Procurement 101Purchase Requisition vs Purchase Order

調達やビジネス発注に慣れていない人にとって、「購買発注」と「請求書」（「購買請求書」または「発注依頼書」とも呼ぶ）は最初は少し戸惑う言葉かもしれませんね。 どちらも、企業が商品やサービスを購入する必要があることを示す用語です。 また、どちらもPurchase to Pay（P2Pとも呼ばれる）プロセスの不可欠な部分であり、要件を特定し、発注書を承認して発注し、最終的に受け取った納品物と請求書を3者間で照合することを扱っています。

購入要請プロセスのクイックスタート ガイドを無料でダウンロードする

レクイジションと購買発注には多くの共通点があるとしたら、違いは何でしょうか？

簡単に言えば、レクイジションが承認されると、最終的に購買発注となるのです。 購買発注書はサプライヤーに送られるもので、リクイジションではありません。

リクイジションは、企業内で特定の商品やサービスを購入する必要があることを示すものです。 これは、従業員が調達担当者に購入する必要があるものを伝えるために使用されます。

発注書は、商品やサービスを購入する意思を示すために、サプライヤーやベンダーに送られるものです。 企業の規模や専門性にかかわらず、発注書は一般に、依頼書と同様に、サプライヤーに送付する前に管理者の確認が必要とされます。 主な違いは、従業員から受け取った依頼書は、購買部門が購入する必要のある商品やサービスを追跡するために社内で使用されるのに対し、発注書は指定されたサプライヤーから購入することによって、そのニーズを実現するためのツールである点です。

発注書が送られるまでの基本的な連鎖の例として、ある製造工場で、製品の製造に必要なある部品、たとえば金属製のボルトが不足しているとします。

しかし、購入プロセスを作成する場合、リクジションがどれだけ重要なのか？

なぜ購入要請が必要なのでしょうか？

なぜ商品やサービスが必要になったときにすぐに発注書を作成しないのでしょうか？

これらは良い質問で、答えは企業によって異なります。

世界共通の理由の1つは、要請命令が全体の購入コスト削減の最適化に重要な要素となる可能性があることです。 一部の企業や政府機関では、発注書を作成する前に、異なるサプライヤーから複数の購入見積書を要求し、各注文から最高の品質の製品と価格が達成されるようにしています

しかし、これは必ずしもそうではありませんでした。 以前は、請求書や発注書の使用を完全に避けていた企業もありました。

以前は、発注金額が小さい場合、請求書も発注書も使わずに、会社のクレジットカードで直接購入する方法が、時間短縮のためによく使われていました。

しかし、電子調達とオンライン発注ソフトウェアの導入と、過去に遡って費用を記録する機能により、今では少額の注文や購入も簡単に文書化できるようになりました。 – Majdi Sleimen

購買発注書の金額が増えるにつれ、最初の請求注文をフィルタリングし、確定した購買発注書を送信する前に承認するシステムを持つことが、特に大きな支出に対する文書化のために不可欠になり始めています。

これらのシステムの利点を維持しながら時間を節約し続けるために、電子調達およびオンライン発注システムは、特に大企業において、発注プロセスのすべてのステップを処理する一般的な方法となっています。

ソフトウェア環境における請求書と発注書の間のもうひとつの優れた相互作用は、複数の請求書から単一の発注書を作成できることです – 大量の請求書を扱う企業にとって非常に便利な機能です。

最近では、ほとんどのビジネスがオンラインで行われています。

机に縛られ、記録なしに購入の詳細を変更され、何十もの請求書を追跡し、紙をオフィス中に送って物理的に署名し、すべての購入注文の状況を手動で追跡しようとすることにうんざりしていませんか? オンライン調達プラットフォームで、このプロセスを合理化しませんか？ デジタルで処理すれば、請求書と発注書は、会社のクレジットカードから素早く 1 回スワイプするだけで時間を節約でき、構造化された承認チェーン、文書化、およびどこにでもアクセスできる柔軟性というメリットを享受できます。

発注書は、製品やサービスを購入することを表明または確認するために、サプライヤーやベンダーに送る外部発注です。

似ていますが、両方の用語は、ほとんどの購買部門で使用される購買から支払いまでのプロセスで重要な役割を果たし、どちらも最新のオンライン購買および注文管理プラットフォームで必須の機能となっています。

調達ソリューション導入後の平均的な購入コストの削減率は約15％、請求書の記入にかかる時間は最大で75％です。

発注書と請求書の違いがわかったところで、オンライン調達プラットフォームで両方を快適に処理してみましょう！

発注書と請求書の違いについてもっと読みたい方はこちらへどうぞ。

発注書と請求書の違い & Purchase Order (by Forest Time)

発注書と購買請求書の違い (by Ahmed Ashfaque)