き書式］ドロップダウンメニューから［上下の規則］を選択します。
- サイドメニューから［上位10項目］を選択します。
- ［上位10項目］ダイアログボックスで、必要に応じてカウントや配色を調整します。
例3：カラーシェーディングの代わりにデータバーを表示する
もうひとつの便利なオプションとして “データバー “を使用することが挙げられます。 これは、適用できる別のタイプの視覚化です。 データバー形式との大きな違いは、特定の条件を満たすのではなく、すべてのセルに表示されることです。
デフォルトでは、Excel はテキスト値の背景を維持します。 私は、これが邪魔になることがあると感じています。 この例では、変化率列を複製しましたが、データ値を列Iに置かないようにExcelに指示しました。その結果、データバーだけが表示されます。 これは、データに最も適した形式を確認するために、さまざまな形式を試してみる良い例です。 これは、負の値や狭い範囲がある場合に特に当てはまります。
- サンプル スプレッドシート state-counts-cf.xlsx を開き、例 3タブをクリックします。
- セルI2をクリックします。
- Ctrl+Shift+↓で列全体を選択します。
- ホームタブから［条件付き書式］ボタンをクリックします。
- 条件付き書式のドロップダウンメニューから、［データの小節］を選択します。
- サイドメニューから［その他のルール］を選択します。
- ［ルールの説明を編集：］セクションで［バーだけを表示］をチェックします。
- OKをクリックします。
例4：行をハイライトする
異常値のセルをハイライトするのは素晴らしいことですが、大きなスプレッドシートの場合、色の付いたセルが画面外に出てしまい、見えないことがあります。 このような状況では、行全体を強調表示することが役に立ちます。 そうすれば、どの列を表示しているかにかかわらず、どの行が重要であるかを知ることができます。
ここでの重要な違いは、列をハイライトするのではなく、スプレッドシート全体をハイライトすることです。
- サンプル スプレッドシート state-counts-cf.xlsx を開き、[例 4]タブ
- セル I2 をクリックします。
- 「ホーム」タブで「条件付き書式」ボタンをクリックします。
- 「新しいルール」を選択します。
- 「書式規則の編集」モジュールで、「書式設定するセルを決定する数式を使用する」を選択します。
- ［この数式が真である値をフォーマットする］で、条件を入力します。
- ［フォーマット］ボタンをクリックして、ハイライトカラーを適用します。
- [OK]をクリックして色を確定します。
上の例では、F列（米国人口の合計割合）の値が2%より大きい行をハイライトするように指定しています。 ハイライトの色は緑です。 また、数式で F2 の前に $ 記号を置くことにより、混合セル参照を使用しています。
outlined_flag ヒント： 正しい数式があるかどうかわからない場合は、常に別の列でテストできます。 たとえば、セル H2 に、この数式 =$F2>20% を入力できます。 H2 セルは、「真」または「偽」として評価されます。
- Click OK.
条件付き書式規則を見つける
スプレッドシートが渡され、ハイライトされたセルまたは行が表示されることがあります。 しかし……条件付き規則はどこにあるのでしょうか、あるいは、誰かがこれらのセルを手動でフォーマットしたのでしょうか。 幸いなことに、Excel には条件付き書式規則を確認する方法があります。
- スプレッドシートを開きます。
- ［ホーム］タブで［条件付き書式］をクリックします。
- ドロップダウン メニューから［規則の管理］を選択します。
- 条件付き書式ルールマネージャーで、ワークシートを選択します。
- OKをクリックします。
上記の例で、私が行をハイライトするために適用したルールが表示されていることがわかります。 ここから、ルールを追加したり、ルールを編集したり、削除したりすることができます。
Tips & Tricks
この記事は、条件付き書式の使用方法のいくつかに触れただけです。 学習するための最良の方法は、自分のデータでもサンプルのスプレッドシートでも、いくつかのデータで実験することです。
- 同じ列で複数のルールを設定できます。 たとえば、異なる範囲の値を異なる色にしたい場合があります。
- さまざまなフォーマットで遊んでみて、どのタイプがデータに最適かを確認します。
- 予想外の結果が出た場合は、複数の条件が実行されているかどうか、その順序を確認します。 順序を変更する必要があるかもしれません。
- データバーには範囲を設定することができます。 たとえば、% Complete 列がある場合、0 から 1 の範囲を設定します。
- Clear Rules オプションで条件付きフォーマットのルールを削除することができます。 行を挿入するときに、ルールが重複して作成されることがあります。
Excel の条件付き書式設定は、適切に使用すれば、スプレッドシートをより便利にすることができます。 重要な変更や「干し草の中の針」を探すのに時間を浪費することがなくなります。”
追加資料
- Beginners Guide to Excel XLOOKUP
- How to Use Excel VLOOKUP
- How to Use IF Function in Excel
- How to Create Excel Pivot Table
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