Google ドキュメント セキュリティのヒント

Google ドキュメント セキュリティのヒント

Google ドキュメントは同僚と共同作業を行うための素晴らしいツールですが、機密情報を不注意で不適切な方法で共有してしまうと、好ましくない状況を作り出すことがあります。 このような状況を減らすために、ドメイン全体の共有オプションを制限することができます。 これを行うには、G Suiteのコントロールパネルにアクセスする必要があります。
コントロールパネルにアクセスするには（ドメインのスーパー管理者権限が必要です）、Gmail受信トレイで歯車のアイコンをクリックし、「このドメインを管理」を選択します。 設定」タブを選択し、「ドライブとドキュメント」を選択します。 共有オプション」で、ドメインのニーズに最も適した設定を選択できます。

Exploring Sharing Settings

ドメイン全体の共有を制限したくない場合は、さまざまな共有オプションについてユーザーに説明し、適切な設定が選択されているかどうかを確認する必要があります。
Private

個人的に共有されたドキュメントは、ドキュメントの所有者または作成者のみがアクセスでき、他のユーザーはアイテムを検索できません。
With the domain

ドメイン内で共有されたドキュメントは、ドメイン内の誰もが検索を通じて見つけることができます。
Within the domain with a link

ドメイン内でリンク付きで共有されている文書は、その文書のリンクを持つユーザーだけがアクセスできます。
Anyone with the link

リンクを使用して誰にでもドキュメントを共有すると、ドキュメントのリンクを与えられた誰もがドキュメントにアクセスして閲覧することができます。
Public on the Web

ウェブで公に共有されたドキュメントは、誰でも (検索によって) そのアイテムを見つけ、アクセスし、読むことができるということです。

より詳細な Google Docs のセキュリティ ツール

特定のユーザーまたはユーザー グループに対してドキュメントの共有設定を制限したい場合は、BetterCloud などのサード パーティ製のクラウド セキュリティ ツールが必要になります。